Cerințe de răspuns la RFP

Ați văzut recent o mulțime de postări despre cerințele, contractele și propunerile pentru designul unui site web. Care este motivul din spatele ei?

Acest lucru se datorează faptului că, dacă doriți să lansați un design web de succes, veți avea nevoie de mai mult decât imagini, texte și cod software. Mai jos sunt cele mai importante cerințe de design web pe care trebuie să le includă fiecare răspuns la cererea de propunere (RFP).

Succesul designului unui site web este un rezultat direct al documentării solide și al procesului structurat

Executarea unui proiect de web design eficient începe și se termină cu o documentație solidă. Această documentație solidă poate fi sub formă de declarație de lucru, contract sau propunere. Denumirea acestui document este mai puțin esențială decât informațiile conținute în document.

Indiferent dacă sunteți o întreprindere mare sau o întreprindere mică, documentația solidă este necesară pentru a executa orice proiect web care este la buget, la sarcină și la timp.

Cu cât acordați mai multă atenție documentului în procesul de vânzare, cu atât întregul proces va merge mai ușor și mai ușor către toți cei implicați. Aici, în acest articol, aruncăm lumină asupra evaluării și revizuirii răspunsurilor la cererea de propuneri (RFP). Uită-te!

Evaluarea răspunsurilor RFP

Revizuirea și evaluarea răspunsurilor RFP sună ușor? Dar, de fapt, sună mai ușor decât este de fapt atunci când îl practici.

Dacă echipa care se ocupă de proiect solicită oferte de la diferite agenții de design, sarcina de a evalua propunerile de design web le poate simți copleșite. Ok, ei nu doar simt asta, dar în realitate poate fi copleșitor.

Cu cât numărul mai mare de leziuni RFP, cu atât variațiile și grupul de răspuns sunt mai mari în cadrul acestor propuneri. Sperăm că, în cele din urmă, atunci când a fost lista scurtă, a fost făcută o listă scurtă de dezvoltatori web înainte de a trimite cererea de propunere, care va menține acest număr limitat și va ușura puțin întregul proces de revizuire.

Odată ce primiți o propunere de site, mai bine să vă adresați câteva întrebări cruciale pentru a începe. Aceste întrebări includ de obicei

• Este posibilă prezentarea propunerii în termenul prevăzut în proiect?
• Această propunere se încadrează în constrângerile bugetare ale proiectului?
• Răspunsul la cererea de propuneri pe care îl primiți abordează toate cerințele pentru designul unui site web?
• Este răspunsul RFP bine scris și ușor de înțeles?
• Răspunsul la cererea de propuneri pe care îl primiți a fost prezentat într-un mod profesionist?
• Răspunsul a fost oferit în termenul stabilit?

Întrebările de mai sus sunt, fără îndoială, întrebări de nivel înalt, dar ajută la eliminarea oricărei firme de design web care este în mod clar ciudată. Un răspuns la RFP incomplet, întârziat sau neprofesional ar trebui să primească un semnal roșu cu privire la dezvoltarea potențială a site-ului web. De asemenea, se referă la un răspuns la cerere de propunere care cotează un preț de două ori sau de trei ori bugetul.

Acum că ați primit toate răspunsurile și, de asemenea, ați dat un semnal roșu firmelor care în mod clar nu se potrivesc, acum este momentul să revizuiți în detaliu fiecare răspuns la RFP, astfel încât să vă fie ușor să comparați răspunsurile RFP în un mod mai mult mere la mere.

Cerințe de design web pe care trebuie să le căutați în fiecare răspuns la cererea de propuneri

Există diferite lungimi de răspunsuri la RFP. Deci, este mai bine să nu vă concentrați pe numărul de pagini sau volumul de text. Ceea ce contează cel mai mult este soluția și conținutul prezentat în răspuns.

În momentul examinării răspunsurilor la cererea de propuneri, rețineți întotdeauna că fiecare răspuns acoperă câteva elemente importante ale oricărui proiect web. Asigurați-vă că aceste cerințe de design web includ, dar nu se limitează la, detaliile prezentate mai jos.

Plan de proiect:

Aceasta trebuie să includă un nivel înalt și o listă uriașă de sarcini de proiect. Deși este doar un plan inițial, nu va fi la fel de detaliat ca planul final în sine, dar ar trebui să existe suficiente detalii pentru a putea înțelege cu ușurință fluxul de construire, dezvoltare, proiectare și descoperire.

