Zaawansowane porady i wskazówki dotyczące prezentacji PowerPoint

Najważniejsze wydarzenia

Kocham to lub nienawidzę…

Uwielbiam to lub nienawidzę, PowerPoint jest wszechobecny, jeśli chodzi o formalne prezentacje. Być może składasz nową propozycję. A może spędziłeś tygodnie na analizie liczb lub przeprowadzaniu intensywnych badań i nadszedł czas, aby przekazać swoje odkrycia odpowiednim interesariuszom. Niezależnie od celu, PowerPoint jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych elementów Twojego sukcesu.

Kiedy byłem konsultantem ds. zarządzania, mieszkałem w programach Microsoft Excel i PowerPoint, codziennie przełączając się między tymi dwoma programami. Podobało mi się, że elastyczność programu PowerPoint pozwalała mi naświetlać i przekształcać dane w historię — historię finansów, trajektorię rozwoju branży lub zalecenia dotyczące restrukturyzacji procesu biznesowego. Jednak, zwłaszcza że dopiero zaczynałem, ta elastyczność często okazywała się mieczem obosiecznym. To było frustrujące, jak żmudne może być projektowanie slajdów i ile czasu zajęło jej udoskonalenie pod względem estetycznym. Często musiałem podejmować decyzję między spędzaniem dużej ilości czasu na slajdach PowerPointa, a tworzeniem podstawowej, minimalistycznej talii, która ryzykowała utratę skuteczności danych i wiadomości. Dopiero gdy opanowałem wskazówki PowerPointa, przestałem doświadczać tego dylematu.

W tym artykule przedstawiono wybór zaawansowanych porad i wskazówek dotyczących prezentacji PowerPoint, które pozwolą Ci szybciej korzystać z tego narzędzia. Miejmy nadzieję, że zapobiegnie to również poświęcaniu skutecznej komunikacji w celu zaoszczędzenia czasu. Podczas gdy wiele artykułów PowerPoint zawiera jakościowe porady dotyczące skutecznego dostarczania wiadomości, ten artykuł koncentruje się na technicznych komponentach PowerPoint i projektowaniu prezentacji. Wykorzystuje funkcje i polecenia w Microsoft Office PowerPoint 2016 i 365 na PC. Zacznijmy.

Podstawy tworzenia skutecznych prezentacji PowerPoint

Chociaż ten artykuł jest przeznaczony bardziej dla zaawansowanych użytkowników programu PowerPoint, przydatne może być rozpoczęcie od odświeżenia podstawowych nakazów i zakazów dotyczących tworzenia skutecznych prezentacji programu PowerPoint. Następnie możemy zagłębić się w niektóre z bardziej zaawansowanych funkcji programu PowerPoint. W mojej karierze następujące cztery zasady od dawna mi dobrze służyły:

Zasada 1 - Utrzymuj swój pulpit tak prosty, jak to tylko możliwe: Prawdopodobnie najważniejsza zasada PowerPointa „mniej znaczy zawsze więcej” ze świetnymi prezentacjami. Unikaj bałaganu; zminimalizuj krzykliwe, złożone slajdy z rozpraszającymi obrazkami w ruchu; i zawsze skupiaj się na przekazywaniu jasnego i zwięzłego przekazu.

Zasada 2 – Utrzymuj każdy slajd tylko jednym kluczem na wynos: Oprzyj się pokusie rzucania zlewem kuchennym w publiczność, ogólnie, ale zwłaszcza na podstawie każdego slajdu. Dzięki ograniczeniu zakresu treści do jednego kluczowego punktu na slajd znacznie łatwiej przyciągniesz uwagę odbiorców i zostawisz im bardziej namacalne, przyswajalne dania na wynos.

Zasada 3 – Używaj prostych, wysokiej jakości grafik często i zamiast słów: Jako dodatek do zasady 1, zbyt wiele słów na stronie jest dla odbiorców zarówno nużące, jak i nużące, co często prowadzi do utraty koncentracji, lub „zmęczenie treścią” podczas prezentacji. GIF-y, wykresy, wykresy i inne pouczające i istotne ilustracje są świetnymi sposobami na przełamanie nudy i dodanie wymiaru do przepływu.

