Le implicazioni finanziarie del debito tecnico

Sintesi

E se non avessi idea di quanti debiti avevi? Sarebbe una posizione scomoda trovarsi, non sapere quanto stava costando o in che misura impediva alla tua azienda di apportare miglioramenti operativi, reagire ai cambiamenti del mercato o persino trasformare completamente l'azienda.

Inoltre, cosa accadrebbe se chiunque nella tua organizzazione potesse indebitarsi senza chiedere il permesso? Ad esempio, il tuo responsabile immobiliare potrebbe rapidamente stipulare un contratto di locazione pluriennale con un canone basso per un anno ma con affitti significativamente crescenti negli anni successivi, senza che nessuno lo riveli se non in modo colloquiale.

Tutto ciò suona come una governance imprudente, ma in realtà è abbastanza comune nelle aziende. Il problema è che questo tipo di "debito" non si presenta sotto forma degli strumenti finanziari tradizionali che tutti conosciamo così bene.

Il debito tecnico ha tutte queste caratteristiche.

Il debito nella sua forma più semplice è prendere in prestito oggi con l'intento e la promessa di ripagare in futuro. Il debito ha senso quando il prestito di oggi porterà a un domani migliore, ad esempio, prendere in prestito per l'università o acquistare una casa. Il debito è generalmente negativo quando prendere in prestito oggi porterà a un domani peggiore, ad esempio uscire per una cena costosa e metterlo su una carta di credito che non pagherai immediatamente.

In termini aziendali, il debito può essere buono quando è sostenuto per finanziare investimenti che forniranno un ritorno maggiore rispetto al costo del debito. Può anche avere senso se prevedi di vendere l'attività molto prima della scadenza del debito. Lo svantaggio del debito è che ha una spesa molto reale che trascina denaro e profitti, limita la flessibilità e può diventare così gravosa da portare alla fine al fallimento.

Finora, la metafora a cui alludiamo riguarda il debito finanziario, l'ennesima forma di debito - il debito tecnico (o "debito tecnologico") - ha molte caratteristiche simili e deve essere misurato, gestito e stipulato in modo deliberato . Se consente alla tua azienda di arrivare sul mercato prima della concorrenza, molto probabilmente ne vale la pena. Allo stesso modo, probabilmente vale anche la pena assumere debiti tecnologici per mitigare una vulnerabilità della sicurezza potenzialmente grave.

Tuttavia, il debito tecnico ha i suoi aspetti negativi, che portano a inefficienza e inerzia, ad esempio quando un dipartimento non vuole utilizzare il software di un altro o se si ritarda più volte un aggiornamento per raggiungere obiettivi finanziari a breve termine.

Allora, cos'è il debito tecnico?

Debito tecnico è un termine utilizzato principalmente all'interno della comunità tecnica da quando Ward Cunningham, un programmatore di computer, ha coniato l'espressione nel 1992. Il suo utilizzo è decollato di recente e ha preso il centro della scena con la proliferazione della programmazione agile. Il debito tecnico discusso in questo articolo non riguarda la metodologia di programmazione ma piuttosto le implicazioni strategiche della sua esistenza.

In parole povere, il debito tecnico è il costo incrementale e la perdita di agilità per la tua azienda a seguito di decisioni precedenti che sono state prese per risparmiare tempo o denaro durante l'implementazione di nuovi sistemi o la manutenzione di quelli esistenti. Si verifica quando i sistemi non sono integrati correttamente o il codice è eccessivamente complesso. Ciò è dovuto a una serie di motivi, come inefficienze, considerazioni sul time to market o esecuzione di versioni obsolete di software, tra molti altri.

Alcuni esempi chiari sarebbero:

1. Utilizzo di vecchie versioni di Windows che impediscono di utilizzare nuovo software o di applicare un aggiornamento della sicurezza
2. I sistemi ERP in un circolo vizioso di essere così vecchi e personalizzati che non possono essere aggiornati, poiché sarebbe uno sforzo di "rip e sostituzione"
3. Sistemi simili che hanno funzioni sovrapposte in diverse parti dell'organizzazione

Il diagramma seguente è un grafico utile per inquadrare in che modo il debito tecnologico differisce da altre implementazioni tecnologiche che possono essere realizzate all'interno dello stack tecnologico di un'azienda. Spesso scambiato per essere un bug, il debito tecnico è molto diverso in quanto la sua presenza potrebbe non essere palesemente ovvia. Qui sta il pericolo, poiché più a lungo viene lasciato intatto, maggiore sarà l'entità dell'effetto in futuro.

