Navegación empresarial: metodologías de diseño para la colaboración de las partes interesadas

Diseñar (o rediseñar) un sistema de navegación empresarial no es una tarea que se tome a la ligera. Las aplicaciones empresariales atienden a una gran cantidad de usuarios, se adaptan a una amplia gama de personas y contienen un volumen significativo de contenido y características. Algunas aplicaciones empresariales incluso tienen múltiples productos móviles y de escritorio basados ​​en la web que deben integrarse sin problemas para una experiencia de usuario más agradable.

Si bien esto puede parecer una tarea desalentadora o incluso imposible de manejar mejor por un gran equipo de "expertos", un arquitecto de información o un diseñador de UX solo puede abordar una revisión del diseño de UX de una aplicación empresarial, siempre que siga una metodología efectiva. para la colaboración de los interesados.

“Al comer un elefante, toma un bocado a la vez”. -Creighton Williams Abrams Jr.

Acerca de los sistemas de diseño de navegación empresarial

Las principales diferencias entre las aplicaciones empresariales y los sistemas web más pequeños son el gran volumen de contenido y la variedad de funciones. Donde los sistemas más pequeños pueden confiar efectivamente en un sistema de navegación relativamente plano (es decir, menos clics para acceder a todo el contenido), la arquitectura de aplicaciones empresariales a menudo requiere menús de varios niveles y mecanismos de orientación cuidadosamente colocados. Cuanto más complejo es el sistema de navegación, más importante es que el sistema en sí sea fácil de usar, esté bien organizado y esté alineado con el modelo mental del usuario.

El objetivo final puede ser claro, pero si hubiera un diseño "perfecto" para un sistema de navegación empresarial, todas las empresas lo habrían adoptado. Sin un sistema perfeccionado, hay mucho espacio para la mejora, la creatividad y la innovación. También revela el hecho de que cada empresa es diferente, con diferentes casos de uso y requisitos para navegar a través de una aplicación compleja.

La navegación es simplemente "orientación"

Fundamentalmente, la navegación es "orientación". Los barcos de navegación pueden navegar en un océano abierto utilizando las estrellas; los viajeros por tierra pueden encontrar su destino con la ayuda de puntos de referencia; y los usuarios de aplicaciones empresariales alcanzan sus objetivos finales basándose en varios indicadores digitales.

Por ejemplo, en el universo digital, la navegación depende de la selección y ubicación de palabras clave, etiquetas, color, iconografía, objetos de llamada a la acción y otros indicadores en pantalla. Cuando el contenido está mal organizado, las características no están etiquetadas de manera intuitiva, las palabras clave se seleccionan al azar o los íconos son obtusos o no convencionales, los usuarios pueden sentirse frustrados o perdidos... y pueden simplemente irse.

Metodología para la Colaboración en el Diseño de la Navegación

Los entornos empresariales son inherentemente complejos y requieren una gran cantidad de organización para funcionar de manera efectiva. Ninguna persona por sí sola puede conocer o comprender intuitivamente todo el alcance de una aplicación empresarial o las expectativas únicas y variadas de su base de usuarios. Hay muchas opiniones con respecto a qué entregables son esenciales para cualquier metodología de diseño dada. Independientemente de lo que se cree al final, cualquier metodología debe comenzar con la colaboración de las partes interesadas.

1. Reunión de inicio de las partes interesadas

Cualquier proyecto a gran escala debe comenzar con una reunión inicial con las partes interesadas. Fundamentalmente, esta es una gran reunión con la asistencia de todos los actores clave (de forma remota o en el sitio) para impulsar el proyecto. Por lo general, una reunión inicial de partes interesadas tiene un solo facilitador que presenta los objetivos del proyecto, identifica todos los roles de las partes interesadas y remite a los líderes del proyecto (cuando corresponde) para obtener contexto adicional, de modo que pueda comenzar la colaboración.

Cuanto más grande sea el equipo, más importante es realizar una reunión oficial de lanzamiento de las partes interesadas. Al igual que la ceremonia de apertura de los Juegos Olímpicos, este punto de partida algo ceremonial para un proyecto deja en claro a todas las partes interesadas que "los juegos han comenzado".

