Finansowe konsekwencje zadłużenia technicznego

Podsumowanie wykonawcze

Co by było, gdybyś nie miał pojęcia, ile masz długu? Bycie w niewygodnej sytuacji, nie wiedząc ile to kosztuje lub w jakim stopniu uniemożliwia Twojej firmie wprowadzanie usprawnień operacyjnych, reagowanie na zmiany rynkowe, a nawet całkowite przekształcenie biznesu.

Co więcej, co by było, gdyby prawie każdy w Twojej organizacji mógł zaciągnąć dług bez uzyskania pozwolenia? Na przykład kierownik działu nieruchomości może szybko zawrzeć wieloletnią umowę najmu z niskim czynszem rocznym, ale ze znacznym wzrostem czynszów w ostatnich latach — bez ujawniania tego przez nikogo poza rozmowami.

To wszystko brzmi jak nieroztropne zarządzanie, ale w rzeczywistości jest to dość powszechne w firmach. Haczyk polega na tym, że tego rodzaju „dług” nie występuje w formie tradycyjnych instrumentów finansowych, które wszyscy tak dobrze znamy.

Dług techniczny ma wszystkie te cechy.

Dług w najprostszej formie to pożyczanie dzisiaj z zamiarem i obietnicą spłaty w przyszłości. Dług ma sens wtedy, gdy dzisiejsze pożyczki zaowocują lepszym jutrem, np. pożyczka na studia lub kupno domu. Dług jest generalnie zły, gdy pożyczanie dzisiaj doprowadzi do gorszego jutra, np. wyjście na drogi obiad i włożenie go na kartę kredytową, której od razu nie spłacisz.

W ujęciu korporacyjnym dług może być dobry, gdy jest zaciągany w celu sfinansowania inwestycji, które zapewnią większy zwrot niż koszt długu. Może to również mieć sens, jeśli planujesz sprzedać firmę na długo przed terminem wymagalności długu. Wadą zadłużenia jest to, że pociąga za sobą bardzo realny koszt, który ciągnie gotówkę i zyski, ogranicza elastyczność i może stać się tak uciążliwy, że może ostatecznie doprowadzić do bankructwa.

Do tej pory metafora, o której mówimy, dotyczy długu finansowego, jeszcze inna forma długu – dług techniczny (lub „dług technologiczny”) – ma wiele podobnych cech i musi być mierzony, zarządzany i wprowadzany w sposób celowy . Jeśli pozwala to Twojej firmie wejść na rynek przed konkurencją, najprawdopodobniej jest tego warte. Podobnie, zaciągnięcie długu technologicznego w celu złagodzenia potencjalnie poważnej luki w zabezpieczeniach jest prawdopodobnie również tego warte.

Jednak dług techniczny ma swoje wady, prowadząc do nieefektywności i bezwładności — na przykład, gdy jeden dział nie chce korzystać z oprogramowania innego lub jeśli kilkakrotnie opóźniasz aktualizację, aby osiągnąć krótkoterminowe cele finansowe.

Czym więc jest dług techniczny?

Dług techniczny jest terminem używanym głównie w społeczności technicznej od czasu, gdy Ward Cunningham, programista komputerowy, ukuł to wyrażenie w 1992 roku. Jego użycie wystartowało niedawno i znalazło się w centrum uwagi wraz z rozpowszechnieniem programowania zwinnego. Dług techniczny omawiany w tym artykule nie dotyczy metodologii programowania, ale raczej strategicznych implikacji jego istnienia.

Mówiąc prościej, dług techniczny to przyrostowy koszt i utrata elastyczności Twojej firmy w wyniku wcześniejszych decyzji, które zostały podjęte w celu zaoszczędzenia czasu lub pieniędzy podczas wdrażania nowych systemów lub utrzymywania istniejących. Występuje, gdy systemy nie są poprawnie zintegrowane lub kod jest nadmiernie skomplikowany. Wynika to z różnych przyczyn, takich jak nieefektywność, czas potrzebny na wprowadzenie na rynek lub używanie przestarzałych wersji oprogramowania i wielu innych.

