Enterprise Navigation: metodologie projektowania dla współpracy interesariuszy

Zaprojektowanie (lub przeprojektowanie) systemu nawigacji w przedsiębiorstwie nie jest zadaniem lekceważonym. Aplikacje korporacyjne obsługują dużą liczbę użytkowników, obsługują szeroką gamę osób i zawierają znaczną ilość treści i funkcji. Niektóre aplikacje korporacyjne mają nawet wiele internetowych produktów stacjonarnych i mobilnych, które wymagają bezproblemowej integracji, aby zapewnić użytkownikom przyjemniejsze wrażenia.

Chociaż może się to wydawać zniechęcającym lub nawet niemożliwym zadaniem, które najlepiej poradzi sobie duży zespół „ekspertów”, samodzielny architekt informacji lub projektant UX może samodzielnie zająć się przebudową projektu UX aplikacji dla przedsiębiorstw — o ile zastosuje skuteczną metodologię do współpracy z interesariuszami.

„Kiedy jesz słonia, bierz jeden kęs na raz”. - Creighton Williams Abrams Jr.

Informacje o systemach projektowania nawigacji dla przedsiębiorstw

Podstawowe różnice między aplikacjami korporacyjnymi a mniejszymi systemami internetowymi to ogromna ilość treści i różnorodność funkcji. Tam, gdzie mniejsze systemy mogą skutecznie polegać na stosunkowo płaskim systemie nawigacji (tj. mniej kliknięć, aby uzyskać dostęp do całej zawartości), architektura aplikacji korporacyjnych często wymaga wielopoziomowego menu i starannie rozmieszczonych mechanizmów odnajdywania drogi. Im bardziej złożony system nawigacji, tym ważniejsze jest, aby sam system był łatwy w użyciu, dobrze zorganizowany i zgodny z modelem mentalnym użytkownika.

Ostateczny cel może być jasny, ale gdyby istniał „idealny” projekt systemu nawigacji w przedsiębiorstwie, każde przedsiębiorstwo by go przyjęło. Bez dopracowanego systemu jest dużo miejsca na ulepszenia, kreatywność i innowacyjność. Ujawnia również fakt, że każde przedsiębiorstwo jest inne, z różnymi przypadkami użycia i wymaganiami dotyczącymi nawigacji po złożonej aplikacji.

Nawigacja to po prostu „odnajdywanie drogi”

Zasadniczo nawigacja to „odnajdywanie drogi”. Statki morskie mogą poruszać się po szerokim otwartym oceanie, korzystając z gwiazd; podróżnicy lądowi mogą znaleźć swój cel za pomocą punktów orientacyjnych; a użytkownicy aplikacji korporacyjnych osiągają swoje cele końcowe, opierając się na różnych wskaźnikach cyfrowych.

Na przykład w cyfrowym wszechświecie nawigacja zależy od wyboru i rozmieszczenia słów kluczowych, etykiet, koloru, ikonografii, obiektów wezwania do działania i innych wskaźników na ekranie. Gdy treść jest źle zorganizowana, funkcje są nieintuicyjnie oznaczane, słowa kluczowe są dobierane przypadkowo lub ikony są niejasne lub niekonwencjonalne, użytkownicy mogą być sfrustrowani lub zagubieni… i mogą po prostu odejść.

Metodologia współpracy w projektowaniu nawigacji

Środowiska korporacyjne są z natury złożone i do efektywnego funkcjonowania wymagają dużej organizacji. Żadna osoba nie jest w stanie intuicyjnie poznać ani zrozumieć całego zakresu aplikacji korporacyjnej ani unikalnych i zróżnicowanych oczekiwań jej bazy użytkowników. Istnieje wiele opinii na temat tego, które produkty są niezbędne dla danej metodologii projektowania. Niezależnie od tego, co zostanie ostatecznie stworzone, każda metodologia powinna zaczynać się od współpracy interesariuszy.

1. Spotkanie inauguracyjne interesariuszy

Każdy projekt na dużą skalę powinien zaczynać się od spotkania inauguracyjnego interesariuszy. Zasadniczo jest to duże spotkanie z udziałem wszystkich kluczowych graczy (zdalnie lub na miejscu), aby przyspieszyć projekt. Zazwyczaj spotkanie inauguracyjne interesariuszy ma jednego moderatora, który przedstawia cele projektu, identyfikuje wszystkie role interesariuszy i odsyła do kierowników projektu (w stosownych przypadkach) w celu uzyskania dodatkowego kontekstu, aby można było rozpocząć współpracę.

