Implikasi Finansial dari Utang Teknis

Ringkasan bisnis plan

Bagaimana jika Anda tidak tahu berapa banyak hutang yang Anda miliki? Ini akan menjadi posisi yang tidak nyaman, untuk tidak tahu berapa biayanya atau sejauh mana hal itu mencegah perusahaan Anda melakukan perbaikan operasional, bereaksi terhadap perubahan pasar, atau bahkan mengubah bisnis sepenuhnya.

Selain itu, bagaimana jika hampir semua orang di organisasi Anda dapat berutang tanpa meminta izin? Misalnya, kepala real estat Anda dapat dengan cepat masuk ke dalam sewa multi-tahun dengan sewa satu tahun yang rendah tetapi dengan sewa yang meningkat secara signifikan di luar tahun-tanpa ada yang mengungkapkannya selain melalui percakapan.

Ini semua terdengar seperti tata kelola yang tidak bijaksana, tetapi sebenarnya cukup umum dalam bisnis. Tangkapannya adalah bahwa "utang" semacam ini tidak datang dalam bentuk instrumen keuangan tradisional yang kita semua kenal dengan baik.

Utang teknis memiliki semua karakteristik ini.

Utang dalam bentuk yang paling sederhana adalah meminjam hari ini dengan maksud dan janji untuk membayar di masa depan. Utang masuk akal bila pinjaman hari ini akan mengarah pada hari esok yang lebih baik, misalnya, meminjam untuk kuliah atau membeli rumah. Utang umumnya buruk ketika meminjam hari ini akan menyebabkan hari esok yang lebih buruk, misalnya, pergi keluar untuk makan malam yang mahal dan meletakkannya di kartu kredit yang tidak akan segera Anda lunasi.

Dalam istilah perusahaan, hutang bisa menjadi baik ketika dikeluarkan untuk mendanai investasi yang akan memberikan pengembalian yang lebih besar daripada biaya hutang. Mungkin juga masuk akal jika Anda berencana menjual bisnis jauh sebelum utang jatuh tempo. Kelemahan dari utang adalah bahwa ia memiliki pengeluaran yang sangat nyata yang menyeret uang tunai dan keuntungan, membatasi fleksibilitas, dan dapat menjadi sangat membebani sehingga pada akhirnya dapat menyebabkan kebangkrutan.

Sampai sekarang, metafora yang kami singgung adalah tentang utang finansial, namun bentuk lain dari utang—utang teknis (atau “utang teknologi”)—memiliki banyak karakteristik serupa dan harus diukur, dikelola, dan dimasukkan dengan cara yang disengaja. . Jika memungkinkan perusahaan Anda untuk sampai ke pasar di depan persaingan, kemungkinan besar itu sangat berharga. Demikian pula, mengambil utang teknologi untuk mengurangi kerentanan keamanan yang berpotensi serius mungkin juga sepadan.

Namun, utang teknis memiliki kelemahan, yang menyebabkan inefisiensi dan kelambanan—seperti ketika satu departemen tidak ingin menggunakan perangkat lunak lain, atau jika Anda menunda peningkatan beberapa kali untuk mencapai target keuangan jangka pendek.

Jadi, Apa itu Utang Teknis?

Utang teknis adalah istilah yang telah digunakan terutama dalam komunitas teknis sejak Ward Cunningham, seorang programmer komputer, menciptakan frasa tersebut pada tahun 1992. Penggunaannya baru-baru ini meningkat dan menjadi pusat perhatian dengan menjamurnya pemrograman tangkas. Utang teknis yang dibahas dalam artikel ini bukan tentang metodologi pemrograman melainkan implikasi strategis dari keberadaannya.

Secara sederhana, hutang teknis adalah biaya tambahan dan hilangnya kelincahan perusahaan Anda sebagai akibat dari keputusan sebelumnya yang dibuat untuk menghemat waktu atau uang saat menerapkan sistem baru atau mempertahankan yang sudah ada. Itu terjadi ketika sistem tidak terintegrasi dengan benar atau kode terlalu rumit. Ini karena berbagai alasan, seperti inefisiensi, pertimbangan waktu ke pasar, atau menjalankan versi perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman, di antara banyak lainnya.

