الآثار المالية للديون الفنية

ملخص تنفيذي

ماذا لو لم تكن لديك فكرة عن مقدار الديون التي لديك؟ سيكون وضعًا غير مريح أن تكون فيه ، أو لا تعرف مقدار التكلفة أو إلى أي درجة تمنع شركتك من إجراء تحسينات تشغيلية ، أو الاستجابة لتغيرات السوق ، أو حتى تحويل العمل بالكامل.

علاوة على ذلك ، ماذا لو كان أي شخص في مؤسستك يتحمل ديونًا دون طلب إذن؟ على سبيل المثال ، يمكن لرئيسك العقاري أن يدخل بسرعة في عقد إيجار متعدد السنوات بإيجار منخفض لمدة عام واحد ولكن مع إيجارات متصاعدة بشكل كبير في السنوات الماضية - دون أن يفصح عنها أي شخص بخلاف المحادثة.

كل هذا يبدو وكأنه حكم غير حكيم ، لكنه في الواقع شائع جدًا في الشركات. تكمن المشكلة في أن هذا النوع من "الديون" لا يأتي في شكل أدوات مالية تقليدية نعرفها جميعًا جيدًا.

الدين الفني له كل هذه الخصائص.

الدين في أبسط أشكاله هو الاقتراض اليوم بقصد السداد والوعد بالسداد في المستقبل. يصبح الدين منطقيًا عندما يؤدي اقتراض اليوم إلى غد أفضل ، على سبيل المثال ، الاقتراض من أجل الكلية أو شراء منزل. الديون سيئة بشكل عام عندما يؤدي الاقتراض اليوم إلى غد أسوأ ، على سبيل المثال ، الخروج لتناول عشاء باهظ الثمن ووضعه على بطاقة ائتمان لن تسددها على الفور.

من حيث الشركات ، يمكن أن يكون الدين جيدًا عندما يتم تكبده لتمويل الاستثمارات التي ستوفر عائدًا أكبر من تكلفة الدين. قد يكون من المنطقي أيضًا إذا كنت تخطط لبيع الشركة قبل وقت طويل من استحقاق الدين. الجانب السلبي للديون هو أن له مصروفًا حقيقيًا للغاية يسحب السيولة والأرباح ، ويحد من المرونة ، ويمكن أن يصبح مرهقًا جدًا لدرجة أنه قد يؤدي في النهاية إلى الإفلاس.

حتى الآن ، فإن الاستعارة التي نلمح إليها تتعلق بالديون المالية ، وهناك شكل آخر من أشكال الديون - الديون الفنية (أو "الديون التقنية") - لها العديد من الخصائص المتشابهة ويجب قياسها وإدارتها والدخول فيها بطريقة متعمدة . إذا سمح لشركتك بالوصول إلى السوق قبل المنافسة ، فمن المحتمل جدًا أن الأمر يستحق ذلك. وبالمثل ، فإن تحمُّل الديون التقنية للتخفيف من ثغرة أمنية خطيرة على الأرجح يستحق العناء أيضًا.

ومع ذلك ، للديون الفنية سلبياتها ، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة والقصور الذاتي - مثل عندما لا يرغب قسم ما في استخدام برنامج آخر ، أو إذا قمت بتأخير الترقية عدة مرات لتحقيق أهداف مالية قصيرة الأجل.

إذن ، ما هو الدين الفني؟

الدين الفني هو مصطلح تم استخدامه بشكل أساسي في المجتمع التقني منذ أن صاغ وارد كننغهام ، وهو مبرمج كمبيوتر ، العبارة في عام 1992. وقد انطلق استخدامه مؤخرًا وأصبح مركز الصدارة مع انتشار البرمجة الرشيقة. الدين الفني الذي تمت مناقشته في هذه المقالة لا يتعلق بمنهجية البرمجة بل بالأحرى الآثار الاستراتيجية لوجودها.

بعبارات بسيطة ، الدين الفني هو التكلفة الإضافية وفقدان المرونة لشركتك نتيجة لقرارات سابقة تم اتخاذها لتوفير الوقت أو المال عند تنفيذ أنظمة جديدة أو صيانة الأنظمة الحالية. يحدث ذلك عندما لا يتم دمج الأنظمة بشكل صحيح أو عندما تكون التعليمات البرمجية معقدة للغاية. يرجع هذا إلى مجموعة متنوعة من الأسباب ، مثل عدم الكفاءة ، أو الوقت اللازم لاعتبارات السوق ، أو تشغيل إصدارات قديمة من البرامج ، من بين العديد من الأسباب الأخرى.

