Mengapa Tim Terdistribusi Penting, dan Bagaimana Membangunnya

“Asumsikan Anda sendiri dalam sebuah startup, dan Anda menginginkan pasangan. Anda akan membutuhkan banyak waktu untuk menemukan pasangan, bukan? Dia akan menjadi setengah dari perusahaan Anda. Mengapa Anda harus meluangkan waktu lebih sedikit untuk menemukan sepertiga dari perusahaan Anda atau seperempat dari perusahaan Anda atau seperlima dari perusahaan Anda? Ketika Anda berada di sebuah startup, sepuluh orang pertama akan menentukan apakah perusahaan itu berhasil atau tidak. Masing-masing adalah 10% dari perusahaan. Jadi mengapa Anda tidak mengambil waktu sebanyak yang diperlukan untuk menemukan semua A-player? Jika tiga tidak begitu hebat, mengapa Anda menginginkan sebuah perusahaan di mana 30% dari orang-orang Anda tidak begitu hebat?” — Steve Jobs

Pada tahun 2003, penulis Michael Lewis menerbitkan sebuah buku berjudul Moneyball: The Art of Winning an Unfair Game. Sekilas, buku ini adalah kisah klasik yang tidak diunggulkan: tim bisbol yang berjuang menyadari bahwa pencari bakat yang mengandalkan kebijaksanaan berusia puluhan tahun kehilangan peluang untuk membangun tim pemenang. Dengan mengembangkan taktik kepanduan mereka untuk menggabungkan alat dan praktik modern, tim mengidentifikasi dan merekrut daftar pemain yang diremehkan, mencapai rekor kemenangan melawan lawan dengan gaji yang jauh lebih besar.

Pelajaran sebenarnya dari Moneyball jelas: apakah Anda adalah perusahaan besar atau pemula yang suka berkelahi yang mencari keunggulan atas pemain lama yang dapat menghabiskan uang Anda, Anda memiliki kesempatan untuk menyesuaikan taktik Anda dan mempekerjakan sumber bakat berkualitas tinggi yang belum dimanfaatkan dengan mengenali ketika kebijaksanaan konvensional dalam membangun tim tidak lagi mencerminkan kenyataan.

Perusahaan Memainkan Moneyball Dengan Menggunakan Tim Terdistribusi

Dalam pandangan kami, ada peluang yang jelas bagi organisasi untuk bermain "moneyball" dalam mencari talenta dengan ROI tinggi: memberdayakan tim Anda untuk mempekerjakan karyawan jarak jauh.

Lebih dari 43% pekerja AS melakukan telecommuting pada tahun lalu, peningkatan substansial dari 9% yang mengatakan hal yang sama pada tahun 1995.

Pada tahun 2016, perusahaan keterlibatan karyawan TinyPulse melakukan survei terhadap lebih dari 500 karyawan jarak jauh dan menemukan bahwa mereka lebih bahagia, merasa lebih dihargai, dan jauh lebih produktif daripada rekan-rekan mereka di lokasi. Lebih dari 43% pekerja AS melakukan telecommuting pada tahun lalu, peningkatan substansial dari 9% yang mengatakan hal yang sama pada tahun 1995. Secara keseluruhan, perusahaan yang mengizinkan kerja jarak jauh telah menunjukkan tingkat stres yang lebih rendah, efisiensi yang lebih besar, dan perputaran tenaga kerja yang lebih rendah.

Menyesuaikan organisasi Anda untuk mengakomodasi tim terdistribusi bukanlah hal yang mudah. Namun dalam pandangan kami, bertahan dengan status quo menghadirkan risiko yang lebih besar. Kami percaya perusahaan yang menolak pindah ke jarak jauh seperti pencari bakat jadul: mereka melakukan pekerjaan yang sangat baik mengikuti saran suara dari dua puluh tahun yang lalu. Di sisi lain, organisasi yang merangkul pekerjaan jarak jauh sedang bermain moneyball: setiap orang akan mengikuti jejak mereka dalam waktu dekat, tetapi untuk saat ini mereka dihargai dengan keunggulan kompetitif yang substansial.