Oto kilka jasnych przykładów:

1. Korzystanie ze starych wersji systemu Windows, które uniemożliwiają korzystanie z nowego oprogramowania lub stosowanie aktualizacji zabezpieczeń
2. Systemy ERP znajdują się w błędnym kole, ponieważ są tak stare i dostosowane, że nie można ich uaktualniać, ponieważ wymagałoby to wysiłku „zgraj i zastąp”
3. Podobne systemy, które mają nakładające się funkcje w różnych częściach Twojej organizacji

Poniższy diagram jest przydatną grafiką do określenia, jak dług technologiczny różni się od innych wdrożeń technologicznych, które można wykonać w stosie technologicznym firmy. Dług techniczny, często mylony z błędem, różni się znacznie pod tym względem, że jego obecność może nie być rażąco oczywista. Na tym polega niebezpieczeństwo, ponieważ im dłużej pozostanie nietknięte, tym większy będzie efekt w przyszłości.

Jako dyrektor finansowy, który zarówno pracował w branży IT, jak i składał raporty do mnie w przedsiębiorstwach o wysokim poziomie zadłużenia, uderzyło mnie, jak podobny jest dług techniczny do tradycyjnego zadłużenia. Uderzyło mnie również to, jak nieprzejrzyste i ryzykowne jest. Osoby z doświadczeniem finansowym są dobrze zorientowane w mechanizmach zadłużenia finansowego — jest to namacalne i łatwe do obliczenia. Nie dotyczy to jednak długu technicznego, który często jest źle rozumiany lub błędnie zakładany jako problem kogoś innego.

Jakie dokładnie są koszty zadłużenia technicznego i czy są one realne?

Krótka odpowiedź brzmi, że koszty gotówkowe są bardzo realne. Istnieją również pewne ważne koszty miękkie, które należy zidentyfikować, a także oddzielnie mierzyć i zarządzać. Poniżej omówię kilka przykładów tych kosztów:

Koszty gotówkowe

Dług techniczny jest tak samo realny jak spłaty odsetek. Jednak zwykle objawia się to w rachunku zysków i strat w sposób bardziej pośredni niż zwykły wydatek w linii „odsetkowej”, na przykład w następujący sposób:

Zatrudnienie

• Więcej personelu potrzebnego po prostu do utrzymania istniejących systemów
• Dodatkowy czas programisty na wprowadzenie nowych możliwości

Nad głową

• Opóźniona realizacja synergii integracji akwizycyjnej
• Środki zaradcze i kary wynikające z naruszenia bezpieczeństwa

Sprzedaż

• Utracona sprzedaż z powodu awarii systemu
• Mniej efektywne wydatki na marketing

Kapitał obrotowy

• Zwiększone wymagania, szczególnie dla firm o wysokich stanach magazynowych

Koszty miękkie

Podczas gdy koszty twarde wiążą się z rzeczywistymi kwotami w dolarach, istnieją również koszty miękkie, które pomimo tego, że są trudniejsze do oszacowania i uzyskania oszczędności, mają absolutny wpływ na wyniki biznesowe. Obejmują one:

Badania rynku

• Niezdolność do szybkiego dostosowania się do możliwości lub zmian na rynku
• Zmniejszona zdolność do przekształcania danych w informacje w celu podejmowania lepszych decyzji
• Wiele wersji prawdy

Wydajność

• Niższa produktywność personelu z powodu awarii systemów
• Mniej produktywni pracownicy, którzy spędzają więcej czasu na wyodrębnianiu i masowaniu danych niż na ich analizie
• Wykolejenie czasu i uwagi kierownictwa wyższego szczebla w przypadku poważnego naruszenia bezpieczeństwa

Patrząc na porównanie zadłużenia technicznego i finansowego, jedną z kluczowych różnic jest to, że to pierwsze nie ma formalnej kontroli. W przypadku zadłużenia finansowego zazwyczaj istnieją komitety kredytowe, zespoły zarządzania aktywami i pasywami oraz personel skarbowy, który monitoruje poziomy jak jastrząb. Jednak w przypadku długu technicznego bardzo niewiele z tych kontroli istnieje w tradycyjnych przedsiębiorstwach.