In qualità di CFO che ha lavorato sia nell'IT che ha avuto rapporti IT con me in società aziendali con indebitamento elevato, mi ha colpito quanto il debito tecnico sia simile al debito tradizionale. Mi ha anche colpito per quanto sia opaco e rischioso. Quelli con un background finanziario sono esperti nei meccanismi del debito finanziario: è tangibile e facile da calcolare. Ma non è così per il debito tecnico, che spesso viene frainteso o erroneamente ritenuto un problema di qualcun altro.

Quali sono esattamente i costi del debito tecnico e sono reali?

La risposta breve è che i costi in contanti sono molto reali. Ci sono anche alcuni importanti costi soft che dovrebbero essere identificati, misurati e gestiti separatamente. Di seguito elaborerò alcuni esempi di questi costi:

Costi in contanti

Il debito tecnico è reale come il pagamento degli interessi. Tuttavia, di solito si manifesta sul conto economico in modo più indiretto rispetto a una semplice spesa di linea "interessi", ad esempio nei seguenti modi:

Censimento

• È necessario più personale semplicemente per la manutenzione dei sistemi esistenti
• Tempo aggiuntivo per gli sviluppatori per realizzare nuove funzionalità

Sovraccarico

• Realizzazione ritardata delle sinergie di integrazione delle acquisizioni
• Rimedio e sanzioni derivanti da violazioni della sicurezza

I saldi

• Vendite perse a causa di interruzioni del sistema
• Spesa di marketing meno efficiente

Capitale circolante

• Requisiti aumentati, in particolare per le aziende con saldi di scorte elevati

Costi morbidi

Mentre gli hard cost hanno importi in dollari effettivi ad essi associati, ci sono anche costi soft che, nonostante siano più difficili da quantificare e su cui realizzare risparmi, hanno un impatto assoluto sui risultati aziendali. Questi includono:

Intelligenza di mercato

• Incapacità di adattarsi rapidamente alle opportunità o ai cambiamenti del mercato
• Ridotta capacità di convertire i dati in informazioni per prendere decisioni migliori
• Molteplici versioni della verità

Produttività

• Minore produttività del personale a causa di interruzioni dei sistemi
• Personale meno produttivo che dedica più tempo all'estrazione e al massaggio dei dati che all'analisi
• Far deragliare il tempo e l'attenzione dell'alta dirigenza se si verifica una grave violazione della sicurezza

Osservando un confronto tra debito tecnico e finanziario, una delle differenze principali è che il primo non ha alcun controllo formale. Con il debito finanziario, di solito ci sono comitati di credito, team di gestione di attività e passività e personale di tesoreria che monitorano i livelli come un falco. Con il debito tecnico, tuttavia, nelle aziende tradizionali esistono pochissimi di questi controlli.

Come e perché viene sostenuto il debito tecnico

Con il debito tradizionale, il consiglio, insieme al CEO e al CFO, in genere stabilisce la struttura del capitale, ovvero quanto capitale proprio, quanto debito e quale tipo di debito (revolver, asset-based o vanilla non garantito). La tabella del tetto è anche esplicita su quale debito verrà ripagato e quando. Una volta che tutto questo è stato deciso formalmente, viene avviato un processo strutturato per aumentare il debito.

I finanziatori esaminano la capacità di un'entità di rimborsare il debito attraverso valutazioni della storia di rimborso del debito, dei rating creditizi e della qualità delle garanzie a sostegno. Tuttavia, nessuno di questi processi formali, quantificazione e approvazione avviene quando viene contratto un debito tecnico. Diamo un'occhiata a come e perché ciò avviene attraverso i processi in cui viene contratto l'indebitamento tecnico:

I vincoli di tempo portano al compromesso

Il time to market è tutto negli affari. L'implementazione di una nuova tecnologia è molto più veloce quando può essere eseguita su base autonoma. Sfortunatamente, le implicazioni di ciò sono che altri sistemi non sono sincronizzati con l'implementazione. Per le organizzazioni snelle con un semplice stack tecnologico, questo potrebbe non sembrare così male.

Diventa problematico, tuttavia, poiché le configurazioni di sistema si moltiplicano nella loro complessità. Alla fine, la tecnologia automatizza i processi e acquisisce i dati che vengono trasformati in informazioni. La tecnologia che non è integrata si traduce in processi aziendali che non funzionano insieme e in più versioni della verità.

