Membangun Rencana Kontinuitas Bisnis

Strategi kesinambungan bisnis yang dipikirkan dengan matang dapat membantu perusahaan tidak hanya bertahan tetapi juga berkembang setelah krisis. Kelangsungan bisnis operasional bukan lagi sesuatu yang harus dipoles, melainkan topik yang perlu didiskusikan secara serius. Sekitar 40% bisnis tidak dibuka kembali setelah bencana, menurut Badan Manajemen Darurat Federal (FEMA)

Berikut adalah lima langkah yang dapat Anda ambil untuk melindungi perusahaan Anda dari krisis berikutnya.

Menyusun Rencana Kesinambungan Bisnis Operasional

Jangan menunggu krisis lain terjadi sebelum mengembangkan rencana kelangsungan bisnis operasional. Memiliki rencana memungkinkan proses kembali bekerja secara efisien ketika krisis mereda. Ia juga memberikan arahan tentang bagaimana menangani kerusakan akibat bencana.

Sementara organisasi dapat mengimplementasikan rencana ini sendirian, seringkali membantu untuk membawa konsultan strategi dengan perspektif luar dan pengalaman mendalam tentang bagaimana rencana kelangsungan bisnis yang sukses membuahkan hasil.

Bisnis yang dilengkapi dengan rencana semacam itu lebih tangguh daripada entitas tanpa rencana darurat dan memiliki peluang lebih baik untuk pulih menurut pengalaman saya. Selanjutnya, mereka cenderung muncul kembali lebih cepat daripada pesaing mereka juga.

Jadi, apa yang terlibat dalam menyusun rencana kelangsungan bisnis operasional? Sebuah program perencanaan kontinjensi yang komprehensif didefinisikan oleh tiga elemen:

1. Tanggap darurat
2. Manajemen krisis
3. Pemulihan dan dimulainya kembali bisnis

Struktur rencana ini harus melibatkan lima langkah inti berikut:

1. Tetapkan ruang lingkup rencana yang diusulkan
   Pada langkah ini, fokus utama adalah menetapkan fokus khusus dan mengidentifikasi tim manajemen krisis, tim pemulihan teknologi, dan tim pemulihan bisnis yang akan bekerja untuk mengimplementasikan rencana kelangsungan bisnis. Tim ini akan bertanggung jawab untuk menjelajahi jalan yang berbeda untuk melihat bagaimana perusahaan dapat melindungi karyawan, pemasok, dan pelanggan, serta operasi bisnis selama bencana.
   
2. Tentukan sektor bisnis utama
   Berapa banyak departemen atau sektor organisasi terdiri dari? TI, penjualan, akun, sumber daya manusia, back office, dan front office—masing-masing sektor ini perlu didefinisikan dan diuraikan sehingga protokol respons untuk masing-masing dapat dikembangkan.
   
3. Melakukan analisis dampak bisnis (BIA)
   Analisis dampak bisnis (BIA) dilakukan untuk memperkirakan potensi dampak terhadap operasi bisnis penting. Analisis dampak bisnis dapat difasilitasi dengan mengajukan tiga pertanyaan berikut:
   
   • Apa kegiatan yang diprioritaskan yang sangat penting bagi operasi inti organisasi?
     
   • Sumber daya apa yang perlu diperoleh untuk melanjutkan kegiatan yang diprioritaskan ini? Ini termasuk sumber daya internal dan eksternal seperti inventaris, kendaraan, dan personel.
     
   • Berapa lama waktu maksimum gangguan terhadap operasi bisnis dapat ditoleransi? Pertanyaan khusus ini mengidentifikasi kerangka waktu untuk kegiatan yang diprioritaskan untuk dilanjutkan.
     
     Setelah pertanyaan-pertanyaan ini dijawab, sekarang saatnya untuk menilai risiko eksternal yang dapat mempengaruhi bisnis. Setelah ini dilakukan, lebih mudah untuk mengatasi berbagai jenis bencana yang mungkin dihadapi bisnis.
     
4. Kembangkan strategi berdasarkan informasi yang dikumpulkan
   Dengan data yang telah Anda kumpulkan selama proses uji tuntas ini, menjadi mungkin untuk menghasilkan strategi untuk membantu perusahaan dalam mengatasi keadaan darurat apa pun dan melanjutkan operasi secara efisien sesudahnya.
   Ini mungkin salah satu tahap yang paling penting karena memerlukan penelitian dan studi ekstensif tentang strategi kesinambungan organisasi lain. Memiliki titik referensi dari bisnis lain, terutama yang telah melewati kemunduran sebelumnya, akan terbukti sangat berharga.
   