Jak i dlaczego powstaje dług techniczny

W przypadku tradycyjnego zadłużenia rada, wraz z dyrektorem generalnym i dyrektorem finansowym, zazwyczaj ustala strukturę kapitału, tj. ile kapitału własnego, ile zadłużenia i jaki rodzaj długu (rewolwerowy, oparty na aktywach lub niezabezpieczony). Tabela górna określa nawet, jaki dług zostanie spłacony i kiedy. Po formalnym podjęciu decyzji, rozpoczyna się zorganizowany proces podwyższenia długu.

Kredytodawcy analizują zdolność podmiotu do spłaty zadłużenia poprzez ocenę historii spłaty zadłużenia, ratingów kredytowych i jakości zabezpieczającego go zabezpieczenia. Jednak żaden z tych formalnych procesów, kwantyfikacji i podpisania nie ma miejsca, gdy zaciągany jest dług techniczny. Przyjrzyjmy się, jak i dlaczego dzieje się to poprzez procesy, w których powstaje dług techniczny:

Ograniczenia czasowe prowadzą do kompromisu

W biznesie najważniejszy jest czas na wprowadzenie produktu na rynek. Wdrażanie nowej technologii jest znacznie szybsze, gdy można to zrobić samodzielnie. Niestety implikacje tego są takie, że inne systemy nie są zsynchronizowane z wdrożeniem. W przypadku szczupłych organizacji z prostym stosem technologicznym może to nie wydawać się takie złe.

Staje się to jednak problematyczne, ponieważ konfiguracje systemów mnożą się w swojej złożoności. Ostatecznie technologia automatyzuje procesy i przechwytuje dane, które przekształcają się w informacje. Technologia, która nie jest zintegrowana, skutkuje błędnymi procesami biznesowymi i wieloma wersjami prawdy.

Kiedy poświęca się czas dla szybkości, ustalone protokoły testowe mogą zostać zignorowane lub zwolnione. Zwykle powoduje to „błędy” w dalszej kolejności, które objawiają się pewną formą degradacji systemu i rozproszeniem czasu programisty na ich naprawienie.

Jeśli przyjrzymy się efektowi zadłużenia technologicznego w czasie, im dłużej problem pozostaje nietknięty, tym większy jest efekt. To, co zaczyna się jako małe ćwiczenie refaktoryzacji kodu, może doprowadzić do całej modernizacji i wymiany w dalszej kolejności.

Pokusa krótkoterminowych oszczędności kosztów

Spójrzmy prawdzie w oczy — zespoły wykonawcze są pod ciągłą presją, aby trafić w liczby. Dzisiejsze wstrzymanie wydatków może pomóc w zarobieniu kwartału, ale podobnie jak pożyczanie, w pewnym momencie musisz je spłacić. Oto kilka sposobów, w jakie firmy oszczędzają pieniądze w krótkim okresie, ale w końcu powodują zadłużenie techniczne:

Aktualizacje oprogramowania

Czasami koszty i kłopoty z wdrożeniem okresowej aktualizacji oprogramowania mogą spowodować jej opóźnienie. Czasami trwa to latami. Wszyscy jesteśmy winni wymuszonego zamykania programu Microsoft AutoUpdate, gdy pojawia się on w niedogodnych momentach.

Kiedy systemy są znacznie w tyle za swoją obecną wersją, nowsze oprogramowanie, które musi się z nim zintegrować, po prostu nie może. Co więcej, aktualizacja kilku wersji na raz jest zwykle droższa i prawie zawsze bardziej czasochłonna niż nadążanie.