Im większy zespół, tym ważniejsze jest zorganizowanie oficjalnego spotkania inauguracyjnego dla interesariuszy. Podobnie jak ceremonia otwarcia igrzysk olimpijskich, ten nieco uroczysty punkt wyjścia dla projektu wyjaśnia wszystkim zainteresowanym, że „gry się rozpoczęły”.

Jako projektant najlepiej jest uzyskać listę interesariuszy i ich role jako punkt odniesienia podczas planowania sesji projektowania nawigacji i wywiadów. Każdy na tej liście jest ważny i cenny w pracy, którą należy wykonać.

2. Błękitne niebo burza mózgów

Po zidentyfikowaniu i zaangażowaniu wszystkich interesariuszy znajdź czas na spotkania w mniejszych grupach lub zaplanuj indywidualne wywiady w celu przeprowadzenia burzy mózgów i sesji pomysłów. Otwierając drzwi do marzeń o przyszłości „błękitnego nieba”, jednostki są mniej skłonne do filtrowania swoich pomysłów lub opinii, a innowacja ma szansę rozwinąć skrzydła.

W wielu przypadkach historyczne blokady lub nieuzasadnione ograniczenia mogą pozostać w świadomości interesariuszy, ale już nie istnieją w rzeczywistości (np. z powodu nowej technologii, zmian na rynku, zmian w przychodach generowanych przez aplikację przedsiębiorstwa lub innych czynników). . Gdy interesariusze dzielą się obawami dotyczącymi tych barier, spróbuj zapytać „dlaczego”, zanim zaakceptują je takimi, jakimi są. Tutaj może być ukryta okazja.

Aby rozpocząć burzę mózgów, zacznij od kilku pytań:

1. Gdybyś miał skoczyć o 5 lub 10 lat w przyszłość bez ograniczeń i przeszkód, co chciałbyś zobaczyć w przyszłym projekcie?
2. Czy miałeś jakieś pomysły — bez względu na to, jak łatwe lub skomplikowane — ale nie masz możliwości ich urzeczywistnienia?
3. Gdybyś był prezesem tej firmy, co byś zrobił w tej sytuacji?
4. Czy widzisz na rynku jakieś potrzeby, które mogłaby obsłużyć ta aplikacja?

Może się wydawać, że takie podejście otworzy „puszkę robaków”, ale dopóki wszyscy nie rozumieją scenariusza „błękitnego nieba”, mogą się zdarzyć wielkie rzeczy. Spróbuj!

3. Problemy i identyfikacja problemów

Gdy użytkownicy odczuwają ból lub frustrację związaną z poruszaniem się po wielkoskalowym systemie przedsiębiorstwa w celu znalezienia treści lub funkcji, które powinny być łatwiej dostępne, są bardziej skłonni do rezygnacji i (czasami) znalezienia alternatywy. Ta alternatywa może dotyczyć konkurenta.

Podejdź realistycznie i agresywnie do identyfikowania problemów i problemów użytkownika. Wielu interesariuszy ma bezpośredni dostęp do opinii użytkowników poprzez ankiety, sesje szkoleniowe i inne formy komunikacji. Wykorzystaj tę wiedzę, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób obecny system nawigacji przedsiębiorstwa zawodzi.

Te pytania mogą pomóc w identyfikacji punktów bólu i problemów:

1. Na co użytkownicy narzekają najbardziej?
2. Czy korzystasz z jakichkolwiek usług (takich jak analityka ruchu w sieci lub śledzenie kliknięć), które śledzą zachowanie użytkowników w systemie?
3. Czy istnieją obszary systemu przedsiębiorstwa, które są rzadko używane i nie potrafisz wyjaśnić dlaczego?
4. Gdybyś mógł coś zmienić w tej aplikacji, co by to było?

Wgląd w to, gdzie użytkownicy mają problemy, będzie odgrywać główną rolę w identyfikacji luk w obecnym projekcie. Uchwyć te punkty do wykorzystania w tej metodologii.

4. Diagramy powinowactwa

Jako projektant, „karteczki samoprzylepne” mogą być twoim najlepszym przyjacielem. Ale jeśli zbyt wielu interesariuszy nie znajduje się w tym samym biurze lub jesteś jedynym zdalnym zasobem, papierowe karteczki samoprzylepne są używane na próżno. Znalezienie skutecznego podejścia do współpracy online ma kluczowe znaczenie. Istnieje szeroka gama narzędzi do współpracy online, które można wykorzystać do zebrania wszystkich danych wejściowych z fazy burzy mózgów i punktów bólu oraz identyfikacji problemów w ramach błękitnego nieba.

