Diseñando Talleres de Ideación Remota para Startups

Existen razones convincentes para que las nuevas empresas tecnológicas sean completamente remotas: la contratación no está limitada por la ubicación. Los costos generales son más bajos, lo que permite que las ganancias se reinviertan en el crecimiento. Y los empleados tienden a ser más felices y productivos que los trabajadores de oficina.

A pesar de los beneficios, algunos pueden preguntarse si las empresas emergentes remotas pueden alcanzar el nivel de colaboración necesario para resolver desafíos organizacionales difíciles. Un método que los equipos distribuidos pueden usar para superar la distancia y lograr la alineación es un taller de ideación remoto, una sesión grupal en la que un facilitador dirige ejercicios de ideación que priorizan la velocidad, el trabajo en equipo y la creatividad.

La ideación es un proceso de análisis de un problema y una lluvia de ideas sobre posibles soluciones sin sopesar sus méritos. También es el tercer paso del pensamiento de diseño, un enfoque de innovación orientado al diseño popularizado por IDEO. Durante casi cuatro décadas, el proceso de pensamiento de diseño de IDEO ha ayudado a algunas de las empresas más reconocidas del mundo a resolver problemas complejos relacionados con el negocio y los productos, pero los ejercicios de ideación no son puramente competencia de las sesiones formales de pensamiento de diseño en las grandes corporaciones.

Si tiene un cliente nuevo que enfrenta un obstáculo organizacional o un dilema de diseño y está abierto a explorar soluciones novedosas, ofrézcase para planificar y ejecutar un taller de ideación remoto. Como diseñador y experto creativo, usted es una opción natural para facilitar el taller y guiar a los participantes a través de ejercicios de ideación.

Dirijo talleres de ideación remotos para ayudar a mis clientes de inicio a comprender los comportamientos de los usuarios, desarrollar estrategias de diseño y descubrir nuevas funciones para sus productos digitales. Es una experiencia gratificante, pero requiere una preparación meticulosa para adaptarse a las diferencias de zona horaria, los obstáculos tecnológicos y las barreras de comunicación. Si bien reconozco que cada empresa es diferente, espero que estas ideas clave lo ayuden a dirigir un taller exitoso de ideación remota para su cliente emergente.

Planifique un Taller Productivo de Ideación Remota

Antes de que pueda ejecutar un taller de ideación remoto efectivo, debe crear un plan. Asegúrese de involucrar a su cliente y hacerle preguntas sobre el propósito del taller, los participantes y los detalles logísticos.

Descubre el propósito del taller

Los talleres de ideación remotos están diseñados para ayudar a los equipos a evaluar problemas comerciales y compartir posibles soluciones sin temor a ser juzgados. También están destinados a producir tantas ideas como sea posible. La esperanza es que algunas grandes ideas, o incluso los comienzos de algunas grandes ideas, surjan de los cientos de conceptos producidos.

Su cliente debe tener un desafío específico que quiera abordar. Los talleres de ideación no son simplemente eventos de creación de equipos en los que genera conceptos de cielo azul que nunca se utilizarán. Si no hay intención de actuar sobre las ideas, los empleados pueden llegar a ver los talleres como una pérdida de tiempo y ser reacios a participar en el futuro.

Escriba un enunciado del problema y defina objetivos claros

¿Su cliente quiere generar nuevos conceptos de productos, aliviar los puntos débiles de los usuarios o definir un conjunto de estándares de la empresa? Un taller de ideación remota es adecuado para cada uno, pero la declaración del problema del taller debe ser precisa.

Una declaración del problema bien escrita describe el desafío en cuestión y explica su impacto. También enumera planes específicos para abordar el problema. Estos planes son los objetivos del taller: Haga referencia al marco SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y de duración determinada) para asegurarse de que los objetivos que establezca sean alcanzables en el entorno de un taller.

Reunir y preparar datos

Los datos pueden ser una forma convincente de reforzar la declaración del problema y las metas del taller. Pregunta a tu cliente por:

• Datos cuantitativos de fuentes como Amplitude, Google Analytics y Microsoft Clarity
• Datos cualitativos de entrevistas de usuarios, reseñas en línea, tickets de servicio al cliente y similares

Luego, revise los datos y convierta las métricas clave y los conocimientos de los usuarios en gráficos simples, diapositivas y puntos de conversación que los participantes puedan consultar durante el taller.

Decide a quién invitar

Participantes

Si no invita a las personas adecuadas al taller, la sesión podría ser improductiva. Por ejemplo, si el taller está destinado a abordar un cambio en la declaración de la misión de su cliente, pero solo invita a participantes de un departamento, los resultados serán sesgados.

Por lo general, le pido a los diseñadores, propietarios de productos, expertos en marketing, representantes de servicio al cliente e ingenieros que se unan. Asegúrese de que la lista de invitados incluya a las partes interesadas adecuadas, pero manténgala pequeña. Es posible que algunos participantes no tengan la confianza para hablar en grupos más grandes, y sus percepciones e ideas se perderán.

Con un cliente de inicio, es posible que descubra que las jerarquías no son tan importantes como lo son en empresas más grandes y establecidas, lo que le permite invitar a personas sin preocuparse por los roles o títulos oficiales. Solo asegúrese de que una amplia gama de áreas esté representada.