5. Buat rencana kesinambungan yang layak untuk mempertahankan operasi
   Ketika rencana kesinambungan bisnis telah ditata dan ditulis dengan jelas, sangat penting untuk diuji. Ini melibatkan pelaksanaan latihan dan simulasi kejadian bencana untuk melihat area bisnis yang memerlukan perbaikan dan perencanaan lebih lanjut.
   Di dunia yang tidak pasti, rencana kesinambungan bisnis akan sangat membantu melindungi bisnis Anda dan kepentingannya.

Menguji Rencana Kontinuitas Bisnis

Rencana kesinambungan bisnis komprehensif yang telah dicoba dan diuji akan mempersiapkan Anda untuk hal-hal yang tidak terduga. Ini membantu Anda berlatih bekerja dari jarak jauh, bekerja di lingkungan yang berbeda, dan mungkin bekerja tanpa personel yang kritis.

Pengujian membantu Anda memeriksa sistem seperti pemulihan cadangan data Anda. Selain itu, menguji rencana Anda akan mengungkapkan celah atau titik lemah dan memberi Anda wawasan yang tak ternilai tentang cara terbaik untuk menyempurnakan dan memperkuat rencana ke depan. Terakhir, mendemonstrasikan pengujian yang ketat dapat membantu bisnis Anda mendapatkan asuransi yang tepat.

Jadi, bagaimana Anda menguji rencana kelangsungan bisnis Anda?

1. Tinjau BCP dengan karyawan
   Membuat karyawan Anda sadar akan rencana kesinambungan bisnis sangat penting. Sebagian besar BCP gagal karena karyawan tidak mengetahui protokol yang harus mereka ikuti jika terjadi bencana. Uraikan tujuan latihan simulasi dan buat mereka memahami bahwa ini lebih dari sekadar latihan bor. Peran dan tanggung jawab mereka harus dijelaskan dengan jelas untuk menghindari alasan selama evaluasi. Melibatkan mitra dan vendor dalam simulasi juga merupakan ide yang bagus.
   
2. Tentukan waktu untuk menguji rencana
   Dengan staf yang diberi pengarahan tentang peran dan tanggung jawab kelangsungan bisnis mereka, sekarang saatnya untuk memilih waktu untuk melakukan latihan pengujian. Tergantung pada apa yang diputuskan oleh tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan latihan ini, simulasi ini dapat berlangsung dari satu hari hingga beberapa minggu. Kuncinya bukanlah lamanya waktu tetapi untuk mengukur tingkat kesiapan organisasi dan tanggapan karyawan.
   
   Hari yang baik untuk menjadwalkan latihan simulasi adalah hari Jumat dan Sabtu. Jika Anda hanya berencana mengadakan sesi table-top dengan manajemen dan personel senior Anda, Anda mungkin ingin melakukannya selama akhir pekan. Tinjauan kemudian dapat diadakan selama seminggu tanpa mengganggu operasi bisnis normal.
   
3. Simulasikan situasi bencana
   Bencana bisa datang dalam bentuk apa pun—banjir, tornado, angin topan, serangan siber, ambruknya pasar saham, atau pandemi global seperti wabah COVID-19 saat ini. Pilih salah satu dari ini dan buat simulasi yang Anda presentasikan kepada karyawan. Mereka diharapkan melakukan latihan ini seolah-olah benar-benar terjadi. Tanggapan mereka harus sejalan dengan apa yang telah dituangkan dalam rencana kelangsungan bisnis.
   
   Lacak waktu yang dibutuhkan untuk mengendalikan situasi. Jika organisasi Anda bergantung pada perusahaan lain untuk fungsi penting seperti sistem TI, Anda mungkin ingin memasukkan mereka dalam latihan simulasi ini sehingga Anda juga dapat mengukur kesiapan mereka. Seberapa sering simulasi penuh harus dilakukan? Setidaknya setahun sekali. Anda dapat menggunakan skenario yang berbeda sehingga Anda dapat menguji berbagai potensi masalah.
   
