تصميم ورش عمل التفكير عن بعد للشركات الناشئة

هناك أسباب مقنعة تجعل الشركات التقنية الناشئة تعمل عن بُعد تمامًا: التوظيف لا يقتصر على الموقع. التكاليف العامة أقل ، مما يسمح بإعادة استثمار الأرباح من أجل النمو. ويميل الموظفون إلى أن يكونوا أكثر سعادة وإنتاجية من العاملين في المكاتب.

على الرغم من الفوائد ، قد يتساءل البعض عما إذا كان بإمكان الشركات الناشئة عن بُعد الوصول إلى مستوى التعاون المطلوب لحل التحديات التنظيمية الصعبة. إحدى الطرق التي يمكن للفرق الموزعة استخدامها للتغلب على المسافة وتحقيق التوافق هي ورشة عمل الأفكار عن بُعد - وهي جلسة جماعية يقود فيها الميسر تمارين التفكير التي تعطي الأولوية للسرعة والعمل الجماعي والإبداع.

التفكير هو عملية تحليل قضية والعصف الذهني للحلول المحتملة دون الموازنة بين مزاياها. إنها أيضًا الخطوة الثالثة في التفكير التصميمي ، وهو نهج موجه نحو التصميم للابتكار شاعه IDEO. على مدار ما يقرب من أربعة عقود ، ساعدت عملية التفكير التصميمي في IDEO بعضًا من أكثر الشركات شهرة في العالم على حل المشكلات المعقدة المتعلقة بالأعمال والمنتج ، ولكن تمارين التفكير ليست محض جلسات التفكير التصميمي الرسمية في الشركات الكبيرة.

إذا كان لديك عميل ناشئ يواجه عقبة تنظيمية أو معضلة في التصميم وكان منفتحًا على استكشاف حلول جديدة ، فاعرض عليه التخطيط لورشة عمل عن بُعد وإدارتها. بصفتك مصممًا وخبيرًا مبدعًا ، فأنت خيار طبيعي لتسهيل ورشة العمل وقيادة المشاركين من خلال تمارين التفكير.

أقوم بإدارة ورش عمل عن بُعد لمساعدة عملائي المبتدئين على فهم سلوكيات المستخدم ، وتطوير استراتيجيات التصميم ، واكتشاف ميزات جديدة لمنتجاتهم الرقمية. إنها تجربة مجزية ، لكنها تتطلب إعدادًا دقيقًا لاستيعاب اختلافات المنطقة الزمنية ، والعقبات التكنولوجية ، وحواجز الاتصال. مع الإقرار بأن كل شركة مختلفة ، آمل أن تساعدك هذه الأفكار الرئيسية في قيادة ورشة عمل ناجحة عن الأفكار عن بُعد لعميل بدء التشغيل الخاص بك.

خطط لورشة عمل إنتاجية عن الأفكار عن بعد

قبل أن تتمكن من إدارة ورشة عمل أفكار عن بُعد فعالة ، تحتاج إلى بناء خطة. تأكد من إشراك عميلك وطرح أسئلة حول الغرض من ورشة العمل والمشاركين والتفاصيل اللوجستية.

كشف الغرض من ورشة العمل

تم تصميم ورش عمل التفكير عن بعد لمساعدة الفرق على تقييم مشاكل العمل ومشاركة الحلول المحتملة دون خوف من الحكم. كما أنها تهدف أيضًا إلى تقديم أكبر عدد ممكن من الأفكار. الأمل هو أن تنبثق بعض الأفكار العظيمة - أو حتى بدايات بعض الأفكار العظيمة - من مئات المفاهيم التي تم إنتاجها.

يجب أن يواجه عميلك تحديًا محددًا يريد مواجهته. ورش عمل التفكير ليست مجرد أحداث لبناء الفريق حيث تولد مفاهيم السماء الزرقاء التي لن يتم استخدامها أبدًا. إذا لم تكن هناك نية للعمل على الأفكار ، فقد يرى الموظفون أن ورش العمل مضيعة للوقت ويحجمون عن المشاركة في المستقبل.

اكتب بيان المشكلة وحدد أهدافًا واضحة

هل يرغب عميلك في إنشاء مفاهيم جديدة للمنتج ، أو التخفيف من حدة نقاط الضعف لدى المستخدم ، أو تحديد مجموعة من معايير الشركة؟ تعتبر ورشة عمل الأفكار عن بُعد مناسبة لكل منها ، ولكن يجب أن يكون بيان مشكلة ورشة العمل دقيقًا.

يصف بيان المشكلة المكتوب جيدًا التحدي المطروح ويشرح تأثيره. كما يسرد خططًا محددة لمعالجة المشكلة. هذه الخطط هي أهداف ورشة العمل: ارجع إلى إطار عمل SMART (محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وملائم وملزم بالوقت) لضمان أن الأهداف التي حددتها قابلة للتحقيق في إعداد ورشة العمل.

