高級 PowerPoint 演示文稿提示和技巧
已發表: 2022-03-11主要亮點
創建有效的 PowerPoint 演示文稿的初學者技巧
- 讓您的演示文稿保持簡單：盡量減少內容過於飽和的雜亂、分散注意力的幻燈片； 他們往往會失去或混淆你的觀眾。
- 尋求每張幻燈片傳達一個要點：將您的信息及其支持內容簡化為每張幻燈片的一個關鍵要點。 更多的往往會降低觀眾的參與度、理解力和保留率（想想“減少內容經濟”）。
- 利用插圖代替文本：大量散文的演示文稿往往會導致內容疲勞，這又會導致觀眾失去參與度。 相關的高質量圖像已被證明在保持參與度方面非常有用，尤其是對於較長時間的演示。
- 了解格式為王：乾淨、簡單且一致的格式，以及可識別的主題、顏色、字體、形狀和大小，在創建拋光、專業和成品方面表現出奇蹟。
專家用戶的高級 PowerPoint 提示
- 自定義您的快速訪問工具欄：快速訪問工具欄 (QAT) 是一種可自定義的工具欄，位於 PowerPoint 功能區上方，您可以在其中添加常用命令。 從長遠來看，它的有效使用可減輕高級用戶的摩擦並節省數小時。
- 使用 PowerPoint 快捷方式代替鼠標：了解您最常使用的功能，記住它們的鍵盤快捷方式，並從您的 PowerPoint 體驗中減少數小時的手動處理。
- 創建您自己的首選模板：使用 PowerPoint 中的“幻燈片母版”視圖，您可以創建個人的、預格式化的和預製的模板，包括字體選擇、字體大小、配色方案等，這將最大限度地減少您的格式在演示文稿的“拋光”階段加載。
財務顧問如何幫助您/您的企業為推介做準備？
- 作為思想合作夥伴，與您一起設計、創建並在您的會議之前提供精美且專業的 PowerPoint 演示文稿/推介。
- 起草並清理幻燈片中的內容（文學），包括您的個人演講要點和聽眾要點。
- 創建將在幻燈片中展示的財務、模型、信息圖表和輸出。
- 在演示日期之前為您提供預演、排練和其他準備幫助，並提供有關表演的專家反饋和提示。
愛它還是恨它…
愛它或恨它，PowerPoint 在正式演示文稿中無處不在。 也許你正在提出一個新的提議。 或者，也許您已經花了數週時間處理數字或進行深入研究，是時候將您的發現傳達給相關的利益相關者了。 無論您的目的是什麼，PowerPoint 都可以說是您成功的最重要組成部分之一。
當我還是一名管理顧問時，我使用 Microsoft Excel 和 PowerPoint，每天在這兩個程序之間切換。 我喜歡 PowerPoint 的靈活性讓我能夠闡明數據並將其轉化為故事——財務故事、行業增長軌跡或重組業務流程的建議。 然而，尤其是在我剛開始的時候，這種靈活性常常被證明是一把雙刃劍。 令人沮喪的是，幻燈片設計是多麼乏味，以及從美學上完善幻燈片需要多長時間。 我經常發現自己要在花費大量時間在 PowerPoint 幻燈片上，或者創建一個基本的、極簡主義的套牌之間做出決定，這可能會犧牲數據和信息的有效性。 直到我掌握了 PowerPoint 技巧，我才不再經歷這種困境。
本文展示了一系列高級 PowerPoint 演示文稿提示和技巧，這將使您能夠更快地使用該工具。 它還有望防止您為了節省時間而犧牲有效的消息傳遞。 雖然許多 PowerPoint 文章提供了有關有效傳遞信息的定性建議，但這篇文章側重於 PowerPoint 和演示設計的技術組件。 它利用 Microsoft Office PowerPoint 2016 和 365 for PC 中的功能和命令。 讓我們開始吧。
創建有效 PowerPoint 演示文稿的基礎知識
雖然這篇文章更多地是為高級 PowerPoint 用戶設計的，但它可能對創建有效 PowerPoint 演示文稿的一些基本注意事項進行複習很有用。 隨後，我們可能會深入研究 PowerPoint 更高級功能的一些細節。 在我的職業生涯中，以下四項規則一直對我很有幫助：
