ข้อกำหนดการตอบสนอง RFP

คุณเพิ่งเห็นโพสต์มากมายเกี่ยวกับข้อกำหนด สัญญา และข้อเสนอของการออกแบบเว็บไซต์ เหตุผลเบื้องหลังมันคืออะไร?

เนื่องจากถ้าคุณต้องการเปิดตัวการออกแบบเว็บไซต์ที่ประสบความสำเร็จ คุณจะต้องมีมากกว่ารูปภาพ ข้อความ และโค้ดซอฟต์แวร์ ด้านล่างนี้คือข้อกำหนดการออกแบบเว็บไซต์อันดับต้นๆ ทุกคำตอบของคำขอข้อเสนอ (RFP) ที่ต้องมี

ความสำเร็จของการออกแบบเว็บไซต์เป็นผลโดยตรงจากเอกสารประกอบและกระบวนการที่มีโครงสร้างชัดเจน

การดำเนินการโครงการออกแบบเว็บที่มีประสิทธิภาพจะเริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยเอกสารประกอบที่มั่นคง เอกสารที่เป็นของแข็งนี้อาจอยู่ในรูปแบบของคำสั่งงาน สัญญา หรือข้อเสนอ ชื่อของเอกสารนี้มีความสำคัญน้อยกว่าข้อมูลที่อยู่ในเอกสาร

ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือธุรกิจขนาดเล็ก เอกสารประกอบที่มั่นคงจำเป็นต่อการดำเนินการโครงการเว็บใดๆ ก็ตามที่อยู่ในงบประมาณ ตรงต่อเวลา และตรงเวลา

ยิ่งคุณใส่ใจกับเอกสารในกระบวนการขายมากเท่าไร กระบวนการทั้งหมดก็จะส่งถึงทุกคนที่เกี่ยวข้องได้อย่างราบรื่นและง่ายขึ้น ในบทความนี้ เราให้ความกระจ่างเกี่ยวกับการประเมินและทบทวนการตอบสนองคำขอข้อเสนอ (RFP) ลองดูสิ!

การประเมินการตอบสนอง RFP

การตรวจสอบและประเมินการตอบสนอง RFP ฟังดูง่ายไหม แต่ในความเป็นจริง มันฟังดูง่ายกว่าตอนที่คุณฝึกฝน

หากทีมงานที่ดูแลโครงการขอใบเสนอราคาจากหน่วยงานออกแบบต่างๆ งานการประเมินข้อเสนอการออกแบบเว็บอาจรู้สึกว่าถูกครอบงำ โอเค พวกเขาไม่เพียงแค่รู้สึก แต่ในความเป็นจริง มันสามารถครอบงำได้

ยิ่งมีการบาดเจ็บ RFP มากเท่าใด ความผันแปรและกลุ่มการตอบสนองภายในข้อเสนอเหล่านั้นก็จะยิ่งมากขึ้น หวังว่าในท้ายที่สุดเมื่อคัดเลือกรายชื่อสั้น ๆ ของนักพัฒนาเว็บก่อนที่จะส่งออก RFP ซึ่งจะทำให้หมายเลขนี้ถูก จำกัด และทำให้กระบวนการตรวจสอบทั้งหมดง่ายขึ้นเล็กน้อย

เมื่อคุณได้รับข้อเสนอเว็บไซต์แล้ว ให้ถามคำถามสำคัญๆ เพื่อเริ่มต้นตัวคุณเองดีกว่า คำถามเหล่านี้มักจะรวมถึง

• เป็นไปได้ไหมที่จะเสนอข้อเสนอภายในระยะเวลาที่กำหนดในโครงการ?
• ข้อเสนอนี้อยู่ภายใต้ข้อจำกัดด้านงบประมาณของโครงการหรือไม่?
• การตอบสนอง RFP ที่คุณได้รับตรงตามความต้องการทั้งหมดของการออกแบบเว็บไซต์หรือไม่
• การตอบสนอง RFP เป็นลายลักษณ์อักษรและเข้าใจง่ายหรือไม่
• การตอบสนอง RFP ที่คุณได้รับนำเสนออย่างมืออาชีพหรือไม่?
• มีการตอบกลับภายในระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่

