高级 PowerPoint 演示文稿提示和技巧

已发表: 2022-03-11

主要亮点

创建有效的 PowerPoint 演示文稿的初学者技巧

让您的演示文稿保持简单：尽量减少内容过于饱和的杂乱、分散注意力的幻灯片；他们往往会失去或混淆你的观众。
寻求每张幻灯片传达一个要点：将您的信息及其支持内容简化为每张幻灯片的一个关键要点。更多的往往会降低观众的参与度、理解力和保留率（想想“减少内容经济”）。
利用插图代替文本：大量散文的演示文稿往往会导致内容疲劳，这又会导致观众失去参与度。相关的高质量图像已被证明在保持参与度方面非常有用，尤其是对于较长时间的演示。
了解格式为王：干净、简单且一致的格式，以及可识别的主题、颜色、字体、形状和大小，在创建抛光、专业和成品方面表现出奇迹。

专家用户的高级 PowerPoint 提示

自定义您的快速访问工具栏：快速访问工具栏 (QAT) 是一种可自定义的工具栏，位于 PowerPoint 功能区上方，您可以在其中添加常用命令。从长远来看，它的有效使用可减轻高级用户的摩擦并节省数小时。
使用 PowerPoint 快捷方式代替鼠标：了解您最常使用的功能，记住它们的键盘快捷方式，并从您的 PowerPoint 体验中减少数小时的手动处理。
创建您自己的首选模板：使用 PowerPoint 中的“幻灯片母版”视图，您可以创建个人的、预格式化的和预制的模板，包括字体选择、字体大小、配色方案等，这将最大限度地减少您的格式在演示文稿的“抛光”阶段加载。

财务顾问如何帮助您/您的企业为推介做准备？

作为思想合作伙伴，与您一起设计、创建并在您的会议之前提供精美且专业的 PowerPoint 演示文稿/推介。
起草并清理幻灯片中的内容（文学），包括您的个人演讲要点和听众要点。
创建将在幻灯片中展示的财务、模型、信息图表和输出。
在演示日期之前为您提供预演、排练和其他准备帮助，并提供有关表演的专家反馈和提示。

爱它还是恨它…

爱它或恨它，PowerPoint 在正式演示文稿中无处不在。也许你正在提出一个新的提议。或者，也许您已经花了数周时间处理数字或进行深入研究，是时候将您的发现传达给相关的利益相关者了。无论您的目的是什么，PowerPoint 都可以说是您成功的最重要组成部分之一。

当我还是一名管理顾问时，我使用 Microsoft Excel 和 PowerPoint，每天在这两个程序之间切换。我喜欢 PowerPoint 的灵活性让我能够阐明数据并将其转化为故事——财务故事、行业增长轨迹或重组业务流程的建议。然而，尤其是在我刚开始的时候，这种灵活性常常被证明是一把双刃剑。令人沮丧的是，幻灯片设计是多么乏味，以及从美学上完善幻灯片需要多长时间。我经常发现自己要在花费大量时间在 PowerPoint 幻灯片上，或者创建一个基本的、极简主义的套牌之间做出决定，这可能会牺牲数据和信息的有效性。直到我掌握了 PowerPoint 技巧，我才不再经历这种困境。

本文展示了一系列高级 PowerPoint 演示文稿提示和技巧，这将使您能够更快地使用该工具。它还有望防止您为了节省时间而牺牲有效的消息传递。虽然许多 PowerPoint 文章提供了有关有效传递信息的定性建议，但这篇文章侧重于 PowerPoint 和演示设计的技术组件。它利用 Microsoft Office PowerPoint 2016 和 365 for PC 中的功能和命令。让我们开始吧。

创建有效 PowerPoint 演示文稿的基础知识

虽然这篇文章更多地是为高级 PowerPoint 用户设计的，但它可能对创建有效 PowerPoint 演示文稿的一些基本注意事项进行复习很有用。随后，我们可能会深入研究 PowerPoint 更高级功能的一些细节。在我的职业生涯中，以下四项规则一直对我很有帮助：

规则 1 - 让你的套牌尽可能简单：可能是最重要的 PowerPoint 规则，“少即是多”，并带有出色的演示文稿。避免混乱；尽量减少浮华、复杂的幻灯片，并在动作中分散注意力；并始终专注于传达清晰简洁的信息。

