Gerenciamento de projetos híbridos: um meio termo entre Agile e Waterfall

A Guerra Fria entre Waterfall e Agile está derretendo? Em sua essência, a diferença entre as duas metodologias de gerenciamento de projetos é a previsibilidade versus a adaptabilidade. A Waterfall busca a previsibilidade: considere o projeto concluído somente quando todos os recursos predeterminados estiverem concluídos e totalmente implementados. O Agile busca a adaptabilidade: entregue um produto mínimo viável (MVP) e lance novos recursos de maneira iterativa para coletar o feedback do usuário que orientará o caminho das melhorias.

O que é Agile-Waterfall híbrido?

Desde que foi introduzido oficialmente há mais de 20 anos, o Agile continuou a crescer em popularidade. Difundida em todo o desenvolvimento de software, a prática vem se infiltrando em áreas onde as metodologias Waterfall permaneceram dominantes. Uma abordagem híbrida formaliza a experimentação do uso do Agile em uma estrutura Waterfall maior.

“O verdadeiro híbrido é uma combinação de trabalho preditivo e incerto”, diz Jim Stewart, gerente de projetos da Toptal da área de Boston, Scrum master, Agile coach e instrutor. Em um modelo híbrido, as técnicas de cascata são usadas para as partes preditivas e bem compreendidas do projeto, enquanto as técnicas ágeis são usadas para as partes iterativas e mais incertas.

Dessa forma, uma empresa pode criar software de maneira ágil, mas implementá-lo em um processo em cascata. Uma empresa financeira pode desenvolver um produto que tenha vários componentes grandes que precisam ser auditados e, portanto, não podem ser lançados até que sejam concluídos e aprovados. Ao mesmo tempo, partes menores desse recurso maior, bem como outros aspectos da interface do usuário, podem ser iterados pela equipe de desenvolvimento por meio de uma série de sprints.

Quando se trata de configurar o sistema híbrido certo para o seu projeto, a flexibilidade é fundamental. “Não acredito em algo que sirva para todos”, diz Miroslav Anicin, gerente de projeto baseado em Belgrado, Sérvia, que faz parte da equipe de triagem de gerenciamento de projetos da Toptal e contribui para este blog. “Você não pode ir a algum lugar e aplicar metodologias pelo livro. Você precisa saber exatamente como adaptar essas abordagens com base em diferentes fatores, como maturidade da equipe, cultura da empresa, culturas de assunto, tipo de projeto, tamanho da equipe e tamanho do produto.”

Por que usar um sistema híbrido?

Você pode estar pensando: por que não ser totalmente ágil, já que isso provou ser mais adaptável, inovador e eficiente? Por outro lado, por que não continuar trabalhando no Waterfall se é isso que uma organização está acostumada?

Às vezes, existem barreiras para se tornar Agile puro, especialmente em setores altamente regulamentados, onde os produtos estão sujeitos a aprovações de organizações externas que exigem documentação e cronogramas rigorosos. Para Juan Vilmaux, gerente de projeto baseado em Córdoba, Argentina, que também faz parte da equipe de triagem de gerenciamento de projetos da Toptal, o Waterfall é útil em projetos em que o risco é o principal fator, como em áreas onde as empresas enfrentam auditorias. (Como a análise de risco precisa ser feita antes do planejamento do projeto nesses setores, mudar algo nessa análise exigiria um novo plano.) “Eu trabalhava para uma empresa que fazia testes clínicos, e as auditorias são uma loucura lá”, diz ele. “Então você tem que passar por vários processos que são definidos por autoridades externas como o FDA. Se você trabalha com Agile, está constantemente ajustando seu escopo ou lista de pendências – repriorizando-os – e isso pode interferir nessas auditorias.”

David Machiels, gerente de projetos da Toptal com sede em Bruxelas, Bélgica, diz que é preciso ter cuidado com o tempo de liberação em trabalhos que exigem proteções de privacidade. Ele liderou uma equipe híbrida no desenvolvimento de uma plataforma de gerenciamento de identidade no Microsoft Azure Active Directory para um grupo bancário europeu. Ele usou o Agile em algumas etapas de desenvolvimento, mas como os bancos precisam proteger os dados de privacidade e relutam em colocar essas informações na nuvem, sua equipe provisionou o sistema em um servidor local. “Primeiro, você precisa que a implementação no local seja feita”, diz ele. “Você também precisa que a implementação da nuvem seja feita. Então você pode começar a fazer a conexão entre os dois. Há muitas etapas que você precisa fazer em uma determinada ordem.”

