Las implicaciones financieras de la deuda técnica

Resumen ejecutivo

¿Qué pasaría si no tuviera idea de cuánta deuda tenía? Sería una posición incómoda para estar, no saber cuánto está costando o en qué medida está impidiendo que su empresa realice mejoras operativas, reaccione a los cambios del mercado o incluso transforme el negocio por completo.

Además, ¿qué pasaría si casi cualquier persona de su organización pudiera endeudarse sin pedir permiso? Por ejemplo, su jefe de bienes raíces podría entrar rápidamente en un contrato de arrendamiento de varios años con un alquiler bajo el primer año pero con alquileres significativamente crecientes en los años siguientes, sin que nadie lo revele más que en forma conversacional.

Todo esto suena como un gobierno imprudente, pero en realidad es bastante común en las empresas. El problema es que este tipo de "deuda" no se presenta en forma de los instrumentos financieros tradicionales que todos conocemos tan bien.

La deuda técnica reúne todas estas características.

La deuda en su forma más simple es pedir prestado hoy con la intención y la promesa de pagar en el futuro. La deuda tiene sentido cuando los préstamos de hoy conducirán a un mañana mejor, por ejemplo, pedir prestado para la universidad o comprar una casa. La deuda generalmente es mala cuando pedir prestado hoy conducirá a un mañana peor, por ejemplo, salir a cenar caro y ponerlo en una tarjeta de crédito que no pagará de inmediato.

En términos corporativos, la deuda puede ser buena cuando se contrae para financiar inversiones que proporcionarán un rendimiento mayor que el costo de la deuda. También puede tener sentido si planea vender el negocio mucho antes de que venza la deuda. La desventaja de la deuda es que tiene un gasto muy real que arrastra efectivo y ganancias, restringe la flexibilidad y puede volverse tan oneroso que en última instancia podría conducir a la bancarrota.

Hasta ahora, la metáfora a la que nos referimos es sobre la deuda financiera, pero otra forma de deuda, la deuda técnica (o "deuda tecnológica"), tiene muchas características similares y debe medirse, administrarse y contraerse de manera deliberada. . Si le permite a su empresa llegar al mercado antes que la competencia, es muy probable que valga la pena. Del mismo modo, probablemente también valga la pena asumir una deuda tecnológica para mitigar una vulnerabilidad de seguridad potencialmente grave.

Sin embargo, la deuda técnica tiene sus desventajas, lo que lleva a la ineficiencia y la inercia, como cuando un departamento no quiere usar el software de otro, o si retrasa una actualización varias veces para alcanzar los objetivos financieros a corto plazo.

Entonces, ¿qué es la deuda técnica?

La deuda técnica es un término que se ha utilizado principalmente dentro de la comunidad técnica desde que Ward Cunningham, un programador informático, acuñó la frase en 1992. Su uso ha despegado recientemente y se ha convertido en el centro de atención con la proliferación de la programación ágil. La deuda técnica discutida en este artículo no se trata de la metodología de programación sino de las implicaciones estratégicas de su existencia.

En términos simples, la deuda técnica es el costo incremental y la pérdida de agilidad para su empresa como resultado de decisiones anteriores que se tomaron para ahorrar tiempo o dinero al implementar nuevos sistemas o mantener los existentes. Ocurre cuando los sistemas no están integrados correctamente o el código es demasiado complejo. Esto se debe a una variedad de razones, como ineficiencias, consideraciones de tiempo de comercialización o ejecución de versiones de software obsoletas, entre muchas otras.

Algunos ejemplos claros serían:

1. Usar versiones antiguas de Windows que le impiden usar software nuevo o aplicar una actualización de seguridad
2. Los sistemas ERP en un círculo vicioso de ser tan antiguos y personalizados que no se pueden actualizar, ya que sería un esfuerzo de "quitar y reemplazar".
3. Sistemas similares que tienen funciones superpuestas en diferentes partes de su organización

El siguiente diagrama es un gráfico útil para enmarcar cómo la deuda tecnológica difiere de otras implementaciones tecnológicas que se pueden realizar dentro de la pila tecnológica de una empresa. A menudo confundida con un error, la deuda técnica es muy diferente en el sentido de que su presencia puede no ser tan obvia. Ahí radica el peligro, ya que cuanto más tiempo se deje intacto, mayor será la magnitud del efecto en el futuro.

