Die finanziellen Auswirkungen technischer Schulden

Zusammenfassung

Was wäre, wenn Sie keine Ahnung hätten, wie hoch Ihre Schulden sind? Es wäre eine unangenehme Situation, nicht zu wissen, wie viel es kostet oder inwieweit es Ihr Unternehmen daran hindert, betriebliche Verbesserungen vorzunehmen, auf Marktveränderungen zu reagieren oder das Unternehmen sogar vollständig umzugestalten.

Und was wäre, wenn nahezu jeder in Ihrer Organisation Schulden machen könnte, ohne eine Erlaubnis einzuholen? Zum Beispiel könnte Ihr Leiter der Immobilienabteilung schnell einen mehrjährigen Mietvertrag mit einer niedrigen Jahresmiete, aber mit deutlich steigenden Mieten in den Folgejahren abschließen – ohne dass dies jemand anders als im Gespräch offenlegt.

Das klingt alles nach unvorsichtiger Unternehmensführung, ist aber in Unternehmen durchaus üblich. Der Haken an der Sache ist, dass diese Art von „Schulden“ nicht in Form der traditionellen Finanzinstrumente kommt, die wir alle so gut kennen.

Technische Schulden haben all diese Eigenschaften.

Schulden in ihrer einfachsten Form sind heute Kredite mit der Absicht und dem Versprechen, sie in der Zukunft zurückzuzahlen. Schulden machen Sinn, wenn die Kreditaufnahme von heute zu einem besseren Morgen führt, z. B. Kredite für das College oder den Kauf eines Hauses. Schulden sind im Allgemeinen schlecht, wenn ein Kredit heute zu einem schlechteren Morgen führt, z. B. wenn Sie für ein teures Abendessen ausgehen und es auf eine Kreditkarte setzen, die Sie nicht sofort zurückzahlen können.

In Bezug auf Unternehmen können Schulden gut sein, wenn sie zur Finanzierung von Investitionen aufgenommen werden, die eine höhere Rendite erzielen als die Kosten der Schulden. Es kann auch sinnvoll sein, wenn Sie planen, das Unternehmen lange vor Fälligkeit der Schulden zu verkaufen. Die Kehrseite von Schulden ist, dass sie mit sehr realen Kosten verbunden sind, die Bargeld und Gewinne nach sich ziehen, die Flexibilität einschränken und so belastend werden können, dass sie letztendlich zum Bankrott führen können.

Bis jetzt bezieht sich die Metapher, auf die wir anspielen, auf Finanzschulden, eine weitere Form von Schulden – technische Schulden (oder „Tech-Schulden“) – hat viele ähnliche Merkmale und muss auf bewusste Weise gemessen, verwaltet und eingegangen werden . Wenn es Ihrem Unternehmen ermöglicht, vor der Konkurrenz auf den Markt zu kommen, lohnt es sich sehr wahrscheinlich. In ähnlicher Weise lohnt es sich wahrscheinlich auch, Technologieschulden aufzunehmen, um eine potenziell schwerwiegende Sicherheitslücke zu schließen.

Technische Schulden haben jedoch ihre Schattenseiten und führen zu Ineffizienz und Trägheit – beispielsweise wenn eine Abteilung die Software einer anderen nicht verwenden möchte oder wenn Sie ein Upgrade mehrmals verschieben, um kurzfristige finanzielle Ziele zu erreichen.

Also, was sind technische Schulden?

Technische Schuld ist ein Begriff, der hauptsächlich in der technischen Gemeinschaft verwendet wird, seit Ward Cunningham, ein Computerprogrammierer, den Begriff 1992 prägte. Seine Verwendung hat in letzter Zeit zugenommen und ist mit der Verbreitung der agilen Programmierung in den Mittelpunkt gerückt. Bei der in diesem Artikel diskutierten technischen Schuld geht es nicht um Programmiermethodik, sondern um die strategischen Implikationen ihrer Existenz.

Einfach ausgedrückt sind technische Schulden die zusätzlichen Kosten und der Verlust an Agilität für Ihr Unternehmen als Ergebnis früherer Entscheidungen, die getroffen wurden, um bei der Implementierung neuer Systeme oder der Wartung bestehender Systeme Zeit oder Geld zu sparen. Es tritt auf, wenn Systeme nicht richtig integriert sind oder der Code zu komplex ist. Dies hat eine Vielzahl von Gründen, wie z. B. Ineffizienzen, Time-to-Market-Überlegungen oder das Ausführen veralteter Softwareversionen, unter vielen anderen.

