Requisiti di risposta alla richiesta di offerta

Di recente hai visto molti post sui requisiti, i contratti e le proposte di progettazione di un sito web. Qual è il motivo dietro?

Questo perché se vuoi lanciare un design di sito web di successo avrai bisogno di più di immagini, testi e codice software. Di seguito sono riportati i principali requisiti di progettazione web che ogni risposta alla richiesta di proposta (RFP) deve includere.

Il successo della progettazione di un sito Web è il risultato diretto di una solida documentazione e di un processo strutturato

L'esecuzione di un progetto di web design efficace inizia e termina con una solida documentazione. Questa solida documentazione può essere sotto forma di dichiarazione di lavoro, contratto o proposta. Il nome di questo documento è meno essenziale delle informazioni contenute nel documento.

Che tu sia una grande impresa o una piccola impresa, è necessaria una solida documentazione per eseguire qualsiasi progetto web che rispetti il ​​budget, i compiti e i tempi previsti.

Più presti attenzione al documento nel processo di vendita, più agevole e facile l'intero processo andrà a tutte le persone coinvolte. Qui in questo articolo facciamo luce sulla valutazione e la revisione delle risposte alla richiesta di proposta (RFP). Dare un'occhiata!

Valutazione delle risposte RFP

Rivedere e valutare le risposte RFP sembra facile? Ma in realtà, sembra più facile di quanto non lo sia in realtà quando lo pratichi.

Se il team che sta gestendo il progetto chiede preventivi a diverse agenzie di design, il compito di valutare le proposte di web design può sentirli sopraffatti. Ok, non solo lo sentono, ma in realtà può essere opprimente.

Maggiore è il numero di lesioni RFP, maggiori sono le variazioni e il pool di risposta all'interno di tali proposte. Si spera che alla fine, quando è stato selezionato un breve elenco di sviluppatori Web prima di inviare la richiesta di offerta che manterrà questo numero limitato e renderà l'intero processo di revisione un po' più semplice.

Una volta che hai ricevuto una proposta per un sito web, è meglio farti alcune domande cruciali per iniziare. Queste domande di solito includono

• È possibile fornire la proposta entro la tempistica indicata nel progetto?
• Questa proposta rientra nei vincoli di budget del progetto?
• La risposta RFP che ricevi soddisfa tutti i requisiti del design di un sito Web?
• La risposta RFP è ben scritta e di facile comprensione?
• La risposta RFP che ti viene presentata in modo professionale?
• La risposta è stata fornita nei tempi previsti?

Le domande fornite sopra sono senza dubbio domande di alto livello, ma aiutano a eliminare qualsiasi azienda di web design che è chiaramente strana. A una risposta RFP incompleta, tardiva o non professionale dovrebbe essere data una bandiera rossa sul potenziale sviluppo di un sito web. Riguarda anche una risposta RFP che cita un prezzo due o tre volte il tuo budget.

Ora che hai ricevuto tutte le risposte e hai anche dato una bandiera rossa alle aziende che chiaramente non sono adatte, ora è il momento di rivedere a fondo ogni risposta di RFP in modo che sia facile per te confrontare le risposte di RFP in un modo più mele alle mele.

Requisiti di progettazione Web che devono essere esaminati in ogni risposta RFP

Ci sono diverse lunghezze di risposte RFP. Quindi, è meglio non concentrarsi sul numero di pagine o sul volume del testo. Ciò che conta di più è la soluzione e il contenuto presentati nella risposta.

Al momento della revisione delle risposte RFP, tieni sempre presente che ogni risposta copre alcuni elementi importanti di qualsiasi progetto web. Assicurati che questi requisiti di progettazione web includano, ma non sono limitati a, i dettagli forniti di seguito.

Schema del progetto:

Questo deve includere un elenco di alto livello e un vasto elenco di attività di progetto. Sebbene sia solo un piano iniziale, quindi non sarà dettagliato come il piano finale stesso, ma dovrebbero esserci abbastanza dettagli da contenere in modo da poter capire facilmente il flusso di costruzione, sviluppo, progettazione e scoperta.

Strumenti di gestione del progetto:

Ci deve essere un elenco adeguato degli strumenti di gestione dei progetti dell'agenzia di design. Ogni azienda ha un diverso set di strumenti per la gestione dei progetti, poiché all'interno di un'azienda sono disponibili molte fantastiche opzioni. La cosa più importante è assicurarsi che ci sia una struttura adeguata al processo di gestione del progetto e che i compiti, le date e i proprietari assegnati siano documentati in modo da essere facilmente comprensibili.