規則 1 - 讓你的套牌盡可能簡單：可能是最重要的 PowerPoint 規則，“少即是多”，並帶有出色的演示文稿。 避免混亂； 盡量減少浮華、複雜的幻燈片，並在動作中分散注意力； 並始終專注於傳達清晰簡潔的信息。
規則 2 - 讓每張幻燈片只保留一個關鍵要點：一般來說，要抵制將廚房水槽扔給觀眾的誘惑，尤其是在每張幻燈片的基礎上。 只需將內容的範圍限制在每張幻燈片的一個關鍵點，您就可以更輕鬆地吸引觀眾的注意力，並為他們留下更切實、更易於理解的內容。
規則 3 - 經常使用簡單、高質量的圖形代替文字：作為規則 1 的補充，頁面上的文字過多往往會讓您的觀眾感到乏味和無聊，通常會導致注意力不集中，或“內容疲勞”，在您的演示過程中。 GIF、圖形、圖表和其他信息豐富且相關的插圖往往是打破乏味並為您的流程增加維度的好方法。
規則 4 - 乾淨簡單的格式會讓您走得更遠：乾淨的項目符號點、一致的顏色主題、柔和的字體樣式和清晰的字體大小都可以在您展示精美的成品時給您的觀眾留下良好的專業印象。 Calibri（字體），金屬灰色（原色），點綴著天藍色（第二色），在我的職業生涯中為我創造了奇蹟。 隨意採用它們。
自定義快速訪問工具欄
成為 PowerPoint 專家的第一步是構建您的快速訪問工具欄。 它是位於功能區上方的可自定義工具欄，您可以在其中添加您最喜歡和最常用的命令。 花 5 分鐘時間進行設置，您不會後悔的 - 此後您每次使用 PowerPoint 都會獲得回報。 在我們深入研究物流之前，這是一個快速的土地：
要根據您的喜好自定義工具欄的功能和順序，只需單擊功能區上方的白色向下箭頭。 然後單擊“更多命令”→從“所有命令”中選擇命令→選擇並添加您喜歡的命令。 如果要刪除任何命令，只需選擇命令並點擊“刪除”。
我對終極快速訪問工具欄 (QAT) 的“必備”：
對齊：對齊工具是 PowerPoint 中我最喜歡的工具。 繞過徒勞的手動工作，而是突出顯示要對齊的形狀，然後選擇對齊的方向。 您可以將對像對齊到彼此的中間、右側、左側、頂部和底部。 請記住，對象的位置都是相對於彼此的。
如果您想在 QAT 之外使用此工具：突出顯示所需的對象 → 功能區中的“格式”選項卡 → 單擊“對齊”→ 選擇您喜歡的對齊方向 → 對象將被對齊。
分佈：如果您想要使多個對像或形狀彼此等距，此工具將是您最好的新朋友。 在分發對象之前，最好先對齊它們。 然後，要分發，只需突出顯示要分發的對象，然後選擇“水平分佈”或“垂直分佈”。
如果您想在 QAT 之外使用此工具：突出顯示所需的對象 → 功能區中的格式選項卡 → 單擊對齊 → 選擇水平分佈或垂直分佈 → 對象將被分佈。
格式刷：允許您從一個對象複製格式並將其應用到另一個對象。 它本質上是複制和粘貼，但用於格式化而不是內容。
- 單擊格式刷：將原始對象的格式應用於您選擇/單擊的下一個對象。
- 兩次單擊格式刷：鎖定格式刷。 雙擊後，您選擇的任何對像都將轉換為第一個對象的格式。 要解鎖格式刷，請單擊幻燈片上的任何空白（不是對象）。
如果您想在 QAT 之外使用此工具：選擇您要模仿的對象 → 在功能區的“主頁”選項卡中單擊格式刷一次或兩次 → 單擊您要更改的對象 → 將應用格式更改。
旋轉：顧名思義，此功能使您能夠以 90 或 180 度的增量旋轉對象。 您可以旋轉文本框、形狀、藝術字或圖片。 這包括向右 90 度、向左 90 度、垂直和水平旋轉。
如果您想在 QAT 之外使用此工具：突出顯示您想要的對象 → 功能區中的格式選項卡 → 單擊旋轉 → 選擇您喜歡的旋轉選項 → 對象將被旋轉。
改變生活的 PowerPoint 鍵盤快捷鍵
您可能會認為我在誇大其詞，但是一旦您意識到不必手動執行這些操作，您就不會回頭。 通常，使用 PowerPoint 不需要記住與 Excel 一樣多的熱鍵，但您應該注意一些。
輕鬆更改文本框中項目符號文本的順序和縮進級別：
- 更改文本框中項目符號文本的順序：ALT + SHIFT + 上/下箭頭鍵
- 更改文本框中項目符號文本的縮進級別：ALT + SHIFT + 右/左箭頭鍵
