Les implications financières de la dette technique

Résumé

Et si vous n'aviez aucune idée du montant de vos dettes ? Ce serait une position inconfortable de ne pas savoir combien cela coûte ou dans quelle mesure cela empêche votre entreprise d'apporter des améliorations opérationnelles, de réagir aux changements du marché ou même de transformer complètement l'entreprise.

De plus, que se passerait-il si à peu près n'importe qui dans votre organisation pouvait s'endetter sans demander l'autorisation ? Par exemple, votre responsable de l'immobilier pourrait rapidement conclure un bail pluriannuel avec un faible loyer d'un an, mais avec des loyers en augmentation significative au cours des années suivantes, sans que personne ne le divulgue autrement que par conversation.

Tout cela ressemble à une gouvernance imprudente, mais c'est en fait assez courant dans les entreprises. Le hic, c'est que ce type de « dette » ne se présente pas sous la forme des instruments financiers traditionnels que nous connaissons tous si bien.

La dette technique présente toutes ces caractéristiques.

La dette dans sa forme la plus simple consiste à emprunter aujourd'hui avec l'intention et la promesse de rembourser à l'avenir. L'endettement a du sens lorsque l'emprunt d'aujourd'hui mènera à un avenir meilleur, par exemple, emprunter pour l'université ou acheter une maison. La dette est généralement mauvaise lorsqu'emprunter aujourd'hui mènera à un avenir pire, par exemple, sortir pour un dîner coûteux et le mettre sur une carte de crédit que vous ne rembourserez pas immédiatement.

En termes d'entreprise, la dette peut être bonne lorsqu'elle est contractée pour financer des investissements qui fourniront un rendement supérieur au coût de la dette. Cela peut également avoir du sens si vous envisagez de vendre l'entreprise bien avant l'échéance de la dette. L'inconvénient de la dette est qu'elle entraîne une dépense très réelle qui entraîne des liquidités et des bénéfices, limite la flexibilité et peut devenir si lourde qu'elle pourrait finalement conduire à la faillite.

Jusqu'à présent, la métaphore à laquelle nous faisons allusion concerne la dette financière, mais une autre forme de dette - la dette technique (ou «dette technologique») - présente de nombreuses caractéristiques similaires et doit être mesurée, gérée et contractée de manière délibérée. . Si cela permet à votre entreprise d'accéder au marché avant la concurrence, cela en vaut très probablement la peine. De même, contracter une dette technologique pour atténuer une vulnérabilité de sécurité potentiellement grave en vaut probablement la peine aussi.

Cependant, la dette technique a ses inconvénients, entraînant inefficacité et inertie, par exemple lorsqu'un service ne veut pas utiliser le logiciel d'un autre ou si vous retardez plusieurs fois une mise à niveau pour atteindre des objectifs financiers à court terme.

Alors, qu'est-ce que la dette technique ?

La dette technique est un terme qui a été utilisé principalement au sein de la communauté technique depuis que Ward Cunningham, un programmeur informatique, a inventé l'expression en 1992. Son utilisation a pris son envol récemment et a occupé le devant de la scène avec la prolifération de la programmation agile. La dette technique discutée dans cet article ne concerne pas la méthodologie de programmation mais plutôt les implications stratégiques de son existence.

En termes simples, la dette technique est le coût supplémentaire et la perte d'agilité de votre entreprise à la suite de décisions antérieures prises pour gagner du temps ou de l'argent lors de la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou de la maintenance de systèmes existants. Cela se produit lorsque les systèmes ne sont pas intégrés correctement ou que le code est trop complexe. Cela est dû à diverses raisons, telles que des inefficacités, des considérations de délai de mise sur le marché ou l'exécution de versions obsolètes de logiciels, entre autres.

Quelques exemples clairs seraient:

1. Utilisation d'anciennes versions de Windows qui vous empêchent d'utiliser un nouveau logiciel ou d'appliquer une mise à niveau de sécurité
2. Les systèmes ERP dans un cercle vicieux d'être si anciens et personnalisés qu'ils ne peuvent pas être mis à niveau, car ce serait un effort de "déchirer et remplacer"
3. Des systèmes similaires dont les fonctions se chevauchent dans différentes parties de votre organisation

Le diagramme ci-dessous est un graphique utile pour encadrer la façon dont la dette technologique diffère des autres implémentations technologiques qui peuvent être réalisées au sein de la pile technologique d'une entreprise. Souvent confondue avec un bogue, la dette technique est très différente en ce sens que sa présence peut ne pas être flagrante. C'est là que réside le danger, car plus il reste longtemps intact, plus l'ampleur de l'effet sera élevée à l'avenir.