Como CFO que ha trabajado en TI y que TI me reportó en empresas empresariales altamente apalancadas, me llamó la atención cuán similar es la deuda técnica a la deuda tradicional. También me llamó la atención lo opaco y arriesgado que es. Los que tienen antecedentes financieros conocen bien los mecanismos de la deuda financiera: es tangible y fácil de calcular. Sin embargo, no ocurre lo mismo con la deuda técnica, que a menudo se malinterpreta o se supone erróneamente que es un problema de otra persona.

¿Cuáles son exactamente los costes de la deuda técnica y son reales?

La respuesta corta es que los costos en efectivo son muy reales. También hay algunos costos indirectos importantes que deben identificarse, así como medirse y administrarse por separado. A continuación, desarrollaré algunos ejemplos de estos costos:

Costos en efectivo

La deuda técnica es tan real como los pagos de intereses. Sin embargo, generalmente se manifiesta en el P&L de una manera más indirecta que un simple gasto de línea de "interés", como en las siguientes formas:

Número de empleados

• Se necesita más personal simplemente para mantener los sistemas existentes
• Tiempo adicional del desarrollador para generar nuevas capacidades

Gastos generales

• Retraso en la realización de sinergias de integración de adquisiciones
• Remediación y multas derivadas de brechas de seguridad

Ventas

• Pérdida de ventas debido a interrupciones del sistema
• Gasto en marketing menos eficiente

Capital de trabajo

• Mayores requisitos, particularmente para empresas con altos saldos de inventario

Costos blandos

Si bien los costos duros tienen montos reales en dólares asociados con ellos, también hay costos blandos que, a pesar de ser más difíciles de cuantificar y de obtener ahorros, tienen un peso absoluto en los resultados de su negocio. Éstos incluyen:

Inteligencia de mercado

• Incapacidad para adaptarse rápidamente a las oportunidades o cambios en el mercado.
• Capacidad reducida para convertir datos en información para tomar mejores decisiones.
• Múltiples versiones de la verdad

Productividad

• Menor productividad del personal debido a cortes en los sistemas
• Personal menos productivo que pasa más tiempo extrayendo y manipulando datos que analizándolos
• Descarrilar el tiempo y la atención de la alta gerencia si ocurre una brecha de seguridad importante

Mirando una comparación de la deuda técnica y financiera, una de las diferencias clave es que la primera no tiene un control formal. Con la deuda financiera, generalmente hay comités de crédito, equipos de gestión de activos y pasivos y personal de tesorería que monitorean los niveles como un halcón. Sin embargo, con la deuda técnica, muy pocos de estos controles existen en los negocios tradicionales.

Cómo y por qué se incurre en la deuda técnica

Con la deuda tradicional, la junta, junto con el director ejecutivo y el director financiero, normalmente establecen la estructura de capital, es decir, cuánto capital, cuánta deuda y qué tipo de deuda (revólver, basada en activos o vainilla no garantizada). La tabla de límites es incluso explícita en cuanto a qué deuda se pagará y cuándo. Una vez que todo esto se decide formalmente, se inicia un proceso estructurado para aumentar la deuda.

Los prestamistas analizan la capacidad de una entidad para pagar la deuda a través de evaluaciones del historial de pago de la deuda, las calificaciones crediticias y la calidad de la garantía que la respalda. Sin embargo, nada de este proceso formal, cuantificación y aprobación ocurre cuando se incurre en deuda técnica. Veamos cómo y por qué esto es a través de los procesos en los que se incurre en deuda técnica:

Las limitaciones de tiempo conducen al compromiso

El tiempo de comercialización lo es todo en los negocios. La implementación de nueva tecnología es mucho más rápida cuando se puede hacer de forma independiente. Desafortunadamente, las implicaciones de esto son que otros sistemas no están sincronizados con la implementación. Para organizaciones esbeltas con una pila de tecnología simple, esto puede no parecer tan malo.

Sin embargo, se vuelve problemático, ya que las configuraciones del sistema se multiplican en su complejidad. Al final, la tecnología automatiza procesos y captura datos que se transforman en información. La tecnología que no está integrada da como resultado procesos comerciales que no funcionan juntos y múltiples versiones de la verdad.

