متطلبات استجابة RFP

لقد شاهدت مؤخرًا الكثير من المنشورات حول المتطلبات والعقود والمقترحات الخاصة بتصميم موقع الويب. ما هو السبب وراء ذلك؟

هذا لأنه إذا كنت ترغب في إطلاق تصميم موقع ويب ناجح ، فستحتاج إلى أكثر من الصور والنصوص ورموز البرامج. فيما يلي أهم متطلبات تصميم الويب التي يجب أن تتضمنها استجابة كل طلب عرض (RFP).

نجاح تصميم الموقع هو نتيجة مباشرة للتوثيق القوي والعملية المنظمة

يبدأ تنفيذ مشروع تصميم ويب فعال وينتهي بوثائق قوية. قد تكون هذه الوثائق القوية في شكل بيان عمل أو عقد أو اقتراح. اسم هذا المستند أقل أهمية من المعلومات الواردة في المستند.

سواء كنت مؤسسة كبيرة أو شركة صغيرة ، فإن الوثائق القوية ضرورية لتنفيذ أي مشروع ويب في حدود الميزانية وفي المهمة وفي الوقت المحدد.

كلما زاد اهتمامك بالمستند في عملية المبيعات ، زادت سلاسة وسهولة العملية برمتها لجميع المعنيين. هنا في هذه المقالة نلقي الضوء على تقييم ومراجعة استجابات طلب تقديم العروض (RFP). الق نظرة!

تقييم استجابات RFP

هل تبدو مراجعة وتقييم استجابات طلب تقديم العروض أمرًا سهلاً؟ لكن في الواقع ، يبدو الأمر أسهل مما هو عليه في الواقع عندما تمارسه.

إذا طلب الفريق الذي يتولى المشروع اقتباسات من وكالات تصميم مختلفة ، فإن مهمة تقييم مقترحات تصميم الويب يمكن أن تشعر بالإرهاق. حسنًا ، إنهم لا يشعرون بذلك فقط - ولكن في الواقع يمكن أن يكون الأمر ساحقًا.

كلما زاد عدد إصابات طلب تقديم العروض ، زادت الاختلافات وتجمع الاستجابة ضمن تلك المقترحات. نأمل في النهاية عند وضع قائمة مختصرة من مطوري الويب في القائمة المختصرة أن يتم ذلك قبل إرسال طلب تقديم العروض الذي سيبقي هذا الرقم محدودًا ويجعل عملية المراجعة بأكملها أسهل قليلاً.

بمجرد حصولك على اقتراح موقع على شبكة الإنترنت ، من الأفضل أن تطرح عليك بعض الأسئلة المهمة لتبدأ بنفسك. عادة ما تشمل هذه الأسئلة

• هل من الممكن تقديم الاقتراح ضمن الجدول الزمني المحدد في المشروع؟
• هل هذا الاقتراح ضمن قيود الميزانية الخاصة بالمشروع؟
• هل استجابة RFP التي تحصل عليها تتناول جميع متطلبات تصميم موقع الويب؟
• هل استجابة RFP مكتوبة بشكل جيد وسهلة الفهم؟
• هل تم تقديم استجابة RFP التي تلقيتها بطريقة احترافية؟
• هل تم تقديم الرد ضمن الإطار الزمني المحدد؟

الأسئلة المذكورة أعلاه هي بلا شك أسئلة عالية المستوى ، لكنها تساعد في التخلص من أي شركة تصميم ويب من الواضح أنها فردية. يجب إعطاء إشارة حمراء بخصوص أي استجابة غير مكتملة أو متأخرة أو غير مهنية لطلب تقديم العروض بشأن التطوير المحتمل لموقع الويب. تتعلق أيضًا باستجابة طلب تقديم العروض التي تقتبس سعرًا مرتين أو تتفوق على ميزانيتك.

الآن بعد أن تلقيت جميع الردود وأعطيت أيضًا علامة حمراء للشركات التي من الواضح أنها ليست مناسبة ، فقد حان الوقت الآن لمراجعة كل ردود RFP بدقة حتى يكون من السهل عليك مقارنة ردود RFP في بطريقة أكثر من التفاح إلى التفاح.

