Implicațiile financiare ale datoriei tehnice

Rezumat

Ce-ar fi dacă habar nu aveai cât de multe datorii aveai? Ar fi o poziție incomodă în care să te afli, să nu știi cât costă sau în ce măsură împiedică compania să facă îmbunătățiri operaționale, să reacționeze la schimbările pieței sau chiar să transforme complet afacerea.

Mai mult, ce se întâmplă dacă aproape oricine din organizația ta s-ar putea da datorii fără a cere permisiunea? De exemplu, șeful dvs. de imobiliare ar putea încheia rapid un contract de închiriere pe mai mulți ani cu o chirie mică pentru primul an, dar cu o creștere semnificativă a chiriilor în decursul anilor - fără ca cineva să-l dezvăluie altfel decât conversațional.

Toate acestea sună ca o guvernare imprudentă, dar de fapt este destul de comună în afaceri. Problema este că acest tip de „datorie” nu vine sub forma instrumentelor financiare tradiționale pe care le cunoaștem cu toții atât de bine.

Datoria tehnică are toate aceste caracteristici.

Datoria în cea mai simplă formă se împrumută astăzi cu intenția și promisiunea de a rambursa în viitor. Datoria are sens atunci când împrumutul de astăzi va duce la un mâine mai bun, de exemplu, împrumut pentru facultate sau cumpărarea unei case. Datoria este, în general, proastă, atunci când împrumutul astăzi va duce la un mâine mai rău, de exemplu, ieșirea la o cină scumpă și punerea acesteia pe un card de credit pe care nu îl veți plăti imediat.

În termeni corporativi, datoria poate fi bună atunci când este angajată pentru a finanța investiții care vor oferi un randament mai mare decât costul datoriei. De asemenea, poate avea sens dacă intenționați să vindeți afacerea cu mult înainte ca datoria să fie exigibilă. Dezavantajul datoriei este că are o cheltuială foarte reală care trage numerar și profituri, restrânge flexibilitatea și poate deveni atât de împovărătoare încât ar putea duce în cele din urmă la faliment.

Până în prezent, metafora la care facem aluzie este despre datoria financiară, o altă formă de datorie — datoria tehnică (sau „datoria tehnologică”) — are multe caracteristici similare și trebuie măsurată, gestionată și introdusă în mod deliberat. . Dacă permite companiei dvs. să ajungă pe piață înaintea concurenței, foarte probabil că merită. În mod similar, asumarea datoriilor tehnologice pentru a atenua o vulnerabilitate de securitate potențială gravă merită probabil și ea.

Cu toate acestea, datoria tehnică are dezavantajele sale, ducând la ineficiență și inerție, cum ar fi atunci când un departament nu dorește să folosească software-ul altuia sau dacă amânați o actualizare de mai multe ori pentru a atinge obiectivele financiare pe termen scurt.

Deci, ce este datoria tehnică?

Datoria tehnică este un termen care a fost folosit în primul rând în comunitatea tehnică de când Ward Cunningham, un programator de computer, a inventat expresia în 1992. Utilizarea sa a luat amploare recent și a ocupat centrul atenției odată cu proliferarea programării agile. Datoria tehnică discutată în acest articol nu este despre metodologia de programare, ci mai degrabă despre implicațiile strategice ale existenței acesteia.

În termeni simpli, datoria tehnică este costul incremental și pierderea de agilitate pentru compania dvs. ca urmare a deciziilor anterioare care au fost luate pentru a economisi timp sau bani la implementarea sistemelor noi sau la menținerea celor existente. Apare atunci când sistemele nu sunt integrate corect sau codul este excesiv de complex. Acest lucru se datorează unei varietăți de motive, cum ar fi ineficiența, considerentele legate de timpul de lansare pe piață sau rularea de versiuni învechite de software, printre multe altele.

Câteva exemple clare ar fi:

1. Utilizarea versiunilor vechi de Windows care vă împiedică să utilizați software nou sau să aplicați o actualizare de securitate
2. Sistemele ERP într-un cerc vicios de a fi atât de vechi și personalizate încât nu pot fi actualizate, deoarece ar fi un efort de „spărțire și înlocuire”
3. Sisteme similare care au funcții care se suprapun în diferite părți ale organizației dvs

Diagrama de mai jos este un grafic util pentru a încadra modul în care datoria tehnologică diferă de alte implementări tehnologice care pot fi realizate în cadrul stivei de tehnologie a unei companii. Adesea confundată cu o eroare, datoria tehnică este mult diferită prin faptul că prezența sa ar putea să nu fie evidentă. Aici constă pericolul, cu cât este lăsat mai mult timp neatins, cu atât amploarea efectului va fi mai mare în viitor.