En tant que directeur financier qui a à la fois travaillé dans l'informatique et qui me relevait de l'informatique dans des entreprises fortement endettées, j'ai été frappé par la similarité de la dette technique avec la dette traditionnelle. Cela m'a également frappé par son opacité et son caractère risqué. Ceux qui ont une formation financière connaissent bien les mécanismes de la dette financière - c'est tangible et facile à calculer. Pourtant, ce n'est pas le cas pour la dette technique, qui est souvent mal comprise ou considérée à tort comme le problème de quelqu'un d'autre.

Quels sont exactement les coûts de la dette technique et sont-ils réels ?

La réponse courte est que les coûts en espèces sont bien réels. Il existe également des coûts accessoires importants qui doivent être identifiés ainsi que mesurés et gérés séparément. Je développerai ci-dessous quelques exemples de ces coûts :

Coûts en espèces

La dette technique est aussi réelle que les paiements d'intérêts. Cependant, il se manifeste généralement sur le compte de résultat de manière plus indirecte qu'une simple dépense de ligne "d'intérêts", comme par exemple :

Effectif

• Plus de personnel nécessaire simplement pour maintenir les systèmes existants
• Temps de développement supplémentaire pour apporter de nouvelles fonctionnalités

Aérien

• Réalisation retardée des synergies d'intégration des acquisitions
• Réparation et amendes résultant d'atteintes à la sécurité

Ventes

• Ventes perdues en raison de pannes de système
• Dépenses marketing moins efficaces

Fonds de roulement

• Exigences accrues, en particulier pour les entreprises ayant des soldes de stocks élevés

Coûts accessoires

Bien que les coûts essentiels soient associés à des montants réels en dollars, il existe également des coûts accessoires qui, bien qu'ils soient plus difficiles à quantifier et à réaliser des économies, ont un effet absolu sur les résultats de votre entreprise. Ceux-ci inclus:

Connaissance du marché

• Incapacité à s'adapter rapidement aux opportunités ou aux changements du marché
• Capacité réduite à convertir les données en informations pour prendre de meilleures décisions
• Plusieurs versions de la vérité

Productivité

• Baisse de la productivité du personnel en raison de pannes de systèmes
• Personnel moins productif qui passe plus de temps à extraire et traiter les données qu'à les analyser
• Faire dérailler le temps et l'attention de la haute direction en cas de violation majeure de la sécurité

En comparant la dette technique et la dette financière, l'une des principales différences est que la première n'a aucun contrôle formel. Avec la dette financière, il existe généralement des comités de crédit, des équipes de gestion de l'actif et du passif et du personnel de la trésorerie qui surveillent les niveaux comme un faucon. Avec la dette technique, cependant, très peu de ces contrôles existent dans les entreprises traditionnelles.

Comment et pourquoi la dette technique est contractée

Avec la dette traditionnelle, le conseil d'administration, ainsi que le PDG et le directeur financier, définissent généralement la structure du capital, c'est-à-dire le montant des capitaux propres, le montant de la dette et le type de dette (revolver, basée sur des actifs ou vanille non garantie). Le tableau des plafonds est même explicite quant à la dette qui sera remboursée et quand. Une fois que tout cela est formellement décidé, un processus structuré est lancé pour augmenter la dette.

Les prêteurs examinent la capacité d'une entité à rembourser sa dette via des évaluations de l'historique de remboursement de la dette, des cotes de crédit et de la qualité des garanties qui la soutiennent. Pourtant, rien de ce processus formel, de cette quantification et de cette approbation ne se produit lorsque la dette technique est contractée. Voyons comment et pourquoi cela passe par les processus dans lesquels la dette technique est contractée :

Les contraintes de temps conduisent à des compromis

Le temps de mise sur le marché est tout dans les affaires. La mise en œuvre d'une nouvelle technologie est beaucoup plus rapide lorsqu'elle peut être effectuée de manière autonome. Malheureusement, les implications de ceci sont que d'autres systèmes ne sont pas synchronisés avec la mise en œuvre. Pour les organisations allégées avec une pile technologique simple, cela peut ne pas sembler si mal.

Cela devient problématique, cependant, à mesure que les configurations système se multiplient dans leur complexité. En fin de compte, la technologie automatise les processus et capture les données qui sont transformées en informations. Une technologie non intégrée entraîne des processus métier qui ne fonctionnent pas ensemble et de multiples versions de la vérité.

