التنقل في المؤسسة: منهجيات التصميم لتعاون أصحاب المصلحة

لا يعد تصميم (أو إعادة تصميم) نظام التنقل الخاص بالمؤسسات مهمة سهلة الاستخفاف. تخدم تطبيقات المؤسسات عددًا كبيرًا من المستخدمين ، وتستوعب نطاقًا واسعًا من الشخصيات ، وتحتوي على قدر كبير من المحتوى والميزات. تحتوي بعض تطبيقات المؤسسات أيضًا على العديد من منتجات سطح المكتب والجوّال المستندة إلى الويب والتي تحتاج إلى الدمج بسلاسة للحصول على تجربة مستخدم أكثر إمتاعًا.

على الرغم من أن هذه قد تبدو مهمة شاقة أو حتى مستحيلة التعامل معها بشكل أفضل من قبل فريق كبير من "الخبراء" ، يمكن لمهندس معلومات منفرد أو مصمم UX بمفرده معالجة إصلاح تصميم UX لتطبيق مؤسسي - طالما أنها تتبع منهجية فعالة لتعاون أصحاب المصلحة.

"عند تناول فيل ، خذ قضمة واحدة في كل مرة." - كريتون ويليامز أبرامز جونيور.

حول أنظمة تصميم الملاحة في المؤسسة

الاختلافات الأساسية بين تطبيقات المؤسسة والأنظمة الصغيرة المستندة إلى الويب هي الحجم الهائل للمحتوى ومجموعة متنوعة من الميزات. حيث قد تعتمد الأنظمة الأصغر بشكل فعال على نظام تنقل مسطح نسبيًا (على سبيل المثال ، نقرات أقل للوصول إلى كل المحتوى) ، تتطلب بنية تطبيقات المؤسسة غالبًا قوائم متعددة المستويات وآليات تحديد الطريق الموضوعة بعناية. كلما كان نظام الملاحة أكثر تعقيدًا ، زادت أهمية أن النظام نفسه سهل الاستخدام ، ومنظم جيدًا ، ويتوافق مع النموذج العقلي للمستخدم.

قد يكون الهدف النهائي واضحًا ، ولكن إذا كان هناك تصميم "مثالي" لنظام التنقل في المؤسسة ، فستتبناه كل مؤسسة. بدون نظام مثالي ، هناك مجال كبير للتحسين والإبداع والابتكار. كما يكشف عن حقيقة أن كل مؤسسة مختلفة ، مع اختلاف حالات الاستخدام ومتطلبات التنقل من خلال تطبيق معقد.

التنقل هو ببساطة "الطريق"

في الأساس ، التنقل هو "الطريق". قد تبحر السفن البحرية في محيط مفتوح واسع باستخدام النجوم ؛ قد يجد المسافرون على اليابسة وجهتهم بمساعدة المعالم ؛ ويصل مستخدمو تطبيقات المؤسسات إلى أهدافهم النهائية من خلال الاعتماد على مؤشرات رقمية مختلفة.

على سبيل المثال ، في العالم الرقمي ، يعتمد التنقل على تحديد ووضع الكلمات الرئيسية والتسميات واللون والأيقونات وكائنات الحث على اتخاذ إجراء ومؤشرات أخرى على الشاشة. عندما يكون المحتوى منظمًا بشكل سيئ ، أو يتم تصنيف الميزات بشكل غير بديهي ، أو يتم تحديد الكلمات الرئيسية بشكل عشوائي ، أو تكون الرموز منفرجة أو غير تقليدية ، فقد يصاب المستخدمون بالإحباط أو الضياع ... وقد يغادرون.

منهجية التعاون في تصميم الملاحة

إن بيئات المؤسسة معقدة بطبيعتها وتتطلب قدرًا كبيرًا من التنظيم لتعمل بفعالية. لا يمكن لأي شخص أن يعرف أو يفهم بشكل بديهي النطاق الكامل لتطبيق المؤسسة أو التوقعات الفريدة والمتنوعة لقاعدة مستخدميه. هناك العديد من الآراء بخصوص المخرجات التي تعتبر ضرورية لأي منهجية تصميم معينة. بغض النظر عما تم إنشاؤه في النهاية ، يجب أن تبدأ أي منهجية بالتعاون مع أصحاب المصلحة.