بعض الأمثلة الواضحة ستكون:

1. استخدام إصدارات قديمة من Windows تمنعك من استخدام برامج جديدة أو تطبيق ترقية أمنية
2. أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في حلقة مفرغة من كونها قديمة جدًا ومخصصة بحيث لا يمكن ترقيتها ، لأنها ستكون جهد "نسخ واستبدال"
3. أنظمة مماثلة لها وظائف متداخلة في أجزاء مختلفة من مؤسستك

الرسم البياني أدناه هو رسم بياني مفيد لتأطير كيفية اختلاف الديون التقنية عن التطبيقات التكنولوجية الأخرى التي يمكن إجراؤها داخل مجموعة التكنولوجيا الخاصة بالشركة. غالبًا ما يكون مخطئًا لكونه خطأ ، فإن الدين الفني يختلف كثيرًا من حيث أن وجوده قد لا يكون واضحًا بشكل صارخ. وهنا يكمن الخطر ، فكلما بقيت دون أن تمس ، كلما زاد حجم التأثير في المستقبل.

بصفتي مديرًا ماليًا عمل في مجال تكنولوجيا المعلومات وكان لديه تقرير عن تكنولوجيا المعلومات لي في شركات المؤسسات عالية الاستدانة ، فقد أدهشني مدى تشابه الديون الفنية مع الديون التقليدية. كما أذهلني مدى غموضها وخطورتها. أولئك الذين ينتمون إلى خلفية مالية هم على دراية جيدة بآليات الديون المالية - فهي ملموسة وسهلة الحساب. ومع ذلك ، فإن الأمر ليس كذلك بالنسبة للديون الفنية ، التي غالبًا ما يُساء فهمها أو يُفترض خطأً أنها مشكلة شخص آخر.

ما هي بالضبط تكاليف الدين الفني وهل هي حقيقية؟

الإجابة المختصرة هي أن التكاليف النقدية حقيقية للغاية. هناك أيضًا بعض التكاليف الناعمة المهمة التي يجب تحديدها وكذلك قياسها وإدارتها بشكل منفصل. سأوضح أدناه بعض الأمثلة على هذه التكاليف:

التكاليف النقدية

الدين الفني حقيقي مثل مدفوعات الفائدة. ومع ذلك ، فإنه يتجلى عادة في الأرباح والخسائر بطريقة غير مباشرة أكثر من حساب خط "الفائدة" البسيط ، كما هو الحال بالطرق التالية:

عدد الموظفين

• هناك حاجة إلى مزيد من الموظفين ببساطة للحفاظ على الأنظمة الحالية
• وقت إضافي للمطور لتحقيق إمكانات جديدة

تكاليف غير مباشرة

• التأخر في تحقيق تكامل الاستحواذ
• التعويضات والغرامات المترتبة على الخروقات الأمنية

مبيعات

• المبيعات المفقودة بسبب انقطاع النظام
• إنفاق تسويقي أقل كفاءة

القوى العاملة

• زيادة المتطلبات ، خاصة للشركات ذات أرصدة المخزون العالية

تكاليف ميسرة

في حين أن التكاليف الصعبة مرتبطة بمبالغ فعلية بالدولار ، إلا أن هناك أيضًا تكاليف ميسرة والتي ، على الرغم من صعوبة تحديدها وتحقيق وفورات ، لها تأثير مطلق على نتائج عملك. وتشمل هذه:

الذكاء التسويقي

• عدم القدرة على التكيف بسرعة مع الفرص أو التغيرات في السوق
• انخفاض القدرة على تحويل البيانات إلى معلومات لاتخاذ قرارات أفضل
• إصدارات متعددة من الحقيقة

إنتاجية

• انخفاض إنتاجية الموظفين بسبب أعطال الأنظمة
• الموظفون الأقل إنتاجية الذين يقضون وقتًا أطول في استخراج البيانات وتدليكها بدلاً من تحليلها
• إخراج وقت واهتمام الإدارة العليا عن مساره في حالة حدوث خرق أمني كبير

بالنظر إلى مقارنة الديون الفنية والمالية ، فإن أحد الاختلافات الرئيسية هو أن الأول ليس له سيطرة رسمية. مع الديون المالية ، عادة ما تكون هناك لجان ائتمان ، وفرق إدارة الأصول والخصوم ، وموظفو الخزانة الذين يراقبون المستويات مثل الصقر. مع وجود الديون الفنية ، يوجد عدد قليل جدًا من هذه الضوابط في الأعمال التجارية التقليدية.

