بناء خطة استمرارية الأعمال

يمكن لاستراتيجية استمرارية الأعمال المدروسة جيدًا أن تساعد الشركات ليس فقط على البقاء بل على الازدهار بعد الأزمة. لم تعد استمرارية الأعمال التشغيلية شيئًا يجب التغاضي عنه ، بل أصبحت موضوعًا يستحق مناقشة جادة. ما يقرب من 40٪ من الشركات لا تُفتح أبوابها بعد وقوع كارثة ، وفقًا لوكالة إدارة الطوارئ الفيدرالية (FEMA)

فيما يلي خمس خطوات يمكنك اتخاذها لحماية شركتك من الأزمة التالية.

وضع خطة استمرارية الأعمال التشغيلية معًا

لا تنتظر حدوث أزمة أخرى قبل وضع خطة استمرارية الأعمال التشغيلية. إن وجود خطة تسمح بالعودة الفعالة لعملية العمل عندما تنحسر الأزمة. كما أنه يعطي توجيهات حول كيفية التعامل مع أي ضرر في أعقاب الكارثة.

بينما يمكن للمؤسسات تنفيذ هذه الخطط بمفردها ، إلا أنه غالبًا ما يساعد في إحضار مستشار إستراتيجي بمنظور خارجي ومجموعة عميقة من الخبرة حول كيفية نجاح خطط استمرارية الأعمال.

الشركات المجهزة بمثل هذه الخطط أكثر مرونة من الكيانات التي ليس لديها خطط طوارئ ولديها فرصة أفضل للتعافي في تجربتي. علاوة على ذلك ، فإنهم يميلون إلى الظهور بشكل أسرع من منافسيهم أيضًا.

إذن ، ما الذي ينطوي عليه وضع خطة استمرارية الأعمال التشغيلية؟ يتم تحديد برنامج شامل للتخطيط للطوارئ من خلال ثلاثة عناصر:

1. رد طارئ
2. إدارة الأزمات
3. استعادة الأعمال واستئنافها

يجب أن يتضمن هيكل هذه الخطة الخطوات الخمس الأساسية التالية:

1. تحديد نطاق الخطة المقترحة
   في هذه الخطوة ، ينصب التركيز الرئيسي على إنشاء تركيز محدد وتحديد فريق إدارة الأزمات وفريق استعادة التكنولوجيا وفرق استعادة الأعمال التي ستعمل على تنفيذ خطة استمرارية الأعمال. سيكون هذا الفريق مسؤولاً عن استكشاف السبل المختلفة لمعرفة أفضل السبل التي يمكن للشركة من خلالها حماية الموظفين والموردين والعملاء ، فضلاً عن العمليات التجارية أثناء وقوع الكارثة.
   
2. تحديد قطاعات الأعمال الرئيسية
   كم عدد الإدارات أو القطاعات التي تتكون منها المنظمة؟ تكنولوجيا المعلومات ، والمبيعات ، والحسابات ، والموارد البشرية ، والمكتب الخلفي ، والمكتب الأمامي - كل قطاع من هذه القطاعات يحتاج إلى أن يتم تحديده وتحديده بحيث يمكن تطوير بروتوكول استجابة لكل منها.
   
3. إجراء تحليل تأثير الأعمال (BIA)
   يتم إجراء تحليل تأثير الأعمال (BIA) للتنبؤ بأي آثار محتملة على العمليات التجارية الهامة. يمكن تسهيل تحليل تأثير الأعمال من خلال طرح الأسئلة الثلاثة التالية:
   
   • ما هي الأنشطة ذات الأولوية والتي تعتبر بالغة الأهمية لعمليات المنظمة الأساسية؟
     
   • ما هي الموارد التي يجب الحصول عليها لاستئناف هذه الأنشطة ذات الأولوية؟ هذا يشمل كل من الموارد الداخلية والخارجية مثل قوائم الجرد والمركبات والموظفين.
     
   • ما هي الفترة الزمنية القصوى التي يمكن تحمل تعطل العمليات التجارية؟ يحدد هذا السؤال بالذات الإطار الزمني لاستئناف الأنشطة ذات الأولوية.
     
     بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة ، حان الوقت لتقييم المخاطر الخارجية التي قد تؤثر على العمل. بعد القيام بذلك ، يصبح من الأسهل التعامل مع الأنواع المختلفة من الكوارث التي قد تواجهها الشركة.
     