1. الاجتماع الافتتاحي لأصحاب المصلحة

يجب أن يبدأ أي مشروع واسع النطاق باجتماع إطلاق لأصحاب المصلحة. في الأساس ، يعد هذا اجتماعًا كبيرًا مع جميع اللاعبين الرئيسيين الحاضرين (عن بُعد أو في الموقع) لبدء المشروع. عادةً ما يكون للاجتماع الافتتاحي لأصحاب المصلحة ميسر واحد يقدم أهداف المشروع ، ويحدد جميع أدوار أصحاب المصلحة ، ويرجع إلى قادة المشروع (عند الاقتضاء) للحصول على سياق إضافي ، بحيث يمكن أن يبدأ التعاون.

كلما زاد حجم الفريق ، زادت أهمية عقد اجتماع بدء رسمي لأصحاب المصلحة. تمامًا مثل حفل افتتاح الأولمبياد ، فإن نقطة البداية الاحتفالية هذه إلى حد ما للمشروع توضح لجميع أصحاب المصلحة أن "الألعاب قد بدأت".

كمصمم ، من الأفضل الحصول على قائمة أصحاب المصلحة وأدوارهم كمرجع عند جدولة جلسات تصميم التنقل والمقابلات. كل شخص في هذه القائمة مهم وقيِّم للعمل الذي يجب القيام به.

2. العصف الذهني السماء الزرقاء

مع تحديد جميع أصحاب المصلحة ومشاركتهم ، ابحث عن وقت للاجتماع في مجموعات أصغر أو جدولة المقابلات الفردية لإجراء جلسات العصف الذهني والتفكير. من خلال فتح الباب للحلم بمستقبل "السماء الزرقاء" ، تقل احتمالية تصفية الأفراد لأفكارهم أو آرائهم ، ويتم منح الابتكار فرصة لنشر أجنحته.

في كثير من الحالات ، قد تستمر الحواجز التاريخية أو القيود التي لا أساس لها في أذهان أصحاب المصلحة ولكنها لم تعد موجودة في الواقع (بسبب ، على سبيل المثال ، التكنولوجيا الجديدة ، والتغيرات في السوق ، والتغيرات في الإيرادات الناتجة عن تطبيق المؤسسة ، أو عوامل أخرى) . عندما يشارك أصحاب المصلحة مخاوفهم بشأن هذه الحواجز ، حاول أن تسأل "لماذا" قبل قبولها كما هي. قد تكون هناك فرصة خفية هنا.

لبدء عملية العصف الذهني هذه ، ابدأ ببعض الأسئلة:

1. إذا كنت ستقفز إلى الأمام لمدة 5 أو 10 سنوات في المستقبل دون قيود أو حواجز ، فما الذي تود أن تراه في التصميم المستقبلي؟
2. هل كانت لديك أي أفكار - بغض النظر عن مدى سهولة أو تعقيدها - ولكن ليس لديك فرصة لإحياء هذه الأفكار؟
3. إذا كنت الرئيس التنفيذي لهذه الشركة ، فماذا ستفعل في هذه الحالة؟
4. هل ترى أي احتياجات في السوق يمكن أن يخدمها هذا التطبيق؟

قد يبدو أن هذا النهج سيفتح "علبة من الديدان" ، ولكن طالما أن الجميع واضح في سيناريو "السماء الزرقاء" ، يمكن أن تحدث أشياء عظيمة. جربها!

3. نقاط الألم وتحديد المشكلة

عندما يعاني المستخدمون من الألم أو الإحباط من التنقل عبر نظام مؤسسة واسع النطاق للعثور على المحتوى أو الميزات التي يجب أن تكون أكثر سهولة في الوصول إليها ، فمن المرجح أن يستسلم هؤلاء المستخدمون و (في بعض الأحيان) يجدون بديلًا. قد يكون هذا البديل مع منافس.

