Финансовые последствия технического долга

Управляющее резюме

Что, если бы вы не знали, сколько у вас долгов? Было бы неудобно оказаться в таком положении, если бы вы не знали, сколько это стоит или в какой степени это мешает вашей компании вносить операционные улучшения, реагировать на изменения рынка или даже полностью трансформировать бизнес.

Более того, что, если почти любой в вашей организации может взять долг без разрешения? Например, ваш руководитель отдела недвижимости может быстро заключить многолетний договор аренды с низкой арендной платой за первый год, но со значительным ростом арендной платы в последующие годы, и никто не раскроет это, кроме как в разговоре.

Все это звучит как неосмотрительное управление, но на самом деле это довольно распространено в бизнесе. Загвоздка в том, что этот вид «долга» не приходит в виде традиционных финансовых инструментов, которые мы все так хорошо знаем.

Технический долг обладает всеми этими характеристиками.

Долг в своей простейшей форме — это заимствование сегодня с намерением и обещанием погасить в будущем. Долг имеет смысл, когда сегодняшнее заимствование приведет к лучшему завтра, например, заимствование для колледжа или покупка дома. Долг, как правило, плох, когда взятие взаймы сегодня приведет к еще худшему завтра, например, вы идете на дорогой ужин и кладете его на кредитную карту, которую вы не сразу погасите.

С корпоративной точки зрения долг может быть хорошим, когда он берется для финансирования инвестиций, которые обеспечат больший доход, чем стоимость долга. Это также может иметь смысл, если вы планируете продать бизнес задолго до погашения долга. Недостатком долга является то, что он сопряжен с очень реальными расходами, которые тянут за собой денежные средства и прибыль, ограничивают гибкость и могут стать настолько обременительными, что в конечном итоге могут привести к банкротству.

До сих пор метафора, на которую мы ссылаемся, касается финансового долга, но еще одна форма долга — технический долг (или «технический долг») — имеет много схожих характеристик и должна измеряться, управляться и вступать в нее преднамеренно. . Если это позволяет вашей компании выйти на рынок впереди конкурентов, скорее всего, оно того стоит. Точно так же, вероятно, стоит взять на себя технический долг для смягчения потенциально серьезной уязвимости безопасности.

Однако у технического долга есть свои недостатки, ведущие к неэффективности и инерции, например, когда один отдел не хочет использовать чужое программное обеспечение или если вы несколько раз откладываете обновление, чтобы достичь краткосрочных финансовых целей.

Итак, что такое технический долг?

Технический долг — это термин, который использовался в основном в техническом сообществе с тех пор, как Уорд Каннингем, программист, придумал эту фразу в 1992 году. Его использование началось недавно и заняло центральное место с распространением гибкого программирования. Технический долг, обсуждаемый в этой статье, связан не с методологией программирования, а скорее со стратегическими последствиями его существования.

Проще говоря, технический долг — это дополнительные затраты и потеря гибкости для вашей компании в результате предыдущих решений, которые были приняты для экономии времени или денег при внедрении новых систем или обслуживании существующих. Это происходит, когда системы неправильно интегрированы или код слишком сложен. Это связано с рядом причин, таких как неэффективность, время выхода на рынок или использование устаревших версий программного обеспечения, среди многих других.

Вот несколько ярких примеров:

1. Использование старых версий Windows, которые не позволяют вам использовать новое программное обеспечение или применять обновление безопасности
2. ERP-системы находятся в порочном кругу: они настолько старые и адаптированные, что их нельзя модернизировать, поскольку это было бы попыткой «разорвать и заменить»
3. Подобные системы, которые имеют дублирующие функции в разных частях вашей организации

На приведенной ниже диаграмме показано, как технический долг отличается от других технологических реализаций, которые могут быть реализованы в технологическом стеке компании. Часто ошибочно принимаемый за ошибку, технический долг сильно отличается тем, что его присутствие может быть неочевидным. В этом и заключается опасность, так как чем дольше он остается нетронутым, тем выше величина эффекта в будущем.