Zasada 4 – Czyste i proste formatowanie zabierze Cię daleko: Czyste wypunktowanie, spójne motywy kolorystyczne, miękkie style czcionek i czytelne rozmiary czcionek – wszystko to pozwala zrobić świetne, profesjonalne wrażenie na odbiorcach, gdy prezentujesz dopracowany, gotowy produkt. Calibri (czcionka), w metalicznej szarości (kolor podstawowy), przerywany błękitem nieba (kolor drugorzędny) zdziałał dla mnie cuda w mojej karierze. Zapraszam do ich adopcji.

Przykład dobrze sformatowanego slajdu PowerPoint

Dostosowywanie paska narzędzi szybkiego dostępu

Pierwszym krokiem do zostania ekspertem PowerPoint jest zbudowanie paska narzędzi szybkiego dostępu. Jest to dostosowywalny pasek narzędzi umieszczony nad wstążką, na którym można dodawać ulubione i najczęściej używane polecenia. Zainwestuj pięć minut, aby go skonfigurować, a nie pożałujesz — za każdym razem, gdy użyjesz programu PowerPoint, otrzymasz dywidendę. Oto krótkie ułożenie terenu, zanim zagłębimy się w logistykę:

Składniki ekranu głównego programu PowerPoint

Aby dostosować funkcjonalność i kolejność paska narzędzi zgodnie ze swoimi preferencjami, po prostu kliknij białą strzałkę skierowaną w dół nad wstążką. Następnie kliknij „Więcej poleceń” → Wybierz polecenia z „Wszystkich poleceń” → Wybierz i dodaj swoje ulubione polecenia. Jeśli chcesz usunąć dowolne polecenia, po prostu wybierz polecenie i naciśnij „Usuń”.

Budowanie najlepszego paska narzędzi szybkiego dostępu

Moje „must-have” dla najlepszego paska narzędzi szybkiego dostępu (QAT):

Wyrównaj: Narzędzie do wyrównywania jest moim ulubionym narzędziem w programie PowerPoint. Pomiń daremny, ręczny wysiłek i zamiast tego zaznacz kształty, które chcesz wyrównać, i wybierz kierunek, w którym chcesz je wyrównać. Możesz wyrównywać obiekty do środka, prawej, lewej, górnej i dolnej części siebie. Pamiętaj, że pozycje obiektów są względem siebie.

Jak korzystać z funkcji wyrównywania

Jeśli chcesz użyć tego narzędzia poza QAT: Podświetl żądane obiekty → kartę Format na wstążce → Kliknij Wyrównaj → Wybierz preferowany kierunek wyrównania → Obiekty zostaną wyrównane.

Rozłóż: Jeśli masz wiele obiektów lub kształtów, które chcesz ustawić w równej odległości od siebie, to narzędzie będzie Twoim nowym najlepszym przyjacielem. Przed rozmieszczeniem obiektów najlepiej je najpierw wyrównać. Następnie, aby rozłożyć, po prostu zaznacz obiekty, które chcesz rozmieścić, i wybierz „rozłóż w poziomie” lub „rozłóż w pionie”.

Jak korzystać z funkcji dystrybucji

Jeśli chcesz użyć tego narzędzia poza QAT: Podświetl żądane obiekty → kartę Format na wstążce → Kliknij Wyrównaj → Wybierz Rozłóż w poziomie lub Rozłóż w pionie → Obiekty zostaną rozłożone.

Malarz formatów: umożliwia kopiowanie formatowania z jednego obiektu i stosowanie go do innego. Zasadniczo jest to kopiowanie i wklejanie, ale do formatowania, a nie do treści.

• Jedno kliknięcie na malarzu formatów: Stosuje formatowanie z oryginalnego obiektu do następnego obiektu, który wybierzesz/klikniesz.
• Dwa kliknięcia malarza formatów: Blokuje malarza formatów. Po dwukrotnym kliknięciu dowolny wybrany obiekt zostanie przekonwertowany na formatowanie pierwszego obiektu. Aby odblokować malarza formatów, kliknij dowolną białą przestrzeń na slajdzie (nie obiekt).