În calitate de CFO, care a lucrat atât în ​​cadrul IT, cât și mi-a raportat IT în companii cu un nivel ridicat de levier, m-a surprins cât de asemănătoare este datoria tehnică cu datoria tradițională. M-a frapat și de cât de opac și riscant este. Cei din mediul financiar sunt bine versați în mecanismele datoriei financiare - este tangibil și ușor de calculat. Totuși, nu este așa pentru datoria tehnică, care este adesea înțeleasă greșit sau presupusă în mod eronat a fi problema altcuiva.

Care sunt exact costurile datoriei tehnice și sunt reale?

Răspunsul scurt este că costurile în numerar sunt foarte reale. Există, de asemenea, unele costuri nefavorabile importante care ar trebui identificate, precum și măsurate și gestionate separat. Voi detalia mai jos câteva exemple ale acestor costuri:

Costuri în numerar

Datoria tehnică este la fel de reală ca și plata dobânzilor. Cu toate acestea, de obicei se manifestă pe P&L într-un mod mai indirect decât o simplă cheltuială pe linie „dobândă”, cum ar fi în următoarele moduri:

Numărul de angajați

• Este nevoie de mai mult personal pur și simplu pentru întreținerea sistemelor existente
• Timp suplimentar pentru dezvoltatori pentru a aduce noi capabilități

deasupra capului

• Realizarea întârziată a sinergiilor de integrare a achizițiilor
• Remedieri și amenzi care rezultă din încălcări de securitate

Vânzări

• Vânzări pierdute din cauza întreruperilor sistemului
• Cheltuieli de marketing mai puțin eficiente

Capital de lucru

• Cerințe crescute, în special pentru întreprinderile cu solduri mari de stoc

Costuri soft

În timp ce costurile dure sunt asociate cu sume reale în dolari, există și costuri slabe care, în ciuda faptului că sunt mai greu de cuantificat și de a realiza economii, au o influență absolută asupra rezultatelor afacerii tale. Acestea includ:

Inteligența de piață

• Incapacitatea de a se adapta rapid la oportunități sau schimbări de pe piață
• Capacitate redusă de a converti datele în informații pentru a lua decizii mai bune
• Mai multe versiuni ale adevărului

Productivitate

• Productivitate mai scăzută a personalului din cauza întreruperilor de sistem
• Personal mai puțin productiv care petrece mai mult timp extragând și masând datele decât analizând-o
• Deraiarea timpului și a atenției conducerii superioare dacă are loc o breșă majoră de securitate

Privind o comparație între datoria tehnică și financiară, una dintre diferențele cheie este că prima nu are control formal. Cu datoria financiară, există de obicei comitete de credit, echipe de management al activelor și pasivelor și personal de trezorerie care monitorizează nivelurile ca un șoim. Cu datoria tehnică, totuși, foarte puține dintre aceste controale există în afacerile tradiționale.

Cum și de ce se naște datoria tehnică

Cu datoria tradițională, consiliul, împreună cu CEO și CFO, stabilesc de obicei structura capitalului, adică cât de mult capital propriu, câtă datorie și ce tip de datorie (revolver, bazată pe active sau negarantată). Tabelul de plafon este chiar explicit cu privire la ce datorie va fi plătită și când. Odată ce toate acestea sunt decise în mod oficial, este lansat un proces structurat de ridicare a datoriilor.

Creditorii analizează capacitatea unei entități de a rambursa datoria prin evaluări ale istoricului rambursării datoriilor, ratingurilor de credit și a calității garanțiilor care le susțin. Cu toate acestea, niciunul din acest proces formal, cuantificare și semnare nu are loc atunci când este contractată datoria tehnică. Să aruncăm o privire la cum și de ce acest lucru se întâmplă prin procesele în care se naște datoria tehnică:

Constrângerile de timp duc la compromis

Time to market este totul în afaceri. Implementarea noii tehnologii este mult mai rapidă atunci când poate fi realizată de sine stătător. Din păcate, implicațiile acestui lucru sunt că alte sisteme nu sunt sincronizate cu implementarea. Pentru organizațiile slabe cu o stivă simplă de tehnologie, acest lucru poate să nu pară atât de rău.

Devine însă problematică, pe măsură ce configurațiile sistemului se înmulțesc în complexitatea lor. În cele din urmă, tehnologia automatizează procesele și captează date care sunt transformate în informații. Tehnologia care nu este integrată are ca rezultat procese de afaceri care nu funcționează împreună și versiuni multiple ale adevărului.