Wymiana sprzętu

Wraz ze wzrostem złożoności organizacji sam wysiłek związany z synchronizacją cykli aktualizacji sprzętu może stać się przytłaczający i kosztowny. Może to spowodować rozciągnięcie obecnego sprzętu do skrajnych i dużych rozbieżności między jakością sprzętu między zespołami. Niektóre zespoły są sfrustrowane, kupują nowy sprzęt i po prostu wydają go z budżetu biurka, zamiast czekać, aż dział IT zainicjuje aktualizacje.

Ta rozbieżność ma wpływ na produktywność i kompatybilność sprzętu/plików w ćwiczeniach zespołowych.

Taktyki postępowania w sytuacji zadłużenia technicznego

Zamiast tylko mówić o problemach, zastosujmy teraz trochę proaktywności i zaproponujmy kilka rozwiązań dla rozwiązania długu technicznego.

W tym celu możemy odwołać się do technik stosowanych do zarządzania długiem finansowym. Aby zarządzać swoimi zobowiązaniami, musisz najpierw wiedzieć, czym one są, ile wynoszą i jakie są warunki ich spłaty. Przejdźmy teraz przez to dla długu technicznego.

1. Dowiedz się, jaki i ile masz zadłużenia technicznego

Dług finansowy występuje w transzach, które są określone przez starszeństwo każdej części (np. senior, mezzanine lub rewolwer), co z kolei pokazuje, który z nich zostanie spłacony jako pierwszy. Dług techniczny ma podobny wzór starszeństwa; na początek musisz zacząć od systemów o znaczeniu krytycznym. Jaki mają dług techniczny? Następnie spójrz na szerszy ekosystem — lepiej mówiąc, jaki dług techniczny między twoimi systemami powoduje koszty?

Nie komplikuj zbytnio tego procesu. W pewnym momencie będziesz chciał przejść do oceny od góry do dołu, ale nie musisz od tego zaczynać. Poproś szefa działu IT o zebranie zespołu zarządzającego w tej pracy domowej:

Gdybyśmy rok temu całkowicie spłacili cały nasz dług techniczny, jak ten rok (lub nadchodzący) mógłby rozegrać się lepiej?

Zdobądź dziesięć najlepszych pomysłów i umieść je w macierzy 2x2: łatwo/trudno spłacać na jednej osi, a stopień korzyści na drugiej. Mamy nadzieję, że wizualizacja pomoże ci dowiedzieć się, od czego zacząć.

Stamtąd zagłębiaj się, aby zweryfikować swoje założenia dotyczące wielkości nagrody i wysiłku. Kluczem jest tutaj neutralność, więc uważaj na dostawców oprogramowania, którzy oferują przeprowadzenie „bezpłatnej oceny”.

2. Zdecyduj, co zrobić

Kiedy już wiesz, jaki masz dług techniczny, musisz teraz zdecydować, jak sobie z nim poradzić. Jest wiele opcji do wyboru.

Być może najlepiej będzie nic nie robić. W przypadku długu, który jest oceniany jako „mały” lub o „niskiej stopie procentowej”, optymalnym rozwiązaniem może być po prostu pozostawienie go – podobnie, jeśli istnieje znaczna „kara przedpłaty” za wcześniejszą spłatę. Mogą też istnieć korzyści strategiczne. Bycie jedną wersją w tyle i pozostawanie tam jest zwykle w porządku, a czasami ma tę zaletę, że pozwala rozpracować dziwactwa na czyimś groszku.

Spłata lub zmniejszenie długu technicznego będzie wiązało się z wymianą systemów i przyjęciem poniesionych kosztów. Można to zrobić natychmiast lub z biegiem czasu poprzez proces stopniowych ulepszeń. Podobnie jak w przypadku zadłużenia finansowego, istnieją kreatywne sposoby „refinansowania” długu technicznego, przy czym jednym z takich sposobów jest outsourcing utrzymania. Rozwiązanie tego problemu może ostatecznie kosztować więcej, ale można je rozłożyć w celu obniżenia natychmiastowego uderzenia kosztów i, poprzez zasady podziału pracy, deleguje zadanie na bardziej wyspecjalizowaną jednostkę.