Dalam artikel ini, kami memaparkan keberatan umum terhadap tim terdistribusi, dan berbagi pengalaman kami dalam mengatasi perangkap ini dengan lima rekomendasi yang mencakup praktik terbaik dalam perekrutan, mengukur metrik, manajemen, alat, dan budaya yang tepat.

Kekhawatiran Umum Dengan Tim Terdistribusi

Eksekutif berpengalaman mungkin memiliki ketakutan sisa tim pengembangan terdistribusi yang berasal dari pengalaman di era outsourcing awal. Eksekutif yang lebih baru mungkin tergoda untuk mengandalkan kebijaksanaan konvensional untuk mengabaikan tim jarak jauh. Kedua kelompok cenderung mengutip kekhawatiran berikut:

• Kualitas: Hampir dua puluh tahun yang lalu, paparan pertama terhadap tim terdistribusi terjadi dalam konteks model outsourcing tradisional, yang sepenuhnya didorong oleh penghematan biaya. Kolaborasi terasa mustahil: alat yang kita anggap remeh saat ini seperti Slack atau GitHub tidak ada, pertukaran email memakan waktu berhari-hari karena masalah zona waktu, bandwidth mahal—dan untuk beberapa alasan, semua orang terkejut ketika perangkat lunak dibuat oleh yang termurah pengembang yang kami temukan ternyata buruk.
• Visibilitas: Manajer proyek tidak menyukai kejutan. Inilah alasan mengapa seorang manajer pabrik memeriksa jalur produksi secara teratur, atau seorang mandor konstruksi duduk di meja di trailer di lokasi kerja. Tentu saja, tidak banyak kasus ketika Anda memerlukan kedekatan fisik untuk memeriksa kemajuan dalam produk perangkat lunak atau keterlibatan layanan profesional—selain kedekatan dengan koneksi Wi-Fi yang baik atau menara seluler—tetapi kehadiran tetap penting di antara para manajer semua jenis.
• Ortodoksi Agile: Kami melihat banyak perusahaan mempertimbangkan atau secara aktif menerapkan transformasi Agile. Sebagai bagian dari transformasi itu, mereka cenderung mencari bimbingan untuk eksekutif mereka dari buku Agile, pelatih dan perusahaan konsultan. Dalam hal membangun tim, para ahli ini cenderung mengatakan hal yang sama: “Tim Anda harus ditempatkan bersama.” Ini adalah nasihat yang bagus lima belas tahun yang lalu—dalam banyak hal, Agile adalah reaksi terhadap kondisi di atas yang membuat kolaborasi hampir tidak mungkin melintasi jarak, dan membuat praktik manajemen proyek air terjun yang kaku diperlukan.

Sebagian besar berkat peningkatan teknologi untuk kolaborasi dan komunikasi, kondisi yang menyebabkan kekhawatiran ini tidak ada lagi. Dengan menerapkan lima praktik terbaik yang diuraikan di bawah ini, organisasi akan diperlengkapi dengan baik untuk membangun tim terdistribusi yang berkinerja tinggi dan memaksimalkan potensi transformatif dari pekerjaan jarak jauh.

1. Sewa Untuk Kompatibilitas Jarak Jauh

Tidak semua orang dibuat untuk pekerjaan jarak jauh. Pikirkan tentang sifat-sifat yang Anda hargai sebagai pengembang top: keunggulan teknik dan teknis, kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam pengaturan tim, komunikasi yang terbuka dan jujur. Menilai bagaimana soft skill khususnya akan diterjemahkan dalam pengaturan jarak jauh itu menantang, jadi berikut adalah beberapa karakteristik yang harus dicari:

• Proaktif: Kedekatan fisik memudahkan untuk sering check-in; kecuali sumber daya itu, karyawan terbaik adalah pemula yang tidak membutuhkan tugas yang diberikan atau bimbingan terus-menerus untuk menyelesaikan sesuatu.
• Kejam dalam memprioritaskan: Pekerja jarak jauh yang baik memiliki kepekaan intuitif untuk apa yang penting dan apa yang tidak pada proyek tertentu, mempersempit pada apa yang penting.
• Keterampilan menulis yang mahir: Komunikasi dalam tim jarak jauh biasanya berbentuk tertulis, yang membuat keterampilan menulis sangat penting untuk tim jarak jauh.