كيف ولماذا يتم تكبد الديون الفنية

مع الديون التقليدية ، يقوم مجلس الإدارة ، جنبًا إلى جنب مع الرئيس التنفيذي والمدير المالي ، بتحديد هيكل رأس المال ، أي مقدار حقوق الملكية ، ومقدار الدين ، ونوع الدين (المسدس ، أو القائم على الأصول ، أو الفانيليا غير المضمون). حتى أن جدول السقف واضح فيما يتعلق بالديون التي سيتم سدادها ومتى سيتم سدادها. بمجرد اتخاذ قرار رسمي بهذا كله ، يتم إطلاق عملية منظمة لرفع الديون.

ينظر المقرضون إلى قدرة الكيان على سداد الديون من خلال تقييمات تاريخ سداد الديون ، والتصنيفات الائتمانية ، ونوعية الضمانات التي تدعمها. ومع ذلك ، لا يحدث أي من هذه العملية الرسمية ، والتقدير الكمي ، والتوقيع عند تكبد الديون الفنية. دعنا نلقي نظرة على كيفية حدوث ذلك وسبب ذلك من خلال العمليات التي يتم فيها تكبد الديون الفنية:

القيود الزمنية تؤدي إلى حل وسط

الوقت للتسويق هو كل شيء في العمل. يكون تنفيذ التكنولوجيا الجديدة أسرع بكثير عندما يمكن القيام به على أساس مستقل. لسوء الحظ ، فإن الآثار المترتبة على ذلك هي أن الأنظمة الأخرى لا تتم مزامنتها مع التنفيذ. بالنسبة للمؤسسات الخالية من الهدر التي لديها مجموعة تكنولوجية بسيطة ، قد لا يبدو هذا بهذا السوء.

ومع ذلك ، يصبح الأمر إشكاليًا ، حيث تتضاعف تكوينات النظام في تعقيدها. في النهاية ، تعمل التكنولوجيا على أتمتة العمليات وتلتقط البيانات التي يتم تحويلها إلى معلومات. تنتج التكنولوجيا غير المتكاملة في العمليات التجارية التي لا تعمل معًا وإصدارات متعددة من الحقيقة.

عندما يتم التضحية بالوقت من أجل السرعة ، يمكن تجاهل بروتوكولات الاختبار المعمول بها أو منحها تنازلاً. ينتج عن هذا عادةً "أخطاء" على الطريق تظهر نفسها في شكل من أشكال تدهور النظام وإلهاء وقت المطور لإصلاحها.

إذا نظرنا إلى تأثير الديون التقنية بمرور الوقت ، فكلما طالت مدة بقاء المشكلة كما هي ، زاد حجم التأثير. ما يبدأ كتمرين صغير لإعادة بناء الكود يمكن أن يتحول إلى عملية تحديث واستبدال كاملة.

إغراء التوفير في التكاليف على المدى القصير

دعونا نواجه الأمر - تتعرض الفرق التنفيذية لضغوط مستمرة للوصول إلى الأرقام. يمكن أن يساعدك تأجيل الإنفاق اليوم على تحقيق ربع سنوي ، ولكن ، مثل الاقتراض ، عليك سداده في وقت ما. فيما يلي بعض الطرق التي توفر بها الشركات المال على المدى القصير ولكن ينتهي بها الأمر إلى الديون الفنية:

تحديثات البرنامج

في بعض الأحيان ، قد تؤدي تكلفة ومتاعب تنفيذ التحديث الدوري للبرنامج إلى تأخيره. في بعض الأحيان ، يستمر هذا لسنوات. نحن جميعًا مذنبون بإنهاء Microsoft AutoUpdate بالقوة عندما يظهر في أوقات غير مناسبة.

عندما تصبح الأنظمة متأخرة جدًا عن نسختها الحالية ، فإن البرامج الأحدث التي يجب أن تتكامل معها ببساطة لا يمكنها ذلك. والأكثر من ذلك ، أن ترقية العديد من الإصدارات في وقت واحد عادة ما تكون أكثر تكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً أكثر من مواكبة ذلك.