Einige klare Beispiele wären:

1. Verwendung alter Versionen von Windows, die Sie daran hindern, neue Software zu verwenden oder ein Sicherheitsupgrade anzuwenden
2. ERP-Systeme befinden sich in einem Teufelskreis, da sie so alt und kundenspezifisch sind, dass sie nicht aktualisiert werden können, da dies ein „Rip and Replace“-Aufwand wäre
3. Ähnliche Systeme mit sich überschneidenden Funktionen in verschiedenen Teilen Ihrer Organisation

Das folgende Diagramm ist eine nützliche Grafik, um zu veranschaulichen, wie sich Tech Debt von anderen technologischen Implementierungen unterscheidet, die innerhalb des Tech Stacks eines Unternehmens vorgenommen werden können. Technische Schuld, die oft fälschlicherweise für einen Fehler gehalten wird, unterscheidet sich grundlegend davon, dass ihre Anwesenheit möglicherweise nicht offensichtlich ist. Darin liegt die Gefahr, denn je länger es unangetastet bleibt, desto größer wird das Ausmaß der Auswirkungen in der Zukunft sein.

Als CFO, der sowohl im IT-Bereich gearbeitet hat als auch IT-Berichte in Unternehmen mit hohem Fremdkapitalanteil hatte, fiel mir auf, wie ähnlich technische Schulden traditionellen Schulden sind. Es fiel mir auch auf, wie undurchsichtig und riskant es ist. Finanzfachleute sind mit den Mechanismen der Finanzverschuldung bestens vertraut – sie ist greifbar und leicht zu berechnen. Dies gilt jedoch nicht für technische Schulden, die oft missverstanden oder fälschlicherweise als Problem anderer angesehen werden.

Was genau sind die Kosten technischer Schulden und sind sie real?

Die kurze Antwort ist, dass die Bargeldkosten sehr real sind. Es gibt auch einige wichtige weiche Kosten, die identifiziert sowie separat gemessen und verwaltet werden sollten. Ich werde im Folgenden auf einige Beispiele dieser Kosten näher eingehen:

Barkosten

Technische Schulden sind so real wie Zinszahlungen. Es manifestiert sich jedoch in der Regel auf indirektere Weise in der Gewinn- und Verlustrechnung als eine einfache „Zins“-Positionsausgabe, z. B. auf folgende Weise:

Mitarbeiterzahl

• Allein für die Wartung bestehender Systeme wird mehr Personal benötigt
• Zusätzliche Entwicklerzeit, um neue Funktionen bereitzustellen

Overhead

• Verzögerte Realisierung von Akquisitionsintegrationssynergien
• Abhilfe und Bußgelder aufgrund von Sicherheitsverletzungen

Verkauf

• Umsatzeinbußen aufgrund von Systemausfällen
• Weniger effiziente Marketingausgaben

Betriebskapital

• Erhöhte Anforderungen, insbesondere für Unternehmen mit hohen Lagerbeständen

Weiche Kosten

Während harte Kosten mit tatsächlichen Dollarbeträgen verbunden sind, gibt es auch weiche Kosten, die Ihre Geschäftsergebnisse absolut beeinträchtigen, obwohl sie schwieriger zu quantifizieren und Einsparungen zu realisieren sind. Diese schließen ein:

Marktintelligenz

• Unfähigkeit, sich schnell an Chancen oder Veränderungen auf dem Markt anzupassen
• Reduzierte Fähigkeit, Daten in Informationen umzuwandeln, um bessere Entscheidungen zu treffen
• Mehrere Versionen der Wahrheit

Produktivität

• Geringere Mitarbeiterproduktivität aufgrund von Systemausfällen
• Weniger produktive Mitarbeiter, die mehr Zeit damit verbringen, Daten zu extrahieren und zu massieren, als sie zu analysieren
• Die Zeit und Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung wird entgleist, wenn eine größere Sicherheitsverletzung auftritt

Beim Vergleich der technischen und finanziellen Schulden besteht einer der Hauptunterschiede darin, dass erstere keine formelle Kontrolle hat. Bei Finanzschulden gibt es normalerweise Kreditausschüsse, Asset-and-Liability-Management-Teams und Mitarbeiter des Finanzministeriums, die die Höhe wie ein Falke überwachen. Bei technischen Schulden gibt es jedoch nur sehr wenige dieser Kontrollen in traditionellen Unternehmen.

