事業継続計画の作成

公開: 2022-03-11

よく考えられたビジネス継続性戦略は、企業が危機の後で生き残るだけでなく繁栄するのに役立ちます。運用上のビジネスの継続性は、もはや見過ごされるべきものではなく、真剣な議論に値するトピックです。連邦緊急事態管理庁（FEMA）によると、企業の約40％が災害後に再開していません。

次の危機から会社を守るためにあなたが取ることができる5つのステップはここにあります。

運用事業継続計画をまとめる

運用事業継続計画を作成する前に、別の危機が発生するのを待たないでください。計画を立てることで、危機が収まったときに効率的に作業プロセスに戻ることができます。また、災害後の被害への対処方法についても説明します。

組織はこれらの計画を単独で実装できますが、多くの場合、外部の視点と成功した事業継続計画がどのように実現するかについての豊富な経験を持つ戦略コンサルタントを雇うのに役立ちます。

そのような計画を備えた企業は、緊急時対応計画のない事業体よりも回復力があり、私の経験で回復する可能性が高くなります。さらに、競合他社よりも早く再出現する傾向があります。

では、運用事業継続計画をまとめるには何が関係しているのでしょうか。包括的な緊急時対応計画プログラムは、次の3つの要素によって定義されます。

緊急対応
危機管理
事業の回復と再開

この計画の構造には、次の5つの主要なステップが含まれている必要があります。

提案された計画の範囲を確立する
このステップでは、主な焦点は、特定の焦点を確立し、事業継続計画の実装に取り組む危機管理チーム、テクノロジー回復チーム、およびビジネス回復チームを特定することです。このチームは、災害時に会社が従業員、サプライヤー、顧客、および事業運営を最もよく保護する方法を確認するために、さまざまな方法を調査する責任があります。
主要な事業部門を定義する
組織はいくつの部門またはセクターで構成されていますか？ IT、営業、アカウント、人材、バックオフィス、フロントオフィス-それぞれの応答プロトコルを開発できるように、これらの各セクターを定義して概説する必要があります。
ビジネス影響分析（BIA）を実行する
重要な事業運営への潜在的な影響を予測するために、事業影響分析（BIA）が実施されます。ビジネスへの影響の分析は、次の3つの質問をすることで容易になります。
- 組織の中核業務にとって重要な優先活動は何ですか？
- これらの優先活動を再開するために取得する必要のあるリソースは何ですか？これには、在庫、車両、人員などの内部リソースと外部リソースの両方が含まれます。
- 事業運営の中断を許容できる最大期間はどれくらいですか？この特定の質問は、優先される活動を再開するための時間枠を特定します。
  
  これらの質問に答えたら、ビジネスに影響を与える可能性のある外部リスクを評価します。これが行われると、ビジネスが直面する可能性のあるさまざまな種類の災害を簡単に処理できます。
収集した情報に基づいて戦略を立てる
このデューデリジェンスプロセスで収集したデータを使用して、企業が緊急事態に対処し、その後効率的に業務を再開するのを支援する戦略を考え出すことが可能になります。
これは、他の組織の継続性戦略の広範な調査と研究を必要とするため、おそらく最も重要な段階の1つです。他のビジネス、特に以前の挫折を乗り越えたビジネスからの参照点を持つことは、非常に貴重であることがわかります。
運用を維持するための実行可能な継続性計画を作成する
事業継続計画が策定され、明確に記述されたら、それをテストすることが不可欠です。これには、演習とシミュレートされた災害イベントを実行して、さらなる改善と計画が必要なビジネスの領域を確認することが含まれます。
不確実な世界では、事業継続計画はあなたのビジネスとその利益を保護するのに大いに役立ちます。

事業継続計画のテスト

試行錯誤された包括的な事業継続計画により、予期しない事態に備えることができます。これは、リモートでの作業の練習、別の設定での作業、そしておそらく重要な人員なしでの作業に役立ちます。

テストは、データバックアップリカバリなどのシステムをチェックするのに役立ちます。さらに、計画をテストすると、ギャップや弱点が明らかになり、計画を前進させるための最善の方法を改善および強化するための貴重な洞察が得られます。最後に、厳格なテストを実証することで、ビジネスが適切な保険に加入するのに役立ちます。

では、どのようにして事業継続計画をテストしますか？

従業員と一緒にBCPを確認する
従業員に事業継続計画を認識させることが重要です。 BCPの大部分は、災害時に従うことが期待されるプロトコルを従業員が知らないために失敗します。シミュレーション演習の目的を概説し、これがドリル演習以上のものであることを理解してもらいます。評価中の言い訳を避けるために、彼らの役割と責任を明確に説明する必要があります。シミュレーションにパートナーとベンダーを含めることも良い考えです。
計画をテストする時間を決定します
スタッフがビジネス継続性の役割と責任について説明を受けたので、テスト演習を実行する時間を選択します。この演習の実装を担当するチームが決定した内容に応じて、このシミュレーションには1日から数週間かかる場合があります。重要なのは時間の長さではなく、組織の準備のレベルと従業員の対応を測定することです。

