Wymagania dotyczące odpowiedzi na zapytania ofertowe

Widziałeś ostatnio wiele postów o wymaganiach, umowach i propozycjach projektu strony internetowej. Jaki jest tego powód?

Dzieje się tak, ponieważ jeśli chcesz uruchomić udany projekt strony internetowej, potrzebujesz czegoś więcej niż obrazów, tekstów i kodu oprogramowania. Poniżej znajdują się najważniejsze wymagania dotyczące projektowania stron internetowych, które musi zawierać każda odpowiedź na zapytanie ofertowe (RFP).

Sukces projektu strony internetowej jest bezpośrednim wynikiem solidnej dokumentacji i zorganizowanego procesu

Wykonanie efektywnego projektu webowego zaczyna się i kończy na solidnej dokumentacji. Ta solidna dokumentacja może mieć formę zestawienia prac, umowy lub propozycji. Nazwa tego dokumentu jest mniej istotna niż informacje zawarte w dokumencie.

Niezależnie od tego, czy jesteś dużym przedsiębiorstwem, czy małą firmą, solidna dokumentacja jest niezbędna do wykonania każdego projektu internetowego, który jest zgodny z budżetem, realizowany zgodnie z zadaniem i na czas.

Im więcej uwagi poświęcisz dokumentowi w procesie sprzedaży, tym sprawniej i łatwiej cały proces przejdzie do wszystkich zaangażowanych osób. W tym artykule rzucamy światło na ocenę i przegląd odpowiedzi na zapytania ofertowe (RFP). Spójrz!

Ocena odpowiedzi na zapytania ofertowe

Przeglądanie i ocena odpowiedzi na zapytania ofertowe brzmi łatwo? Ale w rzeczywistości brzmi to łatwiej niż w rzeczywistości, kiedy to ćwiczysz.

Jeśli zespół zajmujący się projektem prosi o wycenę od różnych agencji projektowych, zadanie oceny propozycji projektowania stron internetowych może wydawać się przytłoczone. Ok, nie tylko to czują – ale w rzeczywistości może to być przytłaczające.

Im większa liczba urazów RFP, tym większa zmienność i pula odpowiedzi w tych propozycjach. Miejmy nadzieję, że w końcu, podczas tworzenia krótkiej listy, przed wysłaniem RFP została sporządzona krótka lista twórców stron internetowych, która ograniczy tę liczbę i ułatwi cały proces przeglądu.

Po otrzymaniu propozycji witryny lepiej zadać kilka kluczowych pytań, aby zacząć. Te pytania zwykle obejmują:

• Czy możliwe jest złożenie wniosku w terminie podanym w projekcie?
• Czy ta propozycja mieści się w ramach ograniczeń budżetowych projektu?
• Czy otrzymana odpowiedź na zapytanie ofertowe odpowiada wszystkim wymaganiom projektu strony internetowej?
• Czy odpowiedź na zapytanie ofertowe jest dobrze napisana i łatwa do zrozumienia?
• Czy odpowiedź na zapytanie ofertowe, które otrzymujesz, została przedstawiona w sposób profesjonalny?
• Czy odpowiedź została udzielona w wyznaczonym terminie?

Pytania podane powyżej są bez wątpienia pytaniami wysokiego poziomu, ale pomagają wyeliminować każdą firmę zajmującą się projektowaniem stron internetowych, która jest wyraźnie odmienna. Niekompletna, spóźniona lub nieprofesjonalna odpowiedź na zapytanie ofertowe powinna otrzymać czerwoną flagę dotyczącą potencjalnego rozwoju witryny. Dotyczy to również odpowiedzi na zapytanie ofertowe, która podaje cenę dwukrotnie lub potrojenie budżetu.

Teraz, gdy otrzymałeś wszystkie odpowiedzi, a także dałeś czerwoną flagę firmom, które wyraźnie nie pasują, nadszedł czas, aby dokładnie przejrzeć każdą odpowiedź na RFP, aby łatwo było porównać odpowiedzi na RFP w więcej jabłek do jabłek.

Wymagania dotyczące projektowania stron internetowych, które muszą znaleźć się w każdej odpowiedzi na zapytanie ofertowe

Istnieją różne długości odpowiedzi na zapytania ofertowe. Lepiej więc nie skupiać się na liczbie stron ani objętości tekstu. Najważniejsze jest rozwiązanie i treść prezentowana w odpowiedzi.

Podczas przeglądania odpowiedzi na zapytania ofertowe należy zawsze pamiętać, że każda odpowiedź obejmuje kilka ważnych elementów dowolnego projektu internetowego. Upewnij się, że te wymagania dotyczące projektowania stron internetowych obejmują między innymi szczegóły podane poniżej.

Plan projektu:

Musi to obejmować wysokiego poziomu i ogromną listę zadań projektowych. Chociaż jest to tylko wstępny plan, więc nie będzie tak szczegółowy jak sam ostateczny plan, ale powinien zawierać wystarczająco dużo szczegółów, abyś mógł łatwo zrozumieć przepływ budowy, rozwoju, projektowania i odkrywania.