Di mana Anda menemukan superstar jarak jauh ini? Orang-orang dengan atribut di atas biasanya memiliki latar belakang startup atau keterlibatan freelance sebelumnya yang memungkinkan mereka membangun rekam jejak pencapaian di lingkungan yang tidak terstruktur.

2. Untuk Mengelola Tim Terdistribusi, Buat Kotak Pasir

Kekhawatiran yang sering kami dengar tentang tim pengembangan terdistribusi adalah kesulitan menegakkan norma tim, standar dan praktik pengkodean, dan proses manajemen proyek. Dalam pengalaman kami, tim yang produktif diberdayakan dan diatur sendiri, dengan banyak kebebasan untuk menetapkan standar sendiri.

Tim jarak jauh tidak terkecuali, tetapi manajemen harus berhati-hati untuk memastikan bahwa kontrol sudah ada. Sebagai prinsip umum untuk mengelola tim terdistribusi, kami suka menggunakan analogi kotak pasir. Tepi kotak mewakili batasan untuk tim: batasan yang disepakati seperti upacara sprint, alat dan kerangka kerja yang akan digunakan, harapan cakupan kode, dll.

Dengan kata lain, kerangka kerja dan proses untuk kolaborasi harus didefinisikan dengan tegas, tetapi pengembangan perangkat lunak adalah seni yang sama pentingnya dengan sains, jadi karyawan jarak jauh harus memiliki kebebasan untuk berkreasi di dalam kotak pasir.

3. Latih Manajer untuk Melacak Hasil, Bukan Keluaran

Sadar atau tidak, beberapa manajer mengukur produktivitas dengan jumlah jam yang dihabiskan di meja sebagai lawan dari hasil pekerjaan itu. Tetapi pengembang yang menghasilkan ribuan baris kode sub-par tidak boleh dianggap lebih produktif daripada pengembang yang menghasilkan beberapa ratus baris kode luar biasa dalam periode waktu yang sama.

Khususnya untuk tim jarak jauh, metrik produktivitas sangat penting untuk mengukur kualitas hasil, bukan sekadar keluaran: Berapa banyak perangkat lunak bagus yang kami kirimkan bulan lalu? Apakah kecepatan pengembangan kita stabil, dapat diprediksi, dan dipercepat dari waktu ke waktu? Apakah tim menunjukkan perbaikan terus-menerus? Tim jarak jauh harus dinilai berdasarkan metrik yang tepat, karena manajer kurang memiliki visibilitas ke dalam proses melakukan pekerjaan itu sendiri dan tidak ada cara untuk memberikan penghargaan parsial dengan mengamati karyawan mereka "menunjukkan pekerjaan."

4. Gunakan Alat yang Tepat

Alat adalah alasan utama mengapa pekerjaan jarak jauh berkembang pesat saat ini. Aplikasi komunikasi dan kolaborasi modern adalah perancah yang mendukung tim terdistribusi dalam mengatasi jebakan era sebelumnya. Kami ingin mengatakan bahwa ketika orang-orang menggunakan Slack, mereka berada di kantor—inilah daftar alat penting kami:

