エンジニアリングチームにとっての書面によるコミュニケーションの重要性

優れたエンジニアリングマネージャーはコーディングできますが、優れたエンジニアリングマネージャーもコミュニケーションをとることができます。

特に、書面によるコミュニケーションはエンジニアリングチームの管理とスケーリングに不可欠であると、エンジニアのいくつかの成功したチームを率いてきたJuan Pablo Buriticaは言います。彼は最近、音楽会社Spliceのエンジニアリング担当副社長を務めました。

Buriticaのような専門家は、エンジニアリングチームが成長するにつれて、ワークフロー、プロセス、意思決定のリズム、さらにはプロジェクト戦略も変化することを知っています。 2人のチームで機能するシステムは、必ずしも40人のチームで機能するとは限りません。また、同じ場所に配置されたチームで効率的なプロセスは、分散したチームでは機能しない場合があります。

エンジニアリングチームを成功裏に成長させ、拡大するために、Buriticaは、Googleドライブであれ、ConfluenceやGuruのような知識管理ツールであれ、すべての人がアクセスできる場所に作成および保存されたプラクティスのライブラリを作成することを提案します。

これらのドキュメントを作成し、チームメンバーに独自のアイデアを追加するように促すことで、BuriticaはSpliceのチームを18か月で5人から50人に増やすだけでなく、製品の納期を6か月から6週間に短縮することができました。

書面によるコミュニケーションを使用してエンジニアリングチームのパフォーマンスを向上させるための彼の3つのステップの戦略は次のとおりです。

1.初日からコミュニケーションと意思決定のフレームワークを作成する

コミュニケーションと意思決定のフレームワークは、チームの運営方法を指定するドキュメントです。 問題の性質に応じて、単純なものから複雑なものまであります。 たとえば、コミュニケーションの方法に関するドキュメントは簡単かもしれませんが、戦略の概要を説明するドキュメントはもっと複雑かもしれません。 いずれの場合も、グループが大きくなりすぎる前にプロセスとガイドラインが記録されるように、チームがどんなに小さくても作成することが重要です。

基本的なドキュメントの1つは、Buriticaがコミュニケーションアーキテクチャと呼んでいるものです。Slack、Microsoft Teams、電子メール、電話、Zoomのいずれを介した場合でも、チームのコミュニケーション方法に関するルールと、応答時間に関する期待です。

たとえば、エンジニアリングチームがSlackに関する深夜のメッセージを破壊的に見つけたとします。 通信アーキテクチャでは、Buriticaは、エンジニアが営業時間外にpingを実行した場合のエンジニアの対応方法を詳しく説明します。 おそらく、午後6時以降は誰もSlackメッセージに応答しないことが合意されています。 状況が緊急の場合、プロトコルはテキストまたは電話を推奨する場合があります。

この解決策にたどり着くための最初のステップは、問題についてチームを調査することです。 可用性をどのように伝える必要がありますか？ 何が機能していないのですか？ 何がうまくいくでしょうか？ 緊急事態にどのように対処すべきですか？」

「誰もが提案を提供する能力を与えられており、私は統合された提案の草案を持って戻ってきます」と彼は言います。 「それから、チームとしてそれについて話し合い、展開し、パイロットします。」

彼が最初のドラフトを公開した後、チームは提案されたフレームワーク内で数週間動作し、新しいプロセスがどのように機能しているかを評価します。 時間の経過とともに、標準の操作が定義されるまで、他の必要な変更をドキュメントに統合します。

別の例として、BuriticaはSpliceで戦略文書を作成し、エンジニアリングチームがビジネス目標をどのように達成するかを説明しました。 目標は、ソフトウェアをより早く出荷することで製品の納品を加速することでした。つまり、チームは摩擦を減らす必要がありました。 戦略文書には、必要な手順の概要が記載されています。「そして、パイロット、テスト、レポート、およびアイデアについての話し合いを開始しました」と彼は言います。 「誰もがドキュメントに貢献し始め、本当にやる気になりました。」 最終的に、チームは目標を達成し、納期を6か月から6週間に短縮しました。

これらのプロセスを作成することは、他のタイプのドキュメントを作成することとそれほど違いはありません。 「正式なコミュニケーションを使い始めると、英語が複雑になりすぎることがあると思います」と彼は言います。 「それは明快さを失います。 プロセスは、非常に使いやすい方法で作成する必要があります。つまり、箇条書き、概要、リストを含む、単純な言語と短い音節の単語です。」 最も重要なことは、これらは、誰もが変更を提案できるようにする共同ドキュメントであり、いつでも誰でも利用できることです。

彼はどのようにして人々に文書を信頼させるのですか？ 「私はそれらを使用します」と彼は言います。 「私は自分のプロセスを生きています。 私がそれらを使用しない場合、他の誰かが使用することを他にどのように期待できますか？」