Jeśli chcesz użyć tego narzędzia poza QAT: Wybierz obiekt, który chcesz naśladować → Kliknij raz lub dwa razy Malarz formatów na karcie Strona główna na wstążce → Kliknij obiekt, który chcesz zmienić → Zmiany formatowania zostaną zastosowane .

Obróć: Jak sama nazwa wskazuje, ta funkcja umożliwia obracanie obiektów w krokach co 90 lub 180 stopni. Możesz obrócić pole tekstowe, kształt, WordArt lub obraz. Obejmuje to obrót w prawo o 90 stopni, w lewo o 90 stopni, w pionie iw poziomie.

Jeśli chcesz użyć tego narzędzia poza swoim QAT: Podświetl żądane obiekty → kartę Format na wstążce → Kliknij Obróć → Wybierz preferowaną opcję obracania → Obiekty zostaną obrócone.

Zmieniające życie skróty klawiszowe PowerPoint

Możesz pomyśleć, że przesadzam, ale gdy zdasz sobie sprawę, że nie musisz wykonywać tych czynności ręcznie, nie będziesz się oglądać wstecz. Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z programu PowerPoint nie wymaga zapamiętywania tylu skrótów klawiszowych, co program Excel, ale jest kilka, o których powinieneś wiedzieć.

Łatwo zmieniaj kolejność i poziom wcięcia tekstu punktowanego w polach tekstowych:

• Zmień kolejność wypunktowanego tekstu w polach tekstowych: ALT + SHIFT + klawisz strzałki w górę/w dół
• Zmień poziom wcięcia tekstu punktowanego w polach tekstowych: ALT + SHIFT + klawisz strzałki w prawo/w lewo

Zmień rozmiar obiektu, zachowując jego regularność i proporcje:

• Przytrzymaj SHIFT podczas zmiany rozmiaru obiektu za pomocą wskaźnika/myszy

Micro-nudges (małe popchnięcia dla twoich obiektów):

• Wybierz obiekt i przytrzymaj CTRL + klawisz strzałki w górę/w dół/w prawo/w lewo, aby go przesunąć

Zduplikuj swój kształt lub obiekt bez kopiowania i wklejania:

• CTRL + przeciągnij kształt wskaźnikiem/myszą

Upewnij się, że Twoje linie są rzeczywiście proste:

• Dla linii pionowych: Wstaw kształt → Prawy przycisk myszy → Formatuj kształt → Rozmiar i właściwości → Ustaw „Wysokość” na „0” → Idealnie prosta linia
• Dla linii poziomych: Wstaw kształt → Prawy przycisk myszy → Formatuj kształt → Rozmiar i właściwości → Ustaw „Szerokość” na „0” → Idealnie prosta linia

Przekształć liczbę w przypis górny:

• Wpisz numer przypisu (np. 1, 2, 3) → Podświetl numer → Przytrzymaj CTRL + SHIFT + znak równości (=) → Twój numer będzie teraz indeksem górnym przypisu

Dostosuj wielkość liter w tekście, przełączając między wielkościami liter (małe litery, wielkie litery i wielkie litery):

• Zaznacz żądane słowa i użyj skrótu SHIFT + F3. Za każdym razem, gdy naciśniesz F3, podświetlony tekst zmieni się na wszystkie małe litery, wielkie litery lub styl tytułu, w którym tylko pierwsza litera słowa jest pisana wielką literą.

Wskazówki dotyczące projektowania programu PowerPoint w typowych, frustrujących sytuacjach

Jeśli konsekwentnie pracowałeś w programie PowerPoint, prawdopodobnie napotkałeś następujące zagadki. Zamiast spędzać niepotrzebne 15-30 minut na Googlowaniu problemu w celu obejścia problemu, oto jak poruszać się w sytuacji za każdym razem:

Jak przekonwertować tekst na SmartArt

Przykładowa sytuacja: Mam listę nudnych pocisków i potrzebuję inspiracji, aby je dopracować.

