建立業務連續性計劃

深思熟慮的業務連續性戰略不僅可以幫助公司在危機後生存下來，而且可以蓬勃發展。 運營業務連續性不再是需要掩飾的東西，而是一個值得認真討論的話題。 根據聯邦緊急事務管理局 (FEMA) 的數據，大約 40% 的企業在災難後沒有重新營業

您可以採取以下五個步驟來保護您的公司免受下一次危機的影響。

制定運營業務連續性計劃

在製定運營業務連續性計劃之前，不要等待另一場危機發生。 制定計劃可以在危機消退時有效地恢復工作流程。 它還為如何處理災難發生後的任何損害提供了指導。

雖然組織可以單獨實施這些計劃，但通常有助於引入具有外部視角和豐富經驗的戰略顧問，了解成功的業務連續性計劃是如何實現的。

配備此類計劃的企業比沒有應急計劃的實體更有彈性，根據我的經驗，恢復的機會更大。 此外，他們也往往比競爭對手更快地重新崛起。

那麼，制定運營業務連續性計劃涉及什麼？ 全面的應急計劃計劃由三個要素定義：

1. 應急響應
2. 危機管理
3. 業務恢復和恢復

該計劃的結構應包括以下五個核心步驟：

1. 確定擬議計劃的範圍
   在此步驟中，主要關注點是建立一個特定的重點並確定將致力於實施業務連續性計劃的危機管理團隊、技術恢復團隊和業務恢復團隊。 該團隊將負責探索不同的途徑，以了解公司如何在災難期間最好地保護員工、供應商和客戶以及業務運營。
   
2. 定義主要業務部門
   組織由多少個部門或部門組成？ IT、銷售、客戶、人力資源、後台和前台——每個部門都需要定義和概述，以便為每個部門製定響應協議。
   
3. 執行業務影響分析 (BIA)
   執行業務影響分析 (BIA) 以預測對關鍵業務運營的任何潛在影響。 通過詢問以下三個問題可以促進業務影響分析：
   
   • 對組織的核心運營至關重要的優先活動是什麼？
     
   • 為了恢復這些優先活動，需要獲得哪些資源？ 這包括內部和外部資源，例如庫存、車輛和人員。
     
   • 可以容忍業務運營中斷的最長時間是多少？ 這個特定問題確定了恢復優先活動的時間範圍。
     
     一旦回答了這些問題，就該評估可能影響業務的外部風險了。 完成此操作後，更容易解決企業可能面臨的不同類型的災難。
     
4. 根據收集的信息制定策略
   借助您在盡職調查過程中收集的數據，可以製定策略來幫助企業應對任何緊急情況並在之後有效地恢復運營。
   這可能是最重要的階段之一，因為它需要對其他組織的連續性戰略進行廣泛的研究和研究。 獲得其他企業的參考點，尤其是那些經歷過先前挫折的企業，將被證明是無價的。
   
5. 制定可行的連續性計劃以維持運營
   當業務連續性計劃已經制定並清楚地寫入後，就必須對其進行測試。 這包括進行演習和模擬災難事件，以了解需要進一步改進和規劃的業務領域。
   在不確定的世界中，業務連續性計劃將大大有助於保護您的業務及其利益。

測試業務連續性計劃

一個經過嘗試和測試的全面業務連續性計劃將為您準備好應對意外。 它可以幫助您練習遠程工作、在不同的環境中工作以及在沒有關鍵人員的情況下工作。

測試可幫助您檢查系統，例如數據備份恢復。 此外，測試您的計劃將揭示差距或弱點，並為您提供寶貴的見解，了解如何最好地完善和加強計劃。 最後，展示嚴格的測試可以幫助您的企業獲得適當的保險。

那麼，您如何測試您的業務連續性計劃呢？

1. 與員工一起審查 BCP
   讓您的員工了解業務連續性計劃至關重要。 大多數 BCP 失敗的原因是員工不知道他們在發生災難時應該遵循的協議。 概述模擬練習的目標，讓他們明白這不僅僅是一次演習。 必須明確說明他們的角色和職責，以避免在評估過程中找藉口。 在模擬中包括合作夥伴和供應商也是一個好主意。
   