調整對象的大小，同時保持它們規則和成比例：
- 使用指針/鼠標調整對像大小時按住 SHIFT
微推（對您的對象進行小推）：
- 選擇對象並按住 CTRL + 上/下/右/左箭頭鍵移動它
無需複制和粘貼即可複制您的形狀或對象：
- CTRL + 用指針/鼠標拖動形狀
確保您的線條實際上是筆直的：
- 對於垂直線：插入形狀→右鍵單擊→格式化形狀→大小和屬性→將“高度”設置為“0”→完全直線
- 對於水平線：插入形狀→右鍵單擊→格式化形狀→大小和屬性→將“寬度”設置為“0”→完全直線
將數字轉換為腳註上標：
- 輸入腳註的編號（例如，1、2、3）→ 突出顯示數字→ 按住 CTRL + SHIFT + 等號 (=) → 您的數字現在將成為腳註上標
通過在文本大小寫（小寫、標題大小寫和全部大寫）之間切換來調整文本的大小寫：
- 突出顯示所需的單詞並使用 SHIFT + F3 快捷鍵。 每次按 F3 時，突出顯示的文本將變為全小寫、全大寫或標題樣式，其中只有單詞的第一個字母大寫。
針對常見、令人沮喪的情況的 PowerPoint 設計技巧
如果您一直使用 PowerPoint，您可能會遇到以下難題。 與其花費不必要的 15-30 分鐘在谷歌上搜索問題以尋求解決方法，不如按照以下方法每次瀏覽情況：
如何將文本轉換為 SmartArt
示例情況：我有一份無聊的子彈清單，我需要靈感來使它們更加精美。
解決方案：利用“轉換為 SmartArt”工具。
選擇帶有項目符號的文本框 → 在功能區的“主頁”下，選擇“轉換為 SmartArt” → 將鼠標懸停在不同的 SmartArt 選項上以查看轉換的項目符號 → 選擇您喜歡的任何 SmartArt，然後從那裡繼續編輯
如何一次調整多個對象/形狀的大小
示例情況：我在幻燈片中使用了多個形狀/圖像，我想在不弄亂比例的情況下更改它們的整體大小。
解決方案：
首先，將所有對象組合在一起。 要分組，突出顯示所有對象，然後右鍵單擊 → 分組，或突出顯示並按 ALT + G。
然後，在按住 SHIFT 的同時用鼠標調整大小以保持比例。 這將幫助您調整多個對象的大小並使其適合多個對象，而不會扭曲原始比例和形狀。
如何識別和匹配準確的顏色
示例情況：您需要使用特定的自定義顏色，但您似乎無法在調色板中找到它。
解決方案：吸管工具可快速識別您要匹配的確切顏色，並將其應用於您要更改的文本或對象。 雖然格式刷有助於將完全相同的格式（大小、顏色等）從一個對象應用到另一個對象，但有時您可能只想應用相同的顏色。 在這些情況下，吸管工具非常有用。
該工具的一個常見用例是音高甲板。 如果您希望將卡片組的主題與潛在客戶/合作夥伴的徽標相匹配，那麼吸管工具可以證明是無價的。
- 選擇要更改的文本框→單擊著色格式→選擇滴管工具→使用滴管工具，將鼠標懸停在要模仿的顏色上→出現顏色的標識時，單擊所需的顏色
如何利用彎頭連接器利用箭頭
示例情況：我正在嘗試將箭頭從一種形狀繪製到另一種形狀，但箭頭彎曲且看起來不專業。
解決方案：使用帶有彎頭連接器的箭頭（90 度角）。 它們會自動捕捉到對象的中心，並且可以格式化為不同的顏色和大小。 這些在構建組織結構圖時特別有用。
- 轉到插入功能區→插入形狀→在“線”類別下，選擇帶有彎頭連接器的箭頭→選擇後，使用箭頭將一個形狀的中心連接到另一個形狀的中心→重複直到完成
如何使文本適合形狀
示例情況：我正在將文本標籤輸入到形狀中，但文本不適合併將單詞分成兩行。
解決方案：有兩種方法可以解決：
- 選項1：右鍵單擊形狀→“格式化形狀”→將文本邊距從左側更改為“0”，從右側更改為“0”。 十分之九，這將解決您的問題。
- 選項 2：忘記處理原始形狀。 相反，在原始形狀上插入一個文本框（文本框應使用透明背景）並直接在文本框中鍵入。 文本將顯示在形狀上，但沒有人會知道這是手動解決方法。
如何去除圖片的背景
示例情況：我在幻燈片中使用了來自網絡的圖像，我想更改背景圖像顏色，但不知道該怎麼做。
解決方案：此技術在用於高對比度圖像時最有效。