جمع البيانات وتحضيرها

يمكن أن تكون البيانات وسيلة مقنعة لتعزيز بيان مشكلة ورشة العمل وأهدافها. اسأل عميلك عن:

• البيانات الكمية من مصادر مثل Amplitude و Google Analytics و Microsoft Clarity
• بيانات نوعية من مقابلات المستخدم والمراجعات عبر الإنترنت وتذاكر خدمة العملاء وما شابه

بعد ذلك ، قم بمراجعة البيانات وتحويل المقاييس الرئيسية ورؤى المستخدم إلى رسومات وشرائح ونقاط نقاش بسيطة يمكن للمشاركين الرجوع إليها أثناء ورشة العمل.

تقرر من لدعوته

مشاركون

إذا لم تقم بدعوة الأشخاص المناسبين إلى ورشة العمل ، فقد تكون الجلسة غير مثمرة. على سبيل المثال ، إذا كانت ورشة العمل تهدف إلى معالجة تحول في بيان مهمة العميل الخاص بك ، لكنك تقوم فقط بدعوة المشاركين من قسم واحد ، فإن النتائج ستكون منحرفة.

عادة ، سأطلب من المصممين وأصحاب المنتجات وخبراء التسويق وممثلي خدمة العملاء والمهندسين الانضمام. تأكد من أن قائمة المدعوين تتضمن أصحاب المصلحة المناسبين ، ولكن اجعلها صغيرة. قد لا يتمتع بعض المشاركين بالثقة في التحدث في مجموعات أكبر ، وستفقد رؤاهم وأفكارهم.

مع عميل بدء التشغيل ، قد تجد أن التسلسل الهرمي ليس مهمًا كما هو الحال في الشركات الأكبر والأكثر رسوخًا - مما يسمح لك بدعوة الأشخاص دون القلق بشأن الأدوار أو الألقاب الرسمية. فقط تأكد من تمثيل مجموعة واسعة من المجالات.

الضيوف الخاصين

قد لا تمتلك الشركات الناشئة في مراحلها الأولى مقاييس ذات مغزى أو أبحاث مستخدم تحت تصرفها. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك دعوة ضيوف خاصين لمناقشة القضايا المتعلقة بأهداف ورشة العمل. على سبيل المثال ، اطلب من أحد خبراء الصناعة التحدث عن طرق مبتكرة لمعالجة مشاكل عمل محددة أو دعوة المستخدمين لمشاركة أفكارهم حول جوانب معينة من منتج عميلك.

التواصل التفاصيل اللوجستية

قد تكون ورشة التفكير الخاصة بك بعيدة ، ولكن لا يمكن تجاهل تفاصيلها اللوجستية. سيحتاج المشاركون إلى أكثر من بريد إلكتروني يحتوي على رابط للوقت والتاريخ والاجتماع. على سبيل المثال ، هل سيحتاجون إلى الوصول إلى أدوات التعاون عبر الإنترنت؟ هل تحتاج إلى حساب فروق المنطقة الزمنية؟

إرسال دعوة تقويم مع جدول أعمال ووصف موجز يساعد المشاركين على فهم طبيعة ورشة العمل ؛ قبل ثلاثة أيام من الحدث ، أرسل تذكيرًا.

قم بتشغيل ورشة عمل فعالة عن الأفكار عن بعد

قدم بيان المشكلة والأهداف

ابدأ ورشة العمل بتقديم نفسك وتحديد بيان المشكلة. سيعطي هذا المجموعة تحديًا للالتفاف حولها. يجب أن يشير كل تمرين إبداعي إلى بيان المشكلة أو الأهداف ، لذا تأكد من عدم التسرع في هذه الخطوة.

بعد المقدمات ، أوصي بإعادة صياغة المشكلة باستخدام تنسيق "كيف يمكننا ..." لأنه يخلق إحساسًا بالإمكانية ويحث على التعاون. على سبيل المثال ، "كيف نشجع المستخدمين الحاليين على الاشتراك في خدماتنا الجديدة؟"

امنح المشاركين السياق

بمجرد أن يفهم المشاركون المشكلة ويشعرون بالراحة مع بعضهم البعض ، فقد حان الوقت لتوفير سياق إضافي لاتخاذ القرارات وتوليد المفاهيم. هذا هو الوقت الذي ستشارك فيه النتائج الكمية والنوعية التي جمعتها قبل ورشة العمل. أو ، إذا لم يكن لدى عميلك هذا النوع من البيانات ، فخصص هذا الوقت للضيوف المميزين الذين تدعوهم.

يجب أن يكون كل ما يتم تقديمه سهل الفهم. لا ترهق المشاركين بالكثير من المعلومات. أنت تريد الحفاظ على الزخم الإيجابي من كاسحة الجليد ، لذا قدم رؤى عالية المستوى واستمر في التحرك.