คำถามข้างต้นไม่ต้องสงสัยเลยว่าเป็นคำถามระดับสูง แต่ช่วยขจัดบริษัทออกแบบเว็บที่แปลกออกไปอย่างชัดเจน การตอบสนอง RFP ที่ไม่สมบูรณ์ ล่าช้า หรือไม่เป็นมืออาชีพควรได้รับการติดธงแดงเกี่ยวกับการพัฒนาเว็บไซต์ที่อาจเกิดขึ้น ยังเกี่ยวข้องกับการตอบสนอง RFP ที่เสนอราคาสองครั้งหรือหักงบประมาณของคุณ

ตอนนี้คุณได้รับคำตอบทั้งหมดแล้ว และคุณได้ให้ธงแดงกับบริษัทที่เห็นได้ชัดว่าไม่เหมาะสม ตอนนี้เป็นเวลาที่จะทบทวนคำตอบ RFP แต่ละรายการอย่างละเอียด เพื่อให้คุณเปรียบเทียบคำตอบ RFP ใน แอปเปิ้ลมากขึ้นในลักษณะแอปเปิ้ล

ข้อกำหนดการออกแบบเว็บที่ต้องดูในการตอบกลับ RFP แต่ละครั้ง

การตอบสนอง RFP มีความยาวต่างกัน ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่เน้นที่จำนวนหน้าหรือปริมาณข้อความ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือโซลูชันและเนื้อหาที่นำเสนอในการตอบกลับ

ในขณะที่ตรวจสอบการตอบกลับ RFP โปรดจำไว้เสมอว่าการตอบกลับแต่ละครั้งครอบคลุมองค์ประกอบที่สำคัญบางอย่างของโครงการเว็บใดๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกำหนดการออกแบบเว็บเหล่านี้รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงรายละเอียดที่ให้ไว้ด้านล่าง

แผนโครงการ:

ต้องมีรายการงานโครงการระดับสูงและจำนวนมาก แม้ว่าจะเป็นเพียงแผนเริ่มต้น ดังนั้นจะไม่มีรายละเอียดเท่ากับแผนสุดท้าย แต่ควรมีรายละเอียดเพียงพอเพื่อให้คุณเข้าใจขั้นตอนของการสร้าง การพัฒนา การออกแบบ และการค้นพบได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือการจัดการโครงการ:

ต้องมีรายการเครื่องมือการจัดการโครงการของหน่วยงานออกแบบที่เหมาะสม ทุกบริษัทมีชุดเครื่องมือการจัดการโครงการที่แตกต่างกัน เนื่องจากภายในบริษัทมีตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมมากมาย สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่ามีโครงสร้างที่เหมาะสมในกระบวนการจัดการโครงการ และงานที่กำหนด วันที่ และเจ้าของจะได้รับการจัดทำเป็นเอกสารในลักษณะที่จะเข้าใจได้ง่าย

สมาชิกในทีม:

หน่วยงานออกแบบต่างๆ เสนอโครงสร้างที่แตกต่างกันสำหรับทีมของตน ยิ่งหน่วยงานออกแบบเว็บใหญ่ขึ้นเท่าไรก็ยิ่งมีทีมงานโครงการทำงานมากขึ้นเท่านั้น ในฐานะผู้ซื้อ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าใครจะทำงานร่วมกับคุณในทีมของคุณและความสามารถในการทำงานที่พวกเขาจะมอบให้คืออะไร ไม่จำเป็นต้องมีประวัติย่อของสมาชิกในทีมแต่ละคน แต่อย่างน้อย คุณมีรายชื่อคนที่ทำงานร่วมกับคุณในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า

เทคโนโลยีพื้นฐานและระบบการจัดการเนื้อหา:

