Construire un plan de continuité d'activité

Une stratégie de continuité des activités bien pensée peut non seulement aider les entreprises à survivre, mais aussi à prospérer après une crise. La continuité opérationnelle des activités n'est plus quelque chose à passer sous silence, mais plutôt un sujet qui mérite une discussion sérieuse. Environ 40% des entreprises ne rouvrent pas après une catastrophe, selon l'Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA)

Voici cinq mesures que vous pouvez prendre pour protéger votre entreprise de la prochaine crise.

Élaboration d'un plan de continuité opérationnelle des activités

N'attendez pas qu'une autre crise se produise pour élaborer un plan de continuité opérationnelle des activités. Avoir un plan en place permet un processus de retour au travail efficace lorsque la crise se calme. Il donne également des directives sur la façon de faire face à tout dommage à la suite de la catastrophe.

Bien que les organisations puissent mettre en œuvre ces plans seules, il est souvent utile de faire appel à un consultant en stratégie avec une perspective extérieure et une vaste expérience de la façon dont les plans de continuité des activités réussis se concrétisent.

Les entreprises équipées de tels plans sont plus résilientes que les entités sans plans d'urgence et ont de meilleures chances de se rétablir d'après mon expérience. De plus, ils ont également tendance à réapparaître plus rapidement que leurs concurrents.

Alors, qu'implique l'élaboration d'un plan de continuité des activités opérationnel ? Un programme complet de planification d'urgence est défini par trois éléments :

1. Réponse d'urgence
2. Gestion de crise
3. Reprise et reprise d'activité

La structure de ce plan devrait impliquer les cinq étapes principales suivantes :

1. Établir la portée du plan proposé
   Dans cette étape, l'objectif principal est d'établir un objectif spécifique et d'identifier l'équipe de gestion de crise, l'équipe de reprise technologique et les équipes de reprise d'activité qui travailleront à la mise en œuvre du plan de continuité des activités. Cette équipe sera chargée d'explorer différentes avenues pour voir comment l'entreprise peut protéger au mieux les employés, les fournisseurs et les clients, ainsi que les opérations commerciales lors d'une catastrophe.
   
2. Définir les grands secteurs d'activité
   De combien de départements ou de secteurs l'organisation est-elle composée ? Informatique, ventes, comptabilité, ressources humaines, back office et front office - chacun de ces secteurs doit être défini et décrit afin qu'un protocole de réponse pour chacun puisse être développé.
   
3. Réaliser une analyse d’impact sur l’entreprise (BIA)
   Une analyse d'impact sur les activités (BIA) est effectuée pour prévoir tout impact potentiel sur les opérations commerciales critiques. L'analyse de l'impact sur l'entreprise peut être facilitée en posant les trois questions suivantes :
   
   • Quelles sont les activités prioritaires qui sont essentielles aux opérations de base de l'organisation ?
     
   • Quelles sont les ressources à mobiliser pour reprendre ces activités prioritaires ? Cela inclut les ressources internes et externes telles que les inventaires, les véhicules et le personnel.
     
   • Quelle est la durée maximale pendant laquelle une perturbation des opérations commerciales peut être tolérée ? Cette question particulière identifie le délai de reprise des activités prioritaires.
     
     Une fois ces questions répondues, il est temps d'évaluer les risques externes qui peuvent affecter l'entreprise. Une fois cela fait, il est plus facile de travailler sur les différents types de catastrophes auxquelles l'entreprise peut être confrontée.
     
4. Développer des stratégies basées sur les informations collectées
   Avec les données que vous avez recueillies au cours de ce processus de diligence raisonnable, il devient possible de proposer des stratégies pour aider l'entreprise à faire face à toute urgence et à reprendre efficacement les opérations par la suite.
   C'est peut-être l'une des étapes les plus importantes car elle nécessite des recherches et une étude approfondies des stratégies de continuité d'autres organisations. Avoir un point de référence d'autres entreprises, en particulier celles qui ont résisté aux revers précédents, s'avérera inestimable.
   
5. Créer un plan de continuité viable pour maintenir les opérations
   Lorsque le plan de continuité des activités a été défini et clairement rédigé, il est impératif qu'il soit testé. Cela implique la réalisation d'exercices et de simulations d'événements catastrophiques pour voir les domaines de l'entreprise qui nécessitent une amélioration et une planification supplémentaires.
   Dans un monde incertain, un plan de continuité des activités contribuera grandement à protéger votre entreprise et ses intérêts.

Tester le plan de continuité des activités

Un plan de continuité des affaires complet qui a fait ses preuves vous préparera à l'inattendu. Il vous aide à vous entraîner à travailler à distance, à travailler dans un environnement différent et à travailler peut-être sans personnel critique.

Les tests vous aident à vérifier des systèmes tels que la récupération de vos sauvegardes de données. De plus, tester votre plan révélera des lacunes ou des points faibles et vous fournira des informations inestimables sur la meilleure façon d'affiner et de renforcer le plan à l'avenir. Enfin, la démonstration de tests rigoureux peut aider votre entreprise à obtenir une assurance appropriée.

Alors, comment procédez-vous pour tester votre plan de continuité d'activité ?

1. Examiner le PCA avec les employés
   Sensibiliser vos collaborateurs au plan de continuité d'activité est primordial. La majorité des PCA échouent parce que les employés ne connaissent pas les protocoles qu'ils sont censés suivre en cas de catastrophe. Décrivez les objectifs de l'exercice de simulation et faites-leur comprendre qu'il s'agit de plus qu'un simple exercice. Leurs rôles et responsabilités doivent être clairement expliqués pour éviter les excuses lors de l'évaluation. Inclure des partenaires et des fournisseurs dans la simulation est également une bonne idée.
   
