Construindo um Plano de Continuidade de Negócios

Uma estratégia de continuidade de negócios bem pensada pode ajudar as empresas não apenas a sobreviver, mas a prosperar após uma crise. A continuidade operacional dos negócios não é mais algo a ser encoberto, mas sim um tópico que merece uma discussão séria. Aproximadamente 40% das empresas não reabrem após um desastre, de acordo com a Agência Federal de Gerenciamento de Emergências (FEMA)

Aqui estão cinco passos que você pode tomar para proteger sua empresa da próxima crise.

Montando um Plano de Continuidade de Negócios Operacional

Não espere que outra crise aconteça antes de desenvolver um plano operacional de continuidade de negócios. Ter um plano em prática permite um retorno eficiente ao processo de trabalho quando a crise passa. Ele também dá orientação sobre como lidar com qualquer dano na sequência do desastre.

Embora as organizações possam implementar esses planos sozinhas, muitas vezes ajuda a trazer um consultor de estratégia com uma perspectiva externa e um profundo conjunto de experiência de como os planos de continuidade de negócios bem-sucedidos se concretizam.

As empresas equipadas com esses planos são mais resilientes do que as entidades sem planos de contingência e têm mais chances de recuperação na minha experiência. Além disso, eles tendem a ressurgir mais rápido do que seus concorrentes também.

Então, o que está envolvido na elaboração de um plano operacional de continuidade de negócios? Um programa abrangente de planejamento de contingência é definido por três elementos:

1. Resposta de emergência
2. Gerenciamento de crise
3. Recuperação e retomada de negócios

A estrutura deste plano deve envolver as cinco etapas principais a seguir:

1. Estabelecer o escopo do plano proposto
   Nesta etapa, o foco principal é estabelecer um foco específico e identificar a equipe de gerenciamento de crises, a equipe de recuperação de tecnologia e as equipes de recuperação de negócios que trabalharão na implementação do plano de continuidade de negócios. Essa equipe será responsável por explorar diferentes caminhos para ver como a empresa pode proteger melhor os funcionários, fornecedores e clientes, bem como as operações comerciais durante um desastre.
   
2. Defina os principais setores de negócios
   De quantos departamentos ou setores a organização é composta? TI, vendas, contas, recursos humanos, back office e front office — cada um desses setores precisa ser definido e delineado para que um protocolo de resposta para cada um possa ser desenvolvido.
   
3. Faça uma análise de impacto nos negócios (BIA)
   Uma análise de impacto nos negócios (BIA) é realizada para prever quaisquer impactos potenciais em operações críticas de negócios. A análise de impacto nos negócios pode ser facilitada fazendo as três perguntas a seguir:
   
   • Quais são as atividades priorizadas que são críticas para as principais operações da organização?
     
   • Quais são os recursos que precisam ser obtidos para retomar essas atividades priorizadas? Isso inclui recursos internos e externos, como estoques, veículos e pessoal.
     
   • Qual é o período máximo de tempo que a interrupção das operações de negócios pode ser tolerada? Esta pergunta específica identifica o prazo para que as atividades priorizadas sejam retomadas.
     
     Uma vez respondidas essas questões, é hora de avaliar os riscos externos que podem afetar o negócio. Feito isso, fica mais fácil lidar com os diferentes tipos de desastres que a empresa pode enfrentar.
     
4. Desenvolva estratégias com base nas informações coletadas
   Com os dados coletados durante esse processo de due diligence, torna-se possível criar estratégias para ajudar a empresa a lidar com qualquer emergência e retomar as operações com eficiência posteriormente.
   Esta é talvez uma das etapas mais importantes, pois requer extensa pesquisa e estudo das estratégias de continuidade de outras organizações. Ter um ponto de referência de outras empresas, especialmente aquelas que enfrentaram contratempos anteriores, será inestimável.
   
5. Criar um plano de continuidade viável para manter as operações
   Quando o plano de continuidade de negócios estiver definido e escrito com clareza, é imperativo que ele seja testado. Isso envolve a realização de exercícios e eventos de desastres simulados para ver as áreas do negócio que precisam de mais melhorias e planejamento.
   Em um mundo incerto, um plano de continuidade de negócios ajudará muito a proteger seus negócios e seus interesses.

Testando o Plano de Continuidade de Negócios

Um plano abrangente de continuidade de negócios que foi testado e comprovado irá prepará-lo para o inesperado. Ele ajuda você a praticar o trabalho remoto, trabalhar em um ambiente diferente e trabalhar talvez sem pessoal crítico.

O teste ajuda a verificar sistemas como a recuperação de backup de dados. Além disso, testar seu plano revelará lacunas ou pontos fracos e fornecerá informações valiosas sobre a melhor forma de refinar e fortalecer o plano no futuro. Por fim, a demonstração de testes rigorosos pode ajudar sua empresa a obter um seguro adequado.

Então, como você testa seu plano de continuidade de negócios?

1. Revise o BCP com os funcionários
   Tornar seus funcionários cientes do plano de continuidade de negócios é crucial. A maioria dos BCPs falha porque os funcionários não conhecem os protocolos que devem seguir em caso de desastre. Descreva os objetivos do exercício de simulação e faça com que eles entendam que isso é mais do que um exercício de simulação. Seus papéis e responsabilidades devem ser claramente explicados para evitar desculpas durante a avaliação. Incluir parceiros e fornecedores na simulação também é uma boa ideia.
   
