Persyaratan respons RFP

Anda baru-baru ini melihat banyak posting tentang persyaratan, kontrak, dan proposal desain situs web. Apa alasan di baliknya?

Ini karena jika Anda ingin meluncurkan desain situs web yang sukses, Anda akan membutuhkan lebih dari sekadar gambar, teks, dan kode perangkat lunak. Di bawah ini adalah persyaratan desain web teratas yang harus disertakan dalam setiap tanggapan Permintaan Proposal (RFP).

Keberhasilan Desain Situs Web adalah Hasil Langsung dari Dokumentasi Yang Solid Dan Proses Terstruktur

Menjalankan proyek desain web yang efektif dimulai dan diakhiri dengan dokumentasi yang solid. Dokumentasi yang solid ini dapat berupa pernyataan kerja, kontrak atau proposal. Nama dokumen ini kurang penting dibandingkan informasi yang terkandung di dalam dokumen.

Baik Anda adalah perusahaan besar atau bisnis kecil, dokumentasi yang solid diperlukan untuk menjalankan proyek web apa pun yang sesuai anggaran, tugas, dan tepat waktu.

Semakin Anda memperhatikan dokumen dalam proses penjualan, semakin lancar dan mudah seluruh proses akan diberikan kepada semua orang yang terlibat. Di sini, di artikel ini kami menjelaskan evaluasi dan peninjauan tanggapan Request for Proposal (RFP). Lihat!

Mengevaluasi Respons RFP

Meninjau dan mengevaluasi tanggapan RFP terdengar mudah? Namun pada kenyataannya, kedengarannya lebih mudah daripada saat Anda mempraktikkannya.

Jika tim yang menangani proyek meminta penawaran dari agensi desain yang berbeda, tugas mengevaluasi proposal desain web dapat membuat mereka kewalahan. Oke, mereka tidak hanya merasakannya – tetapi pada kenyataannya itu bisa sangat melelahkan.

Semakin besar jumlah cedera RFP, semakin besar variasi dan kumpulan respons dalam proposal tersebut. Mudah-mudahan pada akhirnya ketika daftar pendek pengembang web dibuat sebelum mengirimkan RFP yang akan membuat nomor ini terbatas dan membuat seluruh proses peninjauan sedikit lebih mudah.

Setelah Anda mendapatkan proposal situs web, lebih baik Anda mengajukan beberapa pertanyaan penting untuk memulai. Pertanyaan-pertanyaan ini biasanya mencakup:

• Apakah mungkin untuk memberikan proposal dalam waktu yang diberikan dalam proyek?
• Apakah proposal ini sesuai dengan batasan anggaran proyek?
• Apakah respons RFP yang Anda dapatkan memenuhi semua persyaratan desain situs web?
• Apakah respons RFP ditulis dengan baik dan mudah dipahami?
• Apakah respons RFP yang Anda dapatkan disajikan secara profesional?
• Apakah tanggapan diberikan dalam jangka waktu yang diberikan?

Pertanyaan-pertanyaan yang diberikan di atas tidak diragukan lagi merupakan pertanyaan tingkat tinggi, tetapi membantu menghilangkan perusahaan desain web yang jelas-jelas aneh. Tanggapan RFP yang tidak lengkap, terlambat, atau tidak profesional harus diberi tanda bahaya tentang potensi pengembangan situs web. Juga menyangkut respons RFP yang mengutip harga dua kali atau tiga kali lipat dari anggaran Anda.

Sekarang setelah Anda menerima semua tanggapan dan juga Anda telah memberikan bendera merah kepada perusahaan yang jelas-jelas tidak cocok, sekarang saatnya untuk meninjau setiap tanggapan RFP secara menyeluruh sehingga akan mudah bagi Anda untuk membandingkan tanggapan RFP di lebih banyak apel ke apel.

Persyaratan Desain Web Yang Harus Diperhatikan di Setiap Respons RFP

Ada panjang respons RFP yang berbeda. Jadi, lebih baik tidak fokus pada jumlah halaman atau volume teks. Yang paling penting adalah solusi dan konten yang disajikan dalam respons.

Pada saat meninjau respons RFP, selalu ingat bahwa setiap respons mencakup beberapa elemen penting dari proyek web apa pun. Pastikan persyaratan desain web ini mencakup, tetapi tidak terbatas pada, detail yang diberikan di bawah ini.

Rencana proyek:

Ini harus mencakup daftar tugas proyek tingkat tinggi dan besar. Meskipun ini hanya rencana awal sehingga tidak akan sedetail rencana akhir itu sendiri, tetapi harus ada detail yang cukup agar Anda dapat dengan mudah memahami alur pembangunan, pengembangan, desain, dan penemuan.