Como diseñador, es mejor obtener la lista de partes interesadas y sus funciones como referencia al programar sesiones de diseño de navegación y entrevistas. Todos en esta lista son importantes y valiosos para el trabajo que se necesita hacer.

2. Lluvia de ideas sobre el cielo azul

Con todas las partes interesadas identificadas y comprometidas, encuentre tiempo para reunirse en grupos más pequeños o programe entrevistas individuales para realizar sesiones de lluvia de ideas y de ideas. Al abrir la puerta para soñar con un futuro de “cielo azul”, es menos probable que las personas filtren sus ideas u opiniones, y la innovación tiene la oportunidad de extender sus alas.

En muchos casos, los obstáculos históricos o las limitaciones infundadas pueden persistir en la mente de las partes interesadas, pero ya no existen en la realidad (debido, por ejemplo, a nuevas tecnologías, cambios en el mercado, cambios en los ingresos generados por la aplicación empresarial u otros factores). . Cuando las partes interesadas compartan preocupaciones sobre estas barreras, intente preguntarse “por qué” antes de aceptarlas tal como son. Puede haber una oportunidad oculta aquí.

Para iniciar este proceso de lluvia de ideas, comience con algunas preguntas:

1. Si tuviera que saltar 5 o 10 años hacia el futuro sin limitaciones ni obstáculos, ¿qué le gustaría ver en el diseño del futuro?
2. ¿Ha tenido alguna idea, independientemente de cuán fácil o complicada sea, pero no ha tenido la oportunidad de darle vida?
3. Si fueras el director general de esta empresa, ¿qué harías en esta situación?
4. ¿Ve alguna necesidad en el mercado que podría ser atendida por esta aplicación?

Puede parecer que este enfoque abriría una "lata de gusanos", pero mientras todos tengan claro el escenario del "cielo azul", pueden suceder grandes cosas. ¡Darle una oportunidad!

3. Puntos débiles e identificación de problemas

Cuando los usuarios experimentan dolor o frustración al navegar a través de un sistema empresarial a gran escala para encontrar contenido o funciones a las que se debería acceder más fácilmente, es más probable que esos usuarios se den por vencidos y (a veces) encuentren una alternativa. Esa alternativa puede ser con un competidor.

Sea realista y agresivo al identificar los puntos débiles y los problemas de los usuarios. Muchas partes interesadas tienen acceso directo a los comentarios de los usuarios a través de encuestas, sesiones de capacitación y otras formas de comunicación. Aproveche este conocimiento para obtener una mejor comprensión de cómo falla el sistema de navegación empresarial actual.

Estas preguntas pueden hacer rodar la pelota con la identificación de puntos débiles y problemas:

1. ¿De qué se quejan más los usuarios?
2. ¿Utiliza algún servicio (como análisis de tráfico web o seguimiento de clics) que rastree el comportamiento del usuario en el sistema?
3. ¿Hay áreas del sistema empresarial que rara vez se usan y no puede explicar por qué?
4. Si pudieras cambiar algo de esta aplicación, ¿qué sería?

La comprensión de dónde los usuarios tienen problemas jugará un papel importante en la identificación de brechas en el diseño actual. Capture estos puntos para usarlos en esta metodología.

4. Diagramación de afinidad

Como diseñador, las "notas adhesivas" pueden ser tu mejor amigo. Pero si demasiadas partes interesadas no están ubicadas en la misma oficina o usted es el único recurso remoto, las notas adhesivas de papel se utilizan en vano. Encontrar un enfoque eficaz para la colaboración en línea es fundamental. Existe una amplia variedad de herramientas de colaboración en línea que se pueden usar para capturar todas las entradas de las fases de Lluvia de ideas de Blue Sky y Puntos débiles e Identificación de problemas.

Una vez que haya capturado una cantidad significativa de información, el siguiente paso es organizar esa información en grupos de afinidad. La creación de diagramas de afinidad es un ejercicio colaborativo que permite a todas las partes interesadas la oportunidad de encontrar relaciones o características compartidas entre ideas individuales o tipos de contenido. Este ejercicio le permite a un diseñador reunir todas las ideas de "cielo azul" y "puntos débiles y problemas".