Când timpul este sacrificat pentru viteză, protocoalele de testare stabilite pot fi ignorate sau pot fi acordate o derogare. Acest lucru are ca rezultat, de obicei, „defecțiuni” pe drum care se manifestă într-o formă de degradare a sistemului și distragere a atenției dezvoltatorului pentru a le remedia.

Dacă ne uităm la efectul datoriei tehnologice în timp, cu cât o problemă este lăsată mai mult timp neatinsă, cu atât amploarea efectului este mai mare. Ceea ce începe ca un mic exercițiu de refactorizare a codului poate duce la un întreg efort de modernizare și înlocuire pe linie.

Tentația economiilor de costuri pe termen scurt

Să recunoaștem – echipele executive sunt sub presiune constantă pentru a atinge cifrele. Reținerea cheltuielilor de astăzi vă poate ajuta să faceți trimestrul, dar, la fel ca împrumutul, trebuie să-l plătiți înapoi la un moment dat. Iată câteva modalități prin care companiile economisesc bani pe termen scurt, dar ajung să ducă la datorii tehnice:

Actualizări software

Uneori, costul și problemele implementării unei actualizări periodice de software pot duce la întârzierea acesteia. Uneori, asta durează ani de zile. Cu toții suntem vinovați de renunțarea forțată a Microsoft AutoUpdate atunci când apare în momente nepotrivite.

Când sistemele ajung să fie cu mult în urmă versiunii lor actuale, software-ul mai nou care trebuie să se integreze cu acesta pur și simplu nu poate. În plus, actualizarea mai multor versiuni simultan este de obicei mai costisitoare și aproape întotdeauna consumă mai mult timp decât a ține pasul.

Înlocuire hardware

Pe măsură ce organizațiile cresc în complexitate, efortul absolut de sincronizare a ciclurilor de actualizare hardware poate deveni copleșitor și costisitor. Acest lucru poate duce la extinderea hardware-ului actual la disparitățile extreme și mari existente între calitatea hardware-ului în rândul echipelor. Unele echipe devin frustrate, cumpără hardware nou și îl cheltuiesc doar prin bugetul de birou, în loc să aștepte ca IT să instige upgrade-urile.

Această disparitate are implicații pentru productivitate și compatibilitate hardware/fișier pentru exercițiile de colaborare.

Tactici pentru abordarea unei situații de datorie tehnică

În loc să vorbim doar despre probleme, să aplicăm acum puțină proactivitate și să prescriem câteva soluții pentru rezolvarea datoriilor tehnice.

Pentru aceasta, putem apela la tehnicile utilizate pentru gestionarea datoriei financiare. Pentru a vă gestiona obligațiile, mai întâi trebuie să știți care sunt acestea, cât sunt și termenii de plată. Să trecem acum prin asta pentru datoria tehnică.

1. Aflați ce și câte datorii tehnice aveți

Datoria financiară vine în tranșe care sunt definite de vechimea fiecărei piese (de exemplu, senior, mezanin sau revolver), care, la rândul său, arată cine este plătit primul. Datoria tehnică are un model similar de vechime; pentru început, trebuie să începeți cu sistemele dumneavoastră critice pentru misiune. Ce datorii tehnice au? Apoi, priviți ecosistemul mai larg - mai bine spus, ce datorie tehnică între sistemele dvs. cauzează cheltuieli?

Nu complicați prea mult acest proces. La un moment dat, vei dori să ajungi la o evaluare de sus în jos, dar nu trebuie să începi de acolo. Rugați-vă șeful IT-ului să vă reunească echipa de management cu această temă:

Dacă ne-am fi lichidat complet toată datoria tehnică în urmă cu un an, cum ar fi putut fi mai bine anul acesta (sau anul viitor)?

Obțineți primele zece idei și puneți-le într-o matrice 2x2: ușor/greu de plătit pe o axă și gradul de beneficii pe cealaltă. Sperăm că imaginea vă va ajuta să vă dați seama de unde să începeți.

De acolo, detaliați pentru a vă valida ipotezele despre mărimea premiului și efortul. Neutralitatea este cheia aici, așa că aveți grijă de furnizorii de software care oferă să efectueze o „evaluare gratuită”.

2. Decideți ce să faceți

Odată ce știți ce datorie tehnică aveți, acum trebuie să decideți cum să o faceți. Există multe opțiuni de luat.

