Construirea unui plan de continuitate a afacerii

O strategie de continuitate a afacerii bine gândită poate ajuta companiile nu numai să supraviețuiască, ci și să prospere după o criză. Continuitatea operațională a afacerii nu mai este ceva de trecut cu vederea, ci mai degrabă un subiect care merită o discuție serioasă. Aproximativ 40% dintre întreprinderi nu se redeschid în urma unui dezastru, conform Agenției Federale de Management al Urgențelor (FEMA)

Iată cinci pași pe care îi puteți face pentru a vă proteja compania de următoarea criză.

Realizarea unui plan operațional de continuitate a afacerii

Nu așteptați să se întâmple o altă criză înainte de a dezvolta un plan operațional de continuitate a afacerii. A avea un plan în vigoare permite un proces eficient de revenire la locul de muncă atunci când criza se atenuează. De asemenea, oferă instrucțiuni despre cum să faceți față oricăror daune în urma dezastrului.

În timp ce organizațiile pot implementa singure aceste planuri, deseori ajută să aduci un consultant de strategie cu o perspectivă exterioară și un bazin profund de experiență cu privire la modul în care planurile de continuitate a afacerii de succes se concretizează.

Companiile echipate cu astfel de planuri sunt mai rezistente decât entitățile fără planuri de urgență și au șanse mai mari de a se recupera din experiența mea. Mai mult, ei tind să reapară mai repede decât concurenții lor.

Deci, ce este implicat în elaborarea unui plan operațional de continuitate a afacerii? Un program cuprinzător de planificare pentru situații de urgență este definit de trei elemente:

1. Intervenții de urgență
2. Management de criza
3. Redresarea și reluarea afacerii

Structura acestui plan ar trebui să includă următorii cinci pași de bază:

1. Stabiliți domeniul de aplicare al planului propus
   În acest pas, accentul principal este stabilirea unui focus specific și identificarea echipei de management al crizei, a echipei de recuperare a tehnologiei și a echipelor de recuperare a afacerii care vor lucra la implementarea planului de continuitate a afacerii. Această echipă va fi responsabilă de explorarea diferitelor căi pentru a vedea cum compania poate proteja cel mai bine angajații, furnizorii și clienții, precum și operațiunile de afaceri în timpul unui dezastru.
   
2. Definiți principalele sectoare de afaceri
   Din câte departamente sau sectoare este alcătuită organizația? IT, vânzări, conturi, resurse umane, back office și front office - fiecare dintre aceste sectoare trebuie definit și subliniat, astfel încât să poată fi dezvoltat un protocol de răspuns pentru fiecare.
   
3. Efectuați o analiză a impactului asupra afacerii (BIA)
   O analiză a impactului asupra afacerii (BIA) este efectuată pentru a prevedea orice impact potențial asupra operațiunilor critice de afaceri. Analiza impactului asupra afacerii poate fi facilitată punând următoarele trei întrebări:
   
   • Care sunt activitățile prioritare care sunt critice pentru operațiunile de bază ale organizației?
     
   • Care sunt resursele care trebuie obținute pentru a relua aceste activități prioritare? Aceasta include atât resursele interne, cât și cele externe, cum ar fi stocurile, vehiculele și personalul.
     
   • Care este perioada maximă de timp în care poate fi tolerată întreruperea operațiunilor de afaceri? Această întrebare specifică identifică intervalul de timp pentru reluarea activităților prioritare.
     
     Odată ce s-a răspuns la aceste întrebări, este timpul să evaluăm riscurile externe care pot afecta afacerea. După ce s-a făcut acest lucru, este mai ușor să treci prin diferitele tipuri de dezastre cu care se poate confrunta afacerea.
     
4. Dezvoltați strategii bazate pe informațiile colectate
   Cu datele pe care le-ați adunat în timpul acestui proces de due diligence, devine posibil să veniți cu strategii care să ajute întreprinderea să facă față oricărei situații de urgență și să reia operațiunile eficient ulterior.
   Aceasta este poate una dintre cele mai importante etape, deoarece necesită cercetare și studiu amplu al strategiilor de continuitate ale altor organizații. A avea un punct de referință de la alte afaceri, în special cele care au trecut peste eșecuri anterioare, se va dovedi neprețuit.
   