Por ejemplo, podría ser útil agrupar el contenido de procesos y procedimientos en una biblioteca, o eventos actuales y actualizaciones de interés periodístico en un periódico en línea consolidado. Anime a las partes interesadas a ser creativas sobre cómo formulan los grupos de afinidad.

En las sesiones de diagramación de afinidad de partes interesadas, haga preguntas como estas:

1. ¿Qué características o contenido parecen estar juntos?
2. ¿Los usuarios están tratando de realizar ciertas acciones que serían más fáciles si ocurrieran en secuencia?
3. ¿Existen capacidades redundantes que puedan fusionarse o simplificarse fácilmente?
4. ¿Hay alguna oportunidad de hacer coincidir las ideas del cielo azul con los puntos débiles o problemas existentes?

Anime a las partes interesadas a pensar en escenarios específicos que lleven a los usuarios a una función determinada dentro del sistema. El uso de escenarios de la vida real pone las cosas en perspectiva y facilita que las partes interesadas sean empáticos con la experiencia del usuario.

5. Reorganización lógica

Una vez que se completa el ejercicio de diagramación de afinidad, es importante dar un paso atrás y observar el sistema de manera integral. A menudo existe un orden lógico de operaciones que un usuario puede seguir dentro de cualquier entorno complejo determinado. Considere cuidadosamente si hay oportunidades para brindar un servicio que no está disponible actualmente (innovación), o para alentar a un usuario a expandir su utilidad del sistema de navegación empresarial (descubrimiento) al proporcionar indicadores de orientación.

Para capturar esta organización lógica u orden de operaciones, un diseñador puede crear un diagrama de flujo o, en escenarios más complejos, un mapa de viaje del usuario, comenzando con el flujo de trabajo principal y luego ramificándose en otro contenido o características.

Las preguntas que podrían alentar a sus partes interesadas incluyen:

1. Ahora que el usuario está "aquí", ¿qué más puede hacer?
2. ¿Cuál es la siguiente actividad lógica para el usuario en este escenario?
3. ¿Estamos perdiendo alguna oportunidad de resolver el problema del usuario desde esta perspectiva?
4. ¿Existen funciones o contenido que existan en otros lugares que podrían ser útiles en este escenario?

Una vez que haya iniciado la conversación sobre este tema, colabore con las partes interesadas para reorganizar los grupos de afinidad en consecuencia.

6. Jerarquía

Dentro de un grupo de afinidad más grande o entre grupos de afinidad individuales, probablemente habrá relaciones o dependencias. Trabaje con las partes interesadas para identificar esas relaciones o dependencias y luego organícelas en jerarquías. Una jerarquía es simplemente una forma elegante de describir cómo una parte del contenido o una característica pertenece a un grupo de contenido o características similares. Por ejemplo, un solo artículo de noticias pertenece a un tema y el tema pertenece a una sección dedicada a las noticias.

¡Advertencia!

En este punto del proceso de diseño, es posible que las partes interesadas deseen utilizar la organización departamental corporativa existente como línea de base para la jerarquía del sistema empresarial. Aunque es fácil imitar la organización departamental de la empresa (que es típicamente donde se encuentra la propiedad del contenido y las funciones), ¡esto puede ser un gran error!

A los usuarios no les importa quién es el propietario del contenido. Además, dado que a las grandes empresas les gusta reorganizarse con frecuencia, el sistema de diseño de navegación empresarial que se alinea con la organización departamental ya no será válido tan pronto como ocurra la primera "reorganización".

Aproveche la metodología presentada hasta ahora y rechace este enfoque peligroso. Estas preguntas pueden ayudar a facilitar una conversación con las partes interesadas:

1. ¿Cómo se relacionan estos grupos de afinidad y por qué se relacionan?
2. ¿Existe alguna dependencia entre los grupos de afinidad que debamos reconocer?
3. ¿Podrán los usuarios completar una tarea sin tener que navegar a otra área del sistema?
4. ¿Existen jerarquías convencionales que sean familiares para los usuarios de otras industrias o modelos de servicio que puedan usarse como referencia?

