เคล็ดลับการนำเสนอ PowerPoint ขั้นสูง & Hacks

ไฮไลท์สำคัญ

รักหรือเกลียด...

ชอบหรือเกลียดมัน PowerPoint มีอยู่ทั่วไปในการนำเสนอที่เป็นทางการ บางทีคุณอาจจะเสนอข้อเสนอใหม่ หรือบางทีคุณอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการคิดคำนวณหรือทำวิจัยอย่างเข้มข้น และถึงเวลาแล้วที่จะสื่อสารสิ่งที่คุณค้นพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจุดประสงค์ของคุณคืออะไร PowerPoint ถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในความสำเร็จของคุณ

ตอนที่ฉันเป็นที่ปรึกษาด้านการจัดการ ฉันเคยใช้ Microsoft Excel และ PowerPoint สลับไปมาระหว่างสองโปรแกรมทุกวัน ฉันชอบที่ความยืดหยุ่นของ PowerPoint ทำให้ฉันสามารถให้ความกระจ่างและแปลงข้อมูลเป็นเรื่องราว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องราวทางการเงิน แนวทางการเติบโตของอุตสาหกรรม หรือคำแนะนำสำหรับการปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผมเพิ่งเริ่มต้น ความยืดหยุ่นนี้มักจะพิสูจน์ได้ว่าเป็นดาบสองคม มันน่าผิดหวังที่การออกแบบสไลด์ที่น่าเบื่อจะสามารถทำได้ และต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะถึงสไลด์ที่สวยงามสมบูรณ์แบบ ฉันมักจะพบว่าตัวเองกำลังตัดสินใจระหว่างการใช้เวลากับสไลด์ PowerPoint เป็นจำนวนมาก หรือสร้างเด็คที่เรียบง่ายและเรียบง่ายซึ่งเสี่ยงต่อการสูญเสียประสิทธิภาพของข้อมูลและข้อความ จนกระทั่งฉันเข้าใจเคล็ดลับของ PowerPoint ฉันก็ไม่เคยประสบกับภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกนี้อีกต่อไป

บทความนี้จะนำเสนอเคล็ดลับและลูกเล่นการนำเสนอ PowerPoint ขั้นสูงที่คัดสรรมาแล้ว ซึ่งจะทำให้คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้เร็วขึ้น หวังว่าจะยังป้องกันคุณจากการเสียสละการส่งข้อความที่มีประสิทธิภาพเพื่อพยายามประหยัดเวลา แม้ว่าบทความ PowerPoint จำนวนมากจะให้คำแนะนำเชิงคุณภาพเกี่ยวกับการส่งข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ แต่งานชิ้นนี้จะเน้นที่องค์ประกอบทางเทคนิคของ PowerPoint และการออกแบบการนำเสนอ ใช้ฟังก์ชันและคำสั่งใน Microsoft Office PowerPoint 2016 และ 365 สำหรับพีซี มาเริ่มกันเลย.

พื้นฐานของการสร้างงานนำเสนอ PowerPoint ที่มีประสิทธิภาพ

แม้ว่าบทความนี้จะได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ PowerPoint ขั้นสูง แต่การเริ่มต้นทบทวนสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำพื้นฐานบางอย่างอาจเป็นประโยชน์สำหรับการสร้างงานนำเสนอ PowerPoint ที่มีประสิทธิภาพ ต่อจากนั้น เราอาจเจาะลึกคุณลักษณะขั้นสูงบางอย่างของ PowerPoint ตลอดอาชีพการงานของฉัน กฎสี่ข้อต่อไปนี้ใช้ได้ดีกับฉันมาช้านาน:

กฎข้อที่ 1 - ทำให้เด็คของคุณเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้: กฎ PowerPoint ที่สำคัญที่สุดน่าจะเป็น "น้อยกว่าเสมอ" ด้วยการนำเสนอที่ยอดเยี่ยม หลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิง ย่อสไลด์ที่ฉูดฉาดและซับซ้อนให้เหลือน้อยที่สุดด้วยภาพตัดปะที่รบกวนสมาธิ และเน้นการส่งข้อความที่ชัดเจนและรัดกุมอยู่เสมอ