规则 2 - 让每张幻灯片只保留一个关键要点：一般来说，要抵制将厨房水槽扔给观众的诱惑，尤其是在每张幻灯片的基础上。只需将内容的范围限制在每张幻灯片的一个关键点，您就可以更轻松地吸引观众的注意力，并为他们留下更切实、更易于理解的内容。

规则 3 - 经常使用简单、高质量的图形代替文字：作为规则 1 的补充，页面上的文字过多往往会让您的观众感到乏味和无聊，通常会导致注意力不集中，或“内容疲劳”，在您的演示过程中。 GIF、图形、图表和其他信息丰富且相关的插图往往是打破乏味并为您的流程增加维度的好方法。

规则 4 - 干净简单的格式会让您走得更远：干净的项目符号点、一致的颜色主题、柔和的字体样式和清晰的字体大小都可以在您展示精美的成品时给您的观众留下良好的专业印象。 Calibri（字体），金属灰色（原色），点缀着天蓝色（第二色），在我的职业生涯中为我创造了奇迹。随意采用它们。

自定义快速访问工具栏

成为 PowerPoint 专家的第一步是构建您的快速访问工具栏。它是位于功能区上方的可自定义工具栏，您可以在其中添加您最喜欢和最常用的命令。花 5 分钟时间进行设置，您不会后悔的 - 此后您每次使用 PowerPoint 都会获得回报。在我们深入研究物流之前，这是一个快速的土地：

要根据您的喜好自定义工具栏的功能和顺序，只需单击功能区上方的白色向下箭头。然后单击“更多命令”→从“所有命令”中选择命令→选择并添加您喜欢的命令。如果要删除任何命令，只需选择命令并点击“删除”。

我对终极快速访问工具栏 (QAT) 的“必备”：

对齐：对齐工具是 PowerPoint 中我最喜欢的工具。绕过徒劳的手动工作，而是突出显示要对齐的形状，然后选择对齐的方向。您可以将对象对齐到彼此的中间、右侧、左侧、顶部和底部。请记住，对象的位置都是相对于彼此的。

如果您想在 QAT 之外使用此工具：突出显示所需的对象 → 功能区中的“格式”选项卡 → 单击“对齐”→ 选择您喜欢的对齐方向 → 对象将被对齐。

分布：如果您想要使多个对象或形状彼此等距，此工具将是您最好的新朋友。在分发对象之前，最好先对齐它们。然后，要分发，只需突出显示要分发的对象，然后选择“水平分布”或“垂直分布”。

如果您想在 QAT 之外使用此工具：突出显示所需的对象 → 功能区中的格式选项卡 → 单击对齐 → 选择水平分布或垂直分布 → 对象将被分布。

格式刷：允许您从一个对象复制格式并将其应用到另一个对象。它本质上是复制和粘贴，但用于格式化而不是内容。

单击格式刷：将原始对象的格式应用于您选择/单击的下一个对象。
两次单击格式刷：锁定格式刷。双击后，您选择的任何对象都将转换为第一个对象的格式。要解锁格式刷，请单击幻灯片上的任何空白（不是对象）。

如果您想在 QAT 之外使用此工具：选择您要模仿的对象 → 在功能区的“主页”选项卡中单击格式刷一次或两次 → 单击您要更改的对象 → 将应用格式更改。

旋转：顾名思义，此功能使您能够以 90 或 180 度的增量旋转对象。您可以旋转文本框、形状、艺术字或图片。这包括向右 90 度、向左 90 度、垂直和水平旋转。

如果您想在 QAT 之外使用此工具：突出显示您想要的对象 → 功能区中的格式选项卡 → 单击旋转 → 选择您喜欢的旋转选项 → 对象将被旋转。

改变生活的 PowerPoint 键盘快捷键

您可能会认为我在夸大其词，但是一旦您意识到不必手动执行这些操作，您就不会回头。通常，使用 PowerPoint 不需要记住与 Excel 一样多的热键，但您应该注意一些。