Как финансовый директор, который работал в сфере ИТ и отчитывался передо мной по ИТ в компаниях с высокой долей заемных средств, меня поразило, насколько технический долг похож на традиционный долг. Меня также поразило, насколько это непрозрачно и рискованно. Те, кто имеет финансовое образование, хорошо разбираются в механизмах финансового долга — он осязаем и легко поддается расчету. Однако это не относится к техническому долгу, который часто неправильно понимают или ошибочно принимают за чью-то проблему.

Какова стоимость технического долга и реальна ли она?

Короткий ответ заключается в том, что денежные затраты вполне реальны. Есть также некоторые важные косвенные затраты, которые следует идентифицировать, а также отдельно измерять и управлять ими. Ниже я подробно остановлюсь на некоторых примерах этих затрат:

Денежные затраты

Технический долг так же реален, как и процентные платежи. Однако обычно это проявляется в отчете о прибылях и убытках более косвенным образом, чем простой «процентный» расход по строке, например, следующим образом:

Численность

• Требуется больше персонала просто для обслуживания существующих систем
• Дополнительное время разработчика для реализации новых возможностей

Накладные расходы

• Задержка реализации синергии интеграции приобретений
• Исправление и штрафы, вытекающие из нарушений безопасности

Продажи

• Упущенные продажи из-за сбоев системы
• Менее эффективные расходы на маркетинг

Рабочий капитал

• Повышенные требования, особенно для предприятий с большими остатками запасов

Мягкие затраты

В то время как с реальными затратами связаны фактические суммы в долларах, существуют также и мягкие затраты, которые, несмотря на то, что их труднее подсчитать и реализовать экономию, оказывают абсолютное влияние на результаты вашего бизнеса. Это включает:

Исследование рынка

• Неспособность быстро адаптироваться к возможностям или изменениям на рынке
• Снижение способности преобразовывать данные в информацию для принятия более эффективных решений.
• Несколько версий правды

Производительность

• Снижение производительности труда персонала из-за сбоев в работе систем
• Менее продуктивный персонал, который тратит больше времени на извлечение и обработку данных, чем на их анализ.
• Отвлечение времени и внимания высшего руководства в случае серьезного нарушения безопасности

Глядя на сравнение технического и финансового долга, одно из ключевых различий заключается в том, что первый не имеет формального контроля. Что касается финансового долга, обычно существуют кредитные комитеты, группы по управлению активами и пассивами, а также сотрудники казначейства, которые следят за уровнями, как ястреб. Однако при наличии технического долга в традиционном бизнесе существует очень мало таких средств контроля.

Как и почему возникает технический долг

При традиционном долге правление вместе с генеральным директором и финансовым директором обычно устанавливает структуру капитала, т. е. размер собственного капитала, размер долга и тип долга (револьверный, основанный на активах или обычный необеспеченный). В таблице предельных значений даже указано, какой долг будет погашен и когда. После того, как все формально решено, запускается структурированный процесс привлечения долга.

Кредиторы смотрят на способность организации погасить долг с помощью оценок истории погашения долга, кредитных рейтингов и качества обеспечения, поддерживающего его. Тем не менее, ничего из этого формального процесса, количественной оценки и утверждения не происходит, когда возникает технический долг. Давайте посмотрим, как и почему это происходит через процессы, в которых возникает технический долг:

Ограничения по времени ведут к компромиссу

Время выхода на рынок решает все в бизнесе. Внедрение новой технологии происходит намного быстрее, когда это можно сделать отдельно. К сожалению, последствия этого заключаются в том, что другие системы не синхронизируются с реализацией. Для бережливых организаций с простым техническим стеком это может показаться не таким уж плохим.

Однако это становится проблематичным по мере увеличения сложности системных конфигураций. В конце концов, технологии автоматизируют процессы и собирают данные, которые преобразуются в информацию. Технология, которая не интегрирована, приводит к бизнес-процессам, которые не работают вместе, и множеству версий правды.