Narzędzia do zarządzania projektami:

Musi istnieć odpowiednia lista narzędzi do zarządzania projektami agencji projektowej. Każda firma ma inny zestaw narzędzi do zarządzania projektami, ponieważ w firmie dostępnych jest wiele świetnych opcji. Najważniejsze jest, aby proces zarządzania projektem miał odpowiednią strukturę, a powierzone zadania, terminy i właściciele zostały udokumentowane w sposób łatwy do zrozumienia.

Członkowie drużyny:

Różne agencje projektowe oferują swoim zespołom różne struktury. Im większa będzie agencja zajmująca się projektowaniem stron internetowych, tym większy będzie nad nią zespół projektowy. Jako kupiec, musisz wiedzieć, kto będzie z Tobą współpracował w Twoim zespole i jakie są możliwości pracy, które on zapewni. Nie jest konieczne posiadanie pełnego CV każdego członka zespołu, ale przynajmniej masz listę osób pracujących z Tobą w nadchodzących miesiącach.

Technologia podstawowa i system zarządzania treścią:

Jeśli w zapytaniu ofertowym Twojej strony internetowej nie określono pożądanego rozwiązania CMS, ponieważ będzie to istotny element oferty. Upewnij się, że odpowiedzi na zapytanie ofertowe zawierają kompletny wybrany system CMS oraz wszelkie dodatkowe technologie potrzebne do wdrożenia i kodowania nowej witryny internetowej. Zwróć szczególną uwagę na wszystko, co jest zastrzeżone. Od razu daj czerwoną flagę zastrzeżonemu pakietowi CMS, ponieważ blokuje Cię w tym programiście na całe życie witryny.

Dostarczane:

To kolejna najważniejsza lista, ponieważ zawiera informacje o tym, co zostanie Ci dostarczone po uruchomieniu. Może to obejmować używane wtyczki, wielkość migracji treści, szablony projektowe i wiele innych związanych z projektem.

Lista funkcjonalności:

To kolejna najważniejsza lista, jeśli witryna, którą zamierzasz zaprojektować, jest czymś więcej niż zwykłą broszurą. Im bardziej złożona jest Twoja witryna, tym bardziej szczegółowa powinna być lista funkcji.

Migracja treści:

Jeśli projekt serwisu WWW będzie obejmował migrację treści, pamiętaj, aby podać, ile treści zostanie przeniesione do nowego serwisu WWW. Może to obejmować załączniki, użytkowników, wydarzenia, produkty, posty, strony i tak dalej i tak dalej. Jeśli objętość i charakter treści nie zostaną określone, spowoduje to dodatkowe koszty i rozszerzenie zakresu zarówno dla Ciebie, jak i dla agencji projektowej.

SEO:

Nigdy nie zapomnij o SEO! Może to obejmować przekierowania 301, definicję Meta, optymalizację na stronie, słowo kluczowe wymagane do mapowania strony i badanie słów kluczowych. Jeśli polegasz na organicznym SEO, chroń to źródło ruchu podczas przeprojektowania. Najlepszym i najłatwiejszym do zrobienia jest upewnienie się, że ten temat jest skoncentrowany i najpierw podczas procesu propozycji projektu i określania zakresu.

Wykorzystanie obrazu:

Niezbędne jest dokładne zrozumienie przypisania i własności obrazów, których projektant użył w projekcie projektowania stron internetowych. Zapytaj agencję web design o osobę odpowiedzialną za umieszczanie, edycję, zakup i selekcję zdjęć. Spowoduje to zróżnicowanie projektu do projektu, więc lepiej jest to jasno zdefiniować na wczesnym etapie.

Wykluczenia:

Chociaż nie jest konieczne uwzględnianie wyjątków w każdej składanej ofercie, ale nie zapomnij o tym, gdy Ty i klient dyskutujecie o jakiejkolwiek pozycji, która nie wchodzi do projektu strony internetowej. Pomaga to kupującemu chronić w późniejszym procesie, ale także wyjaśnia Twoje rezultaty dla klienta.

Reakcja mobilna:

Obecnie żadna strona internetowa nie jest kompletna bez responsywności mobilnej. Powinna być główną częścią każdej współczesnej witryny internetowej. Ale to zależy od wielkości strony. Istnieje wiele dużych firm, które mają osobną aplikację mobilną lub strony internetowe. W porządku, jeśli nie masz osobnej strony mobilnej, upewnij się, że projektowana przez Ciebie propozycja musi zawierać język, który z łatwością poradzi sobie z wyświetlaniem dostosowanym do tabletów i telefonów.

API lub integracja z innymi firmami:

Firmy korporacyjne i średniej wielkości zwykle mają w swojej organizacji ogromną liczbę pakietów oprogramowania i systemów. Systemy te służą do łatwej komunikacji z nową witryną poprzez synchronizację, przesyłanie i pobieranie danych. Jeśli czasami trzeba użyć interfejsów API lub integracji, upewnij się, że propozycja określa system strony trzeciej, transfer danych, punkty danych i stronę odpowiedzialną.

