Unternehmensnavigation: Entwurfsmethoden für die Zusammenarbeit von Interessengruppen

Das Entwerfen (oder Neugestalten) eines Unternehmensnavigationssystems ist keine leichte Aufgabe. Unternehmensanwendungen dienen einer großen Anzahl von Benutzern, bieten Platz für eine Vielzahl von Personen und enthalten eine beträchtliche Menge an Inhalten und Funktionen. Einige Unternehmensanwendungen verfügen sogar über mehrere webbasierte Desktop- und Mobilprodukte, die für eine angenehmere Benutzererfahrung nahtlos integriert werden müssen.

Obwohl dies eine entmutigende oder sogar unmögliche Aufgabe zu sein scheint, die am besten von einem großen Team von „Experten“ bewältigt werden kann, kann ein einzelner Informationsarchitekt oder UX-Designer eine Überarbeitung des UX-Designs einer Unternehmensanwendung im Alleingang in Angriff nehmen – solange er einer effektiven Methodik folgt für die Zusammenarbeit der Interessengruppen.

„Wenn Sie einen Elefanten essen, nehmen Sie einen Bissen nach dem anderen.“ -Creighton Williams Abrams jr.

Über Enterprise-Navigation-Design-Systeme

Die Hauptunterschiede zwischen Unternehmensanwendungen und kleineren webbasierten Systemen sind die schiere Menge an Inhalten und die Vielfalt der Funktionen. Wo kleinere Systeme effektiv auf ein relativ flaches Navigationssystem angewiesen sind (dh weniger Klicks, um auf alle Inhalte zuzugreifen), erfordert die Unternehmensanwendungsarchitektur oft mehrstufige Menüs und sorgfältig platzierte Wegweisermechanismen. Je komplexer das Navigationssystem, desto wichtiger ist es, dass das System selbst einfach zu bedienen, gut organisiert und auf das mentale Modell des Benutzers abgestimmt ist.

Das Endziel mag klar sein, aber wenn es ein „perfektes“ Design für ein Unternehmensnavigationssystem gäbe, hätte es jedes Unternehmen übernommen. Ohne ein perfektioniertes System gibt es viel Raum für Verbesserungen, Kreativität und Innovation. Es zeigt auch die Tatsache, dass jedes Unternehmen anders ist, mit unterschiedlichen Anwendungsfällen und Anforderungen für die Navigation durch eine komplexe Anwendung.

Navigation ist einfach „Wegfindung“

Navigation ist im Grunde „Wegfindung“. Seeschiffe können mit Hilfe der Sterne über einen weiten offenen Ozean navigieren; Landreisende können ihr Ziel mit Hilfe von Orientierungspunkten finden; und Benutzer von Unternehmensanwendungen erreichen ihre Endziele, indem sie sich auf verschiedene digitale Indikatoren verlassen.

Im digitalen Universum beispielsweise hängt die Navigation von der Auswahl und Platzierung von Schlüsselwörtern, Labels, Farben, Ikonografien, Call-to-Action-Objekten und anderen Anzeigen auf dem Bildschirm ab. Wenn Inhalte schlecht organisiert sind, Funktionen nicht intuitiv gekennzeichnet sind, Schlüsselwörter willkürlich ausgewählt sind oder Symbole stumpf oder unkonventionell sind, können Benutzer frustriert oder verloren sein … und sie können einfach gehen.

Methodik für die Zusammenarbeit im Navigationsdesign

Unternehmensumgebungen sind von Natur aus komplex und erfordern ein hohes Maß an Organisation, um effektiv zu funktionieren. Keine einzelne Person kann intuitiv den gesamten Umfang einer Unternehmensanwendung oder die einzigartigen und unterschiedlichen Erwartungen ihrer Benutzerbasis kennen oder verstehen. Es gibt viele Meinungen darüber, welche Ergebnisse für eine bestimmte Designmethodik wesentlich sind. Unabhängig davon, was am Ende entsteht, sollte jede Methodik mit der Zusammenarbeit der Interessengruppen beginnen.