Cuando se sacrifica el tiempo por la velocidad, los protocolos de prueba establecidos pueden ignorarse o dispensarse. Esto generalmente resulta en "errores" en el futuro que se manifiestan en alguna forma de degradación del sistema y distracción del tiempo del desarrollador para solucionarlos.

Si observamos el efecto de la deuda tecnológica a lo largo del tiempo, cuanto más tiempo se deja intacto un problema, mayor es la magnitud del efecto. Lo que comienza como un pequeño ejercicio de refactorización de código puede convertirse en un esfuerzo completo de modernización y reemplazo en el futuro.

La tentación de ahorrar costos a corto plazo

Seamos realistas: los equipos ejecutivos están bajo una presión constante para alcanzar los números. Retrasar el gasto hoy puede ayudarlo a cubrir el trimestre pero, al igual que con los préstamos, debe devolverlo en algún momento. Aquí hay algunas formas en que las empresas ahorran dinero a corto plazo pero terminan generando una deuda técnica:

Actualizaciones de software

A veces, el costo y los problemas de implementar una actualización periódica de software pueden provocar que se retrase. A veces, esto continúa durante años. Todos somos culpables de forzar el cierre de Microsoft AutoUpdate cuando aparece en momentos inoportunos.

Cuando los sistemas terminan estando muy por detrás de su versión actual, el software más nuevo que tiene que integrarse simplemente no puede. Además, actualizar varias versiones a la vez suele ser más costoso y casi siempre lleva más tiempo que mantenerse al día.

Reemplazo de hardware

A medida que las organizaciones crecen en complejidad, el mero esfuerzo de sincronizar los ciclos de actualización de hardware puede volverse abrumador y costoso. Esto puede dar como resultado que el hardware actual se extienda al extremo y que existan grandes disparidades entre la calidad del hardware entre los equipos. Algunos equipos se frustran, compran hardware nuevo y simplemente lo gastan con el presupuesto de su escritorio en lugar de esperar a que TI instigue las actualizaciones.

Esta disparidad tiene implicaciones para la productividad y la compatibilidad de archivos/hardware para los ejercicios colaborativos.

Tácticas para Abordar una Situación de Deuda Técnica

En lugar de solo hablar de problemas, ahora apliquemos algo de proactividad y prescribamos algunas soluciones para resolver la deuda técnica.

Para ello, podemos apelar a las técnicas utilizadas en la gestión de la deuda financiera. Para administrar sus pasivos, primero necesita saber cuáles son, cuánto son y sus condiciones de pago. Ahora analicemos esto para la deuda técnica.

1. Averigüe qué y cuánta deuda técnica tiene

La deuda financiera viene en tramos que se definen por la antigüedad de cada pieza (p. ej., senior, mezzanine o revolver), que a su vez muestra cuál se paga primero. La deuda técnica tiene un patrón similar de antigüedad; para empezar, debe comenzar con sus sistemas de misión crítica. ¿Qué deuda técnica tienen? Luego mire el ecosistema más amplio; mejor dicho, ¿qué deuda técnica entre sus sistemas está causando gastos?

No compliques demasiado este proceso. En algún momento, querrá llegar a una evaluación de arriba a abajo, pero no tiene que comenzar allí. Haga que su jefe de TI reúna a su equipo de gestión con esta tarea:

Si hubiéramos liquidado por completo toda nuestra deuda técnica hace un año, ¿cómo podría haber sido mejor este año (o el próximo)?

Obtenga sus diez ideas principales y colóquelas en una matriz de 2x2: fácil/difícil de pagar en un eje y grado de beneficios en el otro. Con suerte, la imagen te ayudará a decidir por dónde empezar.

A partir de ahí, profundice para validar sus suposiciones sobre el tamaño del premio y el esfuerzo. La neutralidad es clave aquí, así que tenga cuidado con los proveedores de software que ofrecen realizar una "evaluación gratuita".

2. Decide qué hacer

Una vez que sepa qué deuda técnica tiene, ahora debe decidir cómo manejarla. Hay muchas opciones para tomar.

