Manajemen Proyek Hibrida: Jalan Tengah Antara Agile dan Waterfall

Apakah Perang Dingin antara Waterfall dan Agile mencair? Pada intinya, perbedaan antara kedua metodologi manajemen proyek adalah prediktabilitas versus kemampuan beradaptasi. Waterfall berusaha untuk prediktabilitas: Pertimbangkan proyek selesai hanya ketika semua fitur yang telah ditentukan selesai dan diimplementasikan sepenuhnya. Agile berusaha keras untuk beradaptasi: Memberikan produk yang layak minimum (MVP) dan merilis fitur baru secara berulang untuk mengumpulkan umpan balik pengguna yang akan memandu jalur peningkatan.

Apa itu Agile-Waterfall Hybrid?

Sejak diperkenalkan secara resmi lebih dari 20 tahun yang lalu, Agile terus tumbuh dalam popularitas. Tersebar luas di seluruh pengembangan perangkat lunak, praktik ini telah menjalar ke area di mana metodologi Waterfall tetap dominan. Pendekatan hybrid memformalkan eksperimen menggunakan Agile dalam struktur Waterfall yang lebih besar.

“Hibrida sejati adalah kombinasi pekerjaan prediktif dan tidak pasti,” kata Jim Stewart, manajer proyek Toptal area Boston, master Scrum, pelatih Agile, dan instruktur. Dalam model hybrid, teknik Waterfall digunakan untuk bagian proyek yang dapat dipahami dengan baik dan prediktif sedangkan teknik Agile digunakan untuk iteratif, yang lebih tidak pasti.

Dengan cara ini, perusahaan dapat membuat perangkat lunak dengan cara Agile tetapi meluncurkannya dalam proses Waterfall. Sebuah perusahaan keuangan mungkin mengembangkan produk yang memiliki beberapa komponen besar yang perlu diaudit dan dengan demikian tidak dapat dirilis sampai selesai dan disetujui. Pada saat yang sama, bagian yang lebih kecil dari fitur yang lebih besar, serta aspek lain dari antarmuka pengguna, dapat diulang oleh tim pengembangan melalui serangkaian sprint.

Dalam hal menyiapkan sistem hybrid yang tepat untuk proyek Anda, fleksibilitas adalah kuncinya. “Saya tidak percaya pada sesuatu yang cocok untuk semua,” kata Miroslav Anicin, manajer proyek yang berbasis di Beograd, Serbia yang merupakan bagian dari tim penyaringan Manajemen Proyek Toptal dan kontributor blog ini. “Anda tidak bisa pergi ke suatu tempat dan menerapkan metodologi berdasarkan buku. Anda perlu tahu persis bagaimana menyesuaikan pendekatan tersebut berdasarkan berbagai faktor seperti kematangan tim, budaya perusahaan, budaya subjek, jenis proyek, ukuran tim, dan ukuran produk.”

Mengapa Menggunakan Sistem Hibrida?

Anda mungkin berpikir: Mengapa tidak sepenuhnya Agile, karena itu terbukti lebih adaptif, inovatif, dan efisien? Sebaliknya, mengapa tidak terus bekerja di Waterfall jika itu yang digunakan organisasi?

Terkadang, ada hambatan untuk menjadi Agile murni, terutama di industri yang sangat diatur di mana produk harus mendapat persetujuan dari organisasi luar yang memerlukan dokumentasi dan jadwal yang ketat. Untuk Juan Vilmaux, seorang manajer proyek Cordoba, Argentina yang juga berada di tim penyaringan Manajemen Proyek Toptal, Waterfall berguna dalam proyek-proyek di mana risiko adalah pendorong utama, seperti di bidang di mana perusahaan menghadapi audit. (Karena analisis risiko perlu dilakukan sebelum perencanaan proyek di industri ini, mengubah sesuatu dalam analisis itu akan memerlukan rencana baru.) “Saya bekerja untuk sebuah perusahaan yang menjalankan uji klinis, dan audit sangat gila di sana,” katanya. “Jadi, Anda harus melalui beberapa proses yang ditentukan oleh otoritas eksternal seperti FDA. Jika Anda bekerja di Agile, Anda terus-menerus menyesuaikan cakupan atau backlog Anda—memprioritaskannya kembali—dan itu dapat mengganggu audit ini.”

David Machiels, manajer proyek Toptal yang berbasis di Brussels, Belgia, mengatakan Anda harus berhati-hati tentang waktu rilis dalam pekerjaan yang menuntut perlindungan privasi. Dia memimpin tim hybrid dalam pengembangan platform manajemen identitas di Microsoft Azure Active Directory untuk grup perbankan Eropa. Itu menggunakan Agile pada beberapa langkah pengembangan, tetapi karena bank perlu melindungi data privasi dan enggan menempatkan informasi itu di cloud, timnya menyediakan sistem di server lokal. “Pertama, Anda membutuhkan implementasi di tempat yang harus dilakukan,” katanya. “Anda juga perlu melakukan implementasi cloud. Kemudian Anda dapat mulai melakukan koneksi antara keduanya. Ada banyak langkah yang harus Anda lakukan dalam urutan tertentu.”