En este punto del proceso de diseño, hay muchas formas de verificar si el enfoque está funcionando. Considere diferentes métodos de prueba e investigación de usuarios para confirmar su jerarquía o para identificar áreas problemáticas que requieren más atención.

7. Nomenclatura y Parámetros

Con un modelo completo de la futura arquitectura de aplicaciones empresariales, también conocida como arquitectura de la información, es hora de seleccionar palabras clave (nomenclatura) y establecer parámetros (definiciones).

La nomenclatura, o etiquetado, es un elemento importante del diseño de navegación por tres razones principales: (a) la nomenclatura está directamente relacionada con SEO (optimización de motores de búsqueda) en el sentido de que los motores de búsqueda buscan principalmente contenido por palabras clave; (b) el uso de la terminología adecuada como mecanismo de orientación ayudará a los usuarios a encontrar lo que buscan sirviendo como un "punto de referencia" digital; y (c) las etiquetas inteligentes pueden llevar a los usuarios a un área del sistema a la que no se puede acceder fácilmente desde una página de destino principal o una página de inicio. La capacidad de encontrar está impulsada por mecanismos de orientación, como las etiquetas. Si una etiqueta es engañosa o no es intuitiva, es posible que el usuario no se moleste en hacer clic en ella.

Con toda la nomenclatura (etiquetas) identificada en el modelo de arquitectura de la información, colabore con las partes interesadas para definir parámetros (definiciones) para cada área etiquetada en el modelo. Esto asegurará que el contenido y las características pertenezcan a un área en particular. Además, este ejercicio crea pautas a largo plazo para desarrollar la arquitectura de la aplicación empresarial que durará más que el proceso de diseño actual.

Con respecto a la nomenclatura y los parámetros, aquí hay algunas preguntas para hacerles a las partes interesadas que impulsarán la conversación:

1. ¿Qué buscan los usuarios con mayor frecuencia cuando visitan?
2. ¿Hay algún contenido o característica difícil de encontrar? ¿Por qué son difíciles de encontrar?
3. ¿Existen términos o jerga de la industria que podrían ser desconocidos para algunos usuarios, lo que les dificulta encontrar lo que buscan?
4. ¿Cómo podemos elegir etiquetas que sean convencionales o convencionales?

Como se mencionó anteriormente, existen muchos métodos diferentes que se pueden usar para probar la nomenclatura, como la clasificación de tarjetas, las pruebas A/B y la UX orientada a objetos (OOUX). Cuando se trata de un sistema empresarial altamente técnico con toneladas de jerga de la industria, considere crear un vocabulario controlado o un glosario en el sistema para referencia del usuario.

8. Integración con el proceso de diseño de la experiencia del usuario

Con una imagen completa de la futura arquitectura de la información, ahora es el momento de aplicar los resultados de esta metodología al proceso general de diseño de la experiencia del usuario.

Aunque puede haber áreas del nuevo sistema de navegación empresarial que no existen cuando el proyecto de diseño está en marcha, esas áreas se pueden "deshabilitar" u ocultar hasta que el contenido o las características estén listas para su lanzamiento. Luego, después de que el diseñador haya avanzado, las partes interesadas pueden continuar construyendo el sistema hacia sus sueños de "cielo azul".

"Si lo construyes, ellos vendrán." - Campo de Sueños, 1989.

La línea de fondo

Diseñar un sistema de navegación empresarial no es una tarea fácil. Sin embargo, aprovechar el conocimiento de las partes interesadas hará que ese esfuerzo sea manejable.

Dejando de lado la complejidad de los proyectos de diseño a gran escala, el objetivo siempre es tener en cuenta al usuario. Con un enfoque práctico para la investigación de usuarios y haciendo preguntas inteligentes a las personas que tienen contacto directo con el usuario, incluso un diseñador remoto, independiente o independiente puede manejar grandes problemas de diseño. No se deje intimidar, simplemente tome las cosas paso a paso.