Beberapa contoh yang jelas adalah:

1. Menggunakan Windows versi lama yang mencegah Anda menggunakan perangkat lunak baru atau menerapkan peningkatan keamanan
2. Sistem ERP dalam lingkaran setan yang sangat tua dan disesuaikan sehingga tidak dapat ditingkatkan, karena ini akan menjadi upaya "merobek dan mengganti"
3. Sistem serupa yang memiliki fungsi yang tumpang tindih di berbagai bagian organisasi Anda

Diagram di bawah ini adalah grafik yang berguna untuk membingkai bagaimana utang teknologi berbeda dari implementasi teknologi lain yang dapat dibuat dalam tumpukan teknologi perusahaan. Sering disalahartikan sebagai bug, utang teknis jauh berbeda karena kehadirannya mungkin tidak terlalu mencolok. Di situlah letak bahayanya, karena semakin lama tidak tersentuh, semakin tinggi pengaruhnya di masa depan.

Sebagai CFO yang pernah bekerja di bidang TI dan memiliki laporan TI kepada saya di perusahaan perusahaan yang sangat berpengaruh, saya tersadar betapa miripnya utang teknis dengan utang tradisional. Itu juga mengejutkan saya dengan betapa buram dan berisikonya itu. Mereka yang berlatar belakang keuangan sangat berpengalaman dalam mekanisme utang keuangan—itu nyata dan mudah dihitung. Namun tidak demikian untuk utang teknis, yang sering disalahpahami atau dianggap sebagai masalah orang lain.

Berapa Tepatnya Biaya Utang Teknis dan Apakah Itu Nyata?

Jawaban singkatnya adalah bahwa biaya tunai sangat nyata. Ada juga beberapa biaya lunak penting yang harus diidentifikasi serta diukur dan dikelola secara terpisah. Berikut akan saya uraikan beberapa contoh biaya tersebut:

Biaya Tunai

Utang teknis sama nyatanya dengan pembayaran bunga. Namun, biasanya memanifestasikan dirinya pada P&L dengan cara yang lebih tidak langsung daripada biaya baris "bunga" sederhana, seperti dengan cara berikut:

jumlah kepala

• Lebih banyak personel diperlukan hanya untuk memelihara sistem yang ada
• Waktu pengembang tambahan untuk menghasilkan kemampuan baru

Atas

• Tertundanya realisasi sinergi integrasi akuisisi
• Remediasi dan denda yang berasal dari pelanggaran keamanan

Penjualan

• Kehilangan penjualan karena pemadaman sistem
• Pengeluaran pemasaran yang kurang efisien

Modal kerja

• Peningkatan persyaratan, terutama untuk bisnis dengan saldo inventaris tinggi

Biaya Lunak

Sementara biaya keras memiliki jumlah dolar aktual yang terkait dengannya, ada juga biaya lunak yang, meskipun lebih sulit untuk diukur dan dihemat, memiliki hambatan mutlak pada hasil bisnis Anda. Ini termasuk:

Intelijen Pasar

• Ketidakmampuan untuk cepat beradaptasi dengan peluang atau perubahan di pasar
• Berkurangnya kemampuan untuk mengubah data menjadi informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik
• Beberapa versi kebenaran

Produktifitas

• Produktivitas staf yang lebih rendah karena gangguan sistem
• Staf yang kurang produktif yang menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengekstrak dan memijat data daripada menganalisisnya
• Menggelincirkan waktu dan perhatian manajemen senior jika terjadi pelanggaran keamanan besar

Melihat perbandingan utang teknis dan keuangan, salah satu perbedaan utama adalah bahwa yang pertama tidak memiliki kendali formal. Dengan utang keuangan, biasanya ada komite kredit, tim manajemen aset dan kewajiban, dan staf perbendaharaan yang memantau tingkat seperti elang. Namun, dengan hutang teknis, sangat sedikit dari kontrol ini yang ada dalam bisnis tradisional.