5. Creați un plan de continuitate viabil pentru a menține operațiunile
   Când planul de continuitate a afacerii a fost stabilit și scris clar, este imperativ să fie testat. Aceasta implică desfășurarea de exerciții și evenimente simulate de dezastru pentru a vedea domeniile afacerii care au nevoie de îmbunătățiri și planificari suplimentare.
   Într-o lume incertă, un plan de continuitate a afacerii va ajuta în mare măsură să vă protejați afacerea și interesele acesteia.

Testarea planului de continuitate a afacerii

Un plan cuprinzător de continuitate a afacerii care a fost încercat și testat vă va pregăti pentru neașteptate. Vă ajută să exersați lucrul de la distanță, să lucrați într-un cadru diferit și, poate, să lucrați fără personal critic.

Testarea vă ajută să verificați sisteme precum recuperarea copiei de rezervă a datelor. În plus, testarea planului dvs. va dezvălui lacune sau puncte slabe și vă va oferi o perspectivă neprețuită despre cum să rafinați și să întăriți cel mai bine planul pentru a merge mai departe. În cele din urmă, demonstrarea testării riguroase poate ajuta afacerea dvs. să obțină o asigurare adecvată.

Deci, cum procedați pentru a vă testa planul de continuitate a afacerii?

1. Examinați BCP cu angajații
   Este esențial să vă aduceți la cunoștință angajații cu privire la planul de continuitate a afacerii. Majoritatea BCP-urilor eșuează din cauza angajaților care nu cunosc protocoalele pe care se așteaptă să le urmeze în cazul unui dezastru. Subliniați obiectivele exercițiului de simulare și faceți-i să înțeleagă că acesta este mai mult decât un exercițiu de exercițiu. Rolurile și responsabilitățile lor trebuie explicate clar pentru a evita scuzele în timpul evaluării. Includerea partenerilor și furnizorilor în simulare este, de asemenea, o idee bună.
   
2. Decideți un moment pentru a testa planul
   Cu personalul informat cu privire la rolurile și responsabilitățile de continuitate a activității, este timpul să alegeți un moment pentru a efectua exercițiul de testare. În funcție de ceea ce a decis echipa responsabilă cu implementarea acestui exercițiu, această simulare poate dura de la o zi la câteva săptămâni. Cheia nu este durata de timp, ci măsurarea nivelului de pregătire al organizației și a răspunsurilor angajaților.
   
   Zilele bune pentru programarea exercițiilor de simulare sunt vineri și sâmbătă. Dacă intenționați să organizați pur și simplu sesiuni de masă cu conducerea și personalul dvs. superior, poate doriți să le efectuați în weekend. Evaluările pot fi apoi efectuate în timpul săptămânii fără a perturba operațiunile normale de afaceri.
   
3. Simulați o situație de dezastru
   Dezastrele pot veni sub orice formă: inundații, tornade, uragane, atacuri cibernetice, prăbușiri ale burselor sau pandemii globale, cum ar fi actualul focar de COVID-19. Selectați oricare dintre acestea și creați o simulare pe care o prezentați angajaților. Se așteaptă să facă acest exercițiu ca și cum s-ar întâmpla cu adevărat. Răspunsurile lor ar trebui să fie în conformitate cu ceea ce a fost stabilit în planul de continuitate a afacerii.
   
   Urmărește timpul necesar pentru a ține situația sub control. Dacă organizația dvs. depinde de alte companii pentru funcții critice, cum ar fi sistemele IT, poate doriți să le includeți în acest exercițiu de simulare, astfel încât să puteți evalua și gradul de pregătire al acestora. Cât de des ar trebui făcută o simulare completă? Cel puțin o dată pe an. Puteți folosi diferite scenarii, astfel încât să puteți testa o varietate de probleme potențiale.
   