轻松更改文本框中项目符号文本的顺序和缩进级别：

更改文本框中项目符号文本的顺序：ALT + SHIFT + 上/下箭头键
更改文本框中项目符号文本的缩进级别：ALT + SHIFT + 右/左箭头键

调整对象的大小，同时保持它们规则和成比例：

使用指针/鼠标调整对象大小时按住 SHIFT

微推（对您的对象进行小推）：

选择对象并按住 CTRL + 上/下/右/左箭头键移动它

无需复制和粘贴即可复制您的形状或对象：

CTRL + 用指针/鼠标拖动形状

确保您的线条实际上是笔直的：

对于垂直线：插入形状→右键单击→格式化形状→大小和属性→将“高度”设置为“0”→完全直线
对于水平线：插入形状→右键单击→格式化形状→大小和属性→将“宽度”设置为“0”→完全直线

将数字转换为脚注上标：

输入脚注的编号（例如，1、2、3）→ 突出显示数字→ 按住 CTRL + SHIFT + 等号 (=) → 您的数字现在将成为脚注上标

通过在文本大小写（小写、标题大小写和全部大写）之间切换来调整文本的大小写：

突出显示所需的单词并使用 SHIFT + F3 快捷键。每次按 F3 时，突出显示的文本将变为全小写、全大写或标题样式，其中只有单词的第一个字母大写。

针对常见、令人沮丧的情况的 PowerPoint 设计技巧

如果您一直使用 PowerPoint，您可能会遇到以下难题。与其花费不必要的 15-30 分钟在谷歌上搜索问题以寻求解决方法，不如按照以下方法每次浏览情况：

如何将文本转换为 SmartArt

示例情况：我有一份无聊的子弹清单，我需要灵感来使它们更加精美。

解决方案：利用“转换为 SmartArt”工具。

选择带有项目符号的文本框 → 在功能区的“主页”下，选择“转换为 SmartArt” → 将鼠标悬停在不同的 SmartArt 选项上以查看转换的项目符号 → 选择您喜欢的任何 SmartArt，然后从那里继续编辑

如何一次调整多个对象/形状的大小

示例情况：我在幻灯片中使用了多个形状/图像，我想在不弄乱比例的情况下更改它们的整体大小。

解决方案：

首先，将所有对象组合在一起。要分组，突出显示所有对象，然后右键单击 → 分组，或突出显示并按 ALT + G。

然后，在按住 SHIFT 的同时用鼠标调整大小以保持比例。这将帮助您调整多个对象的大小并使其适合多个对象，而不会扭曲原始比例和形状。

如何识别和匹配准确的颜色

示例情况：您需要使用特定的自定义颜色，但您似乎无法在调色板中找到它。

解决方案：吸管工具可快速识别您要匹配的确切颜色，并将其应用于您要更改的文本或对象。虽然格式刷有助于将完全相同的格式（大小、颜色等）从一个对象应用到另一个对象，但有时您可能只想应用相同的颜色。在这些情况下，吸管工具非常有用。

该工具的一个常见用例是音高甲板。如果您希望将卡片组的主题与潜在客户/合作伙伴的徽标相匹配，那么吸管工具可以证明是无价的。

选择要更改的文本框→单击着色格式→选择滴管工具→使用滴管工具，将鼠标悬停在要模仿的颜色上→出现颜色的标识时，单击所需的颜色

如何利用弯头连接器利用箭头

示例情况：我正在尝试将箭头从一种形状绘制到另一种形状，但箭头弯曲且看起来不专业。

解决方案：使用带有弯头连接器的箭头（90 度角）。它们会自动捕捉到对象的中心，并且可以格式化为不同的颜色和大小。这些在构建组织结构图时特别有用。

转到插入功能区→插入形状→在“线”类别下，选择带有弯头连接器的箭头→选择后，使用箭头将一个形状的中心连接到另一个形状的中心→重复直到完成

如何使文本适合形状

示例情况：我正在将文本标签输入到形状中，但文本不适合并将单词分成两行。

解决方案：有两种方法可以解决：

选项1：右键单击形状→“格式化形状”→将文本边距从左侧更改为“0”，从右侧更改为“0”。十分之九，这将解决您的问题。
选项 2：忘记处理原始形状。相反，在原始形状上插入一个文本框（文本框应使用透明背景）并直接在文本框中键入。文本将显示在形状上，但没有人会知道这是手动解决方法。