- 首先，您必須刪除圖像的原始背景顏色。 單擊要更改的圖像→選擇功能區中的“格式”選項卡→單擊“刪除背景”→修復未完全刪除的所有部分→準備好後單擊圖像外部
- 接下來，您將要添加圖像的新背景顏色。 如您所見，完美執行此操作確實需要穩定的手（我顯然沒有）。 儘管如此，將其放在後兜里還是一個有用的技巧。
如何將表格轉換為文本框
示例情況：您希望將數據表轉換為另一張幻燈片上的不同格式，但您不想手動輸入數字並冒出錯的風險。
解決方案：將表格拆分為多個文本框和對象，這樣可以省去重新輸入數據的麻煩，並且更易於操作
- 複製整個表格→選擇性粘貼（粘貼為圖片增強圖元文件）→取消組合→在對話框中回答“是”→再次取消組合→再次回答“是”。
- 瞧，現在您的表格已分解為文本框和形狀。 您現在可以將所需的數據複製並粘貼到另一張幻燈片中，並根據需要重新格式化。
如何使表格的行或列大小相同
示例情況：您已經創建並用數據填充了一個表，但某些行或列的大小與其他的不匹配。 你的強迫症開始發作，但你不知道如何讓它們完美匹配。
解決方案：使用“分佈行”和“分佈列”工具。
- 選擇整個數據表→功能區中的“佈局”選項卡→單擊“分佈行”和“分佈列”。
其他 PowerPoint 功能和最佳實踐
使用幻燈片母版創建自定義甲板模板，可以在功能區的“查看”選項卡下找到。 Slide Master 允許您快速修改演示文稿中的幻燈片設計。 您可以自定義幻燈片母版，這將影響演示文稿中的每張幻燈片，或者您可以修改單個幻燈片佈局，這將更改使用這些佈局的任何幻燈片。
使用“參考線”或“網格線”視圖移動對象時，減少對視力的依賴。 首先，您應該調整設置以使用“對齊網格”功能。 操作方法如下：“查看”選項卡→單擊“顯示”一詞旁邊的“網格設置”→啟用“將對像對齊到網格”。 如果您想查看實際的參考線或網格線，您可以在功能區的“查看”選項卡下選擇這些選項； 它們可以很容易地打開和關閉。 請注意，您可以在設置網格線的同時移動參考線。
將 Excel 工作簿中的圖錶鍊接到 PowerPoint 演示文稿以啟用數字的動態更新。
- 在 Excel 中準備好圖表後，複製圖表 → 切換到 PowerPoint → 在功能區的“主頁”選項卡中，單擊“粘貼”→ 選擇“選擇性粘貼”→ 選擇“粘貼鏈接”和“Microsoft Excel 圖表對象”→現在，當您更新 Excel 中的數字時，PowerPoint 中的圖表將動態更新。 當兩個程序同時打開時，此功能效果最佳。
- 如果您關閉 Excel 文檔，然後更新表格中的數字，請記住返回您的 PowerPoint 圖表，右鍵單擊圖表，然後選擇“更新鏈接”以確保數據已刷新。
在充滿數據的繁忙幻燈片上，在底部直觀地突出顯示您的主要內容。 矩形框（如下圖）很常見。
請記住在圖形和圖表中包含鍵，以幫助定位您的受眾。
常見概念的幻燈片模板和演示圖形
在設計新的 PowerPoint 幻燈片時，您是否有過似曾相識的感覺？ 這可能是因為我們經常創建新的幻燈片來傳達相似的概念，即使內容不同——無論是過程、進度還是組織結構圖。 歸根結底，即使實際內容刷新，重用幻燈片結構也是有意義的。 為了傳達這些常見概念，許多最大的諮詢公司反複使用以下幻燈片組件：
項目進度：甘特圖
組織結構：組織結構圖
過程：箭頭相互連接
表明特定項目符合標準的程度： Harvey Balls
最後的想法
因此，正如我開始，我將完成。 PowerPoint 演示文稿不必很痛苦。 像大多數個人和專業技能一樣，練習、一致性和注意力會讓你在很大程度上達到目標。 一旦您熟悉了該應用程序作為一種強大的生產力和講故事工具，對其細微差別和邏輯/流程感到滿意，並且我敢說，開始利用本文作為指南伴侶，您實際上可能會發現自己開始享受在您過渡到掌握它時構建 PowerPoint 演示文稿。
在此期間，如果您有興趣查看一些將我的大量內容付諸實踐的頂級諮詢演示文稿，請隨意瀏覽麥肯錫的 30 份演示文稿以及麥肯錫、波士頓諮詢集團和帕台農集團的組合。
有了它，快樂的建築！