Budowanie planu ciągłości działania

Dobrze przemyślana strategia ciągłości biznesowej może pomóc firmom nie tylko przetrwać, ale także rozwijać się po kryzysie. Ciągłość operacyjna nie jest już czymś do przemilczania, ale raczej tematem, który zasługuje na poważną dyskusję. Według Federalnej Agencji Zarządzania Kryzysowego (FEMA) około 40% firm nie otwiera się ponownie po katastrofie

Oto pięć kroków, które możesz podjąć, aby chronić swoją firmę przed kolejnym kryzysem.

Przygotowywanie operacyjnego planu ciągłości działania

Nie czekaj na kolejny kryzys, zanim opracujesz operacyjny plan ciągłości działania. Posiadanie planu pozwala na sprawny powrót do pracy po ustąpieniu kryzysu. Podaje również wskazówki, jak radzić sobie z wszelkimi szkodami w następstwie katastrofy.

Chociaż organizacje mogą samodzielnie wdrażać te plany, często pomaga zatrudnić konsultanta ds. strategii z zewnętrzną perspektywą i głębokim doświadczeniem w zakresie realizacji udanych planów ciągłości działania.

Firmy wyposażone w takie plany są bardziej odporne niż podmioty bez planów awaryjnych i mają większe szanse na wyzdrowienie z mojego doświadczenia. Co więcej, mają tendencję do ponownego pojawiania się szybciej niż ich konkurenci.

Więc co jest związane z przygotowaniem operacyjnego planu ciągłości działania? Kompleksowy program planowania awaryjnego składa się z trzech elementów:

1. Reakcja awaryjna
2. Zarządzanie kryzysowe
3. Odzyskiwanie i wznowienie działalności

Struktura tego planu powinna obejmować następujące pięć podstawowych kroków:

1. Ustal zakres proponowanego planu
   Na tym etapie głównym celem jest ustalenie konkretnego celu i zidentyfikowanie zespołu zarządzania kryzysowego, zespołu ds. odzyskiwania technologii i zespołów ds. odzyskiwania biznesowego, które będą pracować nad wdrożeniem planu ciągłości działania. Ten zespół będzie odpowiedzialny za zbadanie różnych możliwości, aby zobaczyć, jak firma może najlepiej chronić pracowników, dostawców i klientów, a także operacje biznesowe podczas katastrofy.
   
2. Zdefiniuj główne sektory biznesowe
   Z ilu działów lub sektorów składa się organizacja? IT, sprzedaż, księgowość, zasoby ludzkie, back office i front office — każdy z tych sektorów należy zdefiniować i nakreślić, aby można było opracować protokół odpowiedzi dla każdego z nich.
   
3. Przeprowadź analizę wpływu biznesowego (BIA)
   Analiza wpływu biznesowego (BIA) jest przeprowadzana w celu przewidzenia potencjalnego wpływu na krytyczne operacje biznesowe. Analizę wpływu na biznes można ułatwić, zadając następujące trzy pytania:
   
   • Jakie są priorytetowe działania, które są krytyczne dla podstawowej działalności organizacji?
     
   • Jakie zasoby należy pozyskać, aby wznowić te priorytetowe działania? Obejmuje to zarówno zasoby wewnętrzne, jak i zewnętrzne, takie jak zapasy, pojazdy i personel.
     
   • Jaki jest maksymalny okres czasu, przez który mogą być tolerowane zakłócenia w działalności biznesowej? To konkretne pytanie określa ramy czasowe wznowienia działań priorytetowych.
     
     Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania nadszedł czas, aby ocenić zewnętrzne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na biznes. Po wykonaniu tej czynności łatwiej jest poradzić sobie z różnymi rodzajami katastrof, z którymi może się zmierzyć firma.
     