กฎข้อที่ 2 - ให้แต่ละสไลด์เป็นกุญแจสำคัญเพียงอันเดียว: ต่อต้านการล่อใจที่จะโยนอ่างล้างจานใส่ผู้ชมของคุณโดยทั่วไป แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแต่ละสไลด์ คุณจะดึงความสนใจของผู้ชมได้ง่ายกว่ามาก และปล่อยให้พวกเขามีประเด็นสำคัญที่จับต้องได้และย่อยได้ด้วยการจำกัดขอบเขตของเนื้อหาของคุณให้เหลือเพียงประเด็นสำคัญเพียงจุดเดียวต่อสไลด์

กฎข้อที่ 3 - ใช้กราฟิกที่เรียบง่ายและมีคุณภาพสูงบ่อยครั้งและแทนที่คำ: ในฐานะภาคผนวกของกฎข้อที่ 1 คำมากเกินไปในหน้าหนึ่งมีแนวโน้มที่จะทั้งน่าเบื่อหน่ายและน่าเบื่อสำหรับผู้ชมของคุณ ซึ่งมักจะทำให้เสียสมาธิ หรือ “เนื้อหาเมื่อยล้า” ระหว่างการนำเสนอของคุณ GIF กราฟ แผนภูมิ และภาพประกอบที่ให้ข้อมูลและเกี่ยวข้องอื่นๆ มักจะเป็นวิธีที่ดีในการขจัดความเบื่อหน่ายและเพิ่มมิติให้กับขั้นตอนการทำงานของคุณ

กฎข้อที่ 4 - การจัดรูปแบบที่เรียบง่ายและสะอาดตาจะพาคุณไปได้ไกล: หัวข้อย่อยที่ชัดเจน ธีมสีที่สอดคล้องกัน สไตล์ฟอนต์ที่นุ่มนวล และขนาดฟอนต์ที่อ่านง่าย ล้วนแต่สร้างความประทับใจให้กับผู้ชมของคุณในขณะที่คุณนำเสนอผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่สวยงาม Calibri (แบบอักษร) สีเทาเมทัลลิก (สีหลัก) คั่นด้วยสีน้ำเงิน (สีรอง) ทำงานมหัศจรรย์สำหรับฉันตลอดอาชีพการงานของฉัน รู้สึกอิสระที่จะนำมาใช้

ตัวอย่างสไลด์ PowerPoint ที่จัดรูปแบบอย่างดี

การปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วน

ขั้นตอนแรกในการเป็นผู้เชี่ยวชาญ PowerPoint คือการสร้างแถบเครื่องมือด่วนของคุณ เป็นแถบเครื่องมือที่ปรับแต่งได้ซึ่งอยู่เหนือ Ribbon ซึ่งคุณสามารถเพิ่มคำสั่งที่คุณโปรดปรานและใช้บ่อยที่สุดได้ ลงทุนห้านาทีเพื่อตั้งค่า และคุณจะไม่เสียใจกับมัน—จะจ่ายเป็นเงินปันผลทุกครั้งที่คุณใช้ PowerPoint หลังจากนั้น ต่อไปนี้คือข้อมูลคร่าวๆ ของพื้นที่ก่อนที่เราจะเจาะลึกเรื่องโลจิสติกส์:

ส่วนประกอบของหน้าจอหลัก PowerPoint ของคุณ

ในการปรับแต่งการทำงานของแถบเครื่องมือและการจัดลำดับตามที่คุณต้องการ เพียงแค่คลิกลูกศรชี้ลงสีขาวด้านบนริบบิ้นของคุณ จากนั้นคลิก "คำสั่งเพิ่มเติม" → เลือกคำสั่งจาก "คำสั่งทั้งหมด" → เลือกและเพิ่มคำสั่งที่คุณชื่นชอบ หากคุณต้องการลบคำสั่งใดๆ เพียงเลือกคำสั่งแล้วกด “Remove”