Instrumente de management de proiect:

Trebuie să existe o listă adecvată a instrumentelor de management de proiect ale agenției de design. Fiecare firmă are un set diferit de instrumente de management de proiect, deoarece în cadrul unei companii există o mulțime de opțiuni excelente disponibile. Cel mai important lucru este să vă asigurați că există o structură adecvată a procesului de management al proiectului și sarcinile date, datele și proprietarii vor fi documentate într-un mod care să fie ușor de înțeles.

Membrii echipei:

Diferite agenții de design oferă structuri diferite pentru echipele lor. Cu cât agenția de web design va fi mai mare, cu atât echipa de proiect lucrează la ea mai mare. În calitate de cumpărător, este esențial să știi cine va lucra cu tine în echipa ta și care este capacitatea de muncă pe care o vor oferi. Nu este necesar să ai un CV complet al fiecărui membru al echipei, dar măcar ai o listă cu oamenii care lucrează cu tine în următoarele luni.

Tehnologia de bază și sistemul de management al conținutului:

Dacă cererea de propuneri a site-ului dvs. nu a specificat o soluție CMS dorită, deoarece aceasta va fi un element esențial al propunerii. Asigurați-vă că răspunsurile RFP prezintă un CMS complet la alegere și orice tehnologie suplimentară necesară pentru implementarea și codificarea noului site web. Luați o atenție specială la orice lucru proprietar. Dați imediat un semnal roșu unui pachet CMS proprietar, deoarece vă blochează în acel dezvoltator web pe toată durata de viață a site-ului.

Produse livrate:

Aceasta este o altă listă cea mai importantă, deoarece spune ce vă va fi livrat atunci când intrați în direct. Aceasta poate include plug-in-ul utilizat, volumul de migrare a conținutului, șabloane de design și multe altele legate de proiect.

Lista de funcționalități:

Aceasta este o altă listă cea mai importantă dacă site-ul web pe care urmează să îl proiectați este mai mult decât un simplu site web cu o broșură. Cu cât site-ul dvs. este mai complex, cu atât ar trebui să fie mai detaliată lista de funcționalități.

Migrarea conținutului:

Dacă proiectul site-ului web va include migrarea conținutului, nu uitați să enumerați cât de mult conținut va fi migrat pe noul dvs. site web. Acestea pot include atașamente, utilizatori, evenimente, produse, postări, pagini și așa mai departe. Dacă volumul și natura conținutului nu sunt definite, aceasta va cauza costuri suplimentare și scăderea domeniului de aplicare atât pentru dvs., cât și pentru agenția de design.

SEO:

Nu uita niciodată de SEO! Aceasta ar putea include redirecționări 301, definiție meta, optimizare pe pagină, cuvinte cheie necesare pentru maparea paginii și cercetare de cuvinte cheie. Dacă te bazezi pe SEO organic, protejează această sursă de trafic în timpul reproiectării. Cel mai bun și mai ușor de făcut acest lucru este să vă asigurați că acest subiect este centrat și mai întâi în timpul procesului de propunere de proiect și de definire a domeniului.

Utilizarea imaginii:

Este esențial să înțelegeți cu atenție atribuirea și proprietatea imaginilor utilizate de designer în cadrul proiectului de web design. Întrebați agenția de web design despre persoana responsabilă cu plasarea, editarea, cumpărarea și selectarea imaginilor. Acest lucru va varia de la un proiect la altul, așa că mai bine să definiți clar acest lucru într-un stadiu incipient.

Excluderi:

Deși nu este necesar să includeți excluderi în fiecare propunere pe care o faceți, dar nu uitați să o enumerați atunci când dvs. și clientul discutați despre orice element care nu intră în proiectul site-ului. Acest lucru ajută cumpărătorul să se protejeze în procesul ulterioară, dar și clarifică livrabilele dvs. pentru client.

Reactivitate la mobil:

Astăzi, niciun site web nu este complet fără receptivitate pe mobil. Ar trebui să fie partea majoră a oricărui site web modern. Dar variază în funcție de dimensiunea site-ului. Există multe companii mari care au o aplicație mobilă sau site-uri web separate. Este în regulă, dacă nu aveți un site mobil separat, asigurați-vă că propunerea pe care o proiectați trebuie să conțină un limbaj care poate gestiona cu ușurință afișajul adaptat tabletelor și telefoanelor.

API-uri sau/și integrare terță parte:

Întreprinderile și companiile mijlocii au de obicei un număr mare de pachete de software și sistem în cadrul organizației lor. Aceste sisteme sunt folosite pentru a comunica cu ușurință cu noul site web prin sincronizarea, împingerea și extragerea datelor. Dacă API-urile sau integrarea trebuie folosite uneori, asigurați-vă că propunerea definește sistemul terță parte, transferul de date, punctele de date și partea responsabilă.