4. Opracuj strategie na podstawie zebranych informacji
   Dzięki danym zebranym podczas tego procesu należytej staranności możliwe staje się opracowanie strategii, które pomogą przedsiębiorstwu w rozwiązywaniu wszelkich sytuacji awaryjnych i skutecznym wznowieniu działalności po jej zakończeniu.
   Jest to być może jeden z najważniejszych etapów, ponieważ wymaga szeroko zakrojonych badań i analiz strategii ciągłości innych organizacji. Posiadanie punktu odniesienia z innych firm, zwłaszcza tych, które przetrwały poprzednie niepowodzenia, okaże się nieocenione.
   
5. Stwórz realny plan ciągłości w celu utrzymania operacji
   Gdy plan ciągłości działania został opracowany i jasno napisany, konieczne jest jego przetestowanie. Wiąże się to z przeprowadzaniem ćwiczeń i symulowanych zdarzeń katastroficznych, aby zobaczyć obszary firmy, które wymagają dalszej poprawy i planowania.
   W niepewnym świecie plan ciągłości działania znacznie pomoże chronić Twoją firmę i jej interesy.

Testowanie planu ciągłości działania

Kompleksowy plan ciągłości działania, który został wypróbowany i przetestowany, przygotuje Cię na nieoczekiwane. Pomaga ćwiczyć pracę zdalną, pracować w innym otoczeniu i być może bez krytycznego personelu.

Testowanie pomaga sprawdzić systemy, takie jak odzyskiwanie kopii zapasowych danych. Ponadto testowanie planu ujawni luki lub słabe punkty i zapewni bezcenny wgląd w to, jak najlepiej udoskonalić i wzmocnić plan w przyszłości. Wreszcie wykazanie rygorystycznych testów może pomóc Twojej firmie uzyskać odpowiednie ubezpieczenie.

Jak więc testujesz swój plan ciągłości biznesowej?

1. Przejrzyj BCP z pracownikami
   Uświadomienie pracownikom planu ciągłości działania jest kluczowe. Większość przejść granicznych ulega awarii, ponieważ pracownicy nie znają protokołów, których mają przestrzegać w przypadku katastrofy. Nakreśl cele ćwiczenia symulacyjnego i zrozum, że to coś więcej niż ćwiczenie. Ich role i obowiązki muszą być jasno wyjaśnione, aby uniknąć wymówek podczas ewaluacji. Dobrym pomysłem jest również włączenie do symulacji partnerów i dostawców.
   
2. Zdecyduj się na czas przetestowania planu
   Po zapoznaniu personelu z ich rolami i obowiązkami w zakresie ciągłości działania, nadszedł czas, aby wybrać czas na przeprowadzenie testu. W zależności od decyzji zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie tego ćwiczenia, symulacja może zająć od jednego dnia do kilku tygodni. Kluczem nie jest czas, ale ocena poziomu przygotowania organizacji i odpowiedzi pracowników.
   
   Dobre dni na planowanie ćwiczeń symulacyjnych to piątek i sobota. Jeśli planujesz po prostu przeprowadzać sesje „table-top” z kierownictwem wyższego szczebla i personelem, możesz chcieć przeprowadzić je w weekendy. Przeglądy mogą odbywać się w ciągu tygodnia bez zakłócania normalnej działalności biznesowej.
   
3. Symuluj sytuację katastrofy
   Katastrofy mogą mieć dowolną formę – powodzie, tornada, huragany, cyberataki, krachy giełdowe lub globalne pandemie, takie jak obecna epidemia COVID-19. Wybierz dowolne z nich i utwórz symulację, którą przedstawisz pracownikom. Oczekuje się, że będą wykonywać to ćwiczenie tak, jakby miało to miejsce w rzeczywistości. Ich odpowiedzi powinny być zgodne z tym, co zostało określone w planie ciągłości działania.
   
   Śledź czas potrzebny na opanowanie sytuacji. Jeśli Twoja organizacja jest zależna od innych firm w zakresie krytycznych funkcji, takich jak systemy IT, możesz chcieć uwzględnić je w tym ćwiczeniu symulacyjnym, aby móc również ocenić ich przygotowanie. Jak często należy wykonywać pełną symulację? Co najmniej raz w roku. Możesz zastosować różne scenariusze, aby przetestować różne potencjalne problemy.
   