Когда время приносится в жертву скорости, установленные протоколы тестирования могут быть проигнорированы или от них можно отказаться. Обычно это приводит к «ошибкам» в будущем, которые проявляются в некоторой форме деградации системы и отвлечении времени разработчиков на их исправление.

Если мы посмотрим на влияние технологического долга с течением времени, то чем дольше проблема остается нетронутой, тем выше величина эффекта. То, что начинается как небольшое упражнение по рефакторингу кода, может снежным комом превратиться в целую работу по модернизации и замене.

Искушение краткосрочной экономии средств

Посмотрим правде в глаза: исполнительные команды находятся под постоянным давлением, чтобы достичь цифр. Откладывание трат сегодня может помочь вам заработать квартал, но, как и в случае с займом, вы должны вернуть его в какой-то момент. Вот несколько способов, с помощью которых компании экономят деньги в краткосрочной перспективе, но в конечном итоге приводят к техническому долгу:

Обновления программного обеспечения

Иногда стоимость и проблемы с внедрением периодического обновления программного обеспечения могут привести к его задержке. Иногда это продолжается годами. Мы все виновны в принудительном закрытии Microsoft AutoUpdate, когда оно появляется в неудобное время.

Когда системы в конечном итоге сильно отстают от своей текущей версии, новое программное обеспечение, которое должно интегрироваться с ним, просто не может. Более того, обновление сразу нескольких версий обычно дороже и почти всегда занимает больше времени, чем поддержание обновлений.

Замена оборудования

По мере усложнения организаций простое усилие по синхронизации циклов обновления оборудования может стать непосильным и дорогостоящим. Это может привести к тому, что текущее оборудование будет чрезмерно загружено, а между командами возникнут большие различия в качестве оборудования. Некоторые команды разочаровываются, покупают новое оборудование и просто тратят его на свой рабочий бюджет вместо того, чтобы ждать, пока ИТ-отдел инициирует обновления.

Это несоответствие влияет на производительность и совместимость оборудования/файлов для совместных упражнений.

Тактика решения ситуации с техническим долгом

Вместо того, чтобы просто говорить о проблемах, давайте теперь проявим некоторую активность и предложим некоторые решения для решения технического долга.

Для этого мы можем обратиться к методам, используемым для управления финансовым долгом. Чтобы управлять своими обязательствами, вам сначала нужно знать, каковы они, сколько они стоят и условия их оплаты. Давайте теперь поработаем над техническим долгом.

1. Выясните, какой и сколько у вас технического долга

Финансовый долг состоит из траншей, которые определяются старшинством каждого предмета (например, старшего, мезонина или револьвера), что, в свою очередь, показывает, что будет погашено первым. Технический долг имеет аналогичную структуру старшинства; для начала вы должны начать с ваших критически важных систем. Какой у них технический долг? Затем посмотрите на более широкую экосистему — точнее, какой технический долг между вашими системами приводит к расходам?

Не усложняйте этот процесс. В какой-то момент вы захотите перейти к оценке сверху вниз, но вам не обязательно начинать с этого. Попросите вашего ИТ-руководителя объединить вашу управленческую команду, выполнив это домашнее задание:

Если бы мы полностью погасили весь наш технический долг год назад, как мог бы этот год (или этот год) сложиться лучше?

Получите десять лучших идей и поместите их в матрицу 2x2: легко/трудно окупить по одной оси и степени выгоды по другой. Надеюсь, визуальный ряд поможет вам понять, с чего начать.

Оттуда углубитесь, чтобы подтвердить свои предположения о размере приза и усилиях. Ключевым здесь является нейтральность, поэтому будьте осторожны с поставщиками программного обеспечения, которые предлагают провести «бесплатную оценку».

2. Решите, что делать

Как только вы узнаете, какой у вас технический долг, вам нужно решить, как с ним справиться. Есть много вариантов, чтобы взять.