Invitados especiales

Es posible que las nuevas empresas en etapa inicial no tengan métricas significativas o investigación de usuarios a su disposición. Si ese es el caso, puede invitar a invitados especiales para discutir temas relacionados con los objetivos del taller. Por ejemplo, pídale a un experto de la industria que hable sobre formas innovadoras de abordar problemas comerciales específicos o invite a los usuarios a compartir sus opiniones sobre ciertos aspectos del producto de su cliente.

Comunicar detalles logísticos

Su taller de ideación puede ser remoto, pero no se pueden ignorar sus detalles logísticos. Los participantes van a necesitar más que un correo electrónico con la hora, la fecha y el enlace de la reunión. Por ejemplo, ¿necesitarán acceso a herramientas de colaboración en línea? ¿Necesita tener en cuenta las diferencias de zona horaria?

Envíe una invitación de calendario con una agenda y una breve descripción que ayude a los participantes a comprender la naturaleza del taller; tres días antes del evento, envíe un recordatorio.

Ejecute un taller de ideación remoto efectivo

Presente el enunciado del problema y las metas

Comience el taller presentándose y definiendo el enunciado del problema. Esto le dará al grupo un desafío para reunirse. Cada ejercicio creativo debe apuntar hacia la declaración del problema o las metas, así que asegúrese de no apresurar este paso.

Después de las presentaciones, recomiendo reformular el problema con el formato "¿Cómo podríamos..." porque crea una sensación de posibilidad y promueve la colaboración. Por ejemplo, "¿Cómo podríamos alentar a los usuarios existentes a suscribirse a nuestros nuevos servicios?"

Dar contexto a los participantes

Una vez que los participantes comprendan el problema y se sientan cómodos unos con otros, es hora de proporcionar un contexto adicional para tomar decisiones y generar conceptos. Aquí es cuando compartirá los hallazgos cuantitativos y cualitativos que reunió antes del taller. O, si tu cliente no tiene ese tipo de datos, dedica este tiempo a los invitados especiales que invites.

Todo lo presentado debe ser fácil de entender. No abrume a los participantes con demasiada información. Desea mantener el impulso positivo de su rompehielos, así que proporcione información de alto nivel y siga avanzando.

Programe descansos a lo largo del taller

Las fases introductorias del taller obligan a los participantes a procesar mucha información nueva. Una vez que comiencen los ejercicios de ideación, la mayoría de los participantes involucrarán sus cerebros en formas totalmente nuevas. Asignar tiempo para los descansos permite que todos se alejen de sus pantallas y se mantengan mentalmente alerta.

Encuentre la combinación adecuada de herramientas y actividades

Las herramientas en línea como Miro o Mural permiten a los participantes colaborar en un entorno compartido. Independientemente de las herramientas que elija, necesita un lugar para capturar rápidamente las ideas de todos y luego acceder a ellas para una mayor organización y documentación.

Cuando se trata de actividades de ideación, hay muchas opciones. Aquí hay algunos ejercicios probados y verdaderos:

• La peor idea posible
• Método de provocación
• pensamiento opuesto
• Triturar
• 8 locos
• ronda robin

divergir y converger

Diverge-and-converge es un enfoque simple pero poderoso para la ideación que debe aplicar a cada ejercicio en el taller de su cliente. Esencialmente, implica dividir las actividades en períodos en los que los participantes trabajan en las tareas de forma independiente (divergen) y en comunidad (convergen).

Diverge-and-converge frena el pensamiento grupal, y cuando los conceptos se comparten de forma anónima durante los períodos de convergencia, evita que los participantes se detengan en las ideas enviadas por personas influyentes en el grupo. También permite a los participantes procesar información y generar soluciones a su propio ritmo.

Después de un período de divergencia claramente definido, pida a los participantes que se reúnan para compartir ideas, identificar patrones y hablar sobre las diversas formas en que entendieron y abordaron la actividad. El uso de la técnica de divergencia y convergencia permite a los participantes ver los problemas desde diferentes ángulos y evita que se fijen prematuramente en un concepto.

Resumen y documento

Una vez que haya completado todos sus ejercicios de ideación, es hora de recapitular. Este es un paso importante porque ayuda a solidificar los conocimientos y las conclusiones clave. También es un momento para ver cómo las ideas del grupo abordan el enunciado del problema.

En esta etapa, todos van a estar cansados. Programe un descanso y dé a los participantes la oportunidad de reagruparse. Cuando todos se vuelvan a reunir, felicítelos por su arduo trabajo y creatividad, pero recuérdeles que el objetivo del taller no es simplemente una lista de nuevas ideas; es un plan de acción que proporciona un camino a seguir.

Lo que suceda a continuación depende del cliente y sus objetivos para el taller. Tal vez el grupo elija dos ideas para compararlas entre sí. Tal vez seleccionen un puñado de ideas para compartir con un grupo más amplio de partes interesadas en la empresa. Tal vez decidan reunirse nuevamente para crear una hoja de ruta para una idea que todos estén de acuerdo en que es excepcional.

Asegúrese de que las actividades y los resultados del taller estén documentados y permanezcan accesibles para todas las partes interesadas relevantes.

La ideación está en curso

En última instancia, la ideación no es una actividad única que realiza cuando necesita una nueva idea. Es una práctica continua que puede mejorar con el tiempo. Si eres un diseñador con un cliente nuevo, es probable que su ethos aún esté evolucionando. Está en una posición única para defender una cultura de colaboración e innovación. Fíjese como objetivo programar un taller de ideación remoto trimestral que aborde una necesidad comercial específica. Mejorará en la facilitación, el personal se sentirá más cómodo participando y la bóveda de ideas de su cliente se expandirá y madurará.

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