1. Kickoff-Meeting der Interessengruppen

Jedes groß angelegte Projekt sollte mit einem Kickoff-Meeting der Interessengruppen beginnen. Grundsätzlich ist dies ein großes Treffen mit allen wichtigen Akteuren (entfernt oder vor Ort), um das Projekt anzukurbeln. Typischerweise hat ein Stakeholder-Kickoff-Meeting einen einzigen Moderator, der die Projektziele vorstellt, alle Stakeholder-Rollen identifiziert und (falls zutreffend) für zusätzlichen Kontext an die Projektleiter weiterleitet, damit die Zusammenarbeit beginnen kann.

Je größer das Team, desto wichtiger ist es, ein offizielles Kickoff-Meeting mit den Stakeholdern abzuhalten. Ähnlich wie die Eröffnungsfeier der Olympischen Spiele macht dieser etwas zeremonielle Startpunkt für ein Projekt allen Beteiligten klar, dass „die Spiele begonnen haben“.

Als Designer ist es am besten, die Liste der Beteiligten und ihrer Rollen als Referenz zu erhalten, wenn Sie Sitzungen und Interviews zum Navigationsdesign planen. Jeder auf dieser Liste ist wichtig und wertvoll für die Arbeit, die getan werden muss.

2. Blue-Sky-Brainstorming

Wenn alle Beteiligten identifiziert und engagiert sind, finden Sie Zeit, sich in kleineren Gruppen zu treffen, oder planen Sie individuelle Interviews, um Brainstorming- und Ideenfindungssitzungen durchzuführen. Indem die Tür geöffnet wird, um von einer „blauen“ Zukunft zu träumen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Einzelpersonen ihre Ideen oder Meinungen filtern, und Innovationen erhalten die Chance, ihre Flügel auszubreiten.

In vielen Fällen können historische Hindernisse oder unbegründete Einschränkungen in den Köpfen der Beteiligten bestehen bleiben, aber in der Realität nicht mehr existieren (z. B. aufgrund neuer Technologien, Änderungen auf dem Markt, Änderungen der durch die Unternehmensanwendung generierten Einnahmen oder anderer Faktoren). . Wenn Stakeholder Bedenken hinsichtlich dieser Hindernisse äußern, versuchen Sie, das „Warum“ zu fragen, bevor Sie sie so akzeptieren, wie sie sind. Hier kann es versteckte Gelegenheiten geben.

Um diesen Brainstorming-Prozess einzuleiten, beginnen Sie mit ein paar Fragen:

1. Wenn Sie ohne Einschränkungen oder Hindernisse 5 oder 10 Jahre in die Zukunft springen würden, was würden Sie gerne im zukünftigen Design sehen?
2. Sie hatten Ideen – egal wie einfach oder kompliziert –, aber keine Gelegenheit, sie umzusetzen?
3. Wenn Sie der CEO dieses Unternehmens wären, was würden Sie in dieser Situation tun?
4. Sehen Sie irgendwelche Bedürfnisse auf dem Markt, die von dieser Anwendung bedient werden könnten?

Es mag den Anschein haben, als würde dieser Ansatz eine „Wurmkiste“ öffnen, aber solange sich alle über das Szenario „blauer Himmel“ im Klaren sind, können großartige Dinge passieren. Versuche es!

3. Pain Points und Problemidentifikation

Wenn Benutzer Schwierigkeiten haben oder frustriert sind, durch ein großes Unternehmenssystem zu navigieren, um Inhalte oder Funktionen zu finden, die leichter zugänglich sein sollten, geben diese Benutzer eher auf und suchen (manchmal) nach einer Alternative. Diese Alternative kann bei einem Konkurrenten sein.

Seien Sie realistisch und aggressiv bei der Identifizierung von Schmerzpunkten und Problemen der Benutzer. Viele Stakeholder haben durch Umfragen, Schulungen und andere Kommunikationsformen direkten Zugang zu Benutzerfeedback. Nutzen Sie dieses Wissen, um besser zu verstehen, wie das aktuelle Navigationssystem des Unternehmens versagt.