Quando il tempo viene sacrificato per la velocità, i protocolli di test stabiliti possono essere ignorati o derogati. Questo di solito si traduce in "bug" lungo la strada che si manifestano in una qualche forma di degrado del sistema e distrazione del tempo degli sviluppatori per risolverli.

Se osserviamo l'effetto del debito tecnologico nel tempo, più a lungo un problema rimane inalterato, maggiore è l'entità dell'effetto. Quello che inizia come un piccolo esercizio di refactoring del codice può trasformarsi in un intero sforzo di modernizzazione e sostituzione su tutta la linea.

La tentazione del risparmio sui costi a breve termine

Ammettiamolo: i team esecutivi sono costantemente sotto pressione per raggiungere i numeri. Trattenere la spesa oggi può aiutarti a guadagnare il trimestre ma, come prendere in prestito, devi ripagarlo a un certo punto. Ecco alcuni modi in cui le aziende risparmiano denaro a breve termine, ma finiscono per generare un debito tecnico:

Aggiornamenti software

A volte, il costo e il problema dell'implementazione di un aggiornamento software periodico possono comportarne un ritardo. A volte, questo va avanti per anni. Siamo tutti colpevoli dell'abbandono forzato di Microsoft AutoUpdate quando appare in momenti scomodi.

Quando i sistemi finiscono per essere molto indietro rispetto alla loro versione attuale, il software più recente che deve integrarsi semplicemente non può. Inoltre, l'aggiornamento di più versioni contemporaneamente è solitamente più costoso e quasi sempre più dispendioso in termini di tempo rispetto a tenere il passo.

Sostituzione hardware

Man mano che le organizzazioni crescono in complessità, il semplice sforzo di sincronizzare i cicli di aggiornamento hardware può diventare opprimente e costoso. Ciò può comportare che l'hardware attuale venga esteso alle disparità estreme e grandi esistenti tra la qualità dell'hardware tra i team. Alcuni team si sentono frustrati, acquistano nuovo hardware e lo spendono semplicemente attraverso il budget della scrivania invece di aspettare che l'IT istighi gli aggiornamenti.

Questa disparità ha implicazioni per la produttività e la compatibilità hardware/file per gli esercizi di collaborazione.

Tattiche per affrontare una situazione di debito tecnico

Invece di parlare solo di problemi, applichiamo ora un po' di proattività e prescriviamo alcune soluzioni per risolvere i debiti tecnici.

Per questo, possiamo fare appello alle tecniche utilizzate per gestire il debito finanziario. Per gestire le tue passività, devi prima sapere cosa sono, quanto sono e le loro condizioni di pagamento. Esaminiamo ora questo per il debito tecnico.

1. Scopri cosa e quanto debito tecnico hai

Il debito finanziario arriva in tranches che sono definite dall'anzianità di ogni pezzo (ad esempio, senior, mezzanine o revolver), che a sua volta mostra quale viene rimborsato per primo. Il debito tecnico ha un modello di anzianità simile; per cominciare, devi iniziare con i tuoi sistemi mission-critical. Che debito tecnico hanno? Quindi guarda l'ecosistema più ampio: per meglio dire, quale debito tecnico tra i tuoi sistemi sta causando spese?

Non complicare eccessivamente questo processo. Ad un certo punto, vorrai arrivare a una valutazione dall'alto verso il basso, ma non devi iniziare da lì. Chiedi al tuo capo dell'IT di riunire il tuo team di gestione con questi compiti:

Se avessimo cancellato completamente tutto il nostro debito tecnico un anno fa, come sarebbe potuto andare meglio quest'anno (o quello a venire)?

Ottieni le tue prime dieci idee e inseriscile in una matrice 2x2: facile/difficile da pagare su un asse e gradi di vantaggi sull'altro. Speriamo che l'immagine ti aiuti a capire da dove iniziare.

Da lì, approfondisci per convalidare le tue ipotesi sull'entità del premio e dello sforzo. La neutralità è la chiave qui, quindi fai attenzione ai fornitori di software che offrono di condurre una "valutazione gratuita".

2. Decidi cosa fare

Una volta che sai quale debito tecnico hai, ora devi decidere come affrontarlo. Ci sono molte opzioni da prendere.

Alla fine potrebbe essere meglio non fare nulla. Per il debito che è valutato come "piccolo" o con un "tasso di interesse basso", potrebbe essere ottimale lasciarlo semplicemente, allo stesso modo, se c'è una significativa "pena di pagamento anticipato" per ripagarlo anticipatamente. Potrebbero esserci anche vantaggi strategici. Essere una versione indietro e rimanere lì di solito va bene e talvolta ha il vantaggio di lasciare che i nodi si risolvano a spese di qualcun altro.