В конечном итоге может быть лучше ничего не делать. Для долга, который оценивается как «небольшой» или с «низкой процентной ставкой», может быть оптимальным просто оставить его — аналогично, если существует значительный «штраф за досрочное погашение» за досрочное погашение. Могут быть и стратегические преимущества. Быть на одну версию позади и оставаться там, как правило, нормально, а иногда имеет то преимущество, что изломы решаются за чью-то копейку.

Выплата или сокращение технического долга потребует замены систем и снижения затрат. Это можно сделать либо сразу, либо через какое-то время в процессе постепенных улучшений. Как и в случае с финансовым долгом, существуют творческие способы «рефинансирования» технического долга, одним из которых является аутсорсинг обслуживания. В конечном итоге это может стоить дороже, но может быть распределено, чтобы снизить непосредственные затраты, и, благодаря принципам разделения труда, делегировать задачу более специализированной организации.

Появление облачных программных и аппаратных услуг также приводит к сравнению с популярностью финансирования на основе аренды. Использование облачных сервисов также является эффективным инструментом сокращения технического долга, как за счет устранения требований к капитальным затратам, так и за счет смещения фокуса разработки на поставщика облачных услуг.

3. Создайте план платежей

Не пугайтесь стоимости сокращения технического долга и не пытайтесь погасить его сразу. Это было бы амбициозным мероприятием, которое могло бы сокрушить организацию любого размера или баланса.

Опять же, возвращаясь к финансовым сравнениям, имейте в виду, что сначала нужно погасить кредитную карту с самой высокой процентной ставкой. Это просто означает, что в первую очередь необходимо атаковать действия с высокой ценностью и низкими усилиями.

В предыдущем разделе я обсуждал различные способы решения технического долга. При оценке стоимости каждого из них лучше провести сравнение. Ранжирование стоимости денежных потоков для каждого потенциального результата может позволить заинтересованным сторонам получить четкое представление о компромиссах и преимуществах каждого пути. Пример такого визуального элемента приведен ниже.

Это сравнение показывает компромисс между теоретическим решением и резким контрастом между решением проблемы и бездействием («существующая базовая линия»). В этом примере переход в облако, решение на основе SaaS будет наиболее экономичным вариантом для бизнеса.

Управление техническим долгом в будущем

После того, как вы установили свой базовый уровень и план атаки, вы захотите сохранить эту видимость и предотвратить появление новых долгов. Думайте об упражнении как о новом старте и возможности внедрить лучшие практики для предотвращения проблем. в будущем снова обострится.

Внедрение заявления о раскрытии кредита

У большинства технологических проектов есть формальный процесс утверждения, включающий исполнительного спонсора, цель высокого уровня, ожидаемые выгоды, график и, конечно же, затраты. Это отличное место, чтобы избавиться от нового технического долга, который возникнет, и его обоснования.

Установите пороги заимствования

Не переусердствуйте с установлением новых стандартов. Точно так же, как вы выпускаете корпоративные кредитные карты с предустановленными лимитами, вы не хотите чрезмерно управлять техническим долгом. Большая часть технического долга невелика и связана с написанием кода, который быстро окупится. Особенно это касается гибкой разработки. Доверьте своему руководителю отдела ИТ устанавливать и контролировать этот порог.

Переобучите своих андеррайтеров

В крупных компаниях в ИТ есть процесс, который называется «управление изменениями». Прежде чем новое программное обеспечение будет запущено, оно обычно проходит через управление изменениями. Проще говоря, задача управления изменениями заключается в обеспечении того, чтобы новые изменения в технологической системе компании не влияли на другие системы. Они делают это, следя за тем, чтобы новая система соответствовала стандартизированным методам и процедурам. Рассмотрите возможность использования этого процесса для предотвращения или, по крайней мере, выявления новых долговых обязательств.

Технический долг — это реальная стоимость ведения бизнеса, реальная причина сбоев в работе систем и снижение гибкости компании в целом. Тем не менее, это не должно быть постоянным бременем, и умные финансовые директора будут знать, сколько технического долга у их организации и что нужно для его оптимизации.