การสร้างแถบเครื่องมือด่วนขั้นสูงสุด

“สิ่งที่ต้องมี” ของฉันสำหรับแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนขั้นสูงสุด (QAT):

จัดแนว: เครื่องมือการจัดตำแหน่งเป็นเครื่องมือที่ฉันโปรดปรานใน PowerPoint ลงมือ ข้ามความพยายามที่ไร้ประโยชน์และด้วยมือ แล้วเน้นรูปร่างที่คุณต้องการจัดแนว แล้วเลือกทิศทางที่จะจัดแนว คุณสามารถจัดแนววัตถุให้อยู่ตรงกลาง ขวา ซ้าย บน และล่างของกันและกันได้ โปรดทราบว่าตำแหน่งของวัตถุทั้งหมดสัมพันธ์กัน

วิธีการใช้ฟังก์ชัน Align

หากคุณต้องการใช้เครื่องมือนี้นอก QAT: เน้นวัตถุที่คุณต้องการ → แท็บรูปแบบในริบบิ้น → คลิก จัดตำแหน่ง → เลือกทิศทางการจัดตำแหน่งที่คุณต้องการ → วัตถุจะถูกจัดตำแหน่ง

แจกจ่าย: หากคุณมีวัตถุหรือรูปร่างหลายชิ้นที่คุณต้องการให้ห่างกันเท่ากัน เครื่องมือนี้จะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดคนใหม่ของคุณ ก่อนแจกจ่ายวัตถุ ทางที่ดีควรจัดตำแหน่งวัตถุก่อน จากนั้น ในการแจกจ่าย เพียงแค่เน้นวัตถุที่คุณต้องการแจกจ่าย และเลือก "แจกจ่ายในแนวนอน" หรือ "แจกจ่ายในแนวตั้ง"

วิธีใช้ฟังก์ชันการกระจาย

หากคุณต้องการใช้เครื่องมือนี้นอก QAT: เน้นวัตถุที่คุณต้องการ → แท็บรูปแบบในริบบิ้น → คลิก จัดตำแหน่ง → เลือก แจกจ่ายในแนวนอน หรือ แจกจ่ายในแนวตั้ง → วัตถุจะถูกกระจาย

Format painter: ให้คุณคัดลอกการจัดรูปแบบจากวัตถุหนึ่งและนำไปใช้กับวัตถุอื่น เป็นการคัดลอกและวางเป็นหลัก แต่สำหรับการจัดรูปแบบไม่ใช่เนื้อหา

• คลิกครั้งเดียวที่ Format Painter: นำการจัดรูปแบบจากวัตถุดั้งเดิมไปใช้กับวัตถุถัดไปที่คุณเลือก/คลิก
• คลิกสองครั้งที่รูปแบบจิตรกร: ล็อคในตัววาดรูปแบบ หลังจากดับเบิลคลิก วัตถุใดๆ ที่คุณเลือกจะแปลงเป็นรูปแบบของวัตถุแรก ในการปลดล็อกโปรแกรมระบายสีรูปแบบ ให้คลิกที่พื้นที่สีขาวบนสไลด์ (ไม่ใช่วัตถุ)

หากคุณต้องการใช้เครื่องมือนี้นอก QAT: เลือกวัตถุที่คุณต้องการเลียนแบบ → คลิก Format Painter หนึ่งครั้งหรือสองครั้งในแท็บหน้าแรกใน Ribbon → คลิกบนวัตถุที่คุณต้องการเปลี่ยน → การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบจะถูกนำไปใช้

หมุน: ตามความหมายของชื่อ คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถหมุนวัตถุได้ โดยเพิ่มขึ้นทีละ 90 หรือ 180 องศา คุณสามารถหมุนกล่องข้อความ รูปร่าง อักษรศิลป์ หรือรูปภาพได้ ซึ่งรวมถึงการหมุนไปทางขวา 90 องศา ไปทางซ้าย 90 องศา ในแนวตั้งและแนวนอน