Alat Manajemen Proyek:

Harus ada daftar alat manajemen proyek agensi desain yang tepat. Setiap perusahaan memiliki perangkat manajemen proyek yang berbeda, karena di dalam perusahaan ada banyak pilihan bagus yang tersedia. Hal yang paling penting adalah memastikan bahwa ada struktur yang tepat untuk proses manajemen proyek dan tugas, tanggal, dan pemilik yang diberikan akan didokumentasikan dengan cara yang mudah dipahami.

Anggota tim:

Agen desain yang berbeda menawarkan struktur yang berbeda untuk tim mereka. Semakin besar agensi desain web, semakin besar tim proyek yang mereka kerjakan. Sebagai pembeli, penting bagi Anda untuk mengetahui siapa yang akan bekerja dengan Anda dalam tim Anda dan seberapa besar kapasitas kerja yang akan mereka berikan. Tidak perlu memiliki resume lengkap dari setiap anggota tim, tetapi setidaknya Anda memiliki daftar orang yang bekerja dengan Anda dalam beberapa bulan mendatang.

Teknologi Dasar dan Sistem Manajemen Konten:

Jika RFP situs web Anda tidak menentukan solusi CMS yang diinginkan, karena ini akan menjadi elemen penting dari proposal. Pastikan bahwa tanggapan RFP mencantumkan CMS pilihan lengkap dan teknologi tambahan apa pun yang diperlukan dalam menerapkan dan mengkodekan situs web baru. Perhatikan secara khusus apa pun yang menjadi hak milik. Sekaligus memberikan bendera merah ke paket CMS berpemilik, karena mengunci Anda ke pengembang web itu selama masa pakai situs web.

Kiriman:

Ini adalah daftar terpenting lainnya karena ini memberi tahu apa yang akan dikirimkan kepada Anda saat Anda go-live. Ini mungkin termasuk plug-in yang digunakan, volume migrasi konten, template desain, dan banyak lagi yang terkait dengan proyek.

Daftar fungsi:

Ini adalah daftar terpenting lainnya jika situs web yang akan Anda rancang lebih dari sekadar situs web brosur sederhana. Semakin kompleks situs web Anda, semakin detail daftar fungsinya.

Migrasi konten:

Jika proyek situs web akan menyertakan migrasi konten, ingatlah untuk mencantumkan berapa banyak konten yang akan dimigrasikan ke situs web baru Anda. Ini mungkin termasuk lampiran, pengguna, acara, produk, posting, halaman dan sebagainya dan sebagainya. Jika volume dan sifat konten tidak ditentukan, itu akan menyebabkan biaya tambahan dan ruang lingkup merayap untuk Anda serta untuk agen desain.

SEO:

Jangan pernah melupakan SEO! Ini dapat mencakup pengalihan 301, definisi Meta, optimasi pada halaman, kata kunci yang diperlukan untuk pemetaan halaman dan penelitian kata kunci. Jika Anda mengandalkan SEO organik, lindungi sumber lalu lintas ini selama mendesain ulang. Cara terbaik dan termudah untuk melakukannya adalah memastikan bahwa topik ini terpusat dan pertama selama proses proposal dan pelingkupan proyek.

Penggunaan gambar:

Sangat penting untuk memahami dengan cermat tugas dan kepemilikan gambar yang digunakan desainer dalam proyek desain web. Tanyakan kepada agen desain web tentang orang yang bertanggung jawab untuk menempatkan, mengedit, membeli, dan memilih gambar. Ini akan memvariasikan proyek ke proyek sehingga lebih baik untuk mendefinisikannya dengan jelas pada tahap awal.

Pengecualian:

Meskipun tidak perlu menyertakan pengecualian dalam setiap proposal yang Anda buat, tetapi jangan lupa untuk mencantumkannya ketika kapan saja Anda dan klien mendiskusikan item apa pun yang tidak masuk ke dalam proyek situs web. Ini membantu pembeli melindungi dalam proses selanjutnya, tetapi juga memperjelas kiriman Anda untuk klien.

Responsif seluler:

Saat ini tidak ada situs web yang lengkap tanpa daya tanggap seluler. Ini harus menjadi bagian utama dari setiap situs web modern. Tapi itu bervariasi sesuai dengan ukuran situs web. Ada banyak perusahaan besar yang memiliki aplikasi seluler atau situs web terpisah. Tidak apa-apa, jika Anda tidak memiliki situs web seluler terpisah, pastikan proposal yang Anda rancang harus berisi bahasa yang dapat dengan mudah mengelola tampilan yang disesuaikan dengan tablet dan ponsel.

API atau/dan integrasi pihak ketiga:

Perusahaan perusahaan dan pasar menengah biasanya memiliki sejumlah besar paket perangkat lunak dan sistem dalam organisasi mereka. Sistem ini digunakan untuk berkomunikasi dengan mudah dengan situs web baru dengan menyinkronkan, mendorong, dan menarik data. Jika API atau integrasi terkadang perlu digunakan, pastikan proposal mendefinisikan sistem pihak ketiga, transfer data, titik data, dan pihak yang bertanggung jawab.