Wie und warum technische Schulden entstehen

Bei traditionellen Schulden legt der Vorstand zusammen mit dem CEO und dem CFO in der Regel die Kapitalstruktur fest, dh wie viel Eigenkapital, wie viel Fremdkapital und welche Art von Fremdkapital (Revolver, Asset-Based oder Vanilla Unsecured). Die Cap-Tabelle gibt sogar explizit an, welche Schulden abbezahlt werden und wann. Sobald dies alles formal entschieden ist, wird ein strukturierter Prozess zur Aufnahme der Schulden eingeleitet.

Kreditgeber prüfen die Fähigkeit eines Unternehmens, Schulden zurückzuzahlen, indem sie die Rückzahlungshistorie, Kreditratings und die Qualität der Sicherheiten bewerten. Doch dieser formale Prozess, die Quantifizierung und die Freigabe finden nicht statt, wenn technische Schulden entstehen. Schauen wir uns an, wie und warum dies durch die Prozesse geschieht, bei denen technische Schulden entstehen:

Zeitdruck führt zu Kompromissen

Time-to-Market ist alles im Geschäft. Die Implementierung neuer Technologien geht viel schneller, wenn sie eigenständig durchgeführt werden kann. Leider hat dies zur Folge, dass andere Systeme nicht mit der Implementierung synchronisiert werden. Für schlanke Organisationen mit einem einfachen Tech-Stack mag dies nicht so schlimm erscheinen.

Problematisch wird es jedoch, wenn sich die Systemkonfigurationen in ihrer Komplexität vervielfachen. Am Ende automatisiert die Technologie Prozesse und erfasst Daten, die in Informationen umgewandelt werden. Technologie, die nicht integriert ist, führt zu Geschäftsprozessen, die nicht zusammenarbeiten, und zu mehreren Versionen der Wahrheit.

Wenn Zeit für Geschwindigkeit geopfert wird, können etablierte Testprotokolle ignoriert oder darauf verzichtet werden. Dies führt normalerweise zu „Bugs“, die sich in irgendeiner Form von Systemverschlechterung und Ablenkung der Entwicklerzeit, um sie zu beheben, äußern.

Wenn wir uns die Auswirkungen von Tech-Schulden im Laufe der Zeit ansehen, ist das Ausmaß der Auswirkungen umso größer, je länger ein Problem unangetastet bleibt. Was als kleine Code-Refactoring-Übung beginnt, kann sich später zu einem ganzen Modernisierungs- und Ersatzaufwand entwickeln.

Die Versuchung des kurzfristigen Kostensparens

Seien wir ehrlich – Führungsteams stehen unter ständigem Druck, die Zahlen zu erreichen. Das Zurückhalten von Ausgaben heute kann Ihnen helfen, das Quartal zu verdienen, aber wie bei einem Kredit müssen Sie es irgendwann zurückzahlen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen kurzfristig Geld sparen, aber letztendlich zu technischen Schulden führen:

Software-Updates

Manchmal können die Kosten und der Aufwand für die Implementierung eines regelmäßigen Software-Updates zu Verzögerungen führen. Manchmal geht das jahrelang so. Wir alle sind schuldig, Microsoft AutoUpdate zwangsweise zu beenden, wenn es zu ungünstigen Zeiten erscheint.

Wenn Systeme am Ende weit hinter ihrer aktuellen Version zurückbleiben, kann neuere Software, die sich integrieren muss, dies einfach nicht. Darüber hinaus ist das gleichzeitige Aktualisieren mehrerer Versionen in der Regel teurer und fast immer zeitaufwändiger als die Aktualisierung.

Hardware-Ersatz

Mit zunehmender Komplexität von Unternehmen kann der bloße Aufwand für die Synchronisierung von Hardware-Aktualisierungszyklen überwältigend und kostspielig werden. Dies kann dazu führen, dass die aktuelle Hardware extrem ausgelastet wird und große Unterschiede zwischen der Qualität der Hardware zwischen den Teams bestehen. Einige Teams sind frustriert, kaufen neue Hardware und geben sie einfach über ihr Schreibtischbudget aus, anstatt darauf zu warten, dass die IT die Upgrades veranlasst.