หากคุณต้องการใช้เครื่องมือนี้นอก QAT: เน้นวัตถุที่คุณต้องการ → แท็บรูปแบบในริบบิ้น → คลิก หมุน → เลือกตัวเลือกการหมุนที่คุณต้องการ → วัตถุจะถูกหมุน

แป้นพิมพ์ลัด PowerPoint ที่เปลี่ยนชีวิต

คุณอาจคิดว่าฉันพูดเกินจริง แต่เมื่อคุณรู้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการเหล่านี้ด้วยตนเอง คุณจะไม่หันหลังกลับ โดยทั่วไป การใช้ PowerPoint ไม่จำเป็นต้องจำแป้นลัดให้มากเท่ากับ Excel แต่มีบางอย่างที่คุณควรทราบ

เปลี่ยนลำดับและระดับการเยื้องของข้อความหัวข้อย่อยในกล่องข้อความได้อย่างง่ายดาย:

• เปลี่ยนลำดับของข้อความแสดงหัวข้อย่อยในกล่องข้อความ: ALT + SHIFT + แป้นลูกศรขึ้น/ลง
• เปลี่ยนระดับการเยื้องของข้อความแสดงหัวข้อย่อยในกล่องข้อความ: ALT + SHIFT + แป้นลูกศรขวา/ซ้าย

ปรับขนาดวัตถุโดยรักษาขนาดวัตถุให้สม่ำเสมอและเป็นสัดส่วน:

• กด SHIFT ค้างไว้ในขณะที่คุณปรับขนาดวัตถุด้วยตัวชี้/เมาส์

Micro-nudges (การสะกิดเล็กน้อยสำหรับวัตถุของคุณ):

• เลือกวัตถุและกด CTRL + ขึ้น/ลง/ขวา/ซ้ายปุ่มลูกศรเพื่อย้าย

ทำซ้ำรูปร่างหรือวัตถุของคุณโดยไม่ต้องคัดลอกและวาง:

• CTRL + ลากรูปร่างด้วยตัวชี้/เมาส์ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเส้นของคุณตรงจริง:

• สำหรับเส้นแนวตั้ง: แทรกรูปร่าง → คลิกขวา → จัดรูปแบบรูปร่าง → ขนาดและคุณสมบัติ → ตั้งค่า "ความสูง" เป็น "0" → เส้นตรงที่สมบูรณ์แบบ
• สำหรับเส้นแนวนอน: แทรกรูปร่าง → คลิกขวา → จัดรูปแบบรูปร่าง → ขนาดและคุณสมบัติ → ตั้งค่า "ความกว้าง" เป็น "0" → เส้นตรงที่สมบูรณ์แบบ

แปลงตัวเลขเป็นตัวยกเชิงอรรถ:

• พิมพ์หมายเลขเชิงอรรถ (เช่น 1, 2, 3) → เน้นตัวเลข → กด CTRL + SHIFT + เครื่องหมายเท่ากับ (=) → หมายเลขของคุณจะเป็นตัวยกเชิงอรรถ

ปรับตัวพิมพ์ของข้อความโดยสลับระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก (ตัวพิมพ์เล็ก ตัวพิมพ์ชื่อเรื่อง และตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด):

• เน้นคำที่ต้องการและใช้ทางลัด SHIFT + F3 ทุกครั้งที่คุณกด F3 ข้อความที่ไฮไลต์จะเปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์เล็ก ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด หรือรูปแบบชื่อโดยที่เฉพาะอักษรตัวแรกของคำเท่านั้นที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่

เคล็ดลับการออกแบบ PowerPoint สำหรับสถานการณ์ทั่วไปและน่าผิดหวัง

ถ้าคุณเคยทำงานใน PowerPoint มาโดยตลอด คุณอาจพบปริศนาดังต่อไปนี้ แทนที่จะใช้เวลา 15-30 นาทีโดยไม่จำเป็นใน Google เพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหา ต่อไปนี้เป็นวิธีสำรวจสถานการณ์ทุกครั้ง:

วิธีแปลงข้อความเป็น SmartArt

สถานการณ์ตัวอย่าง: ฉันมีรายชื่อกระสุนที่น่าเบื่อและฉันต้องการแรงบันดาลใจเพื่อทำให้พวกมันสวยงามยิ่งขึ้น