หาก RFP ของเว็บไซต์ของคุณไม่ได้ระบุโซลูชัน CMS ที่ต้องการ เนื่องจากนี่จะเป็นองค์ประกอบสำคัญของข้อเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตอบกลับ RFP แสดงรายการ CMS ทั้งหมดที่เลือกและเทคโนโลยีเพิ่มเติมที่จำเป็นในการปรับใช้และเข้ารหัสเว็บไซต์ใหม่ จดบันทึกสิ่งที่เป็นกรรมสิทธิ์เป็นพิเศษ ให้ตั้งค่าสถานะสีแดงให้กับแพ็คเกจ CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์ในทันที เนื่องจากจะล็อคคุณเข้าสู่นักพัฒนาเว็บนั้นไปตลอดชีวิตของเว็บไซต์

สิ่งที่ส่งมอบ:

นี่คือรายการที่สำคัญที่สุดอีกรายการหนึ่งเพราะจะบอกคุณว่ารายการใดจะส่งถึงคุณเมื่อคุณเริ่มใช้งาน ซึ่งอาจรวมถึงปลั๊กอินที่ใช้ ปริมาณของการย้ายเนื้อหา เทมเพลตการออกแบบ และอื่นๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

รายการฟังก์ชัน:

นี่เป็นอีกหนึ่งรายการที่สำคัญที่สุดหากเว็บไซต์ที่คุณจะออกแบบเป็นมากกว่าเว็บไซต์โบรชัวร์ทั่วไป ยิ่งเว็บไซต์ของคุณซับซ้อนมากเท่าไหร่ รายการฟังก์ชันก็ยิ่งมีรายละเอียดมากขึ้นเท่านั้น

การโยกย้ายเนื้อหา:

หากโครงการเว็บไซต์จะรวมการโยกย้ายเนื้อหา อย่าลืมระบุจำนวนเนื้อหาที่จะย้ายไปยังเว็บไซต์ใหม่ของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งที่แนบมา ผู้ใช้ กิจกรรม ผลิตภัณฑ์ โพสต์ หน้า และอื่นๆ เป็นต้น หากไม่มีการกำหนดปริมาณและลักษณะของเนื้อหา จะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและขอบเขตการคืบคลานสำหรับคุณเช่นเดียวกับหน่วยงานออกแบบ

SEO:

อย่าลืมเกี่ยวกับ SEO! ซึ่งอาจรวมถึงการเปลี่ยนเส้นทาง 301, คำจำกัดความของ Meta, การเพิ่มประสิทธิภาพในหน้า, คีย์เวิร์ดที่จำเป็นสำหรับการแมปหน้าและการวิจัยคีย์เวิร์ด หากคุณพึ่งพา SEO แบบออร์แกนิก ให้ปกป้องแหล่งที่มาของการเข้าชมนี้ระหว่างการออกแบบใหม่ วิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการทำให้แน่ใจว่าหัวข้อนี้อยู่ตรงกลางและก่อนอื่นระหว่างข้อเสนอโครงการและกระบวนการกำหนดขอบเขต

การใช้ภาพ:

จำเป็นต้องทำความเข้าใจการมอบหมายและความเป็นเจ้าของภาพที่ผู้ออกแบบใช้ในโครงการออกแบบเว็บอย่างรอบคอบ ถามหน่วยงานออกแบบเว็บไซต์เกี่ยวกับบุคคลที่รับผิดชอบในการวาง แก้ไข ซื้อและเลือกรูปภาพ การดำเนินการนี้จะแตกต่างกันไปตามโปรเจ็กต์ ดังนั้นจึงควรกำหนดสิ่งนี้อย่างชัดเจนในระยะแรก

ข้อยกเว้น:

แม้ว่าไม่จำเป็นต้องรวมการยกเว้นในทุกข้อเสนอของคุณ แต่อย่าลืมระบุรายการเมื่อคุณและลูกค้าพูดถึงรายการใดๆ ที่ไม่อยู่ในโครงการเว็บไซต์ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ซื้อปกป้องในกระบวนการในภายหลัง แต่ยังช่วยชี้แจงสิ่งที่ส่งมอบให้กับลูกค้า