• Obrolan waktu nyata: Obrolan waktu nyata adalah alat penting untuk tim jarak jauh. Anda ingin dapat mereplikasi interaksi dan kolaborasi langsung yang akan Anda miliki dalam tim yang dikumpulkan. Tidak hanya obrolan waktu nyata yang penting untuk komunikasi, tetapi juga membantu untuk membangun budaya jarak jauh. Agar ini berhasil, sangat penting bahwa semua komunikasi tim dipusatkan di satu tempat—ingat, sandbox membutuhkan dinding. Di Toptal, kami menggunakan Slack, tetapi alternatifnya termasuk HipChat, Flowdock, dan Skype.
• Radiator informasi: Tanpa interaksi langsung untuk mensosialisasikan informasi, Anda memerlukan wiki online dan story wall untuk menyebarkan informasi ke tim. Dalam pengembangan Agile atau Kanban, seluruh tim dan semua pemangku kepentingan terkait harus memiliki akses ke informasi langsung tentang status pengembangan—kisah dalam penerbangan, menunggu pengujian, cacat, dll. Tim juga harus memiliki akses ke dasbor untuk jalur pembuatan dan status, cakupan kode, dan data penting lainnya. Sebagai manajer jarak jauh, Anda menginginkan satu sumber kebenaran untuk setiap area informasi yang diandalkan oleh tim dan pemangku kepentingan untuk status.
• Konferensi video: Obrolan video waktu nyata adalah pelengkap penting untuk pesan instan—dalam pengalaman kami, tidak ada yang lebih baik daripada berbicara dengan manusia lain. Di Toptal, kami menggunakan Zoom, panggilan Slack, dan terkadang Skype untuk pertemuan pribadi, rapat status, dan pertunjukan kode. Stand-up scrum harian melalui konferensi video adalah cara yang bagus untuk membangun budaya dan kepercayaan tim.

5. Upacara Pelukan

Anda mungkin memiliki sejumlah upacara tim yang terjadi pada titik tetap di setiap sprint—pertemuan perencanaan dan estimasi, tinjauan kode, demo perangkat lunak. Jadwalkan ini sedemikian rupa sehingga semua anggota tim, terlepas dari lokasinya, dapat berpartisipasi. Idealnya, tim akan memiliki beberapa jam sehari di mana mereka semua online dan bekerja.

Meskipun wajar untuk khawatir tentang zona waktu ketika membangun tim terdistribusi, dalam pengalaman kami sejumlah orang yang telah memilih karir dalam pengembangan perangkat lunak jarak jauh lebih suka bekerja di luar jam kerja 9-5 tradisional—dan seringkali jauh lebih produktif jika diizinkan. untuk melakukannya. Sebisa mungkin, izinkan tim untuk menentukan waktu yang paling sesuai untuk mereka.

Kesimpulan: Anda Mungkin Sudah Mengandalkan Tim Terdistribusi

Bahkan jika organisasi Anda tidak secara langsung menggunakan model pengembangan terdistribusi, Anda mungkin memanfaatkan manfaatnya hingga tingkat yang signifikan: kemungkinan besar Anda menggunakan perangkat lunak sumber terbuka.

Pada dasarnya, pengembangan sumber terbuka telah didistribusikan sejak awal. Inovasi di dunia sumber terbuka terjadi dengan kecepatan yang mengejutkan, dan praktik rekayasa yang berkembang membantu mendorong kecepatan itu: salah satu tantangan pertama yang diselesaikan oleh proyek sumber terbuka awal adalah kolaborasi online dan transparansi proses untuk tim terdistribusi.

Baik Anda mengikuti jejak dunia open source, atau mengikuti petunjuk dari Michael Lewis untuk bermain "moneyball" di dunia pengembangan perangkat lunak dan layanan profesional yang didorong oleh bakat, pertimbangkan kendala yang Anda terapkan pada organisasi Anda dengan bersikeras bahwa mereka hanya dapat merekrut dari talent pool lokal.

Pergeseran budaya sebesar ini merupakan upaya yang signifikan, tetapi Anda dapat memulai transisi segera: lepaskan ortodoksi di kantor, sambut tim yang terdistribusi, dan aktifkan mereka untuk mencapai potensi mereka dengan menyediakan metrik, manajemen , alat dan budaya untuk menyelesaikan pekerjaan di mana pun mereka bekerja.