วิธีแก้ไข: ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ “แปลงเป็น SmartArt”

เลือกกล่องข้อความที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย → ใต้ “หน้าแรก” ในริบบิ้น เลือก “แปลงเป็น SmartArt” → วางเมาส์เหนือตัวเลือก SmartArt ต่างๆ เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยของคุณ → เลือก SmartArt ที่คุณต้องการ แล้วแก้ไขต่อจากที่นั่น

ใช้ SmartArt เพื่อมอบชีวิตให้กับกระสุนที่น่าเบื่อ

วิธีปรับขนาดวัตถุ/รูปร่างหลายชิ้นพร้อมกัน

สถานการณ์ตัวอย่าง: ฉันใช้รูปร่าง/รูปภาพหลายรูปในสไลด์ และฉันต้องการเปลี่ยนขนาดโดยรวมโดยไม่ทำให้สัดส่วนเสียไป

สารละลาย:

ขั้นแรก จัดกลุ่มวัตถุทั้งหมดเข้าด้วยกัน หากต้องการจัดกลุ่ม ให้ไฮไลต์วัตถุทั้งหมดแล้วคลิกขวา → จัดกลุ่ม หรือไฮไลต์แล้วกด ALT + G

จากนั้น ปรับขนาดด้วยเมาส์ของคุณในขณะที่กด SHIFT ค้างไว้เพื่อรักษาสัดส่วน วิธีนี้จะช่วยคุณปรับขนาดและใส่วัตถุหลายชิ้นให้พอดีโดยไม่บิดเบือนสัดส่วนและรูปร่างดั้งเดิม

การจัดกลุ่มเป็นกุญแจสำคัญในการปรับขนาดและสัดส่วน

วิธีการระบุและจับคู่สีที่แน่นอน

สถานการณ์ตัวอย่าง: คุณต้องใช้สีที่กำหนดเองที่เฉพาะเจาะจง แต่ไม่พบในจานสี

วิธีแก้ไข: เครื่องมือ eyedropper จะระบุสีที่คุณต้องการจับคู่อย่างรวดเร็ว และนำไปใช้กับข้อความหรือวัตถุที่คุณพยายามจะเปลี่ยน แม้ว่า format painter จะมีประโยชน์ในการใช้การจัดรูปแบบเดียวกัน (ขนาด การลงสี ฯลฯ) จากวัตถุหนึ่งไปอีกวัตถุหนึ่ง แต่บางครั้งคุณอาจต้องการใช้สีเดียวกันเท่านั้น ในกรณีเหล่านี้ เครื่องมือ eyedropper มีประโยชน์มาก

กรณีใช้งานทั่วไปสำหรับเครื่องมือนี้มีไว้สำหรับ pitch deck หากคุณกำลังมองหาการจับคู่ธีมของเด็คกับโลโก้ของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า/พันธมิตร เครื่องมือ eyedropper สามารถพิสูจน์ได้ว่าประเมินค่าไม่ได้

• เลือกกล่องข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยน → คลิกที่รูปแบบการระบายสี → เลือกเครื่องมือ eyedropper → ใช้เครื่องมือ eyedropper วางเมาส์เหนือสีที่คุณต้องการเลียนแบบ → เมื่อการระบุสีปรากฏขึ้น ให้คลิกสีที่คุณต้องการ

อย่าถูกจับได้โดยใช้ร่มเงานอกแบรนด์

วิธีใช้ประโยชน์จากลูกศรด้วยขั้วต่อข้อศอก

สถานการณ์ตัวอย่าง: ฉันกำลังพยายามวาดลูกศรจากรูปร่างหนึ่งไปยังอีกรูปร่างหนึ่ง แต่ลูกศรนั้นคดเคี้ยวและดูไม่เป็นมืออาชีพ

วิธีแก้ไข: ใช้ลูกศรที่มีข้อต่อข้อศอก (ทำมุม 90 องศา) โดยจะจัดชิดศูนย์กลางของวัตถุโดยอัตโนมัติ และสามารถจัดรูปแบบด้วยสีและขนาดต่างๆ ได้ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อสร้างแผนผังองค์กร

