Construyendo un Plan de Continuidad del Negocio

Una estrategia de continuidad del negocio bien pensada puede ayudar a las empresas no solo a sobrevivir sino también a prosperar después de una crisis. La continuidad operativa del negocio ya no es algo que deba pasarse por alto, sino un tema que merece un debate serio. Aproximadamente el 40% de las empresas no reabren después de un desastre, según la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA)

Aquí hay cinco pasos que puede seguir para proteger a su empresa de la próxima crisis.

Elaboración de un plan de continuidad empresarial operativo

No espere a que ocurra otra crisis antes de desarrollar un plan de continuidad comercial operativo. Tener un plan en marcha permite un proceso eficiente de regreso al trabajo cuando la crisis cede. También da instrucciones sobre cómo hacer frente a cualquier daño a raíz del desastre.

Si bien las organizaciones pueden implementar estos planes por sí solas, a menudo ayuda traer a un consultor de estrategia con una perspectiva externa y una amplia experiencia sobre cómo los planes exitosos de continuidad del negocio llegan a buen término.

Las empresas equipadas con dichos planes son más resistentes que las entidades sin planes de contingencia y, según mi experiencia, tienen más posibilidades de recuperarse. Además, también tienden a resurgir más rápido que sus competidores.

Entonces, ¿qué implica armar un plan de continuidad comercial operativo? Un programa integral de planificación de contingencias se define por tres elementos:

1. Respuesta de emergencia
2. Gestión de crisis
3. Recuperación y reanudación del negocio

La estructura de este plan debe incluir los siguientes cinco pasos básicos:

1. Establecer el alcance del plan propuesto
   En este paso, el enfoque principal es establecer un enfoque específico e identificar el equipo de gestión de crisis, el equipo de recuperación de tecnología y los equipos de recuperación comercial que trabajarán en la implementación del plan de continuidad comercial. Este equipo será responsable de explorar diferentes vías para ver cómo la empresa puede proteger mejor a los empleados, proveedores y clientes, así como las operaciones comerciales durante un desastre.
   
2. Definir los principales sectores de actividad
   ¿De cuántos departamentos o sectores está compuesta la organización? TI, ventas, cuentas, recursos humanos, back office y front office: cada uno de estos sectores debe definirse y describirse para poder desarrollar un protocolo de respuesta para cada uno.
   
3. Llevar a cabo un análisis de impacto empresarial (BIA)
   Se lleva a cabo un análisis de impacto comercial (BIA) para prever cualquier impacto potencial en las operaciones comerciales críticas. El análisis del impacto comercial se puede facilitar haciendo las siguientes tres preguntas:
   
   • ¿Cuáles son las actividades prioritarias que son críticas para las operaciones centrales de la organización?
     
   • ¿Cuáles son los recursos que se deben obtener para retomar estas actividades priorizadas? Esto incluye recursos internos y externos, como inventarios, vehículos y personal.
     
   • ¿Cuál es el período máximo de tiempo que se puede tolerar la interrupción de las operaciones comerciales? Esta pregunta en particular identifica el marco de tiempo para que se reanuden las actividades priorizadas.
     
     Una vez respondidas estas preguntas, es el momento de evaluar los riesgos externos que pueden afectar al negocio. Una vez hecho esto, es más fácil trabajar con los diferentes tipos de desastres que puede enfrentar la empresa.
     
4. Desarrollar estrategias basadas en la información recopilada.
   Con los datos que ha recopilado durante este proceso de diligencia debida, es posible idear estrategias para ayudar a la empresa a abordar cualquier emergencia y reanudar las operaciones de manera eficiente después.
   Esta es quizás una de las etapas más importantes, ya que requiere una amplia investigación y estudio de las estrategias de continuidad de otras organizaciones. Tener un punto de referencia de otras empresas, especialmente aquellas que han superado contratiempos anteriores, resultará invaluable.
   
5. Crear un plan de continuidad viable para mantener las operaciones
   Cuando el plan de continuidad del negocio se ha diseñado y escrito claramente, es imperativo que se pruebe. Esto implica la realización de ejercicios y eventos de desastre simulados para ver las áreas del negocio que necesitan más mejoras y planificación.
   En un mundo incierto, un plan de continuidad comercial contribuirá en gran medida a proteger su negocio y sus intereses.

Probando el Plan de Continuidad del Negocio

Un plan integral de continuidad comercial que ha sido probado y probado lo preparará para lo inesperado. Le ayuda a practicar el trabajo remoto, trabajar en un entorno diferente y quizás trabajar sin personal crítico.

Las pruebas lo ayudan a verificar sistemas como la recuperación de la copia de seguridad de datos. Además, probar su plan revelará brechas o puntos débiles y le brindará información invaluable sobre cómo refinar y fortalecer mejor el plan en el futuro. Por último, demostrar pruebas rigurosas puede ayudar a su empresa a obtener un seguro adecuado.

Entonces, ¿cómo hace para probar su plan de continuidad comercial?

1. Revise el BCP con los empleados
   Hacer que sus empleados conozcan el plan de continuidad del negocio es crucial. La mayoría de los BCP fallan debido a que los empleados no conocen los protocolos que se espera que sigan en caso de un desastre. Resuma los objetivos del ejercicio de simulación y hágales comprender que esto es más que un ejercicio de simulacro. Sus funciones y responsabilidades deben estar claramente explicadas para evitar excusas durante la evaluación. Incluir socios y proveedores en la simulación también es una buena idea.
   