2. 決定測試計劃的時間
   在向員工簡要介紹了他們的業務連續性角色和職責後，是時候選擇一個時間來進行測試了。 根據負責實施此練習的團隊的決定，此模擬可能需要一天到幾週的時間。 關鍵不是時間長短，而是衡量組織的準備程度和員工的反應。
   
   安排模擬練習的好日子是周五和周六。 如果您計劃簡單地與您的高級管理人員和人員進行桌面會議，您可能希望在周末進行這些會議。 然後可以在一周內進行審查，而不會中斷正常的業務運營。
   
3. 模擬災難情況
   災難可能以任何形式出現——洪水、龍捲風、颶風、網絡攻擊、股市崩盤或全球流行病，如當前的 COVID-19 爆發。 選擇其中任何一個並創建一個您向員工展示的模擬。 預計他們將像實際發生一樣進行此演習。 他們的回應應符合業務連續性計劃中的規定。
   
   跟踪控制情況所需的時間。 如果您的組織在關鍵功能（例如 IT 系統）方面依賴其他公司，您可能希望將它們包括在此模擬練習中，以便您也可以評估他們的準備情況。 應該多久進行一次完整的模擬？ 每年至少一次。 您可以採用不同的方案，以便測試各種潛在問題。
   
4. 評估測試練習
   測試期結束後，讓每個人都聚在一起進行評估會議。 讓員工說話。 聽取給出的反饋，它將幫助您微調業務連續性計劃。 還需要打磨的地方會脫穎而出，效果好的策略也會被凸顯出來。 有時，可能需要交換團隊內不同人員的職責以獲得更好的結果。

業務連續性計劃最佳實踐

以下最佳實踐補充了製定良好業務連續性計劃的過程：

1. 有經驗豐富的讚助商
   任何計劃制定業務連續性計劃的公司都可以與經驗豐富的團隊合作，該團隊可以構建、審查和幫助測試 BCP。 理想情況下，需要有人負責或監督整個過程。
   
2. 選擇戰略方針
   戰略政策將指導決策，並將作為前進道路的路線圖。 必須向員工提供該政策的副本以及完整的業務連續性計劃，以便他們熟悉。 理想情況下，應將所有內容放入手冊中，作為員工持續培訓的一部分。
   
3. 使用方法論
   您將使用哪些系統和方法來執行從開始到測試的業務連續性計劃？ 方法應該清晰易懂。 評估您的業務連續性計劃的審核員將欣賞一個好的方法。 例如，必須了解發起、交易和管理銷售所需的操作流程，以便記錄下來，以便在業務中斷時，公司可以立即識別和解決造成的差距。 該方法應盡可能接近一成不變，以允許所有員工以相同的方式開展業務，而管理層始終致力於改進流程，使其更加高效和精簡。
   
4. 採用定期評估
   評估業務連續性計劃的唯一方法是經過深思熟慮的評估。 這些評估是衡量您作為企業的準備情況的一種方式。 定期進行風險評估是很好的，甚至可能每季度一次。 這些不必涉及所有員工。 您可以簡單地召集來自不同部門或部門的團隊負責人。
   
5. 部署頻繁測試
   執行或測試計劃，以便您了解它在時機成熟時的效果是您可以部署的最佳實踐之一。 每個季度至少進行一次一系列演習，使用不同的場景，讓您的員工了解災難期間對他們的期望。
   
6. 安排報告和反饋會議
   還必須有一個報告協議。 與此項目進行協調和運行的團隊如何向管理層報告？ 在製定和測試計劃後，應向管理層發送一份報告，總結組織在緊急情況下的準備水平。

結論

根據我的經驗，您的業務連續性計劃定義得越好、測試越多，您有效恢復並保護您的員工、客戶和業務運營的機會就越大。

在組織中工作的每個人都應該了解業務連續性計劃及其在災後恢復中的作用。 沒有人可以豁免。 每個級別的參與都可以更快地反彈並平穩過渡到業務運營的新階段。