การตอบสนองมือถือ:

วันนี้ไม่มีเว็บไซต์ใดสมบูรณ์ได้หากไม่มีการตอบสนองผ่านมือถือ ควรเป็นส่วนสำคัญของเว็บไซต์สมัยใหม่ แต่จะแตกต่างกันไปตามขนาดของเว็บไซต์ มีบริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งที่มีแอพมือถือหรือเว็บไซต์แยกต่างหาก ไม่เป็นไร หากคุณไม่มีเว็บไซต์สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่แยกต่างหาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอที่คุณออกแบบต้องมีภาษาที่สามารถจัดการการแสดงผลที่ปรับให้เข้ากับแท็บเล็ตและโทรศัพท์ได้อย่างง่ายดาย

API หรือ/และการรวมระบบของบุคคลที่สาม:

บริษัทระดับองค์กรและระดับกลางมักจะมีซอฟต์แวร์และระบบจำนวนมากภายในองค์กร ระบบเหล่านี้ใช้เพื่อสื่อสารกับเว็บไซต์ใหม่อย่างง่ายดายโดยการซิงค์ พุช และดึงข้อมูล หากจำเป็นต้องใช้ API หรือการบูรณาการในบางครั้ง ให้ตรวจสอบว่าข้อเสนอกำหนดระบบของบุคคลที่สาม การถ่ายโอนข้อมูล จุดข้อมูล และฝ่ายที่รับผิดชอบ

กำหนดการ:

การตอบสนองข้อเสนอทางเว็บแต่ละรายการต้องมีรายการที่สอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ การดำเนินการนี้จะบอกผู้ซื้อว่าต้องใช้เวลาเท่าใดกว่าจะเสร็จสิ้นขั้นตอนสำคัญแต่ละขั้น และโครงการจะสอดคล้องกับตารางเวลาที่คุณให้ไว้หรือไม่

เหตุการณ์สำคัญ:

หากมีเหตุการณ์สำคัญที่กำหนดไว้ ทีมงานจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการออกแบบเว็บไซต์ก่อนที่จะดำเนินการในขั้นต่อไป เหตุการณ์สำคัญโดยทั่วไปมักจะรวมถึงการทดสอบเบต้าหรือ/และการเปิดตัว การโยกย้ายเนื้อหา การเขียนโค้ดธีม การออกแบบกราฟิก สถาปัตยกรรมข้อมูล การค้นพบและการใช้งานจริง

ความล่าช้า:

ความล่าช้าของโครงการมักเกิดจากทั้งผู้พัฒนาและลูกค้า จำเป็นต้องเข้าใจวิธีจัดการกับความล่าช้าเหล่านี้ให้สำเร็จและจะเปลี่ยนแปลงไทม์ไลน์และงบประมาณของโครงการออกแบบเว็บโดยรวมได้อย่างไร

เงื่อนไขการชำระเงิน:

หากมีโครงการเว็บไซต์ขนาดเล็กกว่า ผู้ซื้อจะต้องชำระเงิน 50% เมื่อเริ่มต้นโครงการ ในขณะที่ 50% หลังจากเสร็จสิ้น ในทางกลับกัน หากมีโครงการเว็บไซต์ขนาดใหญ่ การชำระเงินจะขึ้นอยู่กับกำหนดเวลาหรือเหตุการณ์สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินไว้อย่างชัดเจนในข้อเสนอของคุณ

ค่าใช้จ่าย:

ค่าใช้จ่ายมักจะรวมถึงภาพสต็อก ใบอนุญาตปลั๊กอิน ค่าธรรมเนียมการโฮสต์ ค่าธรรมเนียมโดเมน และ/หรือการเดินทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าต้องมีรายละเอียดที่เหมาะสมของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในข้อเสนอ และผู้ซื้อมีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระเงิน

การฝึกอบรมผู้ใช้:

หากผู้ใช้เพิ่งเริ่มใช้ CMS ข้อเสนออาจมีแนวทางในการเขียนเอกสารการฝึกอบรม เซสชันการฝึกอบรมแบบโต้ตอบ หรือ/และเครื่องมือการฝึกอบรมออนไลน์ โปรดทราบว่าวิธีการฝึกอบรมต้องตรงกับฐานผู้ใช้ของคุณ

ระยะเวลาการรับประกัน:

ระยะเวลาการรับประกัน มักจะครอบคลุมการแก้ไขข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ภายในเว็บไซต์ ระยะเวลาการรับประกัน โดยทั่วไปกำหนดไว้สำหรับช่วงเวลาหนึ่งๆ ของวัน และต้องระบุไว้ในสัญญาหรือข้อเสนอ การรับประกันนี้จะครอบคลุมการเข้ารหัสโดยนักพัฒนาเว็บไซต์ แต่ไม่ใช่ส่วนขยายหรือปลั๊กอินของบุคคลที่สาม

การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง:

อย่าสับสนระหว่างการบำรุงรักษากับระยะเวลาการรับประกัน ต่างจากระยะเวลารับประกันอย่างมาก ข้อตกลงการบำรุงรักษาจะต้องชำระเป็นรายปีหรือรายเดือน และใช้เพื่อจัดเตรียมการอัปเดตสำหรับนักพัฒนาเว็บให้กับระบบและซอฟต์แวร์เมื่อเวลาผ่านไป สำหรับเว็บไซต์ WordPress การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องจะรวมถึงการอัปเดตซอฟต์แวร์หลักของ WordPress ทั้งหมดและปลั๊กอินใดๆ ที่ติดตั้งบนเว็บไซต์ การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องยังรวมถึงการให้ความช่วยเหลือแบบตัวต่อตัว การรายงาน การสำรองข้อมูล การตรวจสอบ และการรักษาความปลอดภัยเมื่อจำเป็น

การสนับสนุนหลังถ่ายทอดสดเมื่อจำเป็น:

ไม่จำเป็นว่าทุกบริษัทต้องการหรือต้องการข้อตกลงในการบำรุงรักษา แทนที่จะทำข้อตกลงในการบำรุงรักษา บางบริษัทจะต้องการการสนับสนุนหลังการใช้งานแบบออนดีมานด์ โดยปกติแล้วจะเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมงและจัดการผ่านระบบสนับสนุนหรือตั๋ว

ขั้นตอนถัดไปที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ RFP ของเว็บไซต์:

หลังจากที่คุณได้ดำเนินการตามการตอบกลับ RFP ทั้งหมดและจำกัดขอบเขตของซัพพลายเออร์ที่เลือก ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะมุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนต่อไปที่การเจรจารายละเอียดขั้นสุดท้ายและสัญญา

แม้ว่าอินเทอร์เน็ตจะเต็มไปด้วยคำแนะนำเกี่ยวกับการเจรจาสัญญา แต่อย่าชะงักงันในกระบวนการเล็กน้อย สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่จะเป็นพันธมิตรที่ยาวนานกับนักพัฒนาเว็บที่เลือก

การเจรจานี้มุ่งเน้นที่การแก้ไขปัญหาที่เปิดอยู่หรือคำถามใดๆ ซึ่งจะทำให้คุณมีพื้นฐานที่มั่นคงในการเริ่มต้นกระบวนการออกแบบและดำเนินการ เข้าสู่การเจรจาสัญญาโดยให้ความสนใจในการแก้ไขปัญหาที่เปิดกว้างและชี้แจงประเด็นที่สับสน

หากทีมโครงการที่เลือกทำงานได้ดีกับการกำหนดขอบเขตโครงการและเลือกผู้พัฒนาที่เหมาะสม การเจรจาจะต้องไม่เกินการลงนาม ถ้าในกรณีที่ทีมงานเลือกเอเจนซี่ออกแบบเว็บผิดโครงการอาจพิสูจน์ได้มากพอที่จะบังคับให้ทีมงานนึกถึงบริษัทอันดับสอง