متطلبات تصميم الويب التي يجب أن تظهر في كل استجابة RFP

توجد أطوال مختلفة لاستجابات طلب تقديم العروض. لذلك ، من الأفضل عدم التركيز على عدد الصفحات أو حجم النص. ما يهم أكثر هو الحل والمحتوى المقدم في الرد.

في وقت مراجعة ردود طلب تقديم العروض ، ضع في اعتبارك دائمًا أن كل رد يغطي بعض العناصر المهمة في أي مشروع ويب. تأكد من أن متطلبات تصميم الويب هذه تتضمن ، على سبيل المثال لا الحصر ، التفاصيل الواردة أدناه.

خطة المشروع:

يجب أن يتضمن ذلك قائمة عالية المستوى وقائمة ضخمة من مهام المشروع. على الرغم من أنها مجرد خطة أولية ، إلا أنها لن تكون مفصلة مثل الخطة النهائية نفسها ، ولكن يجب أن تكون هناك تفاصيل كافية بحيث يمكنك بسهولة فهم تدفق البناء والتطوير والتصميم والاكتشاف.

أدوات إدارة المشروع:

يجب أن تكون هناك قائمة مناسبة لأدوات إدارة المشاريع الخاصة بوكالة التصميم. كل شركة لديها مجموعة أدوات مختلفة لإدارة المشاريع ، حيث يوجد داخل الشركة الكثير من الخيارات الرائعة المتاحة. الشيء الأكثر أهمية هو التأكد من وجود هيكل مناسب لعملية إدارة المشروع وسيتم توثيق المهام والتواريخ والمالكين المعينين بطريقة يسهل فهمها.

أعضاء الفريق:

تقدم وكالات التصميم المختلفة هياكل مختلفة لفرقهم. كلما كانت وكالة تصميم الويب أكبر كلما كان لديها فريق المشروع الذي يعمل عليها. بصفتك مشترًا ، من الضروري أن تعرف من سيعمل معك في فريقك وما هي قدرة العمل الذي سيقدمونه. ليس من الضروري أن يكون لديك سيرة ذاتية كاملة لكل عضو في الفريق ، ولكن على الأقل لديك قائمة بالأشخاص الذين يعملون معك في الأشهر القادمة.

تقنية خط الأساس ونظام إدارة المحتوى:

إذا لم يحدد طلب تقديم العروض لموقع الويب الخاص بك حلاً مطلوبًا لنظام إدارة المحتوى ، فسيكون هذا عنصرًا أساسيًا في الاقتراح. تأكد من أن ردود طلب تقديم العروض تسرد قائمة كاملة من اختيار CMS وأي تقنية إضافية مطلوبة في نشر وترميز موقع الويب الجديد. خذ ملاحظة خاصة عن أي شيء خاص. قم بإعطاء علامة حمراء في الحال لحزمة CMS مملوكة ، لأنها تحبسك في مطور الويب هذا طوال عمر موقع الويب.

الإنجازات:

هذه قائمة أخرى أكثر أهمية لأنها تخبرنا بما سيتم تسليمه لك عند بدء البث المباشر. قد يشمل ذلك المكون الإضافي المستخدم وحجم ترحيل المحتوى وقوالب التصميم وغيرها الكثير المتعلقة بالمشروع.

قائمة الوظائف:

هذه قائمة أخرى مهمة إذا كان موقع الويب الذي ستصممه هو أكثر من موقع كتيب بسيط. كلما كان موقع الويب الخاص بك أكثر تعقيدًا ، يجب أن تكون قائمة الوظائف أكثر تفصيلاً.

ترحيل المحتوى:

إذا كان مشروع موقع الويب سيتضمن ترحيل المحتوى ، فتذكر سرد مقدار المحتوى الذي سيتم ترحيله إلى موقع الويب الجديد الخاص بك. قد يشمل ذلك المرفقات والمستخدمين والأحداث والمنتجات والمنشورات والصفحات وما إلى ذلك. إذا لم يتم تحديد حجم وطبيعة المحتوى ، فسوف يتسبب ذلك في زيادة التكاليف الإضافية والنطاق بالنسبة لك وكذلك لوكالة التصميم.