Rozwiązanie: Skorzystaj z narzędzia „Konwertuj na SmartArt”.

Wybierz pole tekstowe z punktorami → W obszarze „Strona główna” na wstążce, wybierz „Konwertuj na grafikę SmartArt” → Umieść wskaźnik myszy nad różnymi opcjami grafiki SmartArt, aby zobaczyć przekształcenie punktorów → Wybierz dowolną grafikę SmartArt, która Ci się podoba, i kontynuuj edycję od tego miejsca

Użyj SmartArt, aby ożywić nudne pociski

Jak zmienić rozmiar wielu obiektów/kształtów jednocześnie?

Przykładowa sytuacja: Użyłem wielu kształtów/obrazów na slajdzie i chcę zmienić ich zbiorczy rozmiar, nie psując proporcji.

Rozwiązanie:

Najpierw zgrupuj wszystkie obiekty razem. Aby pogrupować, zaznacz wszystkie obiekty i albo kliknij prawym przyciskiem myszy → Grupuj, albo zaznacz i naciśnij ALT + G.

Następnie dostosuj rozmiar za pomocą myszy, przytrzymując SHIFT, aby zachować proporcje. Pomoże to zmienić rozmiar i dopasować wiele obiektów bez zniekształcania oryginalnych proporcji i kształtów.

Grupowanie jest kluczem do zmiany rozmiaru i proporcji

Jak rozpoznać i dopasować dokładne kolory

Przykładowa sytuacja: Musisz użyć określonego, niestandardowego koloru, ale nie możesz go znaleźć w palecie kolorów.

Rozwiązanie: Kroplomierz szybko identyfikuje dokładnie kolor, który chcesz dopasować, i stosuje go do tekstu lub obiektu, który próbujesz zmienić. Malarz formatów może być pomocny przy stosowaniu dokładnie tego samego formatowania (rozmiar, kolorystyka itp.) z jednego obiektu do drugiego, jednak czasami możesz chcieć zastosować tylko ten sam kolor. W takich przypadkach bardzo pomocne jest narzędzie do zakraplania.

Typowym przypadkiem użycia tego narzędzia są talie pitch. Jeśli chcesz dopasować motyw talii do logo potencjalnego klienta/partnera, narzędzie do zakraplania może okazać się nieocenione.

• Wybierz pole tekstowe, które chcesz zmienić → Kliknij format kolorowania → Wybierz narzędzie zakraplacza → Za pomocą zakraplacza najedź kursorem na kolor, który chcesz naśladować → Gdy pojawi się identyfikacja koloru, kliknij żądany kolor

Nie daj się złapać na niemarkowym odcieniu

Jak wykorzystać strzały za pomocą łączników łokciowych

Przykładowa sytuacja: próbuję narysować strzałki z jednego kształtu do drugiego, ale strzałki są krzywe i wyglądają nieprofesjonalnie.

Rozwiązanie: Użyj strzałek z łącznikiem kolankowym (kąty 90 stopni). Automatycznie przyciągają do środka obiektu i mogą być formatowane w różnych kolorach i rozmiarach. Są one szczególnie pomocne przy budowaniu schematów organizacyjnych.

• Przejdź do wstążki Wstaw → Wstaw kształt → W kategorii „Linie” wybierz strzałki z łącznikami kolankowymi → Po wybraniu użyj strzałki, aby połączyć środek jednego kształtu ze środkiem innego kształtu → Powtarzaj aż do zakończenia

Użyj strzałek ze złączami łokciowymi do budowania schematów organizacyjnych

Jak dopasować tekst do kształtu

Przykładowa sytuacja: wpisuję etykietę tekstową do kształtu, ale tekst nie pasuje i dzielę słowo na dwie linie.