Po przechwyceniu znacznej ilości danych wejściowych następnym krokiem jest zorganizowanie ich w grupy powinowactwa. Diagramy powinowactwa to wspólne ćwiczenie, które umożliwia wszystkim zainteresowanym stronom znalezienie relacji lub wspólnych cech między poszczególnymi pomysłami lub typami treści. To ćwiczenie umożliwia projektantowi zebranie wszystkich pomysłów „błękitnego nieba” oraz „punktów bólu i problemów”.

Na przykład może pomóc zgrupowanie treści przetwarzania i procedur w bibliotece lub bieżących wydarzeń i aktualizacji wartych opublikowania w skonsolidowanej gazecie internetowej. Zachęć interesariuszy do kreatywnego tworzenia grup powinowactwa.

Podczas sesji tworzenia diagramów powinowactwa interesariuszy zadawaj następujące pytania:

1. Które funkcje lub treści wydają się pasować do siebie?
2. Czy użytkownicy próbują wykonać określone czynności, które byłyby łatwiejsze, gdyby występowały po kolei?
3. Czy są jakieś nadmiarowe możliwości, które można łatwo połączyć lub uprościć?
4. Czy jest jakaś możliwość zestawienia pomysłów błękitnego nieba z istniejącymi problemami lub problemami?

Zachęć interesariuszy do wymyślenia konkretnych scenariuszy, które sprowadzają użytkowników do danej funkcji w systemie. Korzystanie z rzeczywistych scenariuszy pozwala spojrzeć na sprawy z innej perspektywy i ułatwia zainteresowanym stronom empatię w stosunku do doświadczenia użytkownika.

5. Logiczna reorganizacja

Po zakończeniu ćwiczenia tworzenia diagramów powinowactwa ważne jest, aby cofnąć się i spojrzeć na system całościowo. Często istnieje logiczna kolejność operacji, którą użytkownik może wykonać w dowolnym złożonym środowisku. Uważnie zastanów się, czy istnieją możliwości świadczenia usługi, która jest obecnie niedostępna (innowacja) lub zachęcenia użytkownika do rozszerzenia użyteczności systemu nawigacyjnego przedsiębiorstwa (odkrywanie) poprzez zapewnienie wskaźników odnajdywania drogi.

Aby uchwycić tę logiczną organizację lub kolejność operacji, projektant może utworzyć schemat blokowy lub, w bardziej złożonych scenariuszach, mapę podróży użytkownika, zaczynając od podstawowego przepływu pracy, a następnie przechodząc do innej zawartości lub funkcji.

Pytania, które mogą zachęcić Twoich interesariuszy, obejmują:

1. Teraz, gdy użytkownik jest „tutaj”, co jeszcze może zrobić?
2. Jaka jest kolejna logiczna aktywność użytkownika w tym scenariuszu?
3. Czy z tej perspektywy tracimy jakieś możliwości rozwiązania problemu użytkownika?
4. Czy istnieją funkcje lub treści, które istnieją gdzie indziej, które mogą być przydatne w tym scenariuszu?

Po rozpoczęciu rozmowy na ten temat współpracuj z zainteresowanymi stronami, aby odpowiednio zmienić kolejność grup koligacji.

6. Hierarchia

W obrębie większej grupy powinowactwa lub między poszczególnymi grupami powinowactwa prawdopodobnie będą istniały relacje lub zależności. Współpracuj z interesariuszami, aby zidentyfikować te relacje lub zależności, a następnie zorganizuj je w hierarchie. Hierarchia to po prostu fantazyjny sposób opisywania, w jaki sposób część treści lub funkcja należy do grupy podobnych treści lub funkcji. Na przykład pojedynczy artykuł wiadomości należy do tematu, a temat należy do sekcji poświęconej wiadomościom.

Ostrzeżenie!

Na tym etapie procesu projektowania, interesariusze mogą chcieć wykorzystać istniejącą organizację działu korporacyjnego jako punkt odniesienia dla hierarchii systemu przedsiębiorstwa. Chociaż łatwo jest naśladować organizację wydziału przedsiębiorstwa (co zwykle jest miejscem, w którym znajduje się własność treści i funkcji), może to być ogromny błąd!

Użytkownicy nie dbają o to, kto jest właścicielem treści. Co więcej, ponieważ duże przedsiębiorstwa lubią często się reorganizować, system projektowania nawigacji w przedsiębiorstwie, który jest zgodny z organizacją działu, przestanie obowiązywać, gdy tylko nastąpi pierwszy „reorg”.

Wykorzystaj przedstawioną do tej pory metodologię i odrzuć to niebezpieczne podejście. Poniższe pytania mogą ułatwić rozmowę z interesariuszami:

1. Jak są spokrewnione te grupy podobieństwa i dlaczego są spokrewnione?
2. Czy istnieją jakieś zależności między grupami powinowactwa, które musimy uznać?
3. Czy użytkownicy będą mogli wykonać zadanie bez konieczności przechodzenia do innego obszaru systemu?
4. Czy istnieją konwencjonalne hierarchie, które są znane użytkownikom z innych branż lub modeli usług, które można wykorzystać jako odniesienie?