4. تطوير الاستراتيجيات على أساس المعلومات التي تم جمعها
   من خلال البيانات التي جمعتها خلال عملية العناية الواجبة هذه ، يصبح من الممكن التوصل إلى استراتيجيات لمساعدة المؤسسة في معالجة أي حالة طارئة واستئناف العمليات بكفاءة بعد ذلك.
   ربما تكون هذه واحدة من أهم المراحل لأنها تتطلب بحثًا ودراسة مكثفة لاستراتيجيات استمرارية المنظمات الأخرى. إن الحصول على نقطة مرجعية من الشركات الأخرى ، خاصة تلك التي نجت من الانتكاسات السابقة ، سيثبت أنه لا يقدر بثمن.
   
5. ضع خطة استمرارية قابلة للتطبيق للحفاظ على العمليات
   عندما يتم وضع خطة استمرارية العمل وكتابتها بوضوح ، من الضروري اختبارها. يتضمن ذلك إجراء تمارين ومحاكاة أحداث الكوارث لمعرفة مجالات العمل التي تحتاج إلى مزيد من التحسين والتخطيط.
   في عالم غير مؤكد ، ستقطع خطة استمرارية الأعمال شوطًا طويلاً في المساعدة على حماية عملك ومصالحه.

اختبار خطة استمرارية الأعمال

ستجهزك خطة استمرارية الأعمال الشاملة التي تم تجربتها واختبارها لما هو غير متوقع. يساعدك على ممارسة العمل عن بُعد ، والعمل في بيئة مختلفة ، وربما العمل بدون موظفين مهمين.

يساعدك الاختبار على فحص أنظمة مثل استعادة البيانات الاحتياطية. بالإضافة إلى ذلك ، سيكشف اختبار خطتك عن ثغرات أو نقاط ضعف ويزودك برؤية لا تقدر بثمن حول أفضل طريقة لتحسين وتقوية الخطة للمضي قدمًا. أخيرًا ، يمكن أن يساعد إثبات الاختبارات الصارمة عملك في الحصول على تأمين مناسب.

لذا ، كيف ستبدأ في اختبار خطة استمرارية عملك؟

1. مراجعة خطة العمل الأساسية مع الموظفين
   إن توعية موظفيك بخطة استمرارية العمل أمر بالغ الأهمية. تفشل غالبية BCPs بسبب عدم معرفة الموظفين بالبروتوكولات التي يتوقع منهم اتباعها في حالة وقوع كارثة. حدد أهداف تمرين المحاكاة واجعلهم يفهمون أن هذا أكثر من مجرد تمرين. يجب شرح أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح لتجنب الأعذار أثناء التقييم. يعد تضمين الشركاء والبائعين في المحاكاة فكرة جيدة أيضًا.
   
2. حدد وقتًا لاختبار الخطة
   مع إطلاع الموظفين على أدوارهم ومسؤولياتهم المتعلقة باستمرارية العمل ، فقد حان الوقت لتحديد وقت لإجراء تمرين الاختبار. اعتمادًا على ما قرره الفريق المسؤول عن تنفيذ هذا التمرين ، قد تستغرق هذه المحاكاة من يوم واحد إلى بضعة أسابيع. المفتاح ليس طول الوقت ولكن لقياس مستوى استعداد المنظمة واستجابات الموظفين.
   
   الأيام الجيدة لجدولة تمارين المحاكاة هي الجمعة والسبت. إذا كنت تخطط لعقد جلسات على الطاولة مع الإدارة العليا والموظفين ، فقد ترغب في إجرائها خلال عطلات نهاية الأسبوع. يمكن بعد ذلك إجراء المراجعات خلال الأسبوع دون تعطيل العمليات التجارية العادية.
   
3. محاكاة حالة الكوارث
   يمكن أن تأتي الكوارث بأي شكل من الأشكال - الفيضانات أو الأعاصير أو الأعاصير أو الهجمات الإلكترونية أو تعطل سوق الأسهم أو الأوبئة العالمية مثل تفشي COVID-19 الحالي. حدد أيًا من هذه وأنشئ محاكاة تقدمها للموظفين. من المتوقع أن يقوموا بهذا التمرين كما لو كان يحدث بالفعل. يجب أن تتماشى ردودهم مع ما تم وضعه في خطة استمرارية الأعمال.
   
   تتبع الوقت المستغرق للسيطرة على الموقف. إذا كانت مؤسستك تعتمد على شركات أخرى في وظائف مهمة مثل أنظمة تكنولوجيا المعلومات ، فقد ترغب في تضمينها في تمرين المحاكاة هذا حتى تتمكن من قياس مدى استعدادها أيضًا. كم مرة يجب إجراء محاكاة كاملة؟ مرة واحدة على الأقل في السنة. يمكنك استخدام سيناريوهات مختلفة حتى تتمكن من اختبار مجموعة متنوعة من المشكلات المحتملة.
   