2.チームがドキュメントの所有権を取得できるようにします

チームは、ドキュメントの作成だけでなく、ドキュメントの進化にも関与する必要があります。 「エンジニアは、プロセスと情報を使用するものです」と彼は言います。 「ドキュメントに近いほど、ドキュメントの所有権を取得する必要があります。」

つまり、マネージャーは情報を質問するチームに慣れなければなりません。 チームが変更を加えることができるようにすることで、チームは力を与え、信頼を築き、問題解決を強化します。 「たとえば、意思決定プロセスが機能していない場合は、それをまとめてデバッグする必要があります」と彼は言います。 「マネージャーとして、 『より良い決断を始めてください』とだけ言うことはできません。」

権限のために権限を緩和し、チームのアイデアを受け入れることが重要です。 「会議で私に挑戦し、難しい質問をし、他の人にも同じことをするように勧めてくれる人々に感謝します」と彼は言います。 「たとえば、あるドキュメントで、プルリクエストを36時間以内にマージする必要があると書きました。 私のエンジニアの1人が、「なぜ36時間なのか」と尋ねました。 そして彼はそれを変えるためのケースを作りました。」

チームが各ドキュメントで共同作業を行う間、そのドキュメントの明確な目的とビジョンを維持することを仕事とするスチュワードは1人である必要があります。 たとえば、採用慣行の概要を説明する文書には、採用を担当するチームメンバーがスチュワードとして含まれます。 チームの他のメンバーは、必要に応じて共同作業を行い、更新を提案するように招待されます。

小規模なチームの場合、Buriticaはすべての人に編集権を与えます。 それがより大きなグループである場合、彼は少数のチームメンバーのみに編集権限を保持しますが、誰でも提案を行うことができます。 矛盾または矛盾する意見が生じた場合、マネージャーが決定します。 「この文書は、民主的またはコンセンサスを意図したものではありません」と彼は言います。 「誰もが同意する必要はありません。」

「誰かが私たちが1日2時間しか働かないと提案した場合、エンジニアリングマネージャーは明らかにノーと言うべきです。 それはばかげています」と彼は言います。 「これらの文書の作成と維持は、人々に参加を与える共同プロセスですが、民主主義ではありません。 最終的に、エンジニアリングマネージャーは、チームの生産性、チームの幸福、および適切な機能に責任を負います。 彼らには最終決定権があります。」

3.既存のフレームワークの高度化を高めてチームを拡大する

チームが分散している場合、意思決定のフレームワークはさらに重要になります。

「物理的であれ文化的であれ、離れた場所での作業方法を学び、これらのフレームワークの使用方法を知っていれば、世界中で人を雇っていても、より早く成長することが容易になります」とBuritica氏は言います。 ドキュメントを使用して、より多くの人々を迅速に導き、成功を再現することができます。

「私たちが5人のチームで、誰かを雇っていたとき、私は第1段階の面接と第2段階の面接に関する情報を含む非公式の文書を持っていました」と彼は言います。自分でインタビュー。 しかし、それらの面接を受けるためにマネージャーが必要になったとき、私はその面接の目的と成功がどのようになるかをより明確に定義する必要がありました。」

それで、彼は彼の文書をより詳細にしました。 「それから、そのマネージャーはプロセスを経てインタビューを試みました、そして彼女は最終的に私が書いたものを修正し、何が機能していて何が機能していなかったかに注意しました。 時間が経つにつれて、それは私のドキュメントではなくなり、チームのドキュメントになり始めました。 そして、それは進化し続けています。」

今日、50人のチームとして、そのドキュメントは、スクリーニング、技術的な会話、および既存のチームメンバーとのミーティングに関するプロセスを含むように成長しました。 「ルーブリック、ブラインドレビュー、そしてより洗練されたものがあります」と彼は言います。 「それは次のレベルです。 プロセスの外部にいる人々は、それをよりよく理解することができます。」

仕事の未来が書かれている

これらすべての理由から、ブリティカはチームを率いるときに書面によるコミュニケーションスキルを優先します。

「書面でうまくコミュニケーションできますか？ 私は文法的に正しい人の能力を評価していません。 英語は私の母国語でもありません。 候補者が自分の主張を理解し、影響力を持つことができるかどうかを知りたいのです」と彼は言います。 すべてのチームメンバーは、コミュニケーションフレームワークに効果的に貢献できるように、ライティング能力を磨く必要があります。

「仕事の未来は遠く離れているだけでなく、同じ物理的な場所にいるかどうかにかかわらず、仕事の未来は書かれていると思います」と彼は言います。 「私はすべてのエンジニアリングチームにもっと書くことを勧めます。 チームが集合的に考え、グループとして決定し、学び、成長するのに役立ちます。」