Bagaimana dan Mengapa Utang Teknis Terjadi

Dengan hutang tradisional, dewan, bersama dengan CEO dan CFO, biasanya menetapkan struktur modal, yaitu, berapa banyak ekuitas, berapa banyak hutang, dan jenis hutang apa (revolver, berbasis aset, atau vanilla tanpa jaminan). Tabel batas bahkan eksplisit tentang hutang apa yang akan dilunasi dan kapan. Setelah semua ini diputuskan secara resmi, proses terstruktur diluncurkan untuk meningkatkan utang.

Pemberi pinjaman melihat kapasitas entitas untuk membayar kembali utang melalui penilaian sejarah membayar kembali utang, peringkat kredit, dan kualitas agunan yang mendukungnya. Namun, tidak satu pun dari proses formal, kuantifikasi, dan penandatanganan ini terjadi ketika utang teknis terjadi. Mari kita lihat bagaimana dan mengapa ini terjadi melalui proses di mana utang teknis terjadi:

Kendala Waktu Menyebabkan Kompromi

Waktu ke pasar adalah segalanya dalam bisnis. Menerapkan teknologi baru jauh lebih cepat dilakukan bila dapat dilakukan secara mandiri. Sayangnya, implikasinya adalah bahwa sistem lain tidak sinkron dengan implementasinya. Untuk organisasi ramping dengan tumpukan teknologi sederhana, ini mungkin tampak tidak terlalu buruk.

Ini menjadi masalah, karena konfigurasi sistem berlipat ganda dalam kompleksitasnya. Pada akhirnya, teknologi mengotomatiskan proses dan menangkap data yang diubah menjadi informasi. Teknologi yang tidak terintegrasi menghasilkan proses bisnis yang tidak bekerja sama dan berbagai versi kebenaran.

Ketika waktu dikorbankan untuk kecepatan, protokol pengujian yang ditetapkan dapat diabaikan atau diberikan pengabaian. Ini biasanya menghasilkan "bug" di jalan yang memanifestasikan dirinya ke dalam beberapa bentuk degradasi sistem dan gangguan waktu pengembang untuk memperbaikinya.

Jika kita melihat efek hutang teknologi dari waktu ke waktu, semakin lama suatu masalah dibiarkan, semakin tinggi besarnya efeknya. Apa yang dimulai sebagai latihan refactoring kode kecil dapat berkembang menjadi upaya modernisasi dan penggantian secara keseluruhan.

Godaan Penghematan Biaya Jangka Pendek

Mari kita hadapi itu—tim eksekutif berada di bawah tekanan konstan untuk mencapai angka. Menunda pengeluaran hari ini dapat membantu Anda mencapai kuartal tersebut, tetapi, seperti meminjam, Anda harus membayarnya kembali di beberapa titik. Berikut adalah beberapa cara perusahaan menghemat uang dalam jangka pendek tetapi akhirnya menghasilkan hutang teknis:

Pembaruan perangkat lunak

Terkadang, biaya dan kesulitan dalam mengimplementasikan pembaruan perangkat lunak secara berkala dapat menyebabkannya tertunda. Terkadang, ini berlangsung selama bertahun-tahun. Kita semua bersalah karena menghentikan Microsoft AutoUpdate secara paksa ketika muncul pada waktu yang tidak tepat.

Ketika sistem akhirnya berada jauh di belakang versi mereka saat ini, perangkat lunak yang lebih baru yang harus berintegrasi dengannya tidak bisa. Terlebih lagi, memutakhirkan beberapa versi sekaligus biasanya lebih mahal dan hampir selalu memakan waktu lebih lama daripada mempertahankannya.

Penggantian Perangkat Keras

Ketika organisasi tumbuh dalam kompleksitas, upaya semata-mata untuk menyinkronkan siklus pembaruan perangkat keras dapat menjadi luar biasa dan mahal. Hal ini dapat mengakibatkan perangkat keras saat ini menjadi sangat jauh dan perbedaan besar yang ada antara kualitas perangkat keras di antara tim. Beberapa tim menjadi frustrasi, membeli perangkat keras baru, dan hanya mengeluarkannya melalui anggaran meja mereka alih-alih menunggu TI untuk memulai peningkatan.