Programa:

Fiecare răspuns de propunere web trebuie să includă o listă care corespunde etapei proiectului. Acest lucru va spune cumpărătorului cât timp este necesar pentru finalizarea fiecărei etape și dacă proiectul se va alinia la calendarul dvs.

Etape de reper:

Dacă există etape stabilite, echipa va lucra mai eficient pentru a atinge obiectivul în fiecare etapă a procesului de proiectare a site-ului web înainte de a trece mai departe în etapa următoare. Etapele tipice includ, de obicei, testarea beta sau/și lansarea, migrarea conținutului, codificarea temei, designul grafic, arhitectura informațiilor, descoperirea și lansarea.

Întârzieri:

Întârzierile proiectelor se datorează de obicei atât dezvoltatorului, cât și clientului. Este esențial să înțelegeți cum să gestionați cu succes aceste întârzieri și cum va modifica calendarul și bugetul general al proiectului de web design.

Termeni de plată:

Dacă există un proiect de site mai mic, cumpărătorul trebuie să plătească o plată de 50% la începutul proiectului, iar 50% după finalizare. În timp ce, pe de altă parte, dacă există proiecte de site-uri web mai mari, plățile se bazează pe calendare sau etape stabilite. Asigurați-vă că termenii de plată sunt definiți clar în propunerea dvs.

Cheltuieli:

Cheltuielile includ de obicei imagini de stoc, licențe de plug-in, taxe de găzduire, taxe de domeniu și/sau călătorie. Asigurați-vă că trebuie să existe detalii adecvate pentru fiecare cheltuială în cadrul propunerii, iar cumpărătorul este responsabil pentru plată.

Instruirea utilizatorilor:

Dacă utilizatorul va fi nou în CMS, propunerea ar putea conține câteva îndrumări pentru redactarea documentației de instruire, sesiuni de instruire interactive sau/și instrumente de instruire online. Rețineți că metodologia de instruire trebuie să se potrivească cu cea a bazei dvs. de utilizatori.

Perioada de garantie:

Perioada de garanție acoperă, de obicei, corectarea oricăror erori software din cadrul site-ului web. Perioada de garanție, de obicei stabilită pentru o anumită perioadă de zile și trebuie menționată în contract sau propunere. Această garanție ar acoperi codificarea de către dezvoltatorul site-ului web, dar nu extensiile sau plug-in-urile terțelor părți.

Întreținere continuă:

Nu confundați niciodată întreținerea cu perioada de garanție; sunt foarte diferite de cele ale perioadei de garanție. Un contract de întreținere trebuie să fie plătit anual sau lunar și este utilizat pentru a oferi dezvoltatorilor web actualizări ale sistemului și software-ului în timp. Pentru site-urile WordPress, întreținerea continuă ar include actualizarea întregului software de bază WordPress și orice plug-in instalat pe site. Întreținerea continuă include, de asemenea, asistență individuală, raportare, backup, monitorizare și securitate atunci când este necesar.

Asistență post-live atunci când este necesar:

Nu este necesar ca fiecare companie să aibă nevoie sau să dorească un acord de întreținere. În locul unui acord de întreținere, unele companii vor solicita un suport post-live la cerere. Acest lucru este de obicei facturat pe oră și gestionat printr-un sistem de asistență sau bilet.

Următorii pași implicați în procesul de cerere de propuneri pe site:

După ce ați parcurs întregul răspuns la RFP și ați restrâns furnizorul ales, acum este timpul să vă concentrați pe următorul pas care este negocierea detaliilor finale și a contractelor.

În timp ce internetul este plin de recomandări cu privire la negocierile contractelor, nu vă lăsați blocați în detaliile procesului. Este important să rețineți că acest pas este ultimul pas înainte de a intra într-un parteneriat lung cu dezvoltatorul web selectat.

Această negociere se concentrează pe rezolvarea oricăror probleme sau întrebări deschise, care, la rândul lor, vă vor oferi o bază solidă pentru a începe procesul de proiectare și implementare. Intră în negocieri contractuale acordând atenție rezolvării oricăror probleme deschise și clarificând orice puncte de confuzie.

Dacă echipa de proiect aleasă a făcut o treabă grozavă cu definirea domeniului proiectului și a selectat dezvoltatorul potrivit, negocierile nu trebuie să fie mai mult decât o semnătură. Dacă în cazul în care echipa a selectat o agenție de web design greșită, proiectul se poate dovedi suficient pentru a obliga echipa să se gândească la firma numărul doi.