As Implicações Financeiras da Dívida Técnica

Sumário executivo

E se você não tivesse ideia de quanta dívida você tinha? Seria uma posição desconfortável estar, não saber quanto estava custando ou até que ponto estava impedindo sua empresa de fazer melhorias operacionais, reagir às mudanças do mercado ou até mesmo transformar completamente o negócio.

Além disso, e se praticamente qualquer pessoa em sua organização pudesse incorrer em dívidas sem pedir permissão? Por exemplo, seu chefe de imóveis pode entrar rapidamente em um contrato de arrendamento de vários anos com um aluguel baixo de um ano, mas com aluguéis significativamente crescentes nos últimos anos - sem que ninguém o divulgue além de conversa.

Tudo isso soa como governança imprudente, mas na verdade é bastante comum nas empresas. O problema é que esse tipo de “dívida” não vem na forma dos instrumentos financeiros tradicionais que todos conhecemos tão bem.

A dívida técnica tem todas essas características.

A dívida em sua forma mais simples é tomar emprestado hoje com a intenção e a promessa de pagar no futuro. A dívida faz sentido quando os empréstimos de hoje levarão a um amanhã melhor, por exemplo, empréstimos para a faculdade ou compra de uma casa. A dívida geralmente é ruim quando o empréstimo hoje levará a um amanhã pior, por exemplo, sair para um jantar caro e colocá-lo em um cartão de crédito que você não pagará imediatamente.

Em termos corporativos, a dívida pode ser boa quando incorrida para financiar investimentos que proporcionarão um retorno maior do que o custo da dívida. Também pode fazer sentido se você planeja vender o negócio muito antes do vencimento da dívida. A desvantagem da dívida é que ela tem uma despesa muito real que arrasta dinheiro e lucros, restringe a flexibilidade e pode se tornar tão onerosa que pode levar à falência.

Até agora, a metáfora a que nos referimos é sobre dívida financeira, ainda outra forma de dívida – dívida técnica (ou “dívida tecnológica”) – tem muitas características semelhantes e deve ser medida, gerenciada e assumida de forma deliberada . Se permitir que sua empresa chegue ao mercado à frente da concorrência, muito provavelmente vale a pena. Da mesma forma, assumir dívidas de tecnologia para mitigar uma vulnerabilidade de segurança potencialmente grave provavelmente também vale a pena.

No entanto, a dívida técnica tem suas desvantagens, levando à ineficiência e inércia, como quando um departamento não quer usar o software de outro ou se você atrasa uma atualização várias vezes para atingir metas financeiras de curto prazo.

Então, o que é dívida técnica?

A dívida técnica é um termo que tem sido usado principalmente na comunidade técnica desde que Ward Cunningham, um programador de computador, cunhou a frase em 1992. Seu uso decolou recentemente e assumiu o centro do palco com a proliferação da programação ágil. A dívida técnica discutida neste artigo não é sobre a metodologia de programação, mas sim sobre as implicações estratégicas de sua existência.

Em termos simples, dívida técnica é o custo incremental e a perda de agilidade para sua empresa como resultado de decisões anteriores que foram tomadas para economizar tempo ou dinheiro ao implementar novos sistemas ou manter os existentes. Ocorre quando os sistemas não estão integrados corretamente ou o código é excessivamente complexo. Isso se deve a vários motivos, como ineficiências, considerações sobre o tempo de lançamento no mercado ou execução de versões desatualizadas de software, entre muitos outros.

Alguns exemplos claros seriam:

1. Usar versões antigas do Windows que o impedem de usar um novo software ou aplicar uma atualização de segurança
2. Sistemas ERP em um círculo vicioso de serem tão antigos e personalizados que não podem ser atualizados, pois seria um esforço de “rasgar e substituir”
3. Sistemas semelhantes que têm funções sobrepostas em diferentes partes da sua organização

O diagrama abaixo é um gráfico útil para enquadrar como a dívida tecnológica difere de outras implementações tecnológicas que podem ser feitas dentro da pilha de tecnologia de uma empresa. Muitas vezes confundido com um bug, a dívida técnica é muito diferente, pois sua presença pode não ser descaradamente óbvia. Aí está o perigo, pois quanto mais tempo for deixado intocado, maior será a magnitude do efeito no futuro.