Disparitas ini berimplikasi pada produktivitas dan kompatibilitas perangkat keras/file untuk latihan kolaboratif.

Taktik untuk Mengatasi Situasi Utang Teknis

Daripada hanya membicarakan masalah, sekarang mari kita terapkan beberapa proaktif dan berikan beberapa solusi untuk menyelesaikan hutang teknis.

Untuk itu, kita bisa memanggil teknik-teknik yang digunakan untuk mengelola utang finansial. Untuk mengelola kewajiban Anda, pertama-tama Anda perlu mengetahui apa itu, berapa jumlahnya, dan syarat pembayarannya. Sekarang mari kita selesaikan ini untuk hutang teknis.

1. Cari Tahu Apa dan Berapa Banyak Hutang Teknis yang Anda Miliki

Hutang keuangan datang dalam tahapan yang ditentukan oleh senioritas masing-masing bagian (misalnya, senior, mezzanine, atau revolver), yang pada gilirannya menunjukkan mana yang akan dibayar kembali terlebih dahulu. Utang teknis memiliki pola senioritas yang serupa; untuk memulainya, Anda harus mulai dengan sistem mission-critical Anda. Utang teknis apa yang mereka miliki? Kemudian lihat ekosistem yang lebih luas—lebih tepatnya, utang teknis apa di antara sistem Anda yang menyebabkan biaya?

Jangan terlalu memperumit proses ini. Pada titik tertentu, Anda akan ingin mendapatkan penilaian dari atas ke bawah, tetapi Anda tidak harus mulai dari sana. Mintalah kepala TI Anda menyatukan tim manajemen Anda dengan pekerjaan rumah ini:

Jika kami telah sepenuhnya melunasi semua hutang teknis kami setahun yang lalu, bagaimana tahun ini (atau tahun yang akan datang) bisa berjalan lebih baik?

Dapatkan sepuluh ide teratas Anda dan masukkan ke dalam matriks 2x2: mudah/sulit untuk membayar di satu sumbu dan tingkat manfaat di sisi lain. Mudah-mudahan visual akan membantu Anda mencari tahu di mana untuk memulai.

Dari sana, telusuri untuk memvalidasi asumsi Anda tentang ukuran hadiah dan upaya. Netralitas adalah kuncinya di sini, jadi waspadalah terhadap vendor perangkat lunak yang menawarkan untuk melakukan “penilaian gratis”.

2. Putuskan Apa yang Harus Dilakukan

Setelah Anda mengetahui utang teknis apa yang Anda miliki, sekarang Anda perlu memutuskan bagaimana menghadapinya. Ada banyak pilihan untuk diambil.

Pada akhirnya mungkin yang terbaik adalah tidak melakukan apa-apa. Untuk utang yang dinilai “kecil” atau dengan “suku bunga rendah”, mungkin lebih baik untuk membiarkannya begitu saja—begitu juga, jika ada “hukuman pembayaran di muka” yang signifikan untuk melunasinya lebih awal. Mungkin juga ada keuntungan strategis. Menjadi satu versi di belakang dan tinggal di sana biasanya baik-baik saja dan terkadang memiliki keuntungan membiarkan kekusutan diselesaikan dengan uang receh orang lain.

Membayar kembali atau mengurangi utang teknis akan melibatkan penggantian sistem dan pengurangan biaya. Ini dapat dilakukan segera, atau seiring waktu melalui proses perbaikan bertahap. Seperti halnya utang keuangan, ada cara-cara kreatif di mana Anda dapat "membiayai kembali" utang teknis, dengan outsourcing pemeliharaan menjadi salah satu cara tersebut. Hal ini pada akhirnya mungkin membutuhkan biaya lebih banyak untuk diselesaikan, namun dapat disebarkan untuk menurunkan biaya langsung dan, melalui prinsip-prinsip pembagian kerja, mendelegasikan tugas ke entitas yang lebih khusus.