Sebagian besar manajer proyek yang kami ajak bicara untuk artikel ini telah mengerjakan proyek hibrida untuk klien di industri keuangan karena kombinasi inheren industri itu dari peraturan ketat dan kebutuhan untuk mengamankan data. Grant Schuleman, manajer proyek Toptal yang berbasis di Johannesburg, Afrika Selatan, telah bekerja di bidang jasa keuangan, perbankan, dan bursa saham. Dia mengatakan dia memberikan mesin perdagangan ekuitas dan mesin perdagangan derivatif "di mana ada banyak integrasi yang terkait dengan data master dan banyak persyaratan peraturan."

Perlu mematuhi serangkaian langkah yang ditetapkan cocok untuk pendekatan Waterfall, tetapi Anda dapat meningkatkan proses itu dengan memasukkan Agile. Epik besar dapat dipecah menjadi cerita pengguna untuk pengembangan yang lebih fleksibel, tetapi kemudian epik yang telah selesai dapat dirilis pada jangka waktu yang lebih lama. “Kadang-kadang Anda memiliki apa yang saya sebut pengiriman Big Bang,” kata Schuleman. Tim menyebarkan secara bertahap ke lingkungan pengujian penerimaan pengguna (UAT), dan setelah semua fitur ditandatangani di UAT, Anda merilis ke produksi sebagai satu penerapan besar. “Dan itu bisa memakan waktu satu tahun, tergantung seberapa besar proyeknya,” katanya.

Pada program terbesarnya, Schuleman memiliki 120 orang yang mengerjakan 10 proyek—beberapa bekerja di Waterfall, beberapa Scrum, dan beberapa hybrid. Dia juga menjalankan “Scrum of Scrums” setiap minggu untuk memastikan bahwa semua tim yang lebih kecil diselaraskan untuk seri sprint berikutnya dan bekerja dengan kecepatan yang saling melengkapi.

Bagian Tersulit dari Menjadi Hybrid

Menerapkan sistem hibrida Agile-Waterfall bisa menjadi usaha yang sangat bergantung pada situasi. Sebagai panduan untuk proses ini, manajer proyek harus menemukan campuran metodologi yang tepat yang sesuai untuk produk, tim, dan orang-orang yang akan menggunakannya. “Jika Anda mencoba menerapkan beberapa metodologi itu apa adanya, tanpa penyesuaian apa pun,” kata Anicin, “itu akan menjadi kegagalan 100%.”

Schuleman mencoba mengintegrasikan proses Agile ke dalam pembaruan aplikasi lama tetapi harus kembali ke Air Terjun murni di tengah proyek. Eksperimen gagal karena tidak dianut oleh para pengembang, yang semuanya terbiasa bekerja di Waterfall dan tidak mengerti mengapa pekerjaan itu dipecah menjadi epos yang selanjutnya dipecah menjadi cerita pengguna. Mereka akan melihat cerita pengguna dalam sprint, kata Schuleman, tetapi tidak dapat memahami mengapa "ada 10 cerita pengguna lain yang juga terkait dengan aplikasi ini yang belum ada dalam cakupan." Mereka ingin mengerjakan semuanya sekaligus.

Jadi apa faktor yang paling penting dalam keberhasilan sistem hybrid? Orang orang. Beberapa orang terbuka untuk berubah dan bersemangat untuk mencoba hal-hal baru; beberapa tidak. Jika tidak, seringkali penolakan mereka bermuara pada kurangnya pemahaman. Anggota tim dan manajemen "tidak selalu memahami manajemen proyek di luar tingkat yang dangkal," kata Stewart. “Mereka telah menggunakan Air Terjun dan mereka tahu ada kata kunci Agile.” Karena mereka tidak berpengalaman dalam proses baru, mereka mungkin ingin melakukan apa yang telah mereka lakukan di masa lalu.

Dan hibrida bukan untuk semua orang. Beberapa manajer proyek menemukan bahwa menjembatani metodologi yang berlawanan menyebabkan lebih banyak masalah daripada pemecahannya. “Biasanya bukan pendekatan yang baik untuk melakukan hybrid,” kata Vilmaux. “Anda meningkatkan peluang Anda untuk gagal karena Anda mendapatkan bagian terburuk dari kedua dunia. Anda membatasi Agile, tetapi sifat Agile adalah menerima perubahan dan fleksibel. Anda mulai kehilangan semua itu jika Anda bekerja dalam lingkungan Waterfall yang bekerja paling baik secara linier—tetap dan deterministik—dan di mana perubahan bukan tidak mungkin tetapi bisa sangat mahal. Dengan menambahkan Agile, Anda mulai mendorong hal-hal nonlinier di dalam dunia Air Terjun itu.”