如何去除图片的背景

示例情况：我在幻灯片中使用了来自网络的图像，我想更改背景图像颜色，但不知道该怎么做。

解决方案：此技术在用于高对比度图像时最有效。

首先，您必须删除图像的原始背景颜色。单击要更改的图像→选择功能区中的“格式”选项卡→单击“删除背景”→修复未完全删除的所有部分→准备好后单击图像外部
接下来，您将要添加图像的新背景颜色。如您所见，完美执行此操作确实需要稳定的手（我显然没有）。尽管如此，将其放在后兜里还是一个有用的技巧。

如何将表格转换为文本框

示例情况：您希望将数据表转换为另一张幻灯片上的不同格式，但您不想手动输入数字并冒出错的风险。

解决方案：将表格拆分为多个文本框和对象，这样可以省去重新输入数据的麻烦，并且更易于操作

复制整个表格→选择性粘贴（粘贴为图片增强图元文件）→取消组合→在对话框中回答“是”→再次取消组合→再次回答“是”。
瞧，现在您的表格已分解为文本框和形状。您现在可以将所需的数据复制并粘贴到另一张幻灯片中，并根据需要重新格式化。

如何使表格的行或列大小相同

示例情况：您已经创建并用数据填充了一个表，但某些行或列的大小与其他的不匹配。你的强迫症开始发作，但你不知道如何让它们完美匹配。

解决方案：使用“分布行”和“分布列”工具。

选择整个数据表→功能区中的“布局”选项卡→单击“分布行”和“分布列”。

其他 PowerPoint 功能和最佳实践

使用幻灯片母版创建自定义甲板模板，可以在功能区的“查看”选项卡下找到。 Slide Master 允许您快速修改演示文稿中的幻灯片设计。您可以自定义幻灯片母版，这将影响演示文稿中的每张幻灯片，或者您可以修改单个幻灯片布局，这将更改使用这些布局的任何幻灯片。

使用“参考线”或“网格线”视图移动对象时，减少对视力的依赖。首先，您应该调整设置以使用“对齐网格”功能。操作方法如下：“查看”选项卡→单击“显示”一词旁边的“网格设置”→启用“将对象对齐到网格”。如果您想查看实际的参考线或网格线，您可以在功能区的“查看”选项卡下选择这些选项；它们可以很容易地打开和关闭。请注意，您可以在设置网格线的同时移动参考线。

将 Excel 工作簿中的图表链接到 PowerPoint 演示文稿以启用数字的动态更新。

在 Excel 中准备好图表后，复制图表 → 切换到 PowerPoint → 在功能区的“主页”选项卡中，单击“粘贴”→ 选择“选择性粘贴”→ 选择“粘贴链接”和“Microsoft Excel 图表对象”→现在，当您更新 Excel 中的数字时，PowerPoint 中的图表将动态更新。当两个程序同时打开时，此功能效果最佳。
如果您关闭 Excel 文档，然后更新表格中的数字，请记住返回您的 PowerPoint 图表，右键单击图表，然后选择“更新链接”以确保数据已刷新。

在充满数据的繁忙幻灯片上，在底部直观地突出显示您的主要内容。 矩形框（如下图）很常见。

请记住在图形和图表中包含键，以帮助定位您的受众。

常见概念的幻灯片模板和演示图形

在设计新的 PowerPoint 幻灯片时，您是否有过似曾相识的感觉？这可能是因为我们经常创建新的幻灯片来传达相似的概念，即使内容不同——无论是过程、进度还是组织结构图。归根结底，即使实际内容刷新，重用幻灯片结构也是有意义的。为了传达这些常见概念，许多最大的咨询公司反复使用以下幻灯片组件：

项目进度：甘特图

组织结构：组织结构图

过程：箭头相互连接

表明特定项目符合标准的程度： Harvey Balls

最后的想法

因此，正如我开始，我将完成。 PowerPoint 演示文稿不必很痛苦。像大多数个人和专业技能一样，练习、一致性和注意力会让你在很大程度上达到目标。一旦您熟悉了该应用程序作为一种强大的生产力和讲故事工具，对其细微差别和逻辑/流程感到满意，并且我敢说，开始利用本文作为指南伴侣，您实际上可能会发现自己开始享受在您过渡到掌握它时构建 PowerPoint 演示文稿。

在此期间，如果您有兴趣查看一些将我的大量内容付诸实践的顶级咨询演示文稿，请随意浏览麦肯锡的 30 份演示文稿以及麦肯锡、波士顿咨询集团和帕台农集团的组合。

有了它，快乐的建筑！