Projetando Workshops de Ideação Remota para Startups

Publicados: 2022-03-11

Há razões convincentes para que as startups de tecnologia sejam totalmente remotas: a contratação não é limitada pela localização. Os custos indiretos são mais baixos, permitindo que os lucros sejam reinvestidos para o crescimento. E os funcionários tendem a ser mais felizes e mais produtivos do que os funcionários do escritório.

Apesar dos benefícios, alguns podem se perguntar se as startups remotas podem atingir o nível de colaboração necessário para resolver desafios organizacionais difíceis. Um método que as equipes distribuídas podem usar para superar a distância e alcançar o alinhamento é um workshop remoto de ideação – uma sessão em grupo na qual um facilitador conduz exercícios de ideação que priorizam a velocidade, o trabalho em equipe e a criatividade.

A ideação é um processo de análise de um problema e de brainstorming de soluções potenciais sem pesar seus méritos. É também a terceira etapa do design thinking, uma abordagem de inovação orientada para o design popularizada pela IDEO. Por quase quatro décadas, o processo de design thinking da IDEO tem ajudado algumas das empresas mais reconhecidas do mundo a resolver problemas complexos relacionados a negócios e produtos, mas os exercícios de ideação não são apenas a província de sessões formais de design thinking em grandes corporações.

Se você tem um cliente de inicialização que está enfrentando um obstáculo organizacional ou um dilema de design e está aberto a explorar novas soluções, ofereça-se para planejar e executar um workshop remoto de ideação. Como designer e especialista criativo, você é uma escolha natural para facilitar o workshop e conduzir os participantes por meio de exercícios de ideação.

Realizo workshops remotos de ideação para ajudar meus clientes iniciantes a entender os comportamentos dos usuários, desenvolver estratégias de design e descobrir novos recursos para seus produtos digitais. É uma experiência gratificante, mas requer preparação meticulosa para acomodar diferenças de fuso horário, obstáculos tecnológicos e barreiras de comunicação. Embora reconheça que cada empresa é diferente, espero que esses insights importantes ajudem você a liderar um workshop de ideação remota bem-sucedido para seu cliente inicial.

Workshops remotos de ideação ajudam a equipe a superar preconceitos, resolver problemas e alcançar alinhamento, mas exigem planejamento meticuloso devido a diferenças de fuso horário, obstáculos tecnológicos e barreiras de comunicação. (Da esquerda: Maxime, Leon)

Planeje um Workshop Produtivo de Ideação Remota

Antes de executar um workshop de ideação remota eficaz, você precisa criar um plano. Certifique-se de envolver seu cliente e fazer perguntas sobre o objetivo do workshop, os participantes e os detalhes logísticos.

Descubra o propósito do workshop

Workshops remotos de ideação são projetados para ajudar as equipes a avaliar problemas de negócios e compartilhar possíveis soluções sem medo de julgamento. Eles também se destinam a produzir o maior número possível de ideias. A esperança é que algumas grandes ideias – ou mesmo o início de algumas grandes ideias – surjam das centenas de conceitos produzidos.

Seu cliente deve ter um desafio específico que deseja abordar. Os workshops de ideação não são meramente eventos de formação de equipes onde você gera conceitos de céu azul que nunca serão usados. Se não houver intenção de agir de acordo com as ideias, os funcionários podem ver os workshops como uma perda de tempo e relutar em participar no futuro.

Escreva uma declaração de problema e defina metas claras

Seu cliente deseja gerar novos conceitos de produtos, aliviar os pontos problemáticos do usuário ou definir um conjunto de padrões da empresa? Um workshop de ideação remota é adequado para cada um, mas a declaração do problema do workshop precisa ser precisa.

Uma declaração de problema bem escrita descreve o desafio em mãos e explica seu impacto. Ele também lista planos específicos para resolver o problema. Esses planos são os objetivos do workshop: Consulte a estrutura SMART (específica, mensurável, alcançável, relevante e com prazo determinado) para garantir que as metas definidas sejam alcançáveis em um ambiente de workshop.

Reunir e preparar dados

Os dados podem ser uma maneira convincente de reforçar a declaração do problema e os objetivos do workshop. Solicite ao seu cliente:

Dados quantitativos de fontes como Amplitude, Google Analytics e Microsoft Clarity
Dados qualitativos de entrevistas com usuários, avaliações online, tíquetes de atendimento ao cliente e similares

Em seguida, revise os dados e transforme as principais métricas e insights do usuário em gráficos simples, slides e pontos de discussão que os participantes podem consultar durante o workshop.

Decida quem convidar

Participantes

Se você não convidar as pessoas certas para o workshop, a sessão pode ser improdutiva. Por exemplo, se o workshop pretende abordar uma mudança na declaração de missão do seu cliente, mas você só convida participantes de um departamento, os resultados serão distorcidos.

Normalmente, convido designers, proprietários de produtos, especialistas em marketing, representantes de atendimento ao cliente e engenheiros para participar. Certifique-se de que a lista de convidados inclua as partes interessadas certas, mas mantenha-a pequena. Alguns participantes podem não ter confiança para falar em grupos maiores, e seus insights e ideias serão perdidos.

Com um cliente de inicialização, você pode descobrir que as hierarquias não são tão importantes quanto em empresas maiores e mais estabelecidas, permitindo que você convide pessoas sem se preocupar com cargos ou títulos oficiais. Apenas certifique-se de que uma ampla gama de áreas esteja representada.