• ไปที่แทรกริบบ้อน → แทรกรูปร่าง → ใต้หมวด “เส้น” ให้เลือกลูกศรที่มีข้อต่อข้อศอก → เมื่อเลือกแล้ว ให้ใช้ลูกศรเพื่อเชื่อมต่อจุดศูนย์กลางของรูปร่างหนึ่งกับกึ่งกลางของอีกรูปร่างหนึ่ง → ทำซ้ำจนเสร็จสิ้น

ใช้ลูกศรกับตัวเชื่อมต่อข้อศอกเพื่อสร้างแผนผังองค์กร

วิธีใส่ข้อความลงในรูปร่าง

สถานการณ์ตัวอย่าง: ฉันกำลังพิมพ์ป้ายข้อความลงในรูปร่าง แต่ข้อความไม่พอดีและแบ่งคำออกเป็นสองบรรทัด

วิธีแก้ไข: มีสองวิธีในการดำเนินการ:

• ตัวเลือกที่ 1: คลิกขวาที่รูปร่าง → "จัดรูปแบบรูปร่าง" → เปลี่ยนระยะขอบข้อความเป็น "0" จากด้านซ้าย และ "0" จากด้านขวา เก้าครั้งจากสิบครั้ง วิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาของคุณได้
• ตัวเลือกที่ 2: ลืมเกี่ยวกับการจัดการกับรูปร่างดั้งเดิม ให้แทรกกล่องข้อความทับรูปร่างเดิม (กล่องข้อความควรใช้พื้นหลังโปร่งใส) แล้วพิมพ์ลงในกล่องข้อความโดยตรง ข้อความจะปรากฏขึ้นเหนือรูปร่าง แต่ไม่มีใครรู้ว่านี่เป็นวิธีแก้ปัญหาแบบแมนนวล

วิธีลบพื้นหลังของรูปภาพ

สถานการณ์ตัวอย่าง: ฉันใช้รูปภาพจากเว็บในสไลด์และต้องการเปลี่ยนสีของภาพพื้นหลังแต่ไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร

วิธีแก้ไข: เทคนิคนี้มีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อใช้กับภาพที่มีความเปรียบต่างสูง

• ขั้นแรก คุณต้องลบสีพื้นหลังดั้งเดิมของรูปภาพออก คลิกที่รูปภาพที่คุณต้องการเปลี่ยน → เลือกแท็บ "รูปแบบ" ในริบบิ้น → คลิก "ลบพื้นหลัง" → แก้ไขส่วนใด ๆ ที่ไม่ถูกลบอย่างสมบูรณ์ → คลิกนอกรูปภาพเมื่อคุณพร้อม
• ถัดไป คุณจะต้องเพิ่มสีพื้นหลังใหม่ของรูปภาพ อย่างที่คุณเห็น การดำเนินการที่สมบูรณ์แบบของสิ่งนี้ต้องใช้มือที่มั่นคง (ซึ่งฉันไม่มีอย่างชัดเจน) ยังคงเป็นเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในกระเป๋าหลังของคุณ

สีพื้นหลังแปลก ๆ ในรูปภาพของคุณ? นี่คือวิธีแก้ไข

วิธีแปลงตารางเป็นกล่องข้อความ

สถานการณ์ตัวอย่าง: คุณต้องการแปลงตารางข้อมูลเป็นการจัดรูปแบบอื่นบนสไลด์อื่น แต่คุณไม่ต้องการพิมพ์ตัวเลขด้วยตนเองและเสี่ยงต่อการผิดพลาด

วิธีแก้ไข: แบ่งตารางของคุณออกเป็นกล่องข้อความและวัตถุหลายกล่อง ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำอีกครั้ง และจะจัดการได้ง่ายขึ้น

