Requisitos de resposta de RFP

Você viu recentemente muitos posts sobre os requisitos, contratos e propostas de design de um site. Qual é a razão por trás disso?

Isso ocorre porque, se você deseja lançar um design de site de sucesso, precisará de mais do que imagens, textos e código de software. Abaixo estão os principais requisitos de web design que toda resposta de solicitação de proposta (RFP) deve incluir.

O Sucesso de um Website Design é Resultado Direto de Documentação Sólida e Processo Estruturado

A execução de um projeto de web design eficaz começa e termina com uma documentação sólida. Essa documentação sólida pode estar na forma de declaração de trabalho, contrato ou proposta. O nome deste documento é menos essencial do que as informações contidas no documento.

Seja você uma grande empresa ou uma pequena empresa, uma documentação sólida é necessária para executar qualquer projeto da Web dentro do orçamento, da tarefa e do prazo.

Quanto mais você prestar atenção no documento no processo de vendas, mais tranquilo e fácil será todo o processo para todos os envolvidos. Aqui neste artigo, lançamos luz sobre a avaliação e revisão das respostas da Solicitação de Proposta (RFP). Dar uma olhada!

Avaliando respostas de RFP

Revisar e avaliar as respostas da RFP parece fácil? Mas, na verdade, parece mais fácil do que realmente é quando você a pratica.

Se a equipe que está cuidando do projeto solicitar orçamentos de diferentes agências de design, a tarefa de avaliar as propostas de web design pode deixá-los sobrecarregados. Ok, eles não apenas sentem – mas na realidade pode ser esmagador.

Quanto maior o número de lesões de RFP, maiores as variações e o pool de respostas dentro dessas propostas. Espero que, no final, quando selecionados, uma pequena lista de desenvolvedores da Web tenha sido feita antes de enviar a RFP que manterá esse número limitado e tornará todo o processo de revisão um pouco mais fácil.

Depois de receber uma proposta de site, é melhor fazer algumas perguntas cruciais para você começar. Essas perguntas geralmente incluem

• É possível entregar a proposta dentro do prazo previsto no projeto?
• Esta proposta está dentro das restrições orçamentárias do projeto?
• A resposta de RFP que você recebe atende a todos os requisitos do design de um site?
• A resposta da RFP é bem escrita e fácil de entender?
• A resposta da RFP que você recebeu foi apresentada de maneira profissional?
• A resposta foi fornecida dentro do prazo determinado?

As perguntas dadas acima são, sem dúvida, perguntas de alto nível, mas ajuda a eliminar qualquer empresa de web design que seja claramente estranha. Uma resposta de RFP incompleta, atrasada ou não profissional deve receber uma bandeira vermelha sobre o potencial desenvolvimento do site. Também se preocupe com uma resposta de RFP que cite um preço duas vezes ou três vezes seu orçamento.

Agora que você recebeu todas as respostas e também deu uma bandeira vermelha para as empresas que claramente não se encaixam, agora é a hora de revisar cada resposta de RFP minuciosamente para que seja fácil para você comparar as respostas de RFP em uma maneira mais maçãs com maçãs.

Requisitos de web design que devem ser observados em cada resposta de RFP

Existem diferentes comprimentos de respostas de RFP. Portanto, é melhor não focar no número de páginas ou no volume do texto. O que mais importa é a solução e o conteúdo apresentados na resposta.

Ao analisar as respostas da RFP, lembre-se sempre de que cada resposta abrange alguns elementos importantes de qualquer projeto da web. Certifique-se de que esses requisitos de design da Web incluam, mas não se limitem aos detalhes fornecidos abaixo.

Plano de projeto:

Isso deve incluir uma lista de alto nível e uma enorme lista de tarefas do projeto. Embora seja apenas um plano inicial, não será tão detalhado quanto o plano final em si, mas deve haver detalhes suficientes para que você possa entender facilmente o fluxo de construção, desenvolvimento, design e descoberta.