SEO:

لا تنس أبدًا تحسين محركات البحث! يمكن أن يشمل ذلك عمليات إعادة التوجيه 301 ، وتعريف Meta ، والتحسين على الصفحة ، والكلمة الرئيسية المطلوبة لتعيين الصفحة ، والبحث عن الكلمات الرئيسية. إذا كنت تعتمد على مُحسنات محركات البحث العضوية ، فاحمِ مصدر حركة المرور هذا أثناء إعادة التصميم. أفضل وأسهل للقيام بذلك هو التأكد من أن هذا الموضوع يتمحور حول الموضوع أولاً أثناء اقتراح المشروع وعملية تحديد النطاق.

استخدام الصورة:

من الضروري أن نفهم بعناية تعيين وملكية الصور التي استخدمها المصمم في مشروع تصميم الويب. اسأل وكالة تصميم الويب عن الشخص المسؤول عن وضع الصور وتحريرها وشرائها واختيارها. سيختلف هذا من مشروع إلى آخر بشكل أفضل لتحديد هذا بوضوح في مرحلة مبكرة.

الاستثناءات:

في حين أنه ليس من الضروري تضمين الاستبعادات في كل اقتراح تقدمه ، لكن لا تنسَ سردها في أي وقت تناقش أنت والعميل أي عنصر لا يدخل في مشروع موقع الويب. يساعد هذا المشتري على الحماية في العملية اللاحقة ، ولكنه يوضح أيضًا التسليمات الخاصة بك للعميل.

استجابة المحمول:

اليوم لا يوجد موقع ويب مكتمل بدون استجابة الجوال. يجب أن يكون الجزء الأكبر من أي موقع ويب حديث. لكنها تختلف حسب حجم الموقع. هناك العديد من الشركات الكبيرة التي لديها تطبيقات أو مواقع ويب منفصلة للجوال. لا بأس ، إذا لم يكن لديك موقع ويب منفصل للجوال ، فتأكد من أن الاقتراح الذي تصممه يجب أن يحتوي على لغة يمكنها بسهولة إدارة العرض المتكيف مع الأجهزة اللوحية والهواتف.

واجهات برمجة التطبيقات و / و تكامل الطرف الثالث:

عادة ما يكون لدى المؤسسات والشركات متوسطة السوق عدد كبير من حزم البرامج والأنظمة داخل مؤسستهم. تُستخدم هذه الأنظمة للتواصل بسهولة مع موقع الويب الجديد عن طريق مزامنة البيانات ودفعها وسحبها. إذا لزم استخدام واجهات برمجة التطبيقات أو التكامل في بعض الأحيان ، فتأكد من أن الاقتراح يحدد نظام الطرف الثالث ونقل البيانات ونقاط البيانات والطرف المسؤول.

برنامج:

يجب أن تتضمن كل استجابة لمقترح ويب قائمة تتوافق مع المرحلة الرئيسية للمشروع. سيخبر هذا المشتري مقدار الوقت المطلوب لإكمال كل معلم رئيسي وما إذا كان المشروع سيتوافق مع الجدول الزمني المحدد لك.

معالم:

إذا كانت هناك معالم محددة ، فسيعمل الفريق بشكل أكثر فاعلية لتحقيق الهدف في كل مرحلة من مراحل عملية تصميم موقع الويب قبل المضي قدمًا في المرحلة التالية. تتضمن المعالم النموذجية عادةً الاختبار التجريبي و / والإطلاق ، وترحيل المحتوى ، وترميز السمات ، والتصميم الجرافيكي ، وهندسة المعلومات ، والاكتشاف ، وبدء البث المباشر.

التأخير:

عادة ما يكون تأخير المشروع بسبب كل من المطور والعميل. من الضروري فهم كيفية التعامل بنجاح مع هذه التأخيرات وكيف ستغير الجدول الزمني لمشروع تصميم الويب الإجمالي والميزانية.