• คัดลอกทั้งตาราง → วางแบบพิเศษ (วางเป็นเมตาไฟล์ที่ปรับปรุงแล้วเป็นรูปภาพ) → เลิกจัดกลุ่ม → ตอบว่า "ใช่" ในกล่องโต้ตอบ → เลิกจัดกลุ่มอีกครั้ง → ตอบ "ใช่" อีกครั้ง
• Voila ตอนนี้ตารางของคุณถูกแบ่งออกเป็นกล่องข้อความและรูปร่าง ตอนนี้คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลที่คุณต้องการลงในสไลด์อื่นและจัดรูปแบบใหม่ได้ตามต้องการ

แบ่ง Datatable ของคุณออกเป็นวัตถุแต่ละชิ้นเพื่อหลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิดที่น่าอาย

วิธีสร้างแถวหรือคอลัมน์ของตารางให้มีขนาดเท่ากัน

สถานการณ์ตัวอย่าง: คุณได้สร้างและเติมข้อมูลลงในตารางแล้ว แต่ขนาดของแถวหรือคอลัมน์บางแถวไม่ตรงกับขนาดอื่นๆ OCD ของคุณเริ่มต้นขึ้น แต่คุณไม่สามารถหาวิธีที่จะทำให้มันเข้ากันอย่างสมบูรณ์

วิธีแก้ไข: ใช้เครื่องมือ "กระจายแถว" และ "กระจายคอลัมน์"

• เลือกตารางข้อมูลทั้งหมด → แท็บ "เลย์เอาต์" ใน Ribbon → คลิก "กระจายแถว" และ "กระจายคอลัมน์"

ใช้วิธีการที่ไม่ผิดพลาดนี้เพื่อให้แน่ใจว่าโต๊ะมีความเงางามและเป็นมืออาชีพ

ฟีเจอร์ PowerPoint อื่นๆ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

สร้างเทมเพลตเด็คแบบกำหนดเอง โดยใช้ Slide Master ซึ่งอยู่ในแท็บ "มุมมอง" ใน Ribbon Slide Master ช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบสไลด์ในงานนำเสนอของคุณได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถปรับแต่งต้นแบบสไลด์ ซึ่งจะส่งผลต่อทุกสไลด์ในงานนำเสนอ หรือคุณสามารถแก้ไขเค้าโครงสไลด์แต่ละรายการ ซึ่งจะเปลี่ยนสไลด์ใดๆ โดยใช้เค้าโครงเหล่านั้น

ใช้สายตาน้อยลงเมื่อเคลื่อนที่วัตถุไปรอบๆ ด้วยมุมมองเส้นบอกแนวหรือเส้นตาราง ขั้นแรก คุณควรปรับการตั้งค่าเพื่อใช้ฟังก์ชัน "Snap-to-Grid" โดยทำดังนี้: แท็บ "มุมมอง" → คลิกที่ "การตั้งค่าเส้นตาราง" ถัดจากคำว่า "แสดง" → เปิดใช้งาน "สแน็ปวัตถุไปยังเส้นตาราง หากคุณต้องการดูเส้นบอกแนวหรือเส้นตารางจริง คุณสามารถเลือกตัวเลือกเหล่านี้ภายใต้แท็บ "มุมมอง" ในริบบิ้น พวกเขาสามารถเปิดและปิดได้อย่างง่ายดาย โปรดทราบว่าคุณสามารถย้ายเส้นบอกแนวไปรอบๆ ได้ ในขณะที่ตั้งค่าเส้นตารางไว้

เส้นบอกแนวและเส้นตารางเป็นข้อมูลอ้างอิงที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดตำแหน่งวัตถุ

เชื่อมโยงแผนภูมิจากเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณกับงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณเพื่อเปิดใช้งานการอัปเดตตัวเลขแบบไดนามิก