Diese Ungleichheit hat Auswirkungen auf die Produktivität und Hardware-/Dateikompatibilität für gemeinsame Übungen.

Taktiken zur Bewältigung einer technischen Schuldensituation

Anstatt nur über Probleme zu sprechen, lassen Sie uns jetzt etwas Eigeninitiative anwenden und einige Lösungen zur Auflösung technischer Schulden vorschreiben.

Dafür können wir auf die Techniken zurückgreifen, die zur Verwaltung von Finanzschulden verwendet werden. Um Ihre Verbindlichkeiten zu verwalten, müssen Sie zunächst wissen, was sie sind, wie hoch sie sind und ihre Zahlungsbedingungen. Lassen Sie uns dies nun für technische Schulden durcharbeiten.

1. Finden Sie heraus, welche und wie viele technische Schulden Sie haben

Finanzschulden kommen in Tranchen, die durch das Dienstalter jedes Teils definiert sind (z. B. Senior, Mezzanine oder Revolver), was wiederum zeigt, welches zuerst zurückgezahlt wird. Technische Schulden weisen ein ähnliches Dienstaltersmuster auf; Zunächst müssen Sie mit Ihren unternehmenskritischen Systemen beginnen. Welche technischen Schulden haben sie? Schauen Sie sich dann das breitere Ökosystem an – besser gesagt, welche technischen Schulden zwischen Ihren Systemen verursachen Kosten?

Machen Sie diesen Vorgang nicht zu kompliziert. Irgendwann werden Sie zu einer Top-to-Bottom-Bewertung kommen wollen, aber Sie müssen nicht dort anfangen. Lassen Sie Ihren IT-Leiter Ihr Managementteam mit dieser Hausaufgabe zusammenziehen:

Wenn wir alle unsere technischen Schulden vor einem Jahr vollständig beglichen hätten, wie hätte dieses Jahr (oder das kommende Jahr) besser laufen können?

Holen Sie sich Ihre Top-Ten-Ideen und fügen Sie sie in eine 2x2-Matrix ein: leicht/schwer abzuzahlen auf der einen Achse und Grad der Vorteile auf der anderen. Hoffentlich hilft Ihnen das Bild dabei, herauszufinden, wo Sie anfangen sollen.

Führen Sie von dort aus einen Drilldown durch, um Ihre Annahmen über die Höhe des Preises und den Aufwand zu validieren. Neutralität ist hier der Schlüssel, seien Sie also vorsichtig bei Softwareanbietern, die anbieten, eine „kostenlose Bewertung“ durchzuführen.

2. Entscheiden Sie, was zu tun ist

Sobald Sie wissen, welche technischen Schulden Sie haben, müssen Sie nun entscheiden, wie Sie damit umgehen. Es gibt viele Optionen zu nehmen.

Es kann letztendlich am besten sein, nichts zu tun. Bei Schulden, die entweder als „gering“ oder mit „niedrigem Zinssatz“ eingeschätzt werden, kann es optimal sein, sie einfach stehen zu lassen – ebenso, wenn eine erhebliche „Vorfälligkeitsentschädigung“ für eine vorzeitige Tilgung anfällt. Es könnte auch strategische Vorteile geben. Eine Version hinterher zu sein und dort zu bleiben ist normalerweise in Ordnung und hat manchmal den Vorteil, dass Fehler auf Kosten von jemand anderem behoben werden.

Die Rückzahlung oder Reduzierung technischer Schulden erfordert den Austausch von Systemen und die Übernahme der Kosten. Dies kann entweder sofort oder im Laufe der Zeit durch einen Prozess schrittweiser Verbesserungen erfolgen. Wie bei Finanzschulden gibt es kreative Möglichkeiten, wie Sie technische Schulden „refinanzieren“ können, wobei die Auslagerung der Wartung eine dieser Möglichkeiten ist. Die Lösung kann letztendlich mehr kosten, kann aber verteilt werden, um die unmittelbaren Kosten zu senken, und delegiert die Aufgabe durch die Prinzipien der Arbeitsteilung an eine spezialisiertere Einheit.