Como um CFO que trabalhou em TI e me reportou a TI em empresas altamente alavancadas, me impressionou como a dívida técnica é semelhante à dívida tradicional. Também me impressionou o quão opaco e arriscado é. Aqueles de formação financeira são bem versados ​​nos mecanismos da dívida financeira – é tangível e fácil de calcular. Mas o mesmo não acontece com a dívida técnica, que muitas vezes é mal compreendida ou erroneamente assumida como problema de outra pessoa.

Quais são exatamente os custos da dívida técnica e são reais?

A resposta curta é que os custos em dinheiro são muito reais. Há também alguns custos leves importantes que devem ser identificados, bem como medidos e gerenciados separadamente. Vou detalhar abaixo alguns exemplos desses custos:

Custos em dinheiro

A dívida técnica é tão real quanto os pagamentos de juros. No entanto, geralmente se manifesta no P&L de forma mais indireta do que uma simples despesa de linha de “juros”, como nas seguintes formas:

Número de funcionários

• Mais pessoal necessário simplesmente para manter os sistemas existentes
• Tempo adicional do desenvolvedor para trazer novos recursos

A sobrecarga

• Realização atrasada de sinergias de integração de aquisição
• Remediação e multas decorrentes de violações de segurança

Vendas

• Vendas perdidas devido a falhas no sistema
• Gastos de marketing menos eficientes

Capital de giro

• Requisitos aumentados, principalmente para empresas com saldos de estoque altos

Custos suaves

Embora os custos diretos tenham valores reais em dólares associados a eles, também existem custos indiretos que, apesar de serem mais difíceis de quantificar e economizar, têm um peso absoluto nos resultados do seu negócio. Esses incluem:

Inteligência de mercado

• Incapacidade de se adaptar rapidamente a oportunidades ou mudanças no mercado
• Capacidade reduzida de converter dados em informações para tomar melhores decisões
• Várias versões da verdade

Produtividade

• Menor produtividade da equipe devido a interrupções nos sistemas
• Funcionários menos produtivos que gastam mais tempo extraindo e massageando dados do que analisando-os
• Desviar o tempo e a atenção da alta administração se ocorrer uma grande violação de segurança

Olhando para uma comparação entre dívida técnica e financeira, uma das principais diferenças é que a primeira não tem controle formal. Com a dívida financeira, geralmente há comitês de crédito, equipes de gerenciamento de ativos e passivos e equipe de tesouraria que monitoram os níveis como um falcão. Com dívida técnica, no entanto, muito poucos desses controles existem em negócios tradicionais.

Como e por que a dívida técnica é incorrida

Com a dívida tradicional, o conselho, juntamente com o CEO e o CFO, normalmente define a estrutura de capital, ou seja, quanto patrimônio, quanto dívida e que tipo de dívida (revolver, asset-based ou vanilla unsecured). A tabela de limite é até mesmo explícita sobre qual dívida será paga e quando. Uma vez que tudo isso está formalmente decidido, é lançado um processo estruturado para levantar a dívida.

Os credores analisam a capacidade de uma entidade de pagar dívidas por meio de avaliações do histórico de pagamento de dívidas, classificações de crédito e a qualidade das garantias que as sustentam. No entanto, nenhum desse processo formal, quantificação e aprovação acontece quando a dívida técnica é incorrida. Vamos dar uma olhada em como e por que isso ocorre através dos processos em que a dívida técnica é incorrida:

Restrições de tempo levam ao comprometimento

Time to market é tudo nos negócios. A implementação de uma nova tecnologia é muito mais rápida quando pode ser feita de forma independente. Infelizmente, as implicações disso são que outros sistemas não estão sincronizados com a implementação. Para organizações enxutas com uma pilha de tecnologia simples, isso pode não parecer tão ruim.

Torna-se problemático, porém, à medida que as configurações do sistema se multiplicam em sua complexidade. Afinal, a tecnologia automatiza processos e captura dados que são transformados em informações. A tecnologia que não está integrada resulta em processos de negócios que não funcionam em conjunto e em várias versões da verdade.