Pojawienie się oprogramowania i usług sprzętowych opartych na chmurze również stawia porównanie z popularnością finansowania opartego na leasingu. Korzystanie z usług w chmurze jest również skutecznym narzędziem do redukcji zadłużenia technicznego, zarówno w usuwaniu wymagań CAPEX, jak i przenoszeniu nacisku na rozwój na dostawcę chmury.

3. Utwórz plan płatności

Nie daj się przytłoczyć kosztem zmniejszenia długu technicznego i nie próbuj spłacać go od razu. Byłoby to ambitne ćwiczenie, które mogłoby przytłoczyć organizację dowolnej wielkości lub bilansu.

Ponownie, wracając do porównań finansowych, miej mentalność spłacania najpierw karty kredytowej z najwyższym oprocentowaniem. Oznacza to po prostu najpierw atakowanie działań o wysokiej wartości/niskim wysiłku.

W poprzednim rozdziale omówiłem różne sposoby radzenia sobie z długiem technicznym. Oceniając koszt każdego z nich, najlepiej wykonać ćwiczenie porównawcze. Ocena kosztów przepływów pieniężnych każdego potencjalnego wyniku może umożliwić zainteresowanym stronom uzyskanie jasnego obrazu kompromisów i korzyści płynących z każdej ścieżki. Przykład takiej wizualizacji znajduje się poniżej.

To porównanie pokazuje kompromis między teoretyczną rozdzielczością a wyraźnym kontrastem między rozwiązaniem problemu a nicnierobieniem („istniejący poziom odniesienia”). W tym przykładzie przejście do chmury, rozwiązanie oparte na SaaS byłoby najbardziej ekonomiczną opcją dla firmy.

Zarządzanie długiem technicznym w przyszłości

Kiedy już ustalisz swój punkt odniesienia i plan ataku, będziesz chciał zarówno zachować tę widoczność, jak i zapobiec wkradaniu się nowego długu. Pomyśl o tym ćwiczeniu jako nowym początku i szansie na wdrożenie najlepszych praktyk, aby zapobiec problemom na zawsze eskalacja ponownie w przyszłości.

Wdrożenie oświadczenia o pożyczce

Większość projektów technologicznych podlega formalnemu procesowi zatwierdzania obejmującemu sponsora wykonawczego, cel wysokiego poziomu, przewidywane korzyści, harmonogram i oczywiście koszty. To świetne miejsce na wypłukanie nowego długu technicznego, który zostanie zaciągnięty i uzasadnienie tego.

Ustaw progi pożyczania

Nie przesadzaj z wyznaczaniem nowych standardów. Tak jak wydajesz korporacyjne karty kredytowe z ustalonymi limitami, nie chcesz nadmiernie zarządzać długiem technicznym. Spora część długu technicznego jest niewielka i związana z pisaniem kodu, który szybko się spłaci. Dotyczy to szczególnie rozwoju zwinnego. Zaufaj swojemu szefowi działu IT, aby ustalił i monitorował ten próg.

Przeszkol ponownie swoich ubezpieczycieli

W większych firmach IT ma proces zwany „zarządzaniem zmianą”. Zanim nowe oprogramowanie zostanie uruchomione, zazwyczaj przechodzi przez zarządzanie zmianami. Mówiąc prościej, zadaniem zarządzania zmianą jest upewnienie się, że nowe zmiany w systemie technologicznym firmy nie wpływają na inne systemy. Robią to poprzez zapewnienie, że nowy system jest zgodny ze standardowymi metodami i procedurami. Rozważ użycie tego procesu, aby zapobiec lub przynajmniej zidentyfikować nowy dług przed wprowadzeniem.

Dług techniczny jest rzeczywistym kosztem prowadzenia działalności i prawdziwą przyczyną przestojów systemów i wpływa na ogólną sprawność firmy. Nie musi to jednak być ciągłym obciążeniem, a sprytni dyrektorzy finansowi będą wiedzieć, ile zadłużenia technologicznego ma ich organizacja i co trzeba będzie zrobić, aby go zoptymalizować.