حدد فترات استراحة طوال ورشة العمل

تجبر المراحل التمهيدية لورشة العمل المشاركين على معالجة الكثير من المعلومات الجديدة. بمجرد أن تبدأ تمارين التفكير ، سيقوم معظم المشاركين بإشراك عقولهم بطرق جديدة تمامًا. يسمح تخصيص وقت للاستراحة للجميع بالابتعاد عن شاشاتهم والبقاء متيقظين عقلياً.

ابحث عن المزيج المناسب من الأدوات والأنشطة

تتيح الأدوات عبر الإنترنت مثل Miro أو Mural للمشاركين التعاون في بيئة مشتركة. مهما كانت الأدوات التي تختارها ، فأنت بحاجة إلى مكان لالتقاط أفكار الجميع بسرعة ثم الوصول إليها لاحقًا لمزيد من التنظيم والتوثيق.

عندما يتعلق الأمر بأنشطة التفكير ، هناك العديد من الخيارات. إليك بعض التمارين المجربة والصحيحة:

• أسوأ فكرة ممكنة
• طريقة الاستفزاز
• التفكير المعاكس
• الهريس
• 8s مجنون
• جولة روبن

تشعب وتلاقي

Diverge-and-converge هي طريقة بسيطة لكنها قوية للتفكير والتي يجب عليك تطبيقها على كل تمرين في ورشة عمل العميل. بشكل أساسي ، يستلزم تقسيم الأنشطة إلى فترات يعمل فيها المشاركون على المهام بشكل مستقل (متباعد) ومجتمعي (متقارب).

يحد التباين والتقارب من التفكير الجماعي ، وعندما يتم مشاركة المفاهيم بشكل مجهول خلال فترات التقارب ، فإنه يمنع المشاركين من الإذعان للأفكار المقدمة من قبل المؤثرين في المجموعة. كما أنها تمكن المشاركين من معالجة المعلومات وتوليد الحلول بالسرعة التي تناسبهم.

بعد فترة تباعد محددة بوضوح ، اطلب من المشاركين أن يتقاربوا لتبادل الأفكار وتحديد الأنماط والتحدث عن الطرق المختلفة التي فهموا بها وتناولوا النشاط. يسمح استخدام تقنية التباين والتقارب للمشاركين برؤية المشاكل من زوايا مختلفة ويمنعهم من التركيز على مفهوم واحد قبل الأوان.

خلاصة ووثيقة

بعد الانتهاء من جميع تمارين التفكير ، حان الوقت للتلخيص. هذه خطوة مهمة لأنها تساعد في ترسيخ الأفكار والوجبات الرئيسية. حان الوقت أيضًا لمعرفة كيف تتناول أفكار المجموعة بيان المشكلة.

في هذه المرحلة ، سيكون الجميع متعبًا. حدد فترة راحة وامنح المشاركين فرصة لإعادة تجميع صفوفهم. عندما يجتمع الجميع من جديد ، هنئهم على عملهم الجاد وإبداعهم ، لكن ذكرهم أن هدف ورشة العمل ليس مجرد قائمة بالأفكار الجديدة ؛ إنها خطة قابلة للتنفيذ توفر مسارًا للمضي قدمًا.

ما سيحدث بعد ذلك يعتمد على العميل وأهدافه من ورشة العمل. ربما تختار المجموعة فكرتين لاختبارهما ضد بعضهما البعض. ربما يختارون حفنة من الأفكار لمشاركتها مع مجموعة أوسع من أصحاب المصلحة في الشركة. ربما قرروا الاجتماع مرة أخرى لوضع خارطة طريق لفكرة واحدة يتفق الجميع على أنها استثنائية.

تأكد من أن أنشطة ونتائج ورشة العمل موثقة وأن تظل في متناول جميع أصحاب المصلحة المعنيين.

التفكير مستمر

في النهاية ، التفكير ليس نشاطًا لمرة واحدة تقوم به عندما تحتاج إلى فكرة جديدة. إنها ممارسة مستمرة يمكنك تحسينها بمرور الوقت. إذا كنت مصممًا مع عميل ناشئ ، فمن المحتمل أن تظل روحه في التطور. أنت في وضع فريد لدعم ثقافة التعاون والابتكار. اجعل هدفك هو جدولة ورشة عمل عن بُعد ربع سنوية تتناول احتياجات عمل محددة. ستصبح أفضل في التيسير ، وسيزداد فريق العمل راحة في المشاركة ، وستتوسع مجموعة أفكار العميل وتنضج.

مزيد من القراءة على مدونة Toptal:

• كيفية تحسين ورش عمل Remote UX والاستفادة منها
• أهمية تجربة المستخدم والتفكير التصميمي
• تمارين الإبداع لتعزيز التصميمات الخاصة بك