كن واقعيًا وجريئًا بشأن تحديد نقاط الألم والمشكلات التي يواجهها المستخدم. يتمتع العديد من أصحاب المصلحة بإمكانية الوصول المباشر إلى تعليقات المستخدمين من خلال الاستطلاعات وجلسات التدريب وأشكال الاتصال الأخرى. استفد من هذه المعرفة لاكتساب فهم أفضل لكيفية فشل نظام التنقل الحالي في المؤسسة.

يمكن لهذه الأسئلة أن تجعل الكرة تتدحرج من خلال تحديد نقاط الألم والمشكلات:

1. ما الذي يشكو منه المستخدمون أكثر؟
2. هل تستخدم أي خدمات (مثل تحليلات حركة المرور على الويب أو تتبع النقرات) التي تتبع سلوك المستخدم في النظام؟
3. هل هناك مناطق في نظام المؤسسة نادرًا ما يتم استخدامها ، ولا يمكنك شرح السبب؟
4. إذا كان بإمكانك تغيير أي شيء بخصوص هذا التطبيق ، فماذا سيكون؟

سوف تلعب نظرة ثاقبة حيث يواجه المستخدمون مشكلة دورًا رئيسيًا في تحديد الثغرات في التصميم الحالي. التقط هذه النقاط لاستخدامها في هذه المنهجية.

4. رسم تقارب

كمصمم ، يمكن أن تكون "الملاحظات اللاصقة" أفضل صديق لك. ولكن إذا كان عدد كبير جدًا من أصحاب المصلحة غير موجودين في نفس المكتب أو كنت المورد الوحيد البعيد ، فإن الملاحظات الورقية اللاصقة ستُستخدم عبثًا. العثور على نهج فعال للتعاون عبر الإنترنت أمر بالغ الأهمية. هناك مجموعة متنوعة من أدوات التعاون عبر الإنترنت التي يمكن استخدامها لالتقاط جميع المدخلات من Blue Sky العصف الذهني ونقاط الألم ومراحل تحديد المشكلة.

بمجرد حصولك على قدر كبير من المدخلات ، فإن الخطوة التالية هي تنظيم ذلك الإدخال في مجموعات تقارب. يعد الرسم التخطيطي التقارب تمرينًا تعاونيًا يتيح لجميع أصحاب المصلحة فرصة للعثور على علاقات أو ميزات مشتركة بين الأفكار الفردية أو أنواع المحتوى. يمكّن هذا التمرين المصمم من الجمع بين كل أفكار "السماء الزرقاء" و "نقاط الألم والمشكلات" معًا.

على سبيل المثال ، قد يكون من المفيد تجميع محتوى العملية والإجراءات في مكتبة ، أو الأحداث الجارية والتحديثات الجديرة بالأخبار في صحيفة موحدة عبر الإنترنت. شجع أصحاب المصلحة على أن يكونوا مبدعين في كيفية تكوين مجموعات التقارب.

في جلسات الرسم التخطيطي لأصحاب المصلحة ، اطرح أسئلة مثل هذه:

1. ما الميزات أو المحتوى الذي يشعر أنهما ينتميان معًا؟
2. هل يحاول المستخدمون اتخاذ إجراءات معينة يكون من الأسهل حدوثها إذا حدثت بالتسلسل؟
3. هل هناك أي إمكانات زائدة عن الحاجة يمكن دمجها أو تبسيطها بسهولة؟
4. هل هناك أي فرصة لمطابقة أفكار السماء الزرقاء مع نقاط الألم أو المشاكل الحالية؟

شجع أصحاب المصلحة على التفكير في سيناريوهات محددة تجلب المستخدمين إلى ميزة معينة داخل النظام. إن استخدام سيناريوهات الحياة الواقعية يضع الأمور في نصابها ويسهل على أصحاب المصلحة التعاطف مع تجربة المستخدم.

5. إعادة التنظيم المنطقي

بعد اكتمال تمرين الرسم التخطيطي التقارب ، من المهم التراجع والنظر إلى النظام بشكل كلي. غالبًا ما يكون هناك ترتيب منطقي للعمليات يمكن للمستخدم اتباعه في أي بيئة معقدة معينة. ضع في اعتبارك بعناية ما إذا كانت هناك فرص لتقديم خدمة غير متوفرة حاليًا (الابتكار) ، أو لتشجيع المستخدم على توسيع فائدته لنظام التنقل في المؤسسة (الاكتشاف) من خلال توفير مؤشرات إرشادية.