Munculnya layanan perangkat lunak dan perangkat keras berbasis cloud juga membawa perbandingan dengan popularitas pembiayaan berbasis sewa. Menggunakan layanan cloud juga merupakan alat yang efektif untuk mengurangi utang teknis, baik dalam menghapus persyaratan CAPEX maupun mengalihkan fokus pengembangan ke penyedia cloud.

3. Buat Rencana Pembayaran

Jangan terbebani oleh biaya untuk mengurangi utang teknis Anda dan jangan mencoba untuk melunasinya sekaligus. Ini akan menjadi latihan ambisius yang dapat membanjiri organisasi dari berbagai ukuran atau neraca.

Sekali lagi, kembali ke perbandingan keuangan, miliki mentalitas melunasi kartu kredit dengan tingkat bunga tertinggi terlebih dahulu. Ini berarti menyerang aktivitas yang bernilai tinggi/berusaha rendah terlebih dahulu.

Pada bagian sebelumnya, saya telah membahas berbagai cara untuk mengatasi hutang teknis. Saat menilai biaya masing-masing, yang terbaik adalah melakukan latihan perbandingan. Pemeringkatan biaya arus kas dari setiap hasil potensial dapat memungkinkan para pemangku kepentingan untuk memiliki pandangan yang jelas tentang pertukaran dan manfaat dari setiap jalur. Contoh visual seperti itu disertakan di bawah ini.

Perbandingan ini menunjukkan trade-off yang ada antara resolusi teoritis dan kontras antara menyelesaikan masalah dan tidak melakukan apa-apa (“baseline yang ada”). Dalam contoh ini, pindah ke cloud, solusi berbasis SaaS akan menjadi pilihan paling ekonomis untuk diambil bisnis.

Mengelola Utang Teknis Ke Depan

Setelah Anda menetapkan garis dasar dan rencana serangan, Anda akan ingin mempertahankan visibilitas itu dan mencegah utang baru merayap masuk. Pikirkan latihan ini sebagai awal yang baru dan kesempatan untuk menerapkan praktik terbaik untuk mencegah masalah dari sebelumnya. meningkat lagi di masa depan.

Menerapkan Pernyataan Pengungkapan Pinjaman

Sebagian besar proyek teknologi memiliki proses persetujuan formal lengkap dengan sponsor eksekutif, tujuan tingkat tinggi, manfaat yang diantisipasi, jadwal, dan tentu saja, biaya. Ini adalah tempat yang bagus untuk menghapus utang teknis baru yang akan timbul dan pembenarannya.

Tetapkan Batas Peminjaman

Jangan terlalu bersemangat dengan menetapkan standar baru. Sama seperti Anda menerbitkan kartu kredit perusahaan dengan batas yang telah ditentukan, Anda tidak ingin mengelola utang teknis secara berlebihan. Banyak hutang teknis kecil dan terkait dengan penulisan kode yang akan segera terbayar. Hal ini terutama berlaku dengan pengembangan tangkas. Percayakan kepada kepala TI Anda untuk menetapkan dan memantau ambang batas ini.

Latih Ulang Penjamin Emisi Anda

Di perusahaan besar, TI memiliki proses yang disebut "manajemen perubahan." Sebelum perangkat lunak baru ditayangkan, biasanya perangkat lunak tersebut melalui manajemen perubahan. Secara sederhana, tugas manajemen perubahan adalah memastikan bahwa perubahan baru pada sistem teknologi perusahaan tidak berdampak pada sistem lain. Mereka melakukan ini dengan memastikan bahwa sistem baru sesuai dengan metode dan prosedur standar. Pertimbangkan untuk menggunakan proses ini untuk mencegah atau setidaknya mengidentifikasi utang baru agar tidak diperkenalkan.

Utang teknis adalah biaya nyata dalam menjalankan bisnis dan penyebab nyata dari gangguan sistem dan menyeret kelincahan perusahaan secara keseluruhan. Namun, itu tidak harus menjadi beban yang berkelanjutan, dan CFO yang cerdas akan tahu berapa banyak utang teknologi yang dimiliki organisasi mereka dan apa yang diperlukan untuk mengoptimalkannya.