استبدال الأجهزة

مع تزايد تعقيد المؤسسات ، يمكن أن تصبح الجهود المطلقة لمزامنة دورات تحديث الأجهزة مربكة ومكلفة. يمكن أن يؤدي هذا إلى تمديد الأجهزة الحالية إلى التباينات الشديدة والكبيرة الموجودة بين جودة الأجهزة بين الفرق. تشعر بعض الفرق بالإحباط ، وتشتري أجهزة جديدة ، وتنفقها فقط من خلال ميزانية مكتبها بدلاً من انتظار تكنولوجيا المعلومات لتحفيز الترقيات.

هذا التباين له آثار على الإنتاجية وتوافق الأجهزة / الملفات للتمارين التعاونية.

تكتيكات معالجة حالة الديون الفنية

بدلاً من مجرد الحديث عن المشكلات ، دعنا الآن نطبق بعض الإجراءات الاستباقية ونصف بعض الحلول لحل الديون التقنية.

لذلك ، يمكننا الاستعانة بالتقنيات المستخدمة لإدارة الديون المالية. من أجل إدارة التزاماتك ، عليك أولاً معرفة ماهيتها ومقدارها وشروط الدفع الخاصة بها. دعنا الآن نعمل من خلال هذا للديون الفنية.

1. اكتشف ما وكم الدين الفني لديك

يأتي الدين المالي على شكل شرائح يتم تحديدها من خلال أقدمية كل قطعة (على سبيل المثال ، كبير ، أو ميزانين ، أو مسدس) ، والتي بدورها تظهر ما يتم سداده أولاً. للديون الفنية نمط مماثل من الأقدمية ؛ لتبدأ ، يجب أن تبدأ بأنظمة المهام الحرجة الخاصة بك. ما الدين الفني لديهم؟ ثم انظر إلى النظام البيئي الأوسع - وضع أفضل ، ما هو الدين الفني بين أنظمتك الذي يتسبب في النفقات؟

لا تبالغ في تعقيد هذه العملية. في مرحلة ما ، سترغب في الوصول إلى تقييم من أعلى إلى أسفل ، لكن ليس عليك أن تبدأ من هناك. اجعل رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات لديك يجمع فريق الإدارة الخاص بك مع هذا الواجب المنزلي:

إذا قمنا بتسوية جميع ديوننا الفنية بالكامل قبل عام ، فكيف كان من الممكن أن يكون أداء هذا العام (أو العام المقبل) أفضل؟

احصل على أفضل عشر أفكار لديك وضعها في مصفوفة 2 × 2: من السهل / الصعب الدفع على أحد المحاور ودرجة الفوائد من ناحية أخرى. نأمل أن تساعدك الصورة على معرفة من أين تبدأ.

من هناك ، انتقل للتحقق من صحة افتراضاتك حول حجم الجائزة والجهد. الحياد هو المفتاح هنا ، لذا كن حذرًا من موردي البرامج الذين يعرضون إجراء "تقييم مجاني".

2. تقرر ماذا تفعل

بمجرد أن تعرف الدين الفني الذي لديك ، عليك الآن أن تقرر كيفية التعامل معه. هناك العديد من الخيارات لاتخاذها.

قد يكون من الأفضل في النهاية عدم فعل أي شيء. بالنسبة للديون التي تم تقييمها على أنها "صغيرة" أو "ذات معدل فائدة منخفض" ، فقد يكون من الأفضل تركها - وبالمثل ، إذا كانت هناك "غرامة دفع مسبق" كبيرة لسدادها مبكرًا. يمكن أن تكون هناك مزايا إستراتيجية أيضًا. كونك متخلفًا عنك والبقاء هناك عادة ما يكون جيدًا ، وفي بعض الأحيان يكون له ميزة ترك مكامن الخلل في الحصول على عشرة سنتات لشخص آخر.

سيتضمن سداد الديون الفنية أو تخفيضها استبدال الأنظمة والتغلب على التكلفة. يمكن القيام بذلك إما على الفور ، أو بمرور الوقت من خلال عملية تحسينات تدريجية. كما هو الحال مع الديون المالية ، هناك طرق مبتكرة يمكنك من خلالها "إعادة تمويل" الديون الفنية ، مع الاستعانة بمصادر خارجية للصيانة من هذه الطرق. قد يكون حل هذا الأمر في نهاية المطاف أكثر تكلفة ، ومع ذلك يمكن توزيعه لخفض التكلفة المباشرة ، ومن خلال مبادئ تقسيم العمل ، تفويض المهمة إلى كيان أكثر تخصصًا.