لالتقاط هذا التنظيم المنطقي أو ترتيب العمليات ، قد ينشئ المصمم مخططًا انسيابيًا أو ، في سيناريوهات أكثر تعقيدًا ، خريطة رحلة مستخدم ، بدءًا من سير العمل الأساسي ، ثم يتفرع إلى محتوى أو ميزات أخرى.

تتضمن الأسئلة التي قد تشجع أصحاب المصلحة ما يلي:

1. الآن بعد أن أصبح المستخدم "هنا" ، ماذا يمكنها أن تفعل أيضًا؟
2. ما هو النشاط المنطقي التالي للمستخدم في هذا السيناريو؟
3. هل نفقد أي فرص لحل مشكلة المستخدم من هذه الأفضلية؟
4. هل هناك ميزات أو محتوى موجود في مكان آخر يمكن أن يكون مفيدًا في هذا السيناريو؟

بمجرد بدء المحادثة حول هذا الموضوع ، تعاون مع أصحاب المصلحة لإعادة ترتيب مجموعات التقارب وفقًا لذلك.

6. التسلسل الهرمي

ضمن مجموعة تقارب أكبر أو بين مجموعات تقارب فردية ، من المحتمل أن تكون هناك علاقات أو تبعيات. اعمل مع أصحاب المصلحة لتحديد تلك العلاقات أو التبعيات ، ثم قم بتنظيمها في تسلسلات هرمية. التسلسل الهرمي هو ببساطة طريقة رائعة لوصف كيفية انتماء جزء من المحتوى أو الميزة إلى مجموعة من المحتوى أو الميزات المتشابهة. على سبيل المثال ، تنتمي مقالة إخبارية واحدة إلى موضوع ، وينتمي الموضوع إلى قسم مخصص للأخبار.

تحذير!

في هذه المرحلة من عملية التصميم ، قد يرغب أصحاب المصلحة في استخدام مؤسسة إدارة الشركة الحالية كخط أساس للتسلسل الهرمي لنظام المؤسسة. على الرغم من أنه من السهل تقليد منظمة إدارة المؤسسة (التي عادةً ما تكمن ملكية المحتوى والميزات) ، فقد يكون هذا خطأً فادحًا!

لا يهتم المستخدمون بمن يملك المحتوى. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن المؤسسات الكبيرة ترغب في إعادة التنظيم بشكل متكرر ، فلن يعد نظام تصميم التنقل المؤسسي الذي يتماشى مع التنظيم الإداري صالحًا بمجرد حدوث "إعادة التنظيم" الأولى.

الاستفادة من المنهجية المقدمة حتى الآن ، وصد هذا النهج الخطير. يمكن أن تساعد هذه الأسئلة في تسهيل المحادثة مع أصحاب المصلحة:

1. كيف ترتبط مجموعات التقارب هذه ، ولماذا ترتبط؟
2. هل هناك أي تبعيات بين مجموعات التقارب التي نحتاج إلى الاعتراف بها؟
3. هل سيتمكن المستخدمون من إكمال مهمة دون الحاجة إلى الانتقال إلى منطقة أخرى من النظام؟
4. هل هناك تسلسلات هرمية تقليدية مألوفة للمستخدمين من داخل الصناعات أو نماذج الخدمة الأخرى التي يمكن استخدامها كمرجع؟

في هذه المرحلة من عملية التصميم ، هناك العديد من الطرق للتحقق مما إذا كان النهج يعمل أم لا. ضع في اعتبارك طرقًا مختلفة لاختبار المستخدم وبحث المستخدم لتأكيد التسلسل الهرمي ، أو لتحديد مجالات المشكلات التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام.

7. التسمية والمعلمات

مع نموذج كامل لبنية تطبيقات المؤسسة المستقبلية - المعروفة أيضًا باسم بنية المعلومات - حان الوقت لتحديد الكلمات الأساسية (المصطلحات) وتعيين المعلمات (التعريفات).