În cele din urmă, cel mai bine ar fi să nu faci nimic. Pentru datoria care este fie evaluată a fi „mică”, fie cu o „rată a dobânzii scăzută”, ar putea fi optim să o părăsiți, de asemenea, dacă există o „penalizare de plată anticipată” semnificativă pentru achitarea anticipată. Ar putea exista și avantaje strategice. A fi cu o versiune în urmă și a rămâne acolo este de obicei bine și, uneori, are avantajul de a lăsa îndoielile să se rezolve pe banii altcuiva.

Rambursarea sau reducerea datoriilor tehnice va implica înlocuirea sistemelor și preluarea costurilor. Acest lucru se poate face fie imediat, fie în timp printr-un proces de îmbunătățiri graduale. Ca și în cazul datoriilor financiare, există modalități creative prin care puteți „refinanța” datoria tehnică, externalizarea întreținerii fiind un astfel de mod. În cele din urmă, poate costa mai mult de rezolvat, dar poate fi extins pentru a reduce costul imediat afectat și, prin principiile diviziunii muncii, delegă sarcina unei entități mai specializate.

Apariția serviciilor software și hardware bazate pe cloud aduce, de asemenea, o comparație cu popularitatea finanțării bazate pe leasing. Utilizarea serviciilor cloud este, de asemenea, un instrument eficient pentru reducerea datoriilor tehnice, atât în ​​eliminarea cerințelor CAPEX, cât și în direcția concentrării dezvoltării către furnizorul de cloud.

3. Creați un plan de plată

Nu vă lăsați copleșiți de costul reducerii datoriilor tehnice și nu încercați să o plătiți dintr-o dată. Acesta ar fi un exercițiu ambițios care ar putea copleși o organizație de orice dimensiune sau bilanţ.

Din nou, revenind la comparațiile financiare, aveți mentalitatea de a plăti mai întâi cardul de credit cu cea mai mare dobândă. Aceasta înseamnă pur și simplu să atacați mai întâi activitățile cu valoare mare/efort redus.

În secțiunea anterioară, am discutat despre diferitele modalități de abordare a datoriei tehnice. Când evaluați costul fiecăruia, cel mai bine este să faceți un exercițiu de comparație. Clasificarea costului fluxului de numerar al fiecărui rezultat potențial poate permite părților interesate să aibă o imagine clară asupra compromisurilor și beneficiilor fiecărei căi. Un exemplu de astfel de vizual este inclus mai jos.

Această comparație arată compromisul care există între o rezoluție teoretică și contrastul puternic dintre rezolvarea problemei și a nu face nimic („linia de bază existentă”). În acest exemplu, trecerea la un cloud, soluția bazată pe SaaS ar fi cea mai economică opțiune de luat pentru afacere.

Gestionarea datoriilor tehnice în viitor

Odată ce v-ați stabilit linia de bază și planul de atac, veți dori atât să păstrați acea vizibilitate, cât și să preveniți apariția unor noi datorii. Gândiți-vă la exercițiu ca un nou început și o șansă de a implementa cele mai bune practici pentru a preveni problemele din totdeauna. escaladând din nou în viitor.

Implementați o declarație de informare a împrumutului

Majoritatea proiectelor tehnologice au un proces formal de aprobare completat cu un sponsor executiv, obiectiv la nivel înalt, beneficii anticipate, program și, desigur, costuri. Acesta este un loc minunat pentru a elimina noile datorii tehnice care vor fi angajate și justificarea acesteia.

Setați praguri de împrumut

Nu fi prea zelos cu stabilirea de noi standarde. Așa cum emiteți carduri de credit corporative cu limite prestabilite, nu doriți să supragestionați datoria tehnică. O mulțime de datorii tehnice sunt mici și sunt legate de scrierea de cod, care va fi achitată rapid. Acest lucru este valabil mai ales în cazul dezvoltării agile. Aveți încredere în șeful IT pentru a seta și a monitoriza acest prag.

Reantrenați-vă asiguratorii

În companiile mai mari, IT are un proces numit „managementul schimbării”. Înainte de lansarea unui software nou, acesta trece de obicei prin managementul schimbărilor. În termeni simpli, sarcina managementului schimbării este să se asigure că noile modificări aduse sistemului tehnologic al companiei nu afectează alte sisteme. Ei fac acest lucru asigurându-se că noul sistem respectă metodele și procedurile standardizate. Luați în considerare utilizarea acestui proces pentru a preveni sau cel puțin a identifica introducerea de noi datorii.

Datoria tehnică este un cost real al afacerilor și o cauză reală a întreruperilor de sisteme și a trage asupra agilității companiei. Totuși, nu trebuie să fie o povară continuă, iar directorii financiari inteligenți vor ști cât de multă datorie tehnologică are organizația lor și ce va fi nevoie pentru ao optimiza.