Rozwiązanie: Można to zrobić na dwa sposoby:

• Opcja 1: Kliknij prawym przyciskiem myszy kształt → „sformatuj kształt” → Zmień marginesy tekstu na „0” od lewej i „0” od prawej. Dziewięć razy na dziesięć rozwiąże to twój problem.
• Opcja 2: Zapomnij o zajmowaniu się oryginalnym kształtem. Zamiast tego wstaw pole tekstowe nad oryginalnym kształtem (pole tekstowe powinno używać przezroczystego tła) i wpisz bezpośrednio w polu tekstowym. Tekst pojawi się nad kształtem, ale nikt nie będzie wiedział, że było to ręczne obejście.

Jak usunąć tło obrazu

Przykładowa sytuacja: Użyłem obrazu z Internetu na slajdzie i chcę zmienić kolor obrazu tła, ale nie wiem, jak to zrobić.

Rozwiązanie: Ta technika jest najbardziej efektywna w przypadku obrazów o wysokim kontraście.

• Najpierw musisz usunąć oryginalny kolor tła obrazu. Kliknij obraz, który chcesz zmienić → Wybierz zakładkę „Format” na wstążce → Kliknij „Usuń tło” → Napraw wszystkie części, które nie zostały idealnie usunięte → Kliknij poza obrazem, gdy będziesz gotowy
• Następnie będziesz chciał dodać nowy kolor tła obrazu. Jak widać, perfekcyjne wykonanie tego wymaga pewnej ręki (czego wyraźnie nie mam). Mimo to warto mieć ją w tylnej kieszeni.

Dziwny kolor tła na Twoim zdjęciu? Oto jak to naprawić.

Jak przekonwertować tabelę na pola tekstowe

Przykładowa sytuacja: Chcesz przekonwertować tabelę danych na inne formatowanie na innym slajdzie, ale nie chcesz ręcznie wpisywać liczb i ryzykować pomyłki.

Rozwiązanie: Podziel tabelę na wiele pól tekstowych i obiektów, co oszczędzi Ci kłopotów z ponownym wpisywaniem danych i będzie łatwiejsze do manipulowania

• Skopiuj całą tabelę → Wklej specjalnie (wklej jako ulepszony metaplik obrazu) → Rozgrupuj → Odpowiedz „tak” w oknie dialogowym → Rozgrupuj ponownie → Odpowiedz ponownie „tak”.
• Voila, teraz twój stół został podzielony na pola tekstowe i kształty. Możesz teraz skopiować i wkleić potrzebne dane do innego slajdu i ponownie sformatować, jak chcesz.

Podziel tabelę danych na pojedyncze obiekty, aby uniknąć kłopotliwych literówek

Jak sprawić, by wiersze lub kolumny tabeli miały ten sam rozmiar

Przykładowa sytuacja: Utworzyłeś i wypełniłeś tabelę danymi, ale rozmiar niektórych wierszy lub kolumn nie pasuje do innych. Twoje OCD zaczyna działać, ale nie możesz wymyślić, jak je idealnie dopasować.

Rozwiązanie: Użyj narzędzi „Rozłóż wiersze” i „Rozłóż kolumny”.

• Wybierz całą tabelę danych → zakładka „Układ” na Wstążce → Kliknij „Rozłóż wiersze” i „Rozłóż kolumny”.

Użyj tej niezawodnej metody, aby zapewnić polerowane, profesjonalne stoły

Inne funkcje i najlepsze praktyki programu PowerPoint

Twórz niestandardowe szablony talii za pomocą wzorca slajdów, który można znaleźć w zakładce „Widok” na wstążce. Slide Master umożliwia szybkie modyfikowanie projektu slajdu w prezentacji. Możesz dostosować wzorzec slajdów, który wpłynie na każdy slajd w prezentacji, lub zmodyfikować poszczególne układy slajdów, co zmieni dowolne slajdy korzystające z tych układów.