تعتبر التسمية ، أو وضع العلامات ، عنصرًا مهمًا في تصميم التنقل لثلاثة أسباب رئيسية: (أ) ترتبط التسمية مباشرة بـ SEO (تحسين محرك البحث) في أن محركات البحث تبحث في المقام الأول عن المحتوى عن طريق الكلمات الرئيسية ؛ (ب) استخدام المصطلحات المناسبة كآلية لتحديد الطريق سيساعد المستخدمين في العثور على ما يبحثون عنه من خلال العمل كمعلم رقمي ؛ و (ج) يمكن أن تقود الملصقات الذكية المستخدمين إلى منطقة في النظام قد لا يمكن الوصول إليها بسهولة من صفحة مقصودة أولية أو صفحة رئيسية. تعتمد إمكانية العثور على آليات تحديد الطريق ، مثل الملصقات. إذا كانت التسمية مضللة أو غير بديهية ، فقد لا يكلف المستخدم نفسه عناء النقر فوقه على الإطلاق.

مع كل التسميات (الملصقات) المحددة في نموذج بنية المعلومات ، تعاون مع أصحاب المصلحة لتحديد المعلمات (التعاريف) لكل منطقة مصنفة في النموذج. سيضمن هذا أن المحتوى والميزات تنتمي إلى منطقة معينة. بالإضافة إلى ذلك ، يُنشئ هذا التمرين إرشادات طويلة المدى لبناء بنية تطبيقات المؤسسة التي ستدوم أكثر من عملية التصميم الحالية.

فيما يتعلق بالتسميات والمعايير ، إليك بعض الأسئلة التي يجب طرحها على أصحاب المصلحة الذين سيقودون المحادثة:

1. ما الذي يبحث عنه المستخدمون غالبًا عند زيارتهم؟
2. هل من الصعب العثور على أي محتوى أو ميزات؟ لماذا يصعب العثور عليهم؟
3. هل هناك مصطلحات صناعية أو لغة قد تكون غير مألوفة لبعض المستخدمين ، مما يجعل من الصعب عليهم العثور على ما يبحثون عنه؟
4. كيف يمكننا اختيار الملصقات التقليدية أو السائدة؟

كما ذكرنا سابقًا ، هناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكن استخدامها لاختبار المصطلحات ، مثل فرز البطاقات ، واختبار A / B ، و UX الموجه للكائنات (OOUX). عند التعامل مع نظام مؤسسة عالي التقنية مع أطنان من لغة الصناعة ، ضع في اعتبارك إنشاء مفردات محكومة أو معجم داخل النظام للرجوع إليه من قبل المستخدم.

8. التكامل مع عملية تصميم تجربة المستخدم

مع صورة كاملة لهندسة المعلومات المستقبلية ، حان الوقت الآن لتطبيق نتائج هذه المنهجية على عملية تصميم تجربة المستخدم الشاملة.

على الرغم من أنه قد تكون هناك مناطق من نظام الملاحة الخاص بالمؤسسة المصممة حديثًا والتي لا توجد عندما يكون مشروع التصميم في حالة طيران ، يمكن "تعطيل" هذه المناطق أو إخفاؤها حتى يصبح المحتوى أو الميزات جاهزة للإصدار. بعد ذلك ، بعد انتقال المصمم ، يمكن لأصحاب المصلحة الاستمرار في بناء النظام نحو أحلامهم "السماء الزرقاء".

"لو أنشأتها سيأتون." - حقل الأحلام 1989.

الخط السفلي

إن تصميم نظام ملاحة خاص بالمؤسسة ليس بالمهمة السهلة. ومع ذلك ، فإن الاستفادة من معرفة أصحاب المصلحة ستجعل هذا الجهد قابلاً للإدارة.

وبغض النظر عن تعقيد مشاريع التصميم واسعة النطاق ، فإن الهدف دائمًا هو وضع المستخدم في الاعتبار. من خلال نهج عملي لأبحاث المستخدم ، وطرح أسئلة ذكية على الأشخاص الذين لديهم اتصال مباشر مع المستخدم ، حتى المصمم عن بُعد أو المنفرد أو المستقل يمكنه التعامل مع مشكلات التصميم الكبيرة. لا تخافوا - فقط اتخذوا الأمور خطوة واحدة في كل مرة.