4. Evaluasi latihan pengujian
   Saat periode pengujian selesai, kumpulkan semua orang untuk sesi evaluasi. Biarkan karyawan berbicara. Dengarkan umpan balik yang diberikan, itu akan membantu Anda menyempurnakan rencana kelangsungan bisnis. Area yang masih perlu dipoles akan menjadi yang terdepan, dan strategi yang berhasil dengan baik juga akan disorot. Terkadang, mungkin perlu untuk menukar tanggung jawab orang yang berbeda dalam tim untuk hasil yang lebih baik.

Praktik Terbaik Rencana Kesinambungan Bisnis

Perjalanan untuk mengembangkan rencana kesinambungan bisnis yang baik dilengkapi dengan praktik terbaik berikut:

1. Memiliki sponsor yang berpengalaman
   Setiap perusahaan yang berencana menyusun rencana kesinambungan bisnis sebaiknya bekerja dengan tim berpengalaman yang dapat membangun, meninjau, dan membantu pengujian BCP. Seseorang harus idealnya bertanggung jawab atau mengawasi seluruh proses ini.
   
2. Pilih kebijakan strategis
   Sebuah kebijakan strategis akan memandu keputusan dan akan bertindak sebagai peta jalan di jalan ke depan. Karyawan harus diberi salinan kebijakan, bersama dengan rencana kelangsungan bisnis lengkap, untuk membiasakan diri. Idealnya, semuanya harus dimasukkan ke dalam manual yang diterima karyawan sebagai bagian dari pelatihan berkelanjutan mereka.
   
3. Bekerja dengan metodologi
   Sistem dan metode apa yang akan Anda gunakan untuk menjalankan rencana kelangsungan bisnis Anda dari awal hingga pengujian? Metodologinya harus jelas dan mudah diikuti. Metodologi yang baik akan dihargai oleh auditor yang akan menilai rencana kelangsungan bisnis Anda. Misalnya, memahami proses operasional yang diperlukan untuk memulai, bertransaksi, dan mengelola penjualan sangat penting untuk didokumentasikan sehingga jika terjadi gangguan bisnis, perusahaan dapat segera mengidentifikasi dan menyelesaikan celah yang tercipta. Metodologinya harus sedekat mungkin untuk memungkinkan semua karyawan menjalankan bisnis dengan cara yang sama sementara manajemen selalu berupaya menyempurnakan proses agar lebih efisien dan efisien.
   
4. Gunakan penilaian reguler
   Satu-satunya cara untuk mengevaluasi rencana kelangsungan bisnis Anda adalah melalui penilaian yang dipikirkan dengan matang. Penilaian ini adalah cara untuk mengukur kesiapan Anda sebagai sebuah bisnis. Ada baiknya untuk melakukan penilaian risiko secara teratur, bahkan mungkin sekali setiap kuartal. Ini tidak harus melibatkan semua karyawan. Anda cukup mengumpulkan pemimpin tim dari divisi atau departemen yang berbeda.
   
5. Terapkan pengujian yang sering
   Menjalankan atau menguji rencana sehingga Anda tahu seberapa baik rencana itu akan bekerja ketika saatnya tiba adalah salah satu praktik terbaik yang dapat Anda terapkan. Lakukan serangkaian latihan setidaknya sekali setiap kuartal menggunakan skenario yang berbeda untuk membuat karyawan Anda mengetahui apa yang diharapkan dari mereka selama bencana.
   
6. Jadwalkan sesi pelaporan dan umpan balik
   Harus ada protokol pelaporan juga. Bagaimana tim yang berkoordinasi dan menjalankan proyek ini melapor kepada manajemen? Setelah pengembangan dan pengujian rencana, laporan harus dikirim ke manajemen untuk meringkas tingkat kesiapan organisasi dalam situasi darurat.

Kesimpulan

Berdasarkan pengalaman saya, semakin jelas dan semakin teruji rencana kelangsungan bisnis Anda, semakin tinggi peluang Anda untuk pulih secara efisien dan melindungi karyawan, pelanggan, dan operasi bisnis Anda.

Setiap orang yang bekerja di organisasi harus menyadari rencana kelangsungan bisnis dan peran mereka dalam pemulihan pascabencana. Tidak ada yang dikecualikan. Partisipasi di setiap level memungkinkan pemulihan yang lebih cepat dan transisi yang mulus ke fase baru operasi bisnis.