كما أن ظهور خدمات البرمجيات والأجهزة المستندة إلى السحابة يجلب أيضًا مقارنة بشعبية التمويل المستند إلى التأجير. يعد استخدام الخدمات السحابية أيضًا أداة فعالة لتقليل الديون الفنية ، سواء في إزالة متطلبات CAPEX أو تحويل تركيز التطوير إلى مزود الخدمات السحابية.

3. إنشاء خطة الدفع

لا تشغل بالك بتكلفة تخفيض ديونك الفنية ولا تحاول سدادها كلها مرة واحدة. قد يكون هذا تمرينًا طموحًا يمكن أن يطغى على منظمة من أي حجم أو ميزانية عمومية.

مرة أخرى ، بالعودة إلى المقارنات المالية ، لديك عقلية سداد بطاقة الائتمان بأعلى معدل فائدة أولاً. هذا يعني ببساطة مهاجمة الأنشطة عالية القيمة / منخفضة الجهد أولاً.

في القسم السابق ، ناقشت الطرق المختلفة لمعالجة الديون الفنية. عند تقييم تكلفة كل منهما ، من الأفضل إجراء تمرين مقارنة. يمكن أن يؤدي ترتيب تكلفة التدفق النقدي لكل نتيجة محتملة إلى تمكين أصحاب المصلحة من الحصول على رؤية واضحة للمفاضلات وفوائد كل مسار. يتم تضمين مثال على هذه الصورة المرئية أدناه.

تُظهر هذه المقارنة المفاضلة الموجودة بين الحل النظري والتناقض الصارخ بين حل المشكلة وعدم القيام بأي شيء ("خط الأساس الحالي"). في هذا المثال ، الانتقال إلى السحابة ، سيكون الحل المستند إلى SaaS هو الخيار الأكثر اقتصادا بالنسبة للأعمال التجارية.

المضي قدما في إدارة الديون الفنية

بمجرد إنشاء خط الأساس وخطة الهجوم ، سترغب في الحفاظ على هذه الرؤية ومنع الديون الجديدة من التسلل. فكر في التمرين على أنه بداية جديدة وفرصة لتنفيذ أفضل الممارسات لمنع حدوث مشكلات من أي وقت مضى يتصاعد مرة أخرى في المستقبل.

تنفيذ بيان الإفصاح عن القرض

تحتوي معظم مشاريع التكنولوجيا على عملية موافقة رسمية كاملة مع راعي تنفيذي ، وهدف رفيع المستوى ، وفوائد متوقعة ، وجدول زمني ، وبالطبع التكاليف. هذا مكان رائع لطرد الديون التقنية الجديدة التي سيتم تكبدها وتبرير ذلك.

قم بتعيين حدود الاقتراض

لا تبالغ في الحماس في وضع معايير جديدة. تمامًا كما تقوم بإصدار بطاقات ائتمان للشركات بحدود محددة مسبقًا ، فأنت لا ترغب في المبالغة في إدارة الديون الفنية. الكثير من الديون الفنية صغيرة وتتعلق بكتابة التعليمات البرمجية التي سيتم سدادها بسرعة. هذا صحيح بشكل خاص مع التطوير السريع. ثق برئيس قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لتعيين هذه العتبة ومراقبتها.

أعد تدريب وكلاء التأمين

في الشركات الكبرى ، تستخدم تقنية المعلومات عملية تسمى "إدارة التغيير". قبل بدء تشغيل البرنامج الجديد ، يخضع عادةً لإدارة التغيير. بعبارات بسيطة ، تتمثل مهمة إدارة التغيير في التأكد من أن التغييرات الجديدة في نظام التكنولوجيا للشركة لا تؤثر على الأنظمة الأخرى. يفعلون ذلك من خلال التأكد من أن النظام الجديد يتوافق مع الأساليب والإجراءات الموحدة. ضع في اعتبارك استخدام هذه العملية لمنع أو على الأقل تحديد ديون جديدة من الظهور.

الدين الفني هو تكلفة حقيقية لممارسة الأعمال التجارية وسبب حقيقي لانقطاع الأنظمة ويؤثر على سرعة الشركة بشكل عام. ومع ذلك ، لا يجب أن يكون ذلك عبئًا مستمراً ، وسيعرف المديرون الماليون الأذكياء مقدار الديون التقنية التي تتحملها مؤسستهم وما هو المطلوب لتحسينها.