Mniej polegaj na wzroku podczas przesuwania obiektów w widoku prowadnic lub linii siatki. Najpierw należy dostosować ustawienia, aby korzystać z funkcji „Snap-to-Grid”. Oto jak to zrobić: Zakładka „Widok” → Kliknij „Ustawienia siatki” obok słowa „Pokaż” → Włącz „Przyciągaj obiekty do siatki”. Jeśli chcesz wyświetlić rzeczywiste prowadnice lub linie siatki, możesz wybrać te opcje na karcie „Widok” na wstążce; można je łatwo włączać i wyłączać. Pamiętaj, że możesz przesuwać prowadnice, gdy linie siatki są ustawione.

Prowadnice i linie siatki są pomocnymi odnośnikami do pozycjonowania obiektów

Połącz wykres ze skoroszytu programu Excel z prezentacją programu PowerPoint, aby umożliwić dynamiczne aktualizowanie liczb.

• Gdy wykres jest gotowy w programie Excel, skopiuj wykres → Przełącz do programu PowerPoint → W zakładce „Strona główna” na wstążce kliknij „Wklej” → Wybierz „Wklej specjalnie” → Wybierz „Wklej łącze” i „Obiekt wykresu Microsoft Excel” → Teraz po zaktualizowaniu liczb w programie Excel wykres w programie PowerPoint będzie aktualizowany dynamicznie. Ta funkcja działa najlepiej, gdy oba programy są otwarte w tandemie.
• Jeśli zamkniesz dokument Excel, a następnie zaktualizujesz liczby w tabeli, pamiętaj, aby wrócić do wykresu PowerPoint, kliknąć wykres prawym przyciskiem myszy i wybrać „Aktualizuj łącze”, aby zapewnić odświeżenie danych.

Pomiń sprawdzanie krzyżowe między Excelem a PowerPoint

Na ruchliwych slajdach wypełnionych danymi wizualnie zaznacz na dole główny wniosek. Powszechne jest prostokątne pudełko (jak pokazano poniżej).

Pomóż odbiorcom poruszać się po złożoności, kierując swój punkt do domu

Pamiętaj, aby do wykresów i wykresów dołączyć klucze, które pomogą zorientować odbiorców.

Szablony slajdów i grafiki prezentacji dla typowych pojęć

Czy kiedykolwiek czułeś się deja vu, projektując nową talię PowerPoint? Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że często tworzymy nowe slajdy, aby przekazać podobne koncepcje, nawet jeśli treść jest inna — czy to proces, postęp, czy schemat organizacyjny. Pod koniec dnia ponowne użycie struktury slajdów ma sens, nawet jeśli rzeczywista zawartość zostanie odświeżona. Aby przekazać te wspólne koncepcje, wiele największych firm konsultingowych wielokrotnie wykorzystuje następujące elementy slajdów:

Harmonogram projektu: Wykres Gantta

Przykładowy wykres Gantta

Struktura organizacyjna: Schemat organizacyjny

Przykładowy schemat organizacyjny

Proces: Strzałki prowadzące do siebie

Przykładowy schemat przepływu procesu

Wskazanie stopnia, w jakim dany przedmiot spełnia kryterium: Kulki Harveya

Przykładowy wyświetlacz kulek Harvey

Końcowe przemyślenia

Tak więc jak zacząłem, tak skończę. Prezentacje PowerPoint nie muszą być bolesne. Podobnie jak w przypadku większości umiejętności osobistych i zawodowych, praktyka, konsekwencja i uwaga zapewnią Ci większość drogi. Kiedy już zapoznasz się z aplikacją jako potężnym narzędziem zwiększającym produktywność i opowiadanie historii, uzyskasz komfort dzięki jej niuansom i logice/przepływowi oraz, ośmielę się powiedzieć, zaczniesz wykorzystywać ten artykuł jako towarzysz z instrukcjami, być może zaczniesz się cieszyć budowanie prezentacji PowerPoint, gdy przechodzisz do jej opanowania.

W międzyczasie, jeśli chcesz przejrzeć niektóre najlepsze prezentacje konsultingowe, które wykorzystują wiele moich treści w praktyce, możesz przejrzeć 30 prezentacji McKinsey i mieszankę talii Mckinsey, Boston Consulting Group i The Parthenon Group.

Dzięki temu szczęśliwe budowanie!