Quando o tempo é sacrificado pela velocidade, os protocolos de teste estabelecidos podem ser ignorados ou dispensados. Isso geralmente resulta em “bugs” no caminho que se manifestam em alguma forma de degradação do sistema e distração do tempo do desenvolvedor para corrigi-los.

Se observarmos o efeito da dívida de tecnologia ao longo do tempo, quanto mais tempo um problema for deixado intocado, maior será a magnitude do efeito. O que começa como um pequeno exercício de refatoração de código pode se transformar em um esforço completo de modernização e substituição no futuro.

A tentação da economia de custos a curto prazo

Convenhamos, as equipes executivas estão sob constante pressão para atingir os números. Adiar os gastos hoje pode ajudá-lo a ganhar o trimestre, mas, como o empréstimo, você precisa pagá-lo em algum momento. Aqui estão algumas maneiras pelas quais as empresas economizam dinheiro no curto prazo, mas acabam resultando em dívida técnica:

Atualizações de software

Às vezes, o custo e os problemas de implementação de uma atualização periódica de software podem resultar em atraso. Às vezes, isso continua por anos. Somos todos culpados de forçar o encerramento do Microsoft AutoUpdate quando ele aparece em momentos inconvenientes.

Quando os sistemas acabam ficando muito atrasados ​​em relação à versão atual, o software mais recente que precisa se integrar a ele simplesmente não consegue. Além disso, atualizar várias versões de uma só vez é geralmente mais caro e quase sempre mais demorado do que acompanhar.

Substituição de Hardware

À medida que as organizações crescem em complexidade, o simples esforço de sincronizar os ciclos de atualização de hardware pode se tornar esmagador e caro. Isso pode fazer com que o hardware atual seja levado a extremos e grandes disparidades existentes entre a qualidade do hardware entre as equipes. Algumas equipes ficam frustradas, compram novo hardware e apenas gastam com o orçamento de sua mesa, em vez de esperar que a TI instigue as atualizações.

Essa disparidade tem implicações para a produtividade e compatibilidade de hardware/arquivo para exercícios colaborativos.

Táticas para lidar com uma situação de dívida técnica

Em vez de apenas falar de problemas, vamos agora aplicar um pouco de proatividade e prescrever algumas soluções para resolver a dívida técnica.

Para isso, podemos recorrer às técnicas utilizadas para gerenciar a dívida financeira. Para gerenciar seus passivos, primeiro você precisa saber quais são, quanto são e suas condições de pagamento. Vamos agora trabalhar com isso para a dívida técnica.

1. Descubra o que e quanta dívida técnica você tem

A dívida financeira vem em tranches que são definidas pela antiguidade de cada peça (por exemplo, sênior, mezanino ou revólver), que por sua vez mostra quem é pago primeiro. A dívida técnica tem um padrão semelhante de antiguidade; para começar, você deve começar com seus sistemas de missão crítica. Que dívida técnica eles têm? Em seguida, olhe para o ecossistema mais amplo - melhor dizendo, qual dívida técnica entre seus sistemas está causando despesas?

Não complique demais esse processo. Em algum momento, você vai querer fazer uma avaliação de cima para baixo, mas não precisa começar por aí. Faça com que seu chefe de TI reúna sua equipe de gerenciamento com esta lição de casa:

Se tivéssemos liquidado completamente toda a nossa dívida técnica um ano atrás, como este ano (ou o próximo ano) poderia ter sido melhor?

Pegue suas dez principais ideias e coloque-as em uma matriz 2x2: fácil/difícil de pagar em um eixo e grau de benefícios no outro. Espero que o visual ajude você a descobrir por onde começar.

A partir daí, analise para validar suas suposições sobre o tamanho do prêmio e do esforço. A neutralidade é fundamental aqui, portanto, tenha cuidado com os fornecedores de software que se oferecem para realizar uma “avaliação gratuita”.

2. Decida o que fazer

Depois de saber qual é a sua dívida técnica, agora você precisa decidir como lidar com ela. Há muitas opções para tomar.