Convidados especiais

As startups em estágio inicial podem não ter métricas significativas ou pesquisas de usuários à sua disposição. Se for esse o caso, você pode convidar convidados especiais para discutir questões relacionadas aos objetivos do workshop. Por exemplo, peça a um especialista do setor para falar sobre maneiras inovadoras de abordar problemas específicos de negócios ou convide usuários a compartilhar suas opiniões sobre certos aspectos do produto de seu cliente.

Comunicar detalhes logísticos

Sua oficina de ideação pode ser remota, mas seus detalhes logísticos não podem ser ignorados. Os participantes precisarão de mais do que um e-mail com hora, data e link da reunião. Por exemplo, eles precisarão de acesso a ferramentas de colaboração online? Você precisa levar em conta as diferenças de fuso horário?

Envie um convite de calendário com uma agenda e uma breve descrição que ajude os participantes a entender a natureza do workshop; três dias antes do evento, envie um lembrete.

Realize um Workshop de Ideação Remota Eficaz

Apresente a declaração do problema e as metas

Comece o workshop apresentando-se e definindo a declaração do problema. Isso dará ao grupo um desafio para se reunir. Todo exercício criativo deve apontar para a declaração do problema ou objetivos, portanto, certifique-se de não apressar esta etapa.

Após as apresentações, recomendo reformular o problema com o formato “Como podemos …” porque cria uma sensação de possibilidade e estimula a colaboração. Por exemplo, "Como podemos incentivar os usuários existentes a assinar nossos novos serviços?"

Dê contexto aos participantes

Uma vez que os participantes entendam o problema e se sintam confortáveis uns com os outros, é hora de fornecer contexto adicional para a tomada de decisões e geração de conceitos. É quando você compartilhará as descobertas quantitativas e qualitativas que reuniu antes do workshop. Ou, se seu cliente não tiver esse tipo de dado, dedique esse tempo aos convidados especiais que você convidar.

Tudo apresentado deve ser fácil de entender. Não sobrecarregue os participantes com muita informação. Você deseja manter o impulso positivo do seu quebra-gelo, portanto, forneça insights de alto nível e continue em movimento.

Programar pausas ao longo do workshop

As fases introdutórias do workshop forçam os participantes a processar muitas informações novas. Assim que os exercícios de ideação começarem, a maioria dos participantes envolverá seus cérebros de maneiras totalmente novas. Distribuir tempo para pausas permite que todos se afastem de suas telas e permaneçam mentalmente afiados.

Encontre a combinação certa de ferramentas e atividades

Ferramentas online como Miro ou Mural permitem que os participantes colaborem em um ambiente compartilhado. Quaisquer que sejam as ferramentas escolhidas, você precisa de um local para capturar rapidamente as ideias de todos e acessá-las posteriormente para organização e documentação adicionais.

Quando se trata de atividades de ideação, há muitas opções. Aqui estão alguns exercícios testados e comprovados:

Pior Ideia Possível
Método de provocação
Pensamento oposto
Misture
8s loucos
Rodízio

Ferramentas de colaboração online, como o Mural, permitem que os participantes remotos do workshop de ideação resolvam problemas em um ambiente compartilhado. (Mural)

Diverge e converge

Diverge-and-converge é uma abordagem simples, mas poderosa, de ideação que você deve aplicar a todos os exercícios do workshop do seu cliente. Essencialmente, envolve dividir as atividades em períodos em que os participantes trabalham em tarefas de forma independente (diverge) e em comunidade (converge).

Diverge-e-converge restringe o pensamento de grupo e, quando os conceitos são compartilhados anonimamente durante os períodos de convergência, impede que os participantes adiem às ideias enviadas pelos influenciadores do grupo. Também permite que os participantes processem informações e gerem soluções em seu próprio ritmo.

Após um período de divergência claramente definido, peça aos participantes que convirjam para compartilhar ideias, identificar padrões e falar sobre as várias maneiras pelas quais eles entenderam e abordaram a atividade. O uso da técnica de divergência e convergência permite que os participantes vejam os problemas de diferentes ângulos e os impede de se fixarem prematuramente em um conceito.

Recapitular e Documentar

Depois de concluir todos os seus exercícios de ideação, é hora de recapitular. Este é um passo importante porque ajuda a solidificar os insights e as principais conclusões. É também um momento para ver como as ideias do grupo abordam a declaração do problema.

Nesta fase, todos vão estar cansados. Agende uma pausa e dê aos participantes a chance de se reagruparem. Quando todos se reunirem novamente, parabenize-os por seu trabalho duro e criatividade, mas lembre-os de que o objetivo do workshop não é simplesmente uma lista de novas ideias; é um plano acionável que fornece um caminho a seguir.

O que acontece a seguir depende do cliente e de seus objetivos para o workshop. Talvez o grupo escolha duas ideias para testar uma contra a outra. Talvez eles selecionem um punhado de ideias para compartilhar com um grupo mais amplo de partes interessadas na empresa. Talvez eles decidam se encontrar novamente para criar um roteiro para uma ideia que todos concordam ser excepcional.

Certifique-se de que as atividades e resultados do workshop sejam documentados e permaneçam acessíveis a todas as partes interessadas relevantes.

A ideação está em andamento

Em última análise, a ideação não é uma atividade única que você faz quando precisa de uma nova ideia. É uma prática contínua que você pode melhorar ao longo do tempo. Se você é um designer com um cliente de inicialização, seu ethos provavelmente ainda está evoluindo. Você está em uma posição única para defender uma cultura de colaboração e inovação. Estabeleça como meta agendar um workshop de ideação remota trimestral que atenda a uma necessidade específica de negócios. Você ficará melhor na facilitação, a equipe ficará mais confortável participando e o cofre de ideias do seu cliente se expandirá e amadurecerá.