4. Oceń ćwiczenie testowe
   Po zakończeniu okresu testowania zbierz wszystkich na sesję ewaluacyjną. Niech przemówią pracownicy. Posłuchaj otrzymanych informacji zwrotnych, które pomogą Ci dopracować plan ciągłości działania. Obszary, które nadal wymagają dopracowania, wyjdą na pierwszy plan, a strategie, które dobrze się sprawdziły, również zostaną podkreślone. Czasami może być konieczna zamiana obowiązków różnych osób w zespole, aby uzyskać lepszy wynik.

Najlepsze praktyki dotyczące planu ciągłości działania

Uzupełnieniem drogi do opracowania dobrego planu ciągłości działania są następujące najlepsze praktyki:

1. Miej doświadczonego sponsora
   Każda firma, która planuje opracować plan ciągłości biznesowej, dobrze by zrobiła, współpracując z doświadczonym zespołem, który może budować, przeglądać i pomagać w testowaniu BCP. W idealnym przypadku ktoś powinien kierować lub nadzorować cały proces.
   
2. Wybierz strategię strategiczną
   Polityka strategiczna będzie kierować decyzjami i działać jako mapa drogowa na przyszłość. Pracownicy muszą otrzymać kopię polisy wraz z pełnym planem ciągłości działania, aby się z nimi zapoznać. Najlepiej byłoby umieścić wszystko w podręczniku, który pracownicy otrzymują w ramach ciągłego szkolenia.
   
3. Praca z metodologią
   Jakich systemów i metod użyjesz do realizacji planu ciągłości działania od jego powstania do testowania? Metodologia powinna być jasna i łatwa do naśladowania. Dobrą metodologię docenią audytorzy, którzy ocenią Twój plan ciągłości działania. Na przykład zrozumienie procesu operacyjnego wymaganego do zainicjowania, przeprowadzenia transakcji i zarządzania sprzedażą jest konieczne do udokumentowania, aby w przypadku zakłóceń w działalności firma mogła natychmiast zidentyfikować i rozwiązać powstałe luki. Metodologia powinna być jak najbardziej zakorzeniona, aby umożliwić wszystkim pracownikom prowadzenie działalności w ten sam sposób, podczas gdy kierownictwo zawsze pracuje nad udoskonaleniem procesu, aby uczynić go bardziej wydajnym i usprawnionym.
   
4. Zatrudnij regularne oceny
   Jedynym sposobem oceny planu ciągłości biznesowej są dokładnie przemyślane oceny. Oceny te są sposobem oceny Twojej gotowości jako firmy. Dobrze jest przeprowadzać regularne oceny ryzyka, być może nawet raz na kwartał. Nie muszą angażować wszystkich pracowników. Możesz po prostu zebrać liderów zespołów z różnych działów lub działów.
   
5. Wdrażaj częste testy
   Ćwiczenie lub testowanie planu, aby wiedzieć, jak dobrze będzie działać, gdy nadejdzie czas, jest jedną z najlepszych praktyk, które możesz wdrożyć. Przeprowadzaj serię ćwiczeń przynajmniej raz na kwartał, korzystając z różnych scenariuszy, aby informować pracowników o tym, czego się od nich oczekuje podczas katastrof.
   
6. Zaplanuj sesje raportowania i informacji zwrotnej
   Musi również istnieć protokół raportowania. W jaki sposób zespół koordynujący i realizujący ten projekt raportuje do kierownictwa? Po opracowaniu i przetestowaniu planu należy przesłać do kierownictwa raport podsumowujący poziom przygotowania organizacji w sytuacji awaryjnej.

Wniosek

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​im lepiej zdefiniowany i bardziej przetestowany jest Twój plan ciągłości działania, tym większe są Twoje szanse na skuteczne odzyskanie i ochronę pracowników, klientów i operacji biznesowych.

Każda osoba pracująca w organizacji powinna być świadoma planu ciągłości działania i swojej roli w odzyskiwaniu po awarii. Nikt nie jest zwolniony. Uczestnictwo na każdym poziomie pozwala na szybsze odbicie i płynne przejście w nową fazę działalności biznesowej.