En última instancia, puede ser mejor no hacer nada. Para la deuda que se evalúa como "pequeña" o con una "tasa de interés baja", puede ser óptimo simplemente dejarla; del mismo modo, si existe una "multa por pago anticipado" significativa por pagarla antes de tiempo. También podría haber ventajas estratégicas. Estar una versión atrasada y quedarse allí generalmente está bien y, a veces, tiene la ventaja de dejar que los problemas se resuelvan con el centavo de otra persona.

Pagar o reducir la deuda técnica implicará reemplazar los sistemas y asumir el impacto de los costos. Esto se puede hacer de inmediato o con el tiempo a través de un proceso de mejoras graduales. Al igual que con la deuda financiera, existen formas creativas en las que puede "refinanciar" la deuda técnica, y la subcontratación del mantenimiento es una de ellas. En última instancia, puede costar más resolverlo, pero puede distribuirse para reducir el costo inmediato y, a través de los principios de la división del trabajo, delegar la tarea a una entidad más especializada.

La llegada de los servicios de software y hardware basados ​​en la nube también trae una comparación con la popularidad de las finanzas basadas en arrendamiento. El uso de servicios en la nube también es una herramienta eficaz para reducir la deuda técnica, tanto para eliminar los requisitos de CAPEX como para cambiar el enfoque de desarrollo hacia el proveedor de la nube.

3. Crea un Plan de Pago

No se sienta abrumado por el costo de reducir su deuda técnica y no intente pagarla toda de una vez. Este sería un ejercicio ambicioso que podría abrumar a una organización de cualquier tamaño o balance.

Nuevamente, volviendo a las comparaciones financieras, tenga la mentalidad de pagar primero la tarjeta de crédito con la tasa de interés más alta. Esto simplemente significa atacar primero las actividades de alto valor/bajo esfuerzo.

En la sección anterior, discutí las diversas formas de abordar la deuda técnica. Al evaluar el costo de cada uno, es mejor realizar un ejercicio de comparación. Clasificar el costo del flujo de efectivo de cada resultado potencial puede permitir que las partes interesadas tengan una visión clara de las ventajas y desventajas de cada camino. A continuación se incluye un ejemplo de una imagen de este tipo.

Esta comparación muestra la compensación que existe entre una resolución teórica y el marcado contraste entre resolver el problema y no hacer nada ("línea de base existente"). En este ejemplo, pasar a una solución basada en SaaS en la nube sería la opción más económica para la empresa.

Gestión de la deuda técnica en el futuro

Una vez que haya establecido su línea de base y su plan de ataque, querrá preservar esa visibilidad y evitar que se acumulen nuevas deudas. Piense en el ejercicio como un nuevo comienzo y una oportunidad de implementar las mejores prácticas para evitar problemas. escalando de nuevo en el futuro.

Implementar una Declaración de Divulgación de Préstamo

La mayoría de los proyectos de tecnología tienen un proceso de aprobación formal completo con un patrocinador ejecutivo, un objetivo de alto nivel, beneficios anticipados, cronograma y, por supuesto, costos. Este es un gran lugar para eliminar la nueva deuda técnica en la que se incurrirá y la justificación de la misma.

Establecer umbrales de préstamo

No sea demasiado entusiasta con el establecimiento de nuevos estándares. Así como emite tarjetas de crédito corporativas con límites preestablecidos, no desea administrar en exceso la deuda técnica. Gran parte de la deuda técnica es pequeña y está relacionada con la escritura de código que se pagará rápidamente. Esto es particularmente cierto con el desarrollo ágil. Confíe en su jefe de TI para establecer y monitorear este umbral.

Vuelva a capacitar a sus suscriptores

En las empresas más grandes, TI tiene un proceso llamado "gestión de cambios". Antes de que el nuevo software entre en funcionamiento, normalmente pasa por la gestión de cambios. En términos simples, el trabajo de la gestión de cambios es garantizar que los nuevos cambios en el sistema tecnológico de la empresa no afecten a otros sistemas. Lo hacen asegurándose de que el nuevo sistema cumpla con los métodos y procedimientos estandarizados. Considere usar este proceso para prevenir o al menos identificar la introducción de nuevas deudas.

La deuda técnica es un costo real de hacer negocios y una causa real de las interrupciones de los sistemas y lastra la agilidad general de la empresa. Sin embargo, no tiene que ser una carga constante, y los CFO inteligentes sabrán cuánta deuda tecnológica tiene su organización y qué se necesitará para optimizarla.