Jadwal:

Setiap tanggapan proposal web harus menyertakan daftar yang sesuai dengan pencapaian proyek. Ini akan memberi tahu pembeli berapa banyak waktu yang diperlukan untuk penyelesaian setiap tonggak sejarah dan apakah proyek akan sesuai dengan jadwal yang Anda berikan.

Tonggak sejarah:

Jika ada tonggak yang ditetapkan, tim akan bekerja lebih efektif untuk mencapai tujuan di setiap tahap proses perancangan situs web sebelum melangkah lebih jauh ke tahap berikutnya. Pencapaian umum biasanya mencakup pengujian beta atau/dan peluncuran, migrasi konten, pengkodean tema, desain grafis, arsitektur informasi, penemuan, dan siaran langsung.

Penundaan:

Penundaan proyek biasanya karena pengembang dan klien. Sangat penting untuk memahami bagaimana menangani penundaan ini dengan sukses dan bagaimana hal itu akan mengubah garis waktu dan anggaran proyek desain web secara keseluruhan.

Syarat pembayaran:

Jika ada proyek website yang lebih kecil pembeli harus membayar 50% pembayaran di awal proyek sedangkan 50% setelah selesai. Sementara di sisi lain, jika ada proyek situs web yang lebih besar, pembayaran didasarkan pada pengaturan waktu atau pencapaian. Pastikan persyaratan pembayaran didefinisikan dengan jelas dalam proposal Anda.

Pengeluaran:

Pengeluaran biasanya termasuk gambar stok, lisensi plug-in, biaya hosting, biaya domain dan/atau perjalanan. Pastikan harus ada detail yang tepat dari setiap pengeluaran dalam proposal dan pembeli bertanggung jawab atas pembayaran.

Pelatihan pengguna:

Jika pengguna baru mengenal CMS, proposal mungkin berisi beberapa panduan untuk menulis dokumentasi pelatihan, sesi pelatihan interaktif, atau/dan alat pelatihan online. Ingatlah bahwa metodologi pelatihan harus sesuai dengan basis pengguna Anda.

Masa garansi:

Masa garansi, biasanya mencakup perbaikan bug perangkat lunak apa pun di dalam situs web. Masa garansi, biasanya ditetapkan untuk periode hari tertentu dan harus dinyatakan dalam kontrak atau proposal. Garansi ini akan mencakup pengkodean oleh pengembang situs web, tetapi bukan ekstensi atau plug-in pihak ketiga.

Pemeliharaan berkelanjutan:

Jangan pernah mengacaukan pemeliharaan dengan masa garansi; mereka sangat berbeda dari masa garansi. Perjanjian pemeliharaan harus dibayar secara tahunan atau bulanan dan digunakan untuk menyediakan pembaruan pengembang web ke sistem dan perangkat lunak dari waktu ke waktu. Untuk situs web WordPress, pemeliharaan berkelanjutan akan mencakup pembaruan seluruh perangkat lunak inti WordPress dan plug-in apa pun yang diinstal di situs web. Pemeliharaan berkelanjutan juga mencakup bantuan satu-satu, pelaporan, pencadangan, pemantauan, dan keamanan bila diperlukan.

Dukungan Pasca-Langsung bila diperlukan:

Tidak perlu setiap perusahaan membutuhkan atau menginginkan perjanjian pemeliharaan. Sebagai pengganti perjanjian pemeliharaan, beberapa perusahaan akan meminta dukungan pasca-langsung sesuai permintaan. Ini biasanya ditagih per jam dan dikelola melalui sistem pendukung atau tiket.

Langkah selanjutnya yang terlibat dalam proses RFP situs web:

Setelah Anda melalui seluruh tanggapan RFP dan mempersempit pemasok yang dipilih, sekarang saatnya untuk fokus pada langkah selanjutnya yaitu menegosiasikan detail akhir dan kontrak.

Sementara Internet penuh dengan rekomendasi pada negosiasi kontrak, jangan terhenti dalam proses hal-hal kecil. Penting untuk diingat bahwa langkah ini adalah langkah terakhir sebelum menjalin kemitraan jangka panjang dengan pengembang web terpilih.

Negosiasi ini berkonsentrasi pada penyelesaian masalah atau pertanyaan terbuka, yang pada gilirannya akan memberi Anda dasar yang kuat untuk memulai proses desain dan implementasi. Lakukan negosiasi kontrak dengan memperhatikan penyelesaian masalah terbuka dan klarifikasi setiap titik kebingungan.

Jika tim proyek yang dipilih telah melakukan pekerjaan yang baik dengan pelingkupan proyek dan mereka memilih pengembang yang tepat, negosiasi tidak boleh lebih dari tanda tangan. Jika seandainya tim telah memilih biro desain web yang salah, proyek tersebut mungkin terbukti cukup untuk memaksa tim untuk memikirkan perusahaan nomor dua.