Ferramentas de gerenciamento de projetos:

Deve haver uma lista adequada de ferramentas de gerenciamento de projetos da agência de design. Cada empresa tem um conjunto diferente de ferramentas de gerenciamento de projetos, pois dentro de uma empresa existem muitas ótimas opções disponíveis. O mais importante é garantir que haja uma estrutura adequada para o processo de gerenciamento de projetos e que as tarefas, datas e proprietários sejam documentados de uma forma que seja facilmente compreendida.

Membros do time:

Diferentes agências de design oferecem diferentes estruturas para suas equipes. Quanto maior for a agência de web design, maior será a equipe de projeto trabalhando nela. Como comprador, é essencial que você saiba quem trabalhará com você em sua equipe e qual a capacidade de trabalho que eles fornecerão. Não é necessário ter um currículo completo de cada membro da equipe, mas pelo menos você tem uma lista de pessoas que trabalharão com você nos próximos meses.

Tecnologia de linha de base e sistema de gerenciamento de conteúdo:

Se a RFP do seu site não especificou uma solução CMS desejada, pois este será um elemento essencial da proposta. Certifique-se de que as respostas da RFP listem um CMS completo de escolha e qualquer tecnologia adicional necessária para implantar e codificar o novo site. Tome nota especial de qualquer coisa proprietária. De uma só vez, dê uma bandeira vermelha a um pacote CMS proprietário, pois ele bloqueia você nesse desenvolvedor da Web durante a vida útil do site.

Entregáveis:

Esta é outra lista muito importante porque informa o que será entregue a você quando você entrar em operação. Isso pode incluir plug-in utilizado, volume de migração de conteúdo, modelos de design e muito mais relacionados ao projeto.

Lista de funcionalidades:

Esta é outra lista mais importante se o site que você vai criar for mais do que um simples site de brochura. Quanto mais complexo for o seu site, mais detalhada deve ser a lista de funcionalidades.

Migração de conteúdo:

Se o projeto do site incluir a migração de conteúdo, lembre-se de listar quanto conteúdo será migrado para o seu novo site. Isso pode incluir anexos, usuários, eventos, produtos, postagens, páginas e assim por diante. Se o volume e a natureza do conteúdo não forem definidos, isso causará custos adicionais e aumento de escopo para você e para a agência de design.

SEO:

Nunca se esqueça do SEO! Isso pode incluir redirecionamentos 301, definição de meta, otimização na página, palavra-chave necessária para mapeamento de página e pesquisa de palavras-chave. Se você confia no SEO orgânico, proteja essa fonte de tráfego durante o redesenho. O melhor e mais fácil de fazer isso é garantir que esse tópico seja centralizado e em primeiro lugar durante a proposta do projeto e o processo de definição do escopo.

Uso da imagem:

É essencial entender cuidadosamente a atribuição e propriedade das imagens que o designer usou no projeto de web design. Pergunte à agência de web design sobre a pessoa responsável pela colocação, edição, compra e seleção de imagens. Isso irá variar de projeto para projeto, então é melhor definir isso claramente em um estágio inicial.

Exclusões:

Embora não seja necessário incluir exclusões em todas as propostas que você fizer, não se esqueça de listá-las sempre que você e o cliente discutirem qualquer item que não esteja entrando no projeto do site. Isso ajuda o comprador a se proteger no processo posterior, mas também esclarece suas entregas para o cliente.

Capacidade de resposta móvel:

Hoje, nenhum site está completo sem capacidade de resposta móvel. Deve ser a parte principal de qualquer site moderno. Mas varia de acordo com o tamanho do site. Existem muitas grandes empresas que têm um aplicativo móvel ou sites separados. Tudo bem, se você não tiver um site para celular separado, certifique-se de que a proposta criada deve conter uma linguagem que possa gerenciar facilmente a exibição adaptada para tablets e telefones.

APIs e/ou integração de terceiros:

As empresas de médio e grande porte geralmente têm um grande número de pacotes de software e sistema em sua organização. Esses sistemas são usados ​​para se comunicar facilmente com o novo site, sincronizando, empurrando e puxando dados. Se APIs ou integração precisarem ser usadas algumas vezes, certifique-se de que a proposta defina o sistema de terceiros, transferência de dados, pontos de dados e a parte responsável.