2. Decida um horário para testar o plano
   Com a equipe informada sobre suas funções e responsabilidades de continuidade de negócios, é hora de selecionar um momento para realizar o exercício de teste. Dependendo do que a equipe encarregada de implementar este exercício decidiu, esta simulação pode levar de um dia a algumas semanas. A chave não é o tempo, mas avaliar o nível de preparação da organização e as respostas dos funcionários.
   
   Bons dias para agendar exercícios de simulação são sexta e sábado. Se você está planejando simplesmente realizar sessões de mesa com sua gerência sênior e pessoal, você pode querer realizá-las durante os fins de semana. As revisões podem então ser realizadas durante a semana sem interromper as operações comerciais normais.
   
3. Simular uma situação de desastre
   Os desastres podem ocorrer de qualquer forma – inundações, tornados, furacões, ataques cibernéticos, quedas no mercado de ações ou pandemias globais como o atual surto de COVID-19. Selecione qualquer um deles e crie uma simulação que você apresenta aos funcionários. Espera-se que eles façam este exercício de simulação como se estivesse realmente acontecendo. Suas respostas devem estar de acordo com o que foi estabelecido no plano de continuidade de negócios.
   
   Acompanhe o tempo necessário para controlar a situação. Se sua organização depende de outras empresas para funções críticas, como sistemas de TI, você pode querer incluí-las neste exercício de simulação para também avaliar sua preparação. Com que frequência deve ser feita uma simulação completa? Pelo menos uma vez por ano. Você pode empregar diferentes cenários para testar uma variedade de problemas em potencial.
   
4. Avalie o exercício de teste
   Quando o período de testes terminar, reúna todos para uma sessão de avaliação. Deixe os funcionários falarem. Ouça o feedback fornecido, ele o ajudará a ajustar o plano de continuidade de negócios. As áreas que ainda precisam ser lapidadas virão à tona, e as estratégias que funcionaram bem também serão destacadas. Às vezes, pode ser necessário trocar as responsabilidades de diferentes pessoas dentro da equipe para um melhor resultado.

Práticas recomendadas do plano de continuidade de negócios

A jornada para desenvolver um bom plano de continuidade de negócios é complementada pelas seguintes práticas recomendadas:

1. Tenha um patrocinador experiente
   Qualquer empresa que esteja planejando elaborar um plano de continuidade de negócios faria bem em trabalhar com uma equipe experiente que possa construir, revisar e ajudar nos testes do BCP. Idealmente, alguém precisa estar no comando ou supervisionar todo esse processo.
   
2. Escolha uma política estratégica
   Uma política estratégica orientará as decisões e funcionará como um roteiro no caminho a seguir. Os funcionários devem receber uma cópia da política, juntamente com o plano de continuidade de negócios completo, para se familiarizarem. Idealmente, tudo deve ser colocado em um manual que os funcionários recebem como parte de seu treinamento contínuo.
   
3. Trabalhe com uma metodologia
   Quais sistemas e métodos você usará para executar seu plano de continuidade de negócios desde o início até o teste? A metodologia deve ser clara e fácil de seguir. Uma boa metodologia será apreciada pelos auditores que avaliarão seu plano de continuidade de negócios. Por exemplo, entender o processo operacional necessário para originar, realizar e gerenciar uma venda é fundamental para documentar para que, em caso de interrupção dos negócios, a empresa possa identificar e resolver imediatamente as lacunas criadas. A metodologia deve ser o mais fiel possível para permitir que todos os funcionários conduzam os negócios da mesma maneira, enquanto a administração está sempre trabalhando para refinar o processo para torná-lo mais eficiente e simplificado.
   
4. Empregar avaliações regulares
   A única maneira de avaliar seu plano de continuidade de negócios é por meio de avaliações cuidadosamente pensadas. Essas avaliações são uma maneira de avaliar sua preparação como empresa. É bom realizar avaliações de risco regulares, talvez até uma vez a cada trimestre. Estes não têm que envolver todos os funcionários. Você pode simplesmente reunir líderes de equipe de diferentes divisões ou departamentos.
   
5. Implante testes frequentes
   Exercitar ou testar o plano para saber como ele funcionará quando chegar a hora é uma das melhores práticas que você pode implantar. Realize uma série de exercícios pelo menos uma vez a cada trimestre usando diferentes cenários para manter seus funcionários atualizados sobre o que se espera deles durante desastres.
   
6. Agendar relatórios e sessões de feedback
   Deve haver um protocolo de relatórios em vigor também. Como a equipe que está coordenando e executando este projeto se reporta à gerência? Após o desenvolvimento e teste do plano, um relatório deve ser enviado à administração para resumir o nível de preparação da organização diante de uma situação de emergência.

Conclusão

Na minha experiência, quanto mais bem definido e testado for seu plano de continuidade de negócios, maiores serão suas chances de se recuperar com eficiência e proteger seus funcionários, clientes e operações de negócios.

Todos que trabalham na organização devem estar cientes do plano de continuidade de negócios e de seu papel na recuperação pós-desastre. Ninguém está isento. A participação em todos os níveis permite uma recuperação mais rápida e uma transição suave para uma nova fase de operações de negócios.