Harmonogram:

Każda odpowiedź na propozycję internetową musi zawierać listę, która odpowiada kamieniowi milowemu projektu. To powie kupującemu, ile czasu potrzeba na ukończenie każdego kamienia milowego i czy projekt będzie zgodny z podanym harmonogramem.

Kamienie milowe:

Jeśli zostaną ustalone kamienie milowe, zespół będzie działał efektywniej, aby osiągnąć cel na każdym etapie procesu projektowania witryny przed przejściem do kolejnego etapu. Typowe kamienie milowe zazwyczaj obejmują beta-testy i/lub uruchamianie, migrację treści, kodowanie motywów, projektowanie graficzne, architekturę informacji, odkrywanie i uruchamianie.

Opóźnienia:

Opóźnienia w projektach są zwykle spowodowane zarówno przez dewelopera, jak i klienta. Niezbędne jest zrozumienie, jak skutecznie radzić sobie z tymi opóźnieniami i jak wpłynie to na ogólny harmonogram i budżet projektu projektowania stron internetowych.

Zasady płatności:

Jeśli istnieje mniejszy projekt strony internetowej, kupujący musi zapłacić 50% płatności na początku projektu, a 50% po jego zakończeniu. Z drugiej strony, w przypadku większych projektów internetowych płatności są oparte na ustalonych terminach lub kamieniach milowych. Upewnij się, że warunki płatności są jasno określone w Twojej ofercie.

Wydatki:

Wydatki zazwyczaj obejmują obrazy stockowe, licencje na wtyczki, opłaty hostingowe, opłaty za domeny i/lub podróże. Upewnij się, że każdy wydatek w ofercie musi zawierać odpowiednie szczegóły, a kupujący jest odpowiedzialny za płatność.

Trening użytkownika:

Jeżeli użytkownik będzie nowy w CMS, propozycja może zawierać wskazówki dotyczące pisania dokumentacji szkoleniowej, interaktywnych sesji szkoleniowych lub/i narzędzi szkoleniowych online. Pamiętaj, że metodologia szkolenia musi odpowiadać metodzie Twojej bazy użytkowników.

Okres gwarancji:

Okres gwarancji zazwyczaj obejmuje naprawę wszelkich błędów oprogramowania w witrynie. Okres gwarancji, zwykle ustalany na określony okres dni i musi być określony w umowie lub ofercie. Niniejsza gwarancja obejmuje kodowanie przez programistę witryny, ale nie obejmuje rozszerzeń ani wtyczek stron trzecich.

Trwający serwis:

Nigdy nie myl konserwacji z okresem gwarancyjnym; bardzo różnią się od okresu gwarancji. Umowa serwisowa musi być opłacana co rok lub co miesiąc i jest wykorzystywana do dostarczania przez programistów aktualizacji systemu i oprogramowania w miarę upływu czasu. W przypadku witryn WordPress ciągła konserwacja obejmowałaby aktualizację całego podstawowego oprogramowania WordPress i wszelkich wtyczek zainstalowanych na stronie. Bieżąca konserwacja obejmuje również indywidualną pomoc, raportowanie, tworzenie kopii zapasowych, monitorowanie i zabezpieczenia w razie potrzeby.

Wsparcie post-live w razie potrzeby:

Nie jest konieczne, aby każda firma potrzebowała lub życzyła sobie umowy serwisowej. Zamiast umowy serwisowej niektóre firmy będą wymagać wsparcia na żądanie po transmisji na żywo. Jest to zwykle rozliczane godzinowo i zarządzane przez system wsparcia lub bilet.

Kolejne kroki związane z procesem RFP na stronie:

Po przejrzeniu wszystkich odpowiedzi na zapytania ofertowe i zawężeniu wyboru dostawcy, nadszedł czas, aby skupić się na kolejnym kroku, czyli negocjowaniu końcowych szczegółów i umów.

Podczas gdy Internet jest pełen rekomendacji dotyczących negocjacji kontraktów, nie daj się zwieść drobiazgom procesowym. Należy pamiętać, że ten krok jest ostatnim krokiem przed nawiązaniem długiej współpracy z wybranym twórcą stron internetowych.

Negocjacje te koncentrują się na rozwiązaniu wszelkich otwartych kwestii lub pytań, co z kolei zapewni solidną podstawę do rozpoczęcia procesu projektowania i wdrażania. Przejdź do negocjacji umowy, zwracając uwagę na rozwiązywanie wszelkich otwartych kwestii i wyjaśnianie wszelkich niejasności.

Jeśli wybrany zespół projektowy wykonał świetną robotę przy ustalaniu zakresu projektu i wybrał odpowiedniego programistę, negocjacje nie mogą być niczym więcej niż podpisem. Jeśli w przypadku, gdy zespół wybrał niewłaściwą agencję projektowania stron internetowych, projekt może okazać się wystarczający, aby zmusić zespół do myślenia o firmie numer dwa.