Diese Fragen können den Stein ins Rollen bringen, wenn es darum geht, Schmerzpunkte und Probleme zu identifizieren:

1. Worüber beschweren sich die Nutzer am meisten?
2. Verwenden Sie Dienste (z. B. Web-Traffic-Analysen oder Klick-Tracking), die das Benutzerverhalten im System verfolgen?
3. Gibt es Bereiche des Enterprise-Systems, die selten genutzt werden, und Sie können sich nicht erklären, warum?
4. Wenn Sie etwas an dieser Anwendung ändern könnten, was wäre das?

Erkenntnisse darüber, wo Benutzer Probleme haben, werden eine wichtige Rolle bei der Identifizierung von Lücken im aktuellen Design spielen. Erfassen Sie diese Punkte zur Verwendung in dieser Methodik.

4. Affinitätsdiagramme

Als Designer können „Haftnotizen“ dein bester Freund sein. Aber wenn zu viele Stakeholder nicht im selben Büro sitzen oder Sie die einzige Remote-Ressource sind, werden Haftnotizen aus Papier vergebens verwendet. Es ist entscheidend, einen effektiven Ansatz für die Online-Zusammenarbeit zu finden. Es gibt eine Vielzahl von Online-Tools für die Zusammenarbeit, mit denen alle Eingaben aus den Phasen Blue Sky Brainstorming und Pain Points und Problemidentifikation erfasst werden können.

Sobald Sie eine beträchtliche Menge an Eingaben erfasst haben, besteht der nächste Schritt darin, diese Eingaben in Affinitätsgruppen zu organisieren. Das Erstellen von Affinitätsdiagrammen ist eine kollaborative Übung, die es allen Beteiligten ermöglicht, Beziehungen oder gemeinsame Merkmale zwischen einzelnen Ideen oder Inhaltstypen zu finden. Diese Übung ermöglicht es einem Designer, alle „blauen“ Ideen und „Schmerzpunkte und Probleme“ zusammenzubringen.

Beispielsweise kann es hilfreich sein, Prozess- und Verfahrensinhalte in einer Bibliothek oder aktuelle Ereignisse und aktuelle Neuigkeiten in einer konsolidierten Online-Zeitung zusammenzufassen. Ermutigen Sie die Beteiligten, bei der Formulierung von Affinitätsgruppen kreativ zu sein.

Stellen Sie in den Sitzungen zum Erstellen von Stakeholder-Affinitätsdiagrammen Fragen wie diese:

1. Welche Funktionen oder Inhalte fühlen sich an, als würden sie zusammengehören?
2. Versuchen Benutzer, bestimmte Aktionen auszuführen, die einfacher wären, wenn sie nacheinander ausgeführt würden?
3. Gibt es redundante Funktionen, die leicht zusammengeführt oder vereinfacht werden könnten?
4. Gibt es eine Möglichkeit, Blue-Sky-Ideen mit bestehenden Schmerzpunkten oder Problemen abzugleichen?

Ermutigen Sie die Beteiligten, sich spezifische Szenarien auszudenken, die Benutzer zu einer bestimmten Funktion innerhalb des Systems führen. Die Verwendung realer Szenarien relativiert die Dinge und erleichtert es den Beteiligten, sich in die Benutzererfahrung einzufühlen.

5. Logische Reorganisation

Nachdem die Affinitätsdiagramm-Übung abgeschlossen ist, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und das System ganzheitlich zu betrachten. Oft gibt es eine logische Reihenfolge von Operationen, denen ein Benutzer innerhalb einer gegebenen komplexen Umgebung folgen kann. Überlegen Sie sorgfältig, ob es Möglichkeiten gibt, einen Dienst bereitzustellen, der derzeit nicht verfügbar ist (Innovation), oder einen Benutzer zu ermutigen, seinen Nutzen des Unternehmensnavigationssystems zu erweitern (Erkennung), indem er Wegweiser bereitstellt.