Lorsque le temps est sacrifié pour la vitesse, les protocoles de test établis peuvent être ignorés ou bénéficier d'une dérogation. Cela se traduit généralement par des "bogues" sur la route qui se manifestent par une forme de dégradation du système et une distraction du temps des développeurs pour les corriger.

Si nous examinons l'effet de la dette technologique au fil du temps, plus un problème reste longtemps intact, plus l'ampleur de l'effet est élevée. Ce qui commence comme un petit exercice de refactorisation du code peut faire boule de neige en un effort complet de modernisation et de remplacement sur toute la ligne.

La tentation des économies à court terme

Avouons-le, les équipes de direction subissent une pression constante pour atteindre les chiffres. Ne pas dépenser aujourd'hui peut vous aider à gagner le trimestre mais, comme pour un emprunt, vous devez le rembourser à un moment donné. Voici quelques façons dont les entreprises économisent de l'argent à court terme, mais finissent par entraîner une dette technique :

Mises à jour de logiciel

Parfois, le coût et les problèmes liés à la mise en œuvre d'une mise à jour logicielle périodique peuvent entraîner son retard. Parfois, cela dure des années. Nous sommes tous coupables de forcer l'arrêt de Microsoft AutoUpdate lorsqu'il apparaît à des moments inopportuns.

Lorsque les systèmes finissent par être bien en retard par rapport à leur version actuelle, les nouveaux logiciels qui doivent s'y intégrer ne le peuvent tout simplement pas. De plus, la mise à niveau de plusieurs versions à la fois est généralement plus coûteuse et prend presque toujours plus de temps que la maintenance.

Remplacement de matériel

À mesure que les organisations gagnent en complexité, le simple effort de synchronisation des cycles de mise à jour du matériel peut devenir écrasant et coûteux. Il peut en résulter que le matériel actuel est étiré à l'extrême et que de grandes disparités existent entre la qualité du matériel entre les équipes. Certaines équipes sont frustrées, achètent du nouveau matériel et le dépensent simplement dans leur budget de bureau au lieu d'attendre que le service informatique lance les mises à niveau.

Cette disparité a des implications sur la productivité et la compatibilité matériel/fichier pour les exercices collaboratifs.

Tactiques pour résoudre une situation d'endettement technique

Au lieu de simplement parler de problèmes, appliquons maintenant une certaine proactivité et prescrivons des solutions pour résoudre la dette technique.

Pour cela, on peut faire appel aux techniques de gestion de la dette financière. Afin de gérer votre passif, vous devez d'abord savoir ce qu'il est, son montant et ses conditions de paiement. Examinons maintenant cela pour la dette technique.

1. Déterminez ce que vous avez et combien vous avez de dette technique

La dette financière se divise en tranches qui sont définies par l'ancienneté de chaque pièce (par exemple, senior, mezzanine ou revolver), qui à son tour indique laquelle est remboursée en premier. La dette technique a un schéma d'ancienneté similaire ; pour commencer, vous devez commencer par vos systèmes critiques. Quelle dette technique ont-ils ? Examinez ensuite l'écosystème au sens large. En d'autres termes, quelle dette technique entre vos systèmes entraîne des dépenses ?

Ne compliquez pas trop ce processus. À un moment donné, vous souhaiterez procéder à une évaluation de haut en bas, mais vous n'êtes pas obligé de commencer par là. Demandez à votre responsable informatique de rassembler votre équipe de direction avec ces devoirs :

Si nous avions complètement éliminé toute notre dette technique il y a un an, comment cette année (ou celle à venir) aurait-elle pu mieux se passer ?

Obtenez vos dix meilleures idées et mettez-les dans une matrice 2x2 : facile/difficile à payer sur un axe et degré d'avantages sur l'autre. J'espère que le visuel vous aidera à savoir par où commencer.

À partir de là, approfondissez pour valider vos hypothèses sur la taille du prix et l'effort. La neutralité est essentielle ici, alors méfiez-vous des éditeurs de logiciels qui proposent de procéder à une "évaluation gratuite".

2. Décidez quoi faire

Une fois que vous savez quelle dette technique vous avez, vous devez maintenant décider comment la gérer. Il existe de nombreuses options à prendre.

Il peut finalement être préférable de ne rien faire. Pour les dettes jugées « faibles » ou avec un « taux d'intérêt bas », il peut être optimal de simplement les laisser, de même, s'il y a une « pénalité de remboursement anticipé » importante en cas de remboursement anticipé. Il pourrait également y avoir des avantages stratégiques aussi. Être une version en retard et y rester est généralement bien et a parfois l'avantage de laisser les problèmes se résoudre aux frais de quelqu'un d'autre.