Membri del team:

Diverse agenzie di design offrono strutture diverse per i loro team. Più grande sarà l'agenzia di web design, più grande sarà il team di progetto che ci lavora. In qualità di acquirente, è essenziale per te sapere chi lavorerà con te nel tuo team e qual è la capacità di lavoro che forniranno. Non è necessario avere un curriculum completo di ogni membro del team, ma almeno hai un elenco di persone che lavoreranno con te nei prossimi mesi.

Tecnologia di base e sistema di gestione dei contenuti:

Se la richiesta di offerta del tuo sito Web non ha specificato una soluzione CMS desiderata, poiché questa sarà un elemento essenziale della proposta. Assicurati che le risposte RFP elenchino un CMS completo a scelta e qualsiasi tecnologia aggiuntiva necessaria per la distribuzione e la codifica del nuovo sito Web. Prendi nota in particolare di qualsiasi cosa proprietaria. Dai subito una bandiera rossa a un pacchetto CMS proprietario, poiché ti blocca in quello sviluppatore web per tutta la vita del sito web.

Prodotti finali:

Questo è un altro elenco molto importante perché dice cosa ti verrà consegnato quando andrai in diretta. Ciò potrebbe includere plug-in utilizzato, volume di migrazione dei contenuti, modelli di progettazione e molti altri relativi al progetto.

Elenco delle funzionalità:

Questo è un altro elenco molto importante se il sito Web che stai per progettare è più di un semplice sito Web di brochure. Più complesso è il tuo sito web, più dettagliato dovrebbe essere l'elenco delle funzionalità.

Migrazione dei contenuti:

Se il progetto del sito Web includerà la migrazione del contenuto, ricorda di elencare la quantità di contenuto che verrà migrata sul tuo nuovo sito Web. Ciò potrebbe includere allegati, utenti, eventi, prodotti, post, pagine e così via. Se il volume e la natura del contenuto non sono definiti, ciò comporterà costi aggiuntivi e un aumento della portata per te e per l'agenzia di design.

SEO:

Non dimenticare mai la SEO! Ciò potrebbe includere reindirizzamenti 301, definizione di meta, ottimizzazione della pagina, parola chiave richiesta per la mappatura della pagina e ricerca di parole chiave. Se ti affidi alla SEO organica, proteggi questa fonte di traffico durante la riprogettazione. Il modo migliore e più semplice per farlo è garantire che questo argomento sia centrato e al primo posto durante la proposta di progetto e il processo di definizione dell'ambito.

Utilizzo dell'immagine:

È essenziale comprendere attentamente l'assegnazione e la proprietà delle immagini utilizzate dal designer all'interno del progetto di web design. Chiedi all'agenzia di web design la persona responsabile del posizionamento, modifica, acquisto e selezione delle immagini. Ciò varierà da progetto a progetto, quindi meglio definirlo chiaramente in una fase iniziale.

Esclusioni:

Anche se non è necessario includere esclusioni in ogni proposta che fai, non dimenticare di elencarlo ogni volta che tu e il cliente avete discusso di qualsiasi elemento che non sta entrando nel progetto del sito web. Questo aiuta l'acquirente a proteggersi nel processo successivo, ma chiarisce anche i risultati finali per il cliente.

Reattività mobile:

Oggi nessun sito web è completo senza una reattività mobile. Dovrebbe essere la parte principale di qualsiasi sito Web moderno. Ma varia in base alle dimensioni del sito web. Ci sono molte grandi aziende che hanno un'app mobile o siti web separati. Va bene, se non hai un sito web mobile separato, assicurati che la proposta che progetti debba contenere un linguaggio che possa gestire facilmente la visualizzazione adattata a tablet e telefoni.

API o/e integrazione di terze parti:

Le aziende di livello enterprise e di fascia media di solito dispongono di un numero enorme di pacchetti software e di sistema all'interno della propria organizzazione. Questi sistemi vengono utilizzati per comunicare facilmente con il nuovo sito Web sincronizzando, spingendo e estraendo i dati. Se a volte è necessario utilizzare API o integrazione, assicurati che la proposta definisca il sistema di terze parti, il trasferimento dei dati, i punti dati e la parte responsabile.