4. قم بتقييم تمرين الاختبار
   عندما تنتهي فترة الاختبار ، اجمع الجميع في جلسة تقييم. دع الموظفين يتحدثون. استمع إلى التعليقات المقدمة ، فسوف تساعدك على ضبط خطة استمرارية العمل. المجالات التي لا تزال بحاجة إلى تلميع ستأتي في المقدمة ، وسيتم أيضًا تسليط الضوء على الاستراتيجيات التي نجحت. في بعض الأحيان ، قد يكون من الضروري تبديل مسؤوليات الأشخاص المختلفين داخل الفريق للحصول على نتيجة أفضل.

أفضل ممارسات خطة استمرارية الأعمال

تُستكمل رحلة تطوير خطة جيدة لاستمرارية الأعمال بأفضل الممارسات التالية:

1. لديك راعي متمرس
   أي شركة تخطط لصياغة خطة استمرارية الأعمال ستفعل جيدًا إذا عملت مع فريق متمرس يمكنه بناء ومراجعة والمساعدة في اختبار خطة استمرارية الأعمال. يحتاج شخص ما بشكل مثالي إلى أن يكون مسؤولاً أو يشرف على هذه العملية برمتها.
   
2. اختر سياسة استراتيجية
   إن السياسة الإستراتيجية ستوجه القرارات وستكون بمثابة خارطة طريق للمضي قدمًا. يجب إعطاء الموظفين نسخة من السياسة ، إلى جانب خطة استمرارية العمل الكاملة ، حتى يتعرفوا عليها. من الناحية المثالية ، يجب وضع كل شيء في دليل يتلقاه الموظفون كجزء من تدريبهم المستمر.
   
3. العمل بمنهجية
   ما الأنظمة والطرق التي ستستخدمها لتنفيذ خطة استمرارية عملك من بدايتها وحتى الاختبار؟ يجب أن تكون المنهجية واضحة وسهلة المتابعة. سيتم تقدير المنهجية الجيدة من قبل المدققين الذين سيقيمون خطة استمرارية عملك. على سبيل المثال ، يعد فهم العملية التشغيلية المطلوبة لإنشاء عملية بيع ومعاملتها وإدارتها أمرًا ضروريًا للتوثيق بحيث يمكن للشركة في حالة تعطل الأعمال تحديد الفجوات التي يتم إنشاؤها وحلها على الفور. يجب أن تكون المنهجية أقرب ما تكون إلى الحجر قدر الإمكان للسماح لجميع الموظفين بممارسة الأعمال التجارية بنفس الطريقة بينما تعمل الإدارة دائمًا على تحسين العملية لجعلها أكثر كفاءة وانسيابية.
   
4. استخدم التقييمات المنتظمة
   الطريقة الوحيدة لتقييم خطة استمرارية عملك هي من خلال التقييمات المدروسة بعناية. هذه التقييمات هي طريقة لقياس مدى استعدادك كعمل تجاري. من الجيد إجراء تقييمات منتظمة للمخاطر ، ربما مرة واحدة كل ثلاثة أشهر. هذه لا يجب أن تشمل جميع الموظفين. يمكنك ببساطة جمع قادة الفرق من الأقسام أو الأقسام المختلفة.
   
5. انشر الاختبارات المتكررة
   يعد ممارسة الخطة أو اختبارها حتى تعرف مدى نجاحها عندما يحين الوقت أحد أفضل الممارسات التي يمكنك نشرها. قم بإجراء سلسلة من التدريبات مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر باستخدام سيناريوهات مختلفة لإبقاء موظفيك على اطلاع دائم بما هو متوقع منهم أثناء الكوارث.
   
6. جدولة التقارير وجلسات التغذية الراجعة
   يجب أن يكون هناك بروتوكول للإبلاغ في المكان أيضًا. كيف يقوم الفريق الذي ينسق ويعمل مع هذا المشروع بتقديم تقرير إلى الإدارة؟ بعد تطوير واختبار الخطة ، يجب إرسال تقرير إلى الإدارة لتلخيص مستوى استعداد المنظمة بالنظر إلى حالة الطوارئ.

خاتمة

من واقع خبرتي ، كلما زادت تحديد خطة استمرارية عملك واختبارها بشكل أفضل ، زادت فرصك في التعافي بكفاءة وحماية موظفيك وعملائك وعملياتك التجارية.

يجب أن يكون كل شخص يعمل في المؤسسة على دراية بخطة استمرارية الأعمال ودورها في التعافي بعد الكوارث. لا أحد معفي. تتيح المشاركة على كل مستوى انتعاشًا أسرع وانتقالًا سلسًا إلى مرحلة جديدة من العمليات التجارية.