4. Evaluați exercițiul de testare
   Când perioada de testare se termină, reuniți-i pe toți pentru o sesiune de evaluare. Lăsați angajații să vorbească. Ascultați feedback-ul oferit, vă va ajuta să reglați planul de continuitate a afacerii. Zonele care mai trebuie slefuite vor trece în prim plan, iar strategiile care au funcționat bine vor fi, de asemenea, evidențiate. Uneori, ar putea fi necesar să schimbați responsabilitățile diferitelor persoane din cadrul echipei pentru un rezultat mai bun.

Cele mai bune practici ale planului de continuitate a afacerii

Călătoria către dezvoltarea unui plan bun de continuitate a afacerii este completată de următoarele bune practici:

1. Aveți un sponsor cu experiență
   Orice companie care intenționează să elaboreze un plan de continuitate a afacerii ar face bine să lucreze cu o echipă experimentată care poate construi, revizui și ajuta la testarea BCP. În mod ideal, cineva trebuie să fie responsabil sau să supravegheze întregul proces.
   
2. Alegeți o politică strategică
   O politică strategică va ghida deciziile și va acționa ca o foaie de parcurs pe calea de urmat. Angajații trebuie să primească o copie a politicii, împreună cu planul complet de continuitate a activității, pentru a se familiariza cu acestea. În mod ideal, totul ar trebui pus într-un manual pe care angajații îl primesc ca parte a formării lor continue.
   
3. Lucrați cu o metodologie
   Ce sisteme și metode veți folosi pentru a vă realiza planul de continuitate a afacerii de la început până la testare? Metodologia ar trebui să fie clară și ușor de urmat. O metodologie bună va fi apreciată de auditori care vă vor evalua planul de continuitate a afacerii. De exemplu, înțelegerea procesului operațional care este necesar pentru a iniția, tranzacționa și gestiona o vânzare este imperativ să se documenteze, astfel încât, în caz de întrerupere a afacerii, compania să poată identifica și rezolva imediat lacunele care sunt create. Metodologia ar trebui să fie cât mai aproape posibil de pus în piatră pentru a permite tuturor angajaților să desfășoare afaceri în același mod, în timp ce managementul lucrează mereu pentru a perfecționa procesul pentru a-l face mai eficient și mai eficient.
   
4. Folosiți evaluări regulate
   Singura modalitate de a vă evalua planul de continuitate a afacerii este prin evaluări atent gândite. Aceste evaluări sunt o modalitate de a vă evalua pregătirea ca afacere. Este bine să efectuați evaluări regulate ale riscurilor, poate chiar o dată pe trimestru. Acestea nu trebuie să implice toți angajații. Pur și simplu puteți aduna lideri de echipă din diferite divizii sau departamente.
   
5. Implementați teste frecvente
   Exercitarea sau testarea planului pentru a ști cât de bine va funcționa atunci când va veni momentul este una dintre cele mai bune practici pe care le puteți implementa. Efectuați o serie de exerciții cel puțin o dată pe trimestru folosind diferite scenarii pentru a vă menține angajații la curent cu ceea ce se așteaptă de la ei în timpul dezastrelor.
   
6. Programați sesiuni de raportare și feedback
   Trebuie să existe și un protocol de raportare. Cum raportează conducerii echipa care coordonează și conduce acest proiect? După elaborarea și testarea planului, un raport trebuie trimis conducerii pentru a rezuma nivelul de pregătire al organizației în cazul unei situații de urgență.

Concluzie

Din experiența mea, cu cât este mai bine definit și mai testat planul dvs. de continuitate a afacerii, cu atât sunt mai mari șansele dvs. de a vă recupera eficient și de a vă proteja angajații, clienții și operațiunile de afaceri.

Toți cei care lucrează în organizație ar trebui să cunoască planul de continuitate a afacerii și rolul lor în recuperarea după dezastru. Nimeni nu este scutit. Participarea la fiecare nivel permite o revenire mai rapidă și o tranziție lină într-o nouă fază a operațiunilor de afaceri.