Konon, terlepas dari kerumitannya, hibrida yang dilakukan dengan benar pasti dapat membuahkan hasil. Anicin baru-baru ini memimpin proyek hibrida yang sukses untuk IFC (anggota Grup Bank Dunia) di Republika Srpska, Bosnia dan Herzegovina. “Sebagai proyek IFC,” katanya, “itu didorong oleh rencana—sepenuhnya—tetapi kami sepakat bahwa kami akan menerapkan pendekatan campuran. Persyaratan dan spesifikasi—semuanya—sangat detail, tetapi tim kami bekerja di Agile.”

Penerima manfaat dari proses ini adalah pemerintah Republika Srpska, yang mendapatkan produk yang lebih baik dengan biaya yang lebih rendah dengan waktu yang lebih cepat. Ada “banyak organisasi yang terlibat—organisasi pemerintah, organisasi yang sama sekali berbeda,” kata Anicin. “Itu sulit, tetapi berhasil.”

Menggunakan Hybrid Sebagai Peningkatan Agile

Dengan setiap industri yang mengalami transformasi digital akhir-akhir ini, semakin banyak perusahaan yang penasaran dengan Agile. “HR menjadi sedikit Agile,” kata Stewart. “Juga, saya tahu organisasi polisi di Belanda yang menggunakan papan tugas untuk membersihkan tumpukan kejahatan.”

Bahkan jika perusahaan tempat Anda bekerja belum siap untuk terjun dengan kedua kaki, pengenalan bertahap ke Agile dapat membayar dividen dari waktu ke waktu. Salah satu alasan utama untuk ini adalah karena Agile sangat baik dalam menghadapi ketidakpastian. “Agile, dalam pikiran saya, jauh lebih baik ketika ada yang tidak diketahui,” kata Schuleman, “dan 99% dari waktu ada yang tidak diketahui.”

Keuntungan lain adalah transparansi bawaan Agile. “Saya lebih suka Agile karena saya bisa melihat perubahannya,” katanya. “Dengan Air Terjun, mungkin ada banyak asap dan cermin: 'Kami 20% selesai,' 'Kami 30% selesai,' tetapi kemudian Anda terjebak pada 80% selama delapan bulan lagi. Jauh lebih mudah untuk menyembunyikan masalah. Dengan Agile, Anda memiliki standup harian, dan jika cerita pengguna berada di sana lebih lama dari yang seharusnya, mudah untuk mengatakan, 'Benda ini tidak bergerak; apa masalahnya?'"

Memasukkan Agile ke dalam sistem apa pun dapat menghemat uang dan waktu, sekaligus memberikan nilai yang lebih sesuai dengan apa yang sebenarnya dibutuhkan pelanggan. Ketika sebuah proyek gagal, Stewart bertanya apakah itu karena seharusnya lebih Agile. “Saya bertaruh pada 35% hingga 40% proyek TI yang gagal setiap tahun,” katanya, “sebagian besar dari mereka yang Waterfall seharusnya Agile—dan itu tidak terjadi.”

Memasukkan Agile secara perlahan melalui sistem hybrid dapat memberikan keuntungan tertentu, terutama ketika ada aspek cara berpikir Waterfall yang dapat memberikan keuntungan bagi tim Anda. Bagi Anicin, fokus dari sistem hibrida yang baik “adalah pada bagian penemuan. Ketika kita berbicara tentang pendekatan campuran, kita memberikan jaminan simpanan produk yang jauh lebih rinci”—jauh lebih luas daripada yang akan dia buat untuk proyek Agile murni. Dalam proyek hybrid, dia menggunakan backlog yang lebih detail ini untuk memberi timnya perspektif yang lebih detail seperti Waterfall tentang ekspektasi jangka panjang untuk produk jadi. Anicin kemudian mengarahkan timnya “ke produk, tidak hanya ke proyek,” katanya. “Saya mengharapkan seluruh tim untuk memahami detail produk karena mereka perlu memiliki kepemilikan produk ini, yang sangat penting.”

Perusahaan dan tim Anda mungkin belum siap untuk menjadi Agile murni, tetapi setidaknya, Anda dapat menyadari manfaat yang cukup besar dari menambahkan praktik Agile seperti standup harian dan tenggat waktu pengiriman yang lebih pendek dan lebih sering. Jika Anda teliti, cerdas, dan berhati-hati dalam mengimplementasikannya, sistem hybrid bisa menjadi apa yang Anda perlukan untuk meningkatkan proyek Anda.