شروط الدفع:

إذا كان هناك مشروع موقع ويب أصغر ، يتعين على المشتري دفع دفعة قدرها 50٪ عند بداية المشروع بينما يدفع 50٪ بعد الانتهاء. بينما من ناحية أخرى ، إذا كان هناك مشاريع أكبر على شبكة الإنترنت ، فإن المدفوعات تستند إلى أوقات محددة أو معالم. تأكد من تحديد شروط الدفع بوضوح في عرضك.

نفقات:

تشمل النفقات عادةً صور المخزون وتراخيص المكونات الإضافية ورسوم الاستضافة ورسوم المجال و / أو السفر. تأكد من وجود تفاصيل مناسبة لكل حساب ضمن العرض والمشتري هو المسؤول عن السداد.

تدريب المستخدم:

إذا كان المستخدم جديدًا في نظام إدارة المحتوى ، فقد يحتوي الاقتراح على بعض الإرشادات لكتابة وثائق التدريب و / أو جلسات التدريب التفاعلية أو / وأدوات التدريب عبر الإنترنت. ضع في اعتبارك أن منهجية التدريب يجب أن تتطابق مع منهجية قاعدة المستخدمين لديك.

فترة الضمان:

تغطي فترة الضمان عادةً تصحيح أي أخطاء برمجية داخل موقع الويب. فترة الضمان ، يتم تحديدها عادةً لفترة معينة من الأيام ويجب ذكرها في العقد أو العرض. سيغطي هذا الضمان الترميز من قبل مطور موقع الويب ، ولكن ليس ملحقات الطرف الثالث أو المكونات الإضافية.

الصيانة المستمرة:

لا تخلط أبدًا بين الصيانة وفترة الضمان ؛ إنها مختلفة تمامًا عن فترة الضمان. يجب دفع اتفاقية الصيانة على أساس سنوي أو شهري ، ويتم استخدامها لتوفير تحديثات مطور الويب للنظام والبرامج بمرور الوقت. بالنسبة لمواقع الويب الخاصة بـ WordPress ، ستشمل الصيانة المستمرة تحديث برنامج WordPress الأساسي بالكامل وأي مكون إضافي مثبت على موقع الويب. تتضمن الصيانة المستمرة أيضًا المساعدة الفردية والإبلاغ والنسخ الاحتياطي والمراقبة والأمان عند الحاجة.

دعم ما بعد البث المباشر عند الحاجة:

ليس من الضروري أن تحتاج كل شركة أو تريد اتفاقية صيانة. بدلاً من اتفاقية الصيانة ، ستطلب بعض الشركات دعمًا لما بعد البث عند الطلب. عادة ما يتم دفع هذا المبلغ على أساس كل ساعة ويتم إدارته من خلال نظام دعم أو تذكرة.

الخطوات التالية المتضمنة في عملية طلب تقديم العروض الخاصة بالموقع الإلكتروني:

بعد الانتهاء من استجابات RFP بالكامل وتضييق نطاق البحث على المورد المختار ، حان الوقت الآن للتركيز على الخطوة التالية وهي التفاوض على التفاصيل النهائية والعقود.

بينما الإنترنت مليء بالتوصيات بشأن مفاوضات العقد ، لا تتعطل في تفاصيل العملية. من المهم أن تضع في اعتبارك أن هذه الخطوة هي الخطوة الأخيرة قبل الدخول في شراكة طويلة مع مطور الويب المحدد.

تركز هذه المفاوضات على حل أي قضايا أو أسئلة مفتوحة ، والتي بدورها ستوفر لك أساسًا متينًا لبدء عملية التصميم والتنفيذ. اذهب إلى مفاوضات العقود مع الانتباه إلى حل أي قضايا مفتوحة وتوضيح أي نقاط ارتباك.

إذا قام فريق المشروع المختار بعمل رائع في تحديد نطاق المشروع واختاروا المطور المناسب ، فيجب ألا تكون المفاوضات أكثر من توقيع. إذا كان الفريق قد اختار وكالة تصميم الويب الخطأ ، فقد يثبت المشروع أنه كافٍ لإجبار الفريق على التفكير في الشركة الثانية.