2. Décidez d'un moment pour tester le plan
   Une fois le personnel informé de ses rôles et responsabilités en matière de continuité des activités, il est temps de choisir un moment pour effectuer l'exercice de test. Selon ce que l'équipe en charge de la mise en œuvre de cet exercice a décidé, cette simulation peut durer d'une journée à quelques semaines. La clé n'est pas la durée, mais d'évaluer le niveau de préparation de l'organisation et les réponses des employés.
   
   Les bons jours pour programmer des exercices de simulation sont le vendredi et le samedi. Si vous envisagez de simplement organiser des séances sur table avec votre direction et votre personnel, vous souhaiterez peut-être les organiser pendant les week-ends. Les revues peuvent alors avoir lieu pendant la semaine sans perturber les opérations commerciales normales.
   
3. Simuler une situation de catastrophe
   Les catastrophes peuvent prendre n'importe quelle forme : inondations, tornades, ouragans, cyberattaques, krachs boursiers ou pandémies mondiales comme l'actuelle épidémie de COVID-19. Sélectionnez l'un d'entre eux et créez une simulation que vous présentez aux employés. On s'attend à ce qu'ils effectuent cet exercice comme s'il se produisait réellement. Leurs réponses doivent être conformes à ce qui a été défini dans le plan de continuité des activités.
   
   Suivez le temps nécessaire pour maîtriser la situation. Si votre organisation dépend d'autres entreprises pour des fonctions critiques telles que les systèmes informatiques, vous souhaiterez peut-être les inclure dans cet exercice de simulation afin de pouvoir également évaluer leur état de préparation. À quelle fréquence une simulation complète doit-elle être effectuée ? Au moins une fois par an. Vous pouvez utiliser différents scénarios afin de tester une variété de problèmes potentiels.
   
4. Évaluer l'exercice de test
   Lorsque la période de test est terminée, rassemblez tout le monde pour une session d'évaluation. Laissons parler les salariés. Écoutez les retours donnés, cela vous aidera à affiner le plan de continuité d'activité. Les domaines qui doivent encore être peaufinés viendront au premier plan, et les stratégies qui ont bien fonctionné seront également mises en évidence. Parfois, il peut être nécessaire d'échanger les responsabilités de différentes personnes au sein de l'équipe pour un meilleur résultat.

Meilleures pratiques du plan de continuité des activités

Le cheminement vers l'élaboration d'un bon plan de continuité des activités est complété par les meilleures pratiques suivantes :

1. Avoir un parrain expérimenté
   Toute entreprise qui envisage d'élaborer un plan de continuité des activités ferait bien de travailler avec une équipe expérimentée qui peut construire, réviser et aider à tester le BCP. Idéalement, quelqu'un doit être en charge ou superviser l'ensemble de ce processus.
   
2. Choisissez une politique stratégique
   Une politique stratégique guidera les décisions et servira de feuille de route sur la voie à suivre. Les employés doivent recevoir une copie de la politique, ainsi que le plan de continuité des activités complet, pour se familiariser avec. Idéalement, tout devrait être consigné dans un manuel que les employés reçoivent dans le cadre de leur formation continue.
   
3. Travailler avec une méthodologie
   Quels systèmes et méthodes utiliserez-vous pour mener à bien votre plan de continuité des activités depuis sa conception jusqu'à ses tests ? La méthodologie doit être claire et facile à suivre. Une bonne méthodologie sera appréciée par les auditeurs qui évalueront votre plan de continuité d'activité. Par exemple, il est impératif de documenter le processus opérationnel requis pour créer, traiter et gérer une vente afin qu'en cas d'interruption des activités, l'entreprise puisse immédiatement identifier et résoudre les lacunes créées. La méthodologie doit être aussi proche que possible de la pierre pour permettre à tous les employés de mener leurs activités de la même manière tandis que la direction travaille toujours à affiner le processus pour le rendre plus efficace et rationalisé.
   
4. Utiliser des évaluations régulières
   La seule façon d'évaluer votre plan de continuité des activités consiste à effectuer des évaluations soigneusement réfléchies. Ces évaluations sont un moyen d'évaluer votre état de préparation en tant qu'entreprise. Il est bon de procéder à des évaluations régulières des risques, peut-être même une fois par trimestre. Ceux-ci ne doivent pas impliquer tous les employés. Vous pouvez simplement rassembler des chefs d'équipe de différentes divisions ou départements.
   
5. Déployer des tests fréquents
   Exercer ou tester le plan afin de savoir dans quelle mesure il fonctionnera le moment venu est l'une des meilleures pratiques que vous pouvez déployer. Effectuez une série d'exercices au moins une fois par trimestre en utilisant différents scénarios pour tenir vos employés au courant de ce que l'on attend d'eux en cas de catastrophe.
   
6. Planifier des sessions de reporting et de feedback
   Un protocole de signalement doit également être en place. Comment l'équipe qui coordonne et gère ce projet rend-elle compte à la direction ? Après l'élaboration et la mise à l'essai du plan, un rapport doit être envoyé à la direction pour résumer le niveau de préparation de l'organisation face à une situation d'urgence.

Conclusion

D'après mon expérience, plus votre plan de continuité des activités est bien défini et testé, plus vous avez de chances de récupérer efficacement et de protéger vos employés, vos clients et vos opérations commerciales.

Toutes les personnes travaillant dans l'organisation doivent connaître le plan de continuité des activités et leur rôle dans la reprise après sinistre. Personne n'est exempté. La participation à tous les niveaux permet un rebond plus rapide et une transition en douceur vers une nouvelle phase des opérations commerciales.