Um diese logische Organisation oder Reihenfolge der Vorgänge zu erfassen, kann ein Designer ein Flussdiagramm oder in komplexeren Szenarien eine Benutzerreisekarte erstellen, beginnend mit dem primären Workflow und dann mit anderen Inhalten oder Funktionen verzweigen.

Zu den Fragen, die Ihre Stakeholder ermutigen könnten, gehören:

1. Nun, da der Benutzer „hier“ ist, was kann er sonst noch tun?
2. Was ist die nächste logische Aktivität für den Benutzer in diesem Szenario?
3. Verpassen wir von diesem Standpunkt aus Möglichkeiten, das Problem des Benutzers zu lösen?
4. Gibt es Funktionen oder Inhalte, die an anderer Stelle vorhanden sind und in diesem Szenario nützlich sein könnten?

Sobald Sie das Gespräch zu diesem Thema in Gang gebracht haben, arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um die Bezugsgruppen entsprechend neu anzuordnen.

6. Hierarchie

Innerhalb einer größeren Bezugsgruppe oder zwischen einzelnen Bezugsgruppen wird es wahrscheinlich Beziehungen oder Abhängigkeiten geben. Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen, um diese Beziehungen oder Abhängigkeiten zu identifizieren, und organisieren Sie sie dann in Hierarchien. Eine Hierarchie ist einfach eine ausgefallene Art zu beschreiben, wie ein Inhalt oder eine Funktion zu einer Gruppe ähnlicher Inhalte oder Funktionen gehört. Beispielsweise gehört ein einzelner Nachrichtenartikel zu einem Thema, und das Thema gehört zu einem Abschnitt, der Nachrichten gewidmet ist.

Warnung!

An diesem Punkt des Designprozesses möchten die Beteiligten möglicherweise die bestehende Abteilungsorganisation des Unternehmens als Grundlage für die Systemhierarchie des Unternehmens verwenden. Obwohl es einfach ist, die Organisation der Unternehmensabteilungen nachzuahmen (wo normalerweise die Eigentümerschaft von Inhalten und Funktionen liegt), kann dies ein großer Fehler sein!

Benutzern ist es egal, wem die Inhalte gehören. Da sich große Unternehmen gerne und häufig reorganisieren, ist das an der Abteilungsorganisation ausgerichtete Enterprise-Navigation-Design-System nicht mehr gültig, sobald die erste „Reorganisation“ erfolgt.

Nutzen Sie die bisher vorgestellte Methodik und wehren Sie sich gegen diesen gefährlichen Ansatz. Diese Fragen können helfen, ein Gespräch mit Stakeholdern zu erleichtern:

1. Wie sind diese Affinitätsgruppen verwandt und warum sind sie verwandt?
2. Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Bezugsgruppen, die wir anerkennen müssen?
3. Werden Benutzer in der Lage sein, eine Aufgabe abzuschließen, ohne zu einem anderen Bereich des Systems navigieren zu müssen?
4. Gibt es herkömmliche Hierarchien, die Anwendern aus anderen Branchen bekannt sind, oder Servicemodelle, die als Referenz herangezogen werden können?

An diesem Punkt des Designprozesses gibt es viele Möglichkeiten zu überprüfen, ob der Ansatz funktioniert. Erwägen Sie verschiedene Methoden des Benutzertests und der Benutzerforschung, um Ihre Hierarchie zu bestätigen oder um Problembereiche zu identifizieren, die mehr Aufmerksamkeit erfordern.

7. Nomenklatur und Parameter

Mit einem vollständigen Modell der zukünftigen Unternehmensanwendungsarchitektur – auch Informationsarchitektur genannt – ist es an der Zeit, Schlüsselwörter (Nomenklatur) auszuwählen und Parameter (Definitionen) festzulegen.