• เมื่อแผนภูมิของคุณพร้อมใน Excel ให้คัดลอกแผนภูมิ → สลับเป็น PowerPoint → ในแท็บ "หน้าแรก" ใน Ribbon ให้คลิก "วาง" → เลือก "วางแบบพิเศษ" → เลือก "วางลิงก์" และ "วัตถุแผนภูมิ Microsoft Excel" → ตอนนี้ เมื่อคุณอัปเดตตัวเลขใน Excel แผนภูมิใน PowerPoint จะอัปเดตแบบไดนามิก ฟีเจอร์นี้จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเปิดทั้งสองโปรแกรมพร้อมกัน
• หากคุณปิดเอกสาร Excel แล้วอัปเดตตัวเลขในตาราง อย่าลืมกลับไปที่แผนภูมิ PowerPoint ของคุณ คลิกขวาที่แผนภูมิ แล้วเลือก "อัปเดตลิงก์" เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการรีเฟรช

ข้ามการตรวจสอบระหว่าง Excel และ PowerPoint

บนสไลด์ที่มีข้อมูลแน่น ให้ไฮไลต์เมนูหลักของคุณที่ด้านล่างด้วยสายตา กล่องสี่เหลี่ยม (ตามที่แสดงด้านล่าง) เป็นเรื่องปกติ

ช่วยนำทางผู้ชมด้วยความซับซ้อนด้วยการขับเคลื่อนจุดของคุณกลับบ้าน

อย่าลืมใส่คีย์ลงในกราฟและแผนภูมิเพื่อช่วยกำหนดทิศทางผู้ฟังของคุณ

เทมเพลตสไลด์และกราฟิกการนำเสนอสำหรับแนวคิดทั่วไป

คุณเคยรู้สึกถึงเดจาวูเมื่อออกแบบเด็ค PowerPoint ใหม่หรือไม่? อาจเป็นเพราะว่าเรามักสร้างสไลด์ใหม่เพื่อถ่ายทอดแนวคิดที่คล้ายกัน แม้ว่าเนื้อหาจะแตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการ ความคืบหน้า หรือแผนผังองค์กร ในตอนท้าย การนำโครงสร้างสไลด์มาใช้ใหม่เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล แม้ว่าเนื้อหาจริงจะรีเฟรชก็ตาม เพื่อสื่อสารแนวคิดทั่วไปเหล่านี้ บริษัทที่ปรึกษาที่ใหญ่ที่สุดหลายแห่งใช้ส่วนประกอบสไลด์ต่อไปนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า:

ตารางโครงการ: แผนภูมิแกนต์

ตัวอย่างแผนภูมิแกนต์

โครงสร้างองค์กร: แผนผัง องค์กร

ตัวอย่างผังองค์กร

กระบวนการ: ลูกศรชี้เข้าหากัน

ผังกระบวนการตัวอย่าง

การระบุระดับที่รายการใดรายการหนึ่งตรงตามเกณฑ์: Harvey Balls

ตัวอย่างการแสดงลูกฮาร์วีย์

ความคิดสุดท้าย

เมื่อข้าพเจ้าเริ่ม ข้าพเจ้าก็จะสำเร็จตามนั้น การนำเสนอ PowerPoint ไม่จำเป็นต้องเจ็บปวด เช่นเดียวกับทักษะส่วนตัวและทักษะทางวิชาชีพ การฝึกฝน ความสม่ำเสมอ และความสนใจจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้มากที่สุด เมื่อคุณคุ้นเคยกับแอปพลิเคชันนี้ในฐานะเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการเล่าเรื่อง สบายใจกับความแตกต่างและตรรกะ/กระแสของมัน และฉันกล้าพูดเลย ให้เริ่มใช้ประโยชน์จากบทความนี้ในฐานะเพื่อนร่วมทาง คุณอาจพบว่าตัวเองเริ่มสนุกแล้ว การสร้างงานนำเสนอ PowerPoint เมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้การเรียนรู้อย่างเชี่ยวชาญ

ในระหว่างนี้ หากคุณสนใจที่จะทบทวนการนำเสนอการให้คำปรึกษาชั้นนำที่นำเนื้อหาจำนวนมากของฉันไปปฏิบัติ อย่าลังเลที่จะเรียกดูการนำเสนอของ McKinsey 30 รายการและชุดของ Mckinsey, Boston Consulting Group และ The Parthenon Group ที่ผสมผสานกัน

ด้วยเหตุนี้จึงสร้างความสุข!