Le remboursement ou la réduction de la dette technique impliquera le remplacement des systèmes et la prise en charge des coûts. Cela peut être fait immédiatement ou au fil du temps grâce à un processus d'améliorations progressives. Comme pour la dette financière, il existe des moyens créatifs de « refinancer » la dette technique, l'externalisation de la maintenance étant l'un de ces moyens. Cela peut finalement coûter plus cher à résoudre, mais peut être étalé pour réduire les coûts immédiats et, grâce aux principes de la division du travail, déléguer la tâche à une entité plus spécialisée.

L'avènement des services logiciels et matériels basés sur le cloud apporte également une comparaison avec la popularité du financement basé sur le crédit-bail. L'utilisation des services cloud est également un outil efficace pour réduire la dette technique, à la fois en supprimant les exigences CAPEX et en déplaçant l'accent du développement sur le fournisseur de cloud.

3. Créez un plan de paiement

Ne vous laissez pas submerger par le coût de la réduction de votre dette technique et n'essayez pas de la rembourser en une seule fois. Ce serait un exercice ambitieux qui pourrait submerger une organisation de toute taille ou de tout bilan.

Encore une fois, pour en revenir aux comparaisons financières, ayez la mentalité de rembourser d'abord la carte de crédit avec le taux d'intérêt le plus élevé. Cela signifie simplement attaquer d'abord les activités à haute valeur/faible effort.

Dans la section précédente, j'ai abordé les différentes manières de lutter contre la dette technique. Lors de l'évaluation du coût de chacun, il est préférable d'entreprendre un exercice de comparaison. Le classement du coût des flux de trésorerie de chaque résultat potentiel peut permettre aux parties prenantes d'avoir une vision claire des compromis et des avantages de chaque voie. Un exemple d'un tel visuel est inclus ci-dessous.

Cette comparaison montre le compromis qui existe entre une résolution théorique et le contraste saisissant entre résoudre le problème et ne rien faire (« ligne de base existante »). Dans cet exemple, le passage à un cloud, une solution basée sur SaaS serait l'option la plus économique pour l'entreprise.

Gérer la dette technique à l'avenir

Une fois que vous avez établi votre ligne de base et votre plan d'attaque, vous voudrez à la fois préserver cette visibilité et empêcher que de nouvelles dettes ne s'infiltrent. Considérez l'exercice comme un nouveau départ et une chance de mettre en œuvre les meilleures pratiques pour éviter que les problèmes ne se reproduisent escalade à nouveau à l'avenir.

Mettre en œuvre une déclaration de prêt

La plupart des projets technologiques ont un processus d'approbation formel avec un sponsor exécutif, un objectif de haut niveau, des avantages anticipés, un calendrier et, bien sûr, des coûts. C'est un endroit idéal pour débusquer la nouvelle dette technique qui sera contractée et la justification de celle-ci.

Fixer des seuils d'emprunt

Ne faites pas trop de zèle pour établir de nouvelles normes. Tout comme vous émettez des cartes de crédit d'entreprise avec des limites prédéfinies, vous ne voulez pas sur-gérer la dette technique. Une grande partie de la dette technique est faible et liée à l'écriture de code qui sera rapidement remboursée. Cela est particulièrement vrai avec le développement agile. Faites confiance à votre responsable informatique pour définir et surveiller ce seuil.

Re-former vos souscripteurs

Dans les grandes entreprises, l'informatique a un processus appelé "gestion du changement". Avant qu'un nouveau logiciel ne soit mis en ligne, il passe généralement par la gestion des changements. En termes simples, le travail de la gestion du changement consiste à s'assurer que les nouveaux changements apportés au système technologique de l'entreprise n'ont pas d'incidence sur les autres systèmes. Pour ce faire, ils s'assurent que le nouveau système est conforme aux méthodes et procédures normalisées. Envisagez d'utiliser ce processus pour empêcher ou au moins identifier l'introduction de nouvelles dettes.

La dette technique est un coût réel pour faire des affaires et une cause réelle de pannes de systèmes et de ralentissement de l'agilité globale de l'entreprise. Cela ne doit pas nécessairement être un fardeau permanent, cependant, et les directeurs financiers intelligents sauront combien de dette technologique leur organisation a et ce qu'il faudra pour l'optimiser.