2. Decidir un momento para probar el plan
   Con el personal informado sobre sus roles y responsabilidades de continuidad comercial, es hora de seleccionar un momento para llevar a cabo el ejercicio de prueba. Dependiendo de lo que haya decidido el equipo a cargo de implementar este ejercicio, esta simulación puede tomar desde un día hasta algunas semanas. La clave no es el tiempo sino medir el nivel de preparación de la organización y las respuestas de los empleados.
   
   Buenos días para programar ejercicios de simulación son los viernes y sábados. Si está planeando simplemente llevar a cabo sesiones de mesa con la alta dirección y el personal, es posible que desee llevarlas a cabo durante los fines de semana. Las revisiones se pueden realizar durante la semana sin interrumpir las operaciones comerciales normales.
   
3. Simular una situación de desastre
   Los desastres pueden presentarse en cualquier forma: inundaciones, tornados, huracanes, ataques cibernéticos, caídas del mercado de valores o pandemias globales como el brote actual de COVID-19. Seleccione cualquiera de estos y cree una simulación que presente a los empleados. Se espera que tomen este ejercicio de simulacro como si realmente estuviera sucediendo. Sus respuestas deben estar en línea con lo que se ha establecido en el plan de continuidad del negocio.
   
   Haga un seguimiento del tiempo necesario para controlar la situación. Si su organización depende de otras empresas para funciones críticas como los sistemas de TI, es posible que desee incluirlas en este ejercicio de simulación para que también pueda medir su preparación. ¿Con qué frecuencia se debe realizar una simulación completa? Al menos una vez al año. Puede emplear diferentes escenarios para poder probar una variedad de problemas potenciales.
   
4. Evaluar el ejercicio de prueba
   Cuando termine el período de prueba, reúna a todos para una sesión de evaluación. Que hablen los empleados. Escuche los comentarios recibidos, le ayudarán a afinar el plan de continuidad del negocio. Las áreas que aún necesitan ser pulidas pasarán a primer plano, y también se destacarán las estrategias que funcionaron bien. A veces, puede ser necesario intercambiar las responsabilidades de diferentes personas dentro del equipo para obtener un mejor resultado.

Mejores prácticas del plan de continuidad comercial

El viaje para desarrollar un buen plan de continuidad del negocio se complementa con las siguientes mejores prácticas:

1. Tener un patrocinador experimentado
   Cualquier empresa que planee elaborar un plan de continuidad comercial haría bien en trabajar con un equipo experimentado que pueda crear, revisar y ayudar con las pruebas del BCP. Idealmente, alguien debe estar a cargo o supervisar todo este proceso.
   
2. Elige una política estratégica
   Una política estratégica guiará las decisiones y actuará como una hoja de ruta sobre el camino a seguir. Los empleados deben recibir una copia de la política, junto con el plan completo de continuidad comercial, para que se familiaricen. Lo ideal es que todo se ponga en un manual que los empleados reciban como parte de su capacitación continua.
   
3. Trabajar con una metodologa
   ¿Qué sistemas y métodos utilizará para llevar a cabo su plan de continuidad comercial desde su inicio hasta la prueba? La metodología debe ser clara y fácil de seguir. Una buena metodología será apreciada por los auditores que evaluarán su plan de continuidad de negocio. Por ejemplo, es imperativo documentar la comprensión del proceso operativo que se requiere para originar, realizar transacciones y administrar una venta para que, en caso de interrupción del negocio, la empresa pueda identificar y resolver de inmediato las brechas que se crean. La metodología debe ser lo más inamovible posible para permitir que todos los empleados realicen negocios de la misma manera, mientras que la gerencia siempre está trabajando para refinar el proceso para hacerlo más eficiente y simplificado.
   
4. Emplear evaluaciones periódicas
   La única forma de evaluar su plan de continuidad comercial es a través de evaluaciones cuidadosamente pensadas. Estas evaluaciones son una forma de medir su preparación como empresa. Es bueno realizar evaluaciones de riesgo periódicas, tal vez incluso una vez cada trimestre. Estos no tienen que involucrar a todos los empleados. Simplemente puede reunir a los líderes de equipo de diferentes divisiones o departamentos.
   
5. Implementar pruebas frecuentes
   Ejercitar o probar el plan para saber qué tan bien funcionará cuando llegue el momento es una de las mejores prácticas que puede implementar. Realice una serie de simulacros al menos una vez al trimestre utilizando diferentes escenarios para mantener a sus empleados actualizados sobre lo que se espera de ellos durante los desastres.
   
6. Programar informes y sesiones de retroalimentación
   También debe haber un protocolo de informes. ¿Cómo informa a la gerencia el equipo que está coordinando y ejecutando este proyecto? Después del desarrollo y prueba del plan, se debe enviar un informe a la gerencia para resumir el nivel de preparación de la organización ante una situación de emergencia.

Conclusión

En mi experiencia, cuanto mejor definido y más probado esté su plan de continuidad comercial, mayores serán sus posibilidades de recuperarse de manera eficiente y proteger a sus empleados, clientes y operaciones comerciales.

Todos los que trabajan en la organización deben conocer el plan de continuidad del negocio y su papel en la recuperación posterior al desastre. Nadie está exento. La participación en todos los niveles permite una recuperación más rápida y una transición fluida hacia una nueva fase de las operaciones comerciales.