シミュレーション演習をスケジュールするのに適した日は、金曜日と土曜日です。上級管理職や担当者と単に卓上セッションを実施することを計画している場合は、週末にこれらを実施することをお勧めします。その後、通常の業務を中断することなく、レビューを1週間の間に開催できます。
災害状況をシミュレートする
災害は、洪水、竜巻、ハリケーン、サイバー攻撃、株式市場の暴落、または現在のCOVID-19の流行のような世界的大流行など、あらゆる形態で発生する可能性があります。これらのいずれかを選択し、従業員に提示するシミュレーションを作成します。彼らは、実際に起こっているかのように、このドリル演習を行うことが期待されています。彼らの対応は、事業継続計画に示されているものと一致している必要があります。

状況を制御するのにかかった時間を追跡します。組織がITシステムなどの重要な機能を他社に依存している場合は、それらをこのシミュレーション演習に含めて、それらの準備を評価することもできます。完全なシミュレーションはどのくらいの頻度で実行する必要がありますか？少なくとも年に一度。さまざまなシナリオを採用して、さまざまな潜在的な問題をテストすることができます。
テスト演習を評価する
テスト期間が終了したら、全員を集めて評価セッションを行います。従業員に話させてください。与えられたフィードバックを聞いてください。それは事業継続計画を微調整するのに役立ちます。まだ磨きが必要な分野が最前線に立ち、うまくいった戦略も浮き彫りになります。より良い結果を得るために、チーム内のさまざまな人々の責任を交換する必要がある場合があります。

事業継続計画のベストプラクティス

優れた事業継続計画を作成するための道のりは、次のベストプラクティスによって補完されます。

経験豊富なスポンサーがいる
事業継続計画の作成を計画している企業は、BCPのテストを構築、レビュー、および支援できる経験豊富なチームと協力することをお勧めします。誰かが理想的にはこのプロセス全体を担当または監督する必要があります。
戦略的ポリシーを選択する
戦略的方針は意思決定を導き、今後のロードマップとして機能します。従業員は、完全な事業継続計画とともに、ポリシーのコピーを渡されて、理解する必要があります。理想的には、継続的なトレーニングの一環として従業員が受け取るマニュアルにすべてを入れる必要があります。
方法論を使用する
事業継続計画の開始からテストまでを実行するために、どのようなシステムと方法を使用しますか？方法論は明確でわかりやすいものでなければなりません。優れた方法論は、事業継続計画を評価する監査人に高く評価されます。たとえば、販売の開始、取引、および管理に必要な運用プロセスを理解することは、ビジネスの中断が発生した場合に、会社が作成されたギャップを即座に特定して解決できるように文書化することが不可欠です。方法論は、経営陣がプロセスをより効率的かつ合理化するために常に改善するように取り組んでいる間、すべての従業員が同じ方法でビジネスを行うことができるように、可能な限り確実に設定する必要があります。
定期的な評価を採用する
事業継続計画を評価する唯一の方法は、慎重に考え抜かれた評価を行うことです。これらの評価は、ビジネスとしての準備を評価する方法です。おそらく四半期に一度でも、定期的なリスク評価を実施するのは良いことです。これらはすべての従業員を巻き込む必要はありません。さまざまな部門や部門からチームリーダーを集めるだけです。
頻繁なテストを展開する
計画を実行またはテストして、時が来たときに計画がどの程度うまく機能するかを把握することは、展開できるベストプラクティスの1つです。さまざまなシナリオを使用して、少なくとも四半期に1回一連のドリルを実行し、災害時に従業員に期待されることを最新の状態に保ちます。
レポートとフィードバックセッションをスケジュールする
報告プロトコルも実施されている必要があります。このプロジェクトを調整および実行しているチームは、どのように経営陣に報告しますか？計画の作成とテストの後、緊急事態が発生した場合の組織の準備のレベルを要約するレポートを経営陣に送信する必要があります。

結論

私の経験では、事業継続計画をより適切に定義し、テストするほど、効率的に回復し、従業員、顧客、および事業運営を保護する可能性が高くなります。

組織で働くすべての人は、事業継続計画と災害後の復旧における彼らの役割を認識している必要があります。誰も免除されません。すべてのレベルでの参加により、より迅速なリバウンドとビジネスオペレーションの新しいフェーズへのスムーズな移行が可能になります。