Il rimborso o la riduzione del debito tecnico comporterà la sostituzione dei sistemi e l'assunzione dei costi sostenuti. Questo può essere fatto immediatamente o nel tempo attraverso un processo di miglioramenti graduali. Come con il debito finanziario, ci sono modi creativi in ​​cui puoi "rifinanziare" il debito tecnico, con l'esternalizzazione della manutenzione come tale. Questo alla fine può costare di più da risolvere, ma può essere distribuito per ridurre i costi immediati colpiti e, attraverso i principi della divisione del lavoro, delega il compito a un'entità più specializzata.

L'avvento dei servizi hardware e software basati su cloud porta anche un confronto con la popolarità della finanza basata sul leasing. L'uso dei servizi cloud è anche uno strumento efficace per ridurre il debito tecnico, sia rimuovendo i requisiti CAPEX che spostando l'attenzione sullo sviluppo sul provider cloud.

3. Crea un piano di pagamento

Non lasciarti sopraffare dal costo della riduzione del tuo debito tecnico e non cercare di ripagarlo tutto in una volta. Si tratterebbe di un esercizio ambizioso che potrebbe travolgere un'organizzazione di qualsiasi dimensione o bilancio.

Anche in questo caso, tornando ai confronti finanziari, abbi la mentalità di pagare prima la carta di credito con il tasso di interesse più alto. Questo significa semplicemente attaccare prima le attività di alto valore/basso sforzo.

Nella sezione precedente, ho discusso i vari modi per affrontare il debito tecnico. Quando si valuta il costo di ciascuno, è meglio intraprendere un esercizio di confronto. Classificare il costo del flusso di cassa di ogni potenziale risultato può consentire alle parti interessate di avere una visione chiara dei compromessi e dei vantaggi di ciascun percorso. Un esempio di tale visual è incluso di seguito.

Questo confronto mostra il compromesso che esiste tra una risoluzione teorica e il netto contrasto tra risolvere il problema e non fare nulla ("linea di base esistente"). In questo esempio, il passaggio a una soluzione basata su cloud SaaS sarebbe l'opzione più economica per l'azienda.

Gestione del debito tecnico in futuro

Una volta che hai stabilito la tua linea di base e il piano di attacco, vorrai sia preservare quella visibilità sia impedire l'insorgere di nuovi debiti. Pensa all'esercizio come a un nuovo inizio e a un'opportunità per implementare le migliori pratiche per evitare che si verifichino problemi intensificandosi di nuovo in futuro.

Implementare una dichiarazione di divulgazione del prestito

La maggior parte dei progetti tecnologici prevede un processo di approvazione formale completo di sponsor esecutivo, obiettivo di alto livello, vantaggi previsti, pianificazione e, naturalmente, costi. Questo è un ottimo posto per stanare il nuovo debito tecnico che verrà contratto e la sua giustificazione.

Imposta le soglie di prestito

Non esagerare con la definizione di nuovi standard. Proprio come emetti carte di credito aziendali con limiti preimpostati, non vuoi gestire eccessivamente il debito tecnico. Molti debiti tecnici sono piccoli e relativi alla scrittura di codice che verranno rapidamente ripagati. Ciò è particolarmente vero con lo sviluppo agile. Affidati al tuo responsabile IT per impostare e monitorare questa soglia.

Re-forma i tuoi assicuratori

Nelle aziende più grandi, l'IT ha un processo chiamato "gestione del cambiamento". Prima che il nuovo software sia attivo, in genere passa attraverso la gestione delle modifiche. In parole povere, il compito della gestione del cambiamento è garantire che le nuove modifiche al sistema tecnologico dell'azienda non influiscano sugli altri sistemi. Lo fanno assicurando che il nuovo sistema sia conforme a metodi e procedure standardizzate. Prendi in considerazione l'utilizzo di questo processo per prevenire o almeno identificare l'introduzione di nuovi debiti.

Il debito tecnico è un costo reale per fare affari e una vera causa di interruzioni dei sistemi e rallenta l'agilità complessiva dell'azienda. Tuttavia, non deve essere un onere continuo e i CFO intelligenti sapranno quanto debito tecnologico ha la loro organizzazione e cosa ci vorrà per ottimizzarlo.