Das Aufkommen von Cloud-basierten Software- und Hardwarediensten bringt auch einen Vergleich mit der Popularität von Leasing-basierten Finanzierungen mit sich. Die Nutzung von Cloud-Services ist auch ein wirksames Instrument zur Verringerung der technischen Schulden, sowohl durch die Beseitigung von CAPEX-Anforderungen als auch durch die Verlagerung des Entwicklungsfokus auf den Cloud-Anbieter.

3. Erstellen Sie einen Zahlungsplan

Lassen Sie sich nicht von den Kosten für den Abbau Ihrer technischen Schulden überwältigen und versuchen Sie nicht, sie auf einmal abzubezahlen. Dies wäre eine ehrgeizige Übung, die eine Organisation jeder Größe oder Bilanz überfordern könnte.

Um noch einmal auf die Finanzvergleiche zurückzukommen, haben Sie die Mentalität, zuerst die Kreditkarte mit dem höchsten Zinssatz auszuzahlen. Dies bedeutet einfach, zuerst Aktivitäten mit hohem Wert und geringem Aufwand anzugreifen.

Im vorigen Abschnitt habe ich die verschiedenen Möglichkeiten zur Bewältigung technischer Schulden erörtert. Bei der Beurteilung der Kosten für jedes ist es am besten, eine Vergleichsübung durchzuführen. Die Rangfolge der Cashflow-Kosten jedes potenziellen Ergebnisses kann es den Beteiligten ermöglichen, einen klaren Überblick über die Kompromisse und Vorteile jedes Pfads zu erhalten. Ein Beispiel für ein solches Bild ist unten enthalten.

Dieser Vergleich zeigt den Kompromiss, der zwischen einer theoretischen Lösung und dem krassen Gegensatz zwischen der Lösung des Problems und dem Nichtstun („vorhandene Baseline“) besteht. In diesem Beispiel wäre der Wechsel zu einer cloudbasierten, SaaS-basierten Lösung die wirtschaftlichste Option für das Unternehmen.

Umgang mit technischen Schulden in der Zukunft

Sobald Sie Ihre Grundlinie und Ihren Angriffsplan festgelegt haben, sollten Sie diese Transparenz bewahren und verhindern, dass sich neue Schulden einschleichen. Betrachten Sie die Übung als einen Neuanfang und eine Chance, bewährte Verfahren umzusetzen, um Probleme von vornherein zu vermeiden künftig wieder eskalieren.

Implementieren Sie eine Kreditoffenlegungserklärung

Die meisten Technologieprojekte haben einen formellen Genehmigungsprozess mit einem leitenden Sponsor, übergeordneten Zielen, erwarteten Vorteilen, Zeitplan und natürlich Kosten. Dies ist ein großartiger Ort, um neue technische Schulden, die entstehen werden, und deren Rechtfertigung auszuräumen.

Legen Sie Schwellenwerte für die Kreditaufnahme fest

Übertreiben Sie es nicht, wenn Sie neue Maßstäbe setzen. Genauso wie Sie Firmenkreditkarten mit voreingestellten Limits ausgeben, möchten Sie technische Schulden nicht übermäßig verwalten. Viele technische Schulden sind klein und beziehen sich auf das Schreiben von Code, die schnell abbezahlt werden. Dies gilt insbesondere für die agile Entwicklung. Vertrauen Sie darauf, dass Ihr IT-Leiter diesen Schwellenwert festlegt und überwacht.

Schulen Sie Ihre Underwriter neu

In größeren Unternehmen hat die IT einen Prozess namens „Change Management“. Bevor eine neue Software live geht, durchläuft sie in der Regel ein Änderungsmanagement. Vereinfacht ausgedrückt hat Change Management die Aufgabe sicherzustellen, dass neue Änderungen am Technologiesystem des Unternehmens keine Auswirkungen auf andere Systeme haben. Sie tun dies, indem sie sicherstellen, dass das neue System standardisierten Methoden und Verfahren entspricht. Erwägen Sie, diesen Prozess zu verwenden, um die Einführung neuer Schulden zu verhindern oder zumindest zu identifizieren.

Technische Schulden sind echte Kosten für die Geschäftstätigkeit und eine echte Ursache für Systemausfälle und beeinträchtigen die allgemeine Agilität des Unternehmens. Es muss jedoch keine dauerhafte Belastung sein, und kluge CFOs wissen, wie viele Technologieschulden ihre Organisation hat und was erforderlich ist, um sie zu optimieren.