Na tym etapie procesu projektowania istnieje wiele sposobów sprawdzenia, czy dane podejście działa. Rozważ różne metody testowania użytkowników i badań użytkowników, aby potwierdzić swoją hierarchię lub zidentyfikować obszary problemowe, które wymagają większej uwagi.

7. Nazewnictwo i parametry

Mając kompletny model przyszłej architektury aplikacji korporacyjnych — zwanej również architekturą informacji — nadszedł czas na wybór słów kluczowych (nomenklatury) i ustawienie parametrów (definicji).

Nomenklatura lub etykietowanie jest ważnym elementem projektowania nawigacji z trzech głównych powodów: (a) nazewnictwo jest bezpośrednio związane z SEO (optymalizacją wyszukiwarek), ponieważ wyszukiwarki szukają treści przede wszystkim za pomocą słów kluczowych; (b) używanie odpowiedniej terminologii jako mechanizmu odnajdywania drogi pomoże użytkownikom znaleźć to, czego szukają, służąc jako cyfrowy „punkt orientacyjny”; oraz (c) inteligentne etykiety mogą prowadzić użytkowników do obszaru systemu, który może nie być łatwo dostępny z głównej strony docelowej lub strony głównej. Znajdowanie jest napędzane przez mechanizmy odnajdywania drogi, takie jak etykiety. Jeśli etykieta wprowadza w błąd lub nie jest intuicyjna, użytkownik może w ogóle nie zawracać sobie głowy jej kliknięciem.

Mając całą nomenklaturę (etykiety) zidentyfikowaną w modelu architektury informacji, współpracuj z interesariuszami w celu zdefiniowania parametrów (definicji) dla każdego oznaczonego obszaru w modelu. Zapewni to, że treści i funkcje należą do określonego obszaru. Dodatkowo to ćwiczenie tworzy długoterminowe wytyczne dotyczące budowania architektury aplikacji korporacyjnej, która przetrwa obecny proces projektowania.

Jeśli chodzi o nazewnictwo i parametry, oto kilka pytań, które należy zadać zainteresowanym stronom, które będą prowadzić rozmowę:

1. Czego najczęściej szukają użytkownicy podczas odwiedzin?
2. Czy trudno jest znaleźć jakieś treści lub funkcje? Dlaczego trudno je znaleźć?
3. Czy istnieją terminy branżowe lub żargon, które mogą być nieznane niektórym użytkownikom, utrudniając im znalezienie tego, czego szukają?
4. Jak wybrać etykiety konwencjonalne lub mainstreamowe?

Jak wspomniano, istnieje wiele różnych metod, które można wykorzystać do testowania nomenklatury, takich jak sortowanie kart, testowanie A/B i obiektowo zorientowany UX (OOUX). Kiedy masz do czynienia z wysoce technicznym systemem korporacyjnym z mnóstwem branżowego żargonu, rozważ utworzenie kontrolowanego słownictwa lub glosariusza w systemie w celu odniesienia użytkownika.

8. Integracja z procesem projektowania doświadczeń użytkownika

Mając pełny obraz przyszłej architektury informacji, nadszedł czas, aby zastosować wyniki tej metodologii w całym procesie projektowania doświadczeń użytkownika.

Chociaż mogą istnieć obszary nowo powstałego systemu nawigacji dla przedsiębiorstw, które nie istnieją, gdy projekt jest w trakcie realizacji, obszary te można „wyłączać” lub ukrywać, dopóki zawartość lub funkcje nie będą gotowe do publikacji. Następnie, po przejściu projektanta, interesariusze mogą kontynuować budowanie systemu w kierunku swoich marzeń o „błękitnym niebie”.

„Jeśli to zbudujesz, [oni] przyjdą”. - Pole Marzeń, 1989.

Dolna linia

Projektowanie systemu nawigacji w przedsiębiorstwie nie jest łatwym zadaniem. Jednak wykorzystanie wiedzy interesariuszy sprawi, że ten wysiłek będzie możliwy do opanowania.

Pomijając złożoność projektów na dużą skalę, celem jest zawsze pamiętanie o użytkowniku. Dzięki praktycznemu podejściu do badań użytkowników i zadaniu inteligentnych pytań osobom, które mają bezpośredni kontakt z użytkownikiem, nawet zdalny, samodzielny lub niezależny projektant może poradzić sobie z dużymi problemami projektowymi. Nie daj się zastraszyć — po prostu rób wszystko krok po kroku.