Em última análise, pode ser melhor não fazer nada. Para dívidas que são avaliadas como “pequenas” ou com “baixa taxa de juros”, pode ser ideal simplesmente deixá-la – da mesma forma, se houver uma “penalidade de pré-pagamento” significativa de pagá-la antecipadamente. Também pode haver vantagens estratégicas. Ficar uma versão atrás e ficar lá geralmente é bom e às vezes tem a vantagem de deixar as torções serem resolvidas com o dinheiro de outra pessoa.

Pagar ou reduzir a dívida técnica envolverá a substituição de sistemas e a redução dos custos. Isso pode ser feito imediatamente ou ao longo do tempo por meio de um processo de melhorias graduais. Assim como na dívida financeira, existem formas criativas de “refinanciar” a dívida técnica, sendo a terceirização da manutenção uma delas. Isso em última análise pode custar mais para resolver, mas pode ser difundido para diminuir o custo imediato atingido e, através dos princípios da divisão do trabalho, delegar a tarefa a uma entidade mais especializada.

O advento dos serviços de software e hardware baseados em nuvem também traz uma comparação com a popularidade do financiamento baseado em leasing. O uso de serviços em nuvem também é uma ferramenta eficaz para reduzir a dívida técnica, tanto na remoção de requisitos de CAPEX quanto na mudança do foco de desenvolvimento para o provedor de nuvem.

3. Crie um Plano de Pagamento

Não fique sobrecarregado com o custo de reduzir sua dívida técnica e não tente pagar tudo de uma vez. Este seria um exercício ambicioso que poderia sobrecarregar uma organização de qualquer tamanho ou balanço.

Novamente, voltando às comparações financeiras, tenha a mentalidade de pagar primeiro o cartão de crédito com a maior taxa de juros. Isso significa simplesmente atacar primeiro as atividades de alto valor/baixo esforço.

Na seção anterior, discuti as várias maneiras de lidar com a dívida técnica. Ao avaliar o custo de cada um, é melhor realizar um exercício de comparação. A classificação do custo do fluxo de caixa de cada resultado potencial pode permitir que as partes interessadas tenham uma visão clara das compensações e benefícios de cada caminho. Um exemplo de tal visual está incluído abaixo.

Essa comparação mostra o trade-off que existe entre uma resolução teórica e o forte contraste entre resolver o problema e não fazer nada (“linha de base existente”). Neste exemplo, migrar para uma solução baseada em SaaS em nuvem seria a opção mais econômica para a empresa.

Gerenciando a dívida técnica daqui para frente

Depois de estabelecer sua linha de base e seu plano de ataque, você desejará preservar essa visibilidade e evitar que novas dívidas surjam. Pense no exercício como um novo começo e uma chance de implementar as práticas recomendadas para evitar problemas aumentando novamente no futuro.

Implementar uma Declaração de Divulgação de Empréstimo

A maioria dos projetos de tecnologia tem um processo de aprovação formal completo com um patrocinador executivo, objetivo de alto nível, benefícios previstos, cronograma e, claro, custos. Este é um ótimo lugar para liberar novas dívidas técnicas que serão incorridas e a justificativa para isso.

Definir limites de empréstimo

Não exagere ao estabelecer novos padrões. Assim como você emite cartões de crédito corporativos com limites pré-definidos, você não quer administrar demais a dívida técnica. Muita dívida técnica é pequena e relacionada à escrita de código que será paga rapidamente. Isso é particularmente verdadeiro com o desenvolvimento ágil. Confie no seu chefe de TI para definir e monitorar esse limite.

Retreine seus subscritores

Em empresas maiores, a TI tem um processo chamado “gerenciamento de mudanças”. Antes de um novo software ser lançado, ele normalmente passa pelo gerenciamento de mudanças. Em termos simples, o trabalho do gerenciamento de mudanças é garantir que novas mudanças no sistema de tecnologia da empresa não afetem outros sistemas. Eles fazem isso garantindo que o novo sistema esteja em conformidade com métodos e procedimentos padronizados. Considere usar esse processo para evitar ou pelo menos identificar a introdução de novas dívidas.

A dívida técnica é um custo real de fazer negócios e uma causa real de paralisações de sistemas e atrapalha a agilidade geral da empresa. No entanto, não precisa ser um fardo contínuo, e os CFOs inteligentes saberão quanta dívida tecnológica sua organização possui e o que será necessário para otimizá-la.