Die Nomenklatur oder Kennzeichnung ist aus drei Hauptgründen ein wichtiges Element des Navigationsdesigns: (a) Die Nomenklatur steht in direktem Zusammenhang mit SEO (Suchmaschinenoptimierung), da Suchmaschinen in erster Linie nach Inhalten anhand von Schlüsselwörtern suchen; (b) die Verwendung der richtigen Terminologie als Orientierungsmechanismus wird den Benutzern helfen, das zu finden, was sie suchen, indem sie als digitale „Landmarke“ dienen; und (c) Smart Labels können Benutzer zu einem Bereich des Systems führen, auf den von einer primären Zielseite oder Homepage möglicherweise nicht ohne weiteres zugegriffen werden kann. Die Auffindbarkeit wird durch Wegfindungsmechanismen wie Labels gesteuert. Wenn ein Etikett irreführend oder nicht intuitiv ist, macht sich der Benutzer möglicherweise nicht die Mühe, darauf zu klicken.

Arbeiten Sie mit allen im Informationsarchitekturmodell identifizierten Nomenklaturen (Bezeichnungen) mit den Beteiligten zusammen, um Parameter (Definitionen) für jeden gekennzeichneten Bereich im Modell zu definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Inhalte und Funktionen zu einem bestimmten Bereich gehören. Darüber hinaus erstellt diese Übung langfristige Richtlinien für den Aufbau der Unternehmensanwendungsarchitektur, die den aktuellen Designprozess überdauern werden.

In Bezug auf Nomenklatur und Parameter sind hier einige Fragen, die Sie den Interessenvertretern stellen sollten, die das Gespräch vorantreiben werden:

1. Wonach suchen Benutzer am häufigsten, wenn sie die Website besuchen?
2. Sind Inhalte oder Funktionen schwer zu finden? Warum sind sie schwer zu finden?
3. Gibt es Branchenbegriffe oder Fachausdrücke, die einigen Benutzern unbekannt sein könnten, was es ihnen erschwert, das Gesuchte zu finden?
4. Wie können wir Labels auswählen, die konventionell oder Mainstream sind?

Wie bereits erwähnt, gibt es viele verschiedene Methoden, die zum Testen der Nomenklatur verwendet werden können, z. B. Kartensortierung, A/B-Tests und objektorientierte UX (OOUX). Wenn Sie es mit einem hochtechnischen Unternehmenssystem mit Tonnen von Fachjargon zu tun haben, sollten Sie erwägen, ein kontrolliertes Vokabular oder ein systeminternes Glossar als Referenz für Benutzer zu erstellen.

8. Integration in den User Experience Design-Prozess

Mit einem vollständigen Bild der zukünftigen Informationsarchitektur ist es nun an der Zeit, die Ergebnisse dieser Methodik auf den gesamten User Experience Design-Prozess anzuwenden.

Obwohl es Bereiche des neu entwickelten Enterprise-Navigationssystems geben kann, die noch nicht vorhanden sind, wenn das Designprojekt läuft, können diese Bereiche „deaktiviert“ oder ausgeblendet werden, bis der Inhalt oder die Funktionen zur Veröffentlichung bereit sind. Nachdem der Designer weitergezogen ist, können die Beteiligten das System weiter ausbauen, um ihre Träume vom „blauen Himmel“ zu verwirklichen.

„Wenn du es baust, werden [sie] kommen.“ - Feld der Träume, 1989.

Das Endergebnis

Das Entwerfen eines Unternehmensnavigationssystems ist keine leichte Aufgabe. Durch die Nutzung des Wissens der Beteiligten wird dieser Aufwand jedoch überschaubar.

Abgesehen von der Komplexität umfangreicher Designprojekte ist es immer das Ziel, den Benutzer im Auge zu behalten. Mit einem praxisnahen Ansatz für die Benutzerforschung und dem Stellen intelligenter Fragen an die Personen, die direkten Kontakt mit dem Benutzer haben, kann selbst ein entfernter, Solo- oder freiberuflicher Designer große Designprobleme bewältigen. Lassen Sie sich nicht einschüchtern – gehen Sie einfach einen Schritt nach dem anderen.