Agendar:

Cada resposta de proposta da web deve incluir uma lista que corresponda ao marco do projeto. Isso informará ao comprador quanto tempo é necessário para a conclusão de cada marco e se o projeto se alinhará ao seu cronograma determinado.

Milestones:

Se houver marcos definidos, a equipe trabalhará de forma mais eficaz para atingir a meta em cada estágio do processo de design do site antes de avançar no próximo estágio. Os marcos típicos geralmente incluem testes beta e/ou lançamento, migração de conteúdo, codificação de temas, design gráfico, arquitetura de informações, descoberta e go-live.

Atrasos:

Os atrasos do projeto geralmente são devidos ao desenvolvedor e ao cliente. É essencial entender como lidar com sucesso com esses atrasos e como isso alterará o cronograma geral e o orçamento do projeto de web design.

Termos de pagamento:

Se houver um projeto de site menor, o comprador deverá pagar um pagamento de 50% no início do projeto e 50% após a conclusão. Por outro lado, se houver projetos de sites maiores, os pagamentos são baseados em prazos ou marcos definidos. Certifique-se de que as condições de pagamento estejam definidas claramente em sua proposta.

Despesas:

As despesas geralmente incluem imagens de banco de imagens, licenças de plug-ins, taxas de hospedagem, taxas de domínio e/ou viagens. Certifique-se de que deve haver detalhes adequados de cada despesa dentro da proposta e que o comprador é responsável pelo pagamento.

Treinamento de usuário:

Se o usuário for novo no CMS, a proposta pode conter algumas diretrizes para escrever documentação de treinamento, sessões de treinamento interativas e/ou ferramentas de treinamento online. Lembre-se de que a metodologia de treinamento deve corresponder à sua base de usuários.

Período de garantia:

O período de garantia, geralmente cobre a correção de quaisquer bugs de software dentro do site. Período de garantia, normalmente definido para um determinado período de dias e deve ser indicado no contrato ou na proposta. Esta garantia cobriria a codificação pelo desenvolvedor do site, mas não extensões ou plug-ins de terceiros.

Manutenção em andamento:

Nunca confunda manutenção com período de garantia; eles são muito diferentes do período de garantia. Um contrato de manutenção deve ser pago anualmente ou mensalmente e é usado para fornecer atualizações do desenvolvedor da Web para o sistema e o software ao longo do tempo. Para sites WordPress, a manutenção contínua inclui a atualização de todo o software principal do WordPress e qualquer plug-in instalado no site. A manutenção contínua também inclui assistência individual, relatórios, backups, monitoramento e segurança quando necessário.

Suporte pós-live quando necessário:

Não é necessário que toda empresa precise ou queira um contrato de manutenção. Em vez de um contrato de manutenção, algumas empresas exigirão um suporte pós-live sob demanda. Isso geralmente é cobrado por hora e gerenciado por meio de um sistema de suporte ou ticket.

Próximos passos envolvidos no processo de RFP do site:

Depois de ter passado por todas as respostas da RFP e reduzido ao fornecedor escolhido, agora é hora de se concentrar na próxima etapa que é negociar os detalhes finais e os contratos.

Embora a Internet esteja cheia de recomendações sobre negociações de contratos, não fique parado nas minúcias do processo. É importante ter em mente que esta etapa é a última antes de entrar em uma longa parceria com o desenvolvedor web selecionado.

Esta negociação concentra-se na resolução de quaisquer questões ou questões em aberto, o que, por sua vez, fornecerá uma base sólida para iniciar o processo de design e implementação. Entre em negociações de contrato prestando atenção na resolução de quaisquer questões em aberto e esclarecendo quaisquer pontos de confusão.

Se a equipe de projeto escolhida fez um ótimo trabalho com o escopo do projeto e selecionou o desenvolvedor certo, as negociações não devem ser mais do que uma assinatura. Caso a equipe tenha selecionado a agência de web design errada, o projeto pode ser suficiente para obrigar a equipe a pensar na empresa número dois.