Programma:

Ogni risposta alla proposta web deve includere un elenco che corrisponda alla pietra miliare del progetto. Questo dirà all'acquirente quanto tempo è necessario per il completamento di ciascuna pietra miliare e se il progetto si allineerà al calendario indicato.

Traguardi:

Se ci sono pietre miliari prestabilite, il team lavorerà in modo più efficace per raggiungere l'obiettivo in ogni fase del processo di progettazione del sito Web prima di procedere ulteriormente nella fase successiva. Traguardi tipici di solito includono beta-testing e/o lancio, migrazione dei contenuti, codifica dei temi, progettazione grafica, architettura dell'informazione, scoperta e go-live.

Ritardi:

I ritardi del progetto sono generalmente dovuti sia allo sviluppatore che al cliente. È essenziale capire come gestire con successo questi ritardi e come altereranno la tempistica e il budget complessivi del progetto di web design.

Termini di pagamento:

Se è presente un progetto di sito Web più piccolo, l'acquirente deve pagare un pagamento del 50% all'inizio del progetto e del 50% dopo il completamento. Mentre d'altra parte, se ci sono progetti di siti Web più grandi, i pagamenti si basano su tempi o traguardi prestabiliti. Assicurati che i termini di pagamento siano definiti chiaramente all'interno della tua proposta.

Spese:

Le spese di solito includono immagini d'archivio, licenze plug-in, costi di hosting, spese di dominio e/o viaggi. Assicurati che ci debbano essere i dettagli adeguati di ogni spesa all'interno della proposta e l'acquirente è responsabile del pagamento.

Formazione degli utenti:

Se l'utente non conoscerà il CMS, la proposta potrebbe contenere alcune linee guida per la scrittura di documentazione di formazione, sessioni di formazione interattive e/e strumenti di formazione online. Tieni presente che la metodologia di formazione deve corrispondere a quella della tua base di utenti.

Periodo di garanzia:

Il periodo di garanzia, di solito, copre la correzione di eventuali bug del software all'interno del sito web. Periodo di garanzia, generalmente fissato per un determinato periodo di giorni e deve essere indicato all'interno del contratto o della proposta. Questa garanzia coprirebbe la codifica da parte dello sviluppatore del sito Web, ma non le estensioni o i plug-in di terze parti.

Manutenzione in corso:

Non confondere mai la manutenzione con il periodo di garanzia; sono molto diversi da quello del periodo di garanzia. Un contratto di manutenzione deve essere pagato su base annuale o mensile e viene utilizzato per fornire aggiornamenti per sviluppatori Web al sistema e al software nel tempo. Per i siti Web WordPress la manutenzione continua includerebbe l'aggiornamento dell'intero software principale di WordPress e di qualsiasi plug-in installato sul sito Web. La manutenzione continua include anche assistenza individuale, reportistica, backup, monitoraggio e sicurezza quando necessario.

Supporto post-live quando necessario:

Non è necessario che ogni azienda abbia bisogno o voglia un contratto di manutenzione. Al posto di un contratto di manutenzione, alcune aziende richiederanno un supporto post-live su richiesta. Questo viene solitamente fatturato su base oraria e gestito tramite un sistema di supporto o ticket.

Passi successivi coinvolti nel processo RFP del sito web:

Dopo aver esaminato tutte le risposte RFP e aver ristretto il fornitore scelto, ora è il momento di concentrarsi sul passaggio successivo che è la negoziazione dei dettagli finali e dei contratti.

Mentre Internet è pieno di raccomandazioni sulle negoziazioni contrattuali, non rimanere bloccato nella minuzia del processo. È importante tenere presente che questo passaggio è l'ultimo passaggio prima di entrare in una lunga partnership con lo sviluppatore web selezionato.

Questa negoziazione si concentra sulla risoluzione di eventuali problemi o domande aperte, che a loro volta forniranno una solida base per avviare il processo di progettazione e implementazione. Avviare le trattative contrattuali prestando attenzione alla risoluzione di eventuali questioni aperte e chiarire eventuali punti di confusione.

Se il team di progetto scelto ha svolto un ottimo lavoro con l'ambito del progetto e ha selezionato lo sviluppatore giusto, le negoziazioni non devono essere altro che una firma. Se nel caso in cui il team abbia selezionato l'agenzia di web design sbagliata, il progetto potrebbe rivelarsi sufficiente per costringere il team a pensare all'azienda numero due.