A maioria dos gerentes de projeto com quem falamos para este artigo trabalhou em projetos híbridos para clientes do setor financeiro devido à combinação inerente desse setor de regulamentações rígidas e a necessidade de proteger os dados. Grant Schuleman, gerente de projetos da Toptal com sede em Joanesburgo, África do Sul, trabalhou em serviços financeiros, bancos e bolsas de valores. Ele diz que entregou um mecanismo de negociação de ações e um mecanismo de negociação de derivativos “onde havia muita integração relacionada a dados mestre e muitos requisitos regulatórios”.

A necessidade de aderir a uma série de etapas definidas se presta a uma abordagem Waterfall, mas você pode melhorar esse processo incorporando o Agile. Grandes épicos podem ser divididos em histórias de usuários para um desenvolvimento mais flexível, mas os épicos concluídos podem ser lançados em um prazo mais longo. “Às vezes você tem o que eu chamo de entrega do Big Bang”, diz Schuleman. A equipe implanta de forma incremental em um ambiente de teste de aceitação do usuário (UAT) e, quando todos os recursos são aprovados no UAT, você libera para produção como uma grande implantação. “E isso pode levar um ano, dependendo do tamanho do projeto”, diz ele.

Em seu maior programa, Schuleman tinha 120 pessoas trabalhando em 10 projetos – alguns trabalhando em Waterfall, alguns Scrum e alguns híbridos. Ele também executou um “Scrum of Scrums” a cada duas semanas para garantir que todas as equipes menores estivessem alinhadas para a próxima série de sprints e trabalhando em ritmos complementares.

A parte mais difícil de se tornar um híbrido

A implementação de um sistema híbrido Agile-Waterfall pode ser um esforço muito dependente da situação. Como guia para esse processo, o gerente de projeto deve encontrar a combinação certa de metodologias apropriadas para o produto, a equipe e as pessoas que as usarão. “Se você está tentando aplicar algumas dessas metodologias como estão, sem qualquer adaptação”, diz Anicin, “será um fracasso de 100%.

Schuleman tentou integrar processos ágeis em uma atualização de um aplicativo legado, mas teve que reverter para puro Waterfall no meio do projeto. O experimento falhou porque não foi adotado pelos desenvolvedores, que estavam acostumados a trabalhar no Waterfall e não entendiam por que o trabalho foi dividido em épicos que foram divididos em histórias de usuários. Eles veriam uma história de usuário em um sprint, diz Schuleman, mas não conseguiam entender por que “há 10 outras histórias de usuário também relacionadas a esse aplicativo que ainda não estão no escopo”. Eles queriam trabalhar em tudo de uma vez.

Então, qual é o fator mais importante para o sucesso de um sistema híbrido? As pessoas. Algumas pessoas estão abertas a mudanças e animadas para experimentar coisas novas; alguns não são. Quando não são, muitas vezes sua resistência se resume a uma falta de compreensão. Os membros da equipe e a gerência “não necessariamente entendem o gerenciamento de projetos além de um nível superficial”, diz Stewart. “Eles estão usando o Waterfall e sabem que existe um chavão Agile.” Como eles não são bem versados ​​no novo processo, eles podem querer fazer o que fizeram no passado.

E híbrido não é para todos. Alguns gerentes de projeto acham que unir metodologias opostas causa mais problemas do que resolve. “Normalmente, não é uma boa abordagem se tornar um híbrido”, diz Vilmaux. “Você está aumentando suas chances de falhar porque está recebendo as piores partes dos dois mundos. Você restringe o Agile, mas a natureza do Agile é aceitar mudanças e ser flexível. Você começa a perder tudo isso se trabalha em um ambiente Waterfall que funciona melhor de forma linear — fixa e determinista — e onde as mudanças não são impossíveis, mas podem ser muito caras. Ao adicionar Agile, você começa a empurrar coisas não lineares dentro desse mundo Waterfall.”

Dito isto, apesar de sua complexidade, o híbrido feito da maneira certa certamente pode valer a pena. Anicin recentemente liderou um projeto híbrido bem-sucedido para a IFC (membro do Grupo Banco Mundial) na Republika Srpska, Bósnia e Herzegovina. “Como um projeto da IFC”, diz ele, “foi orientado por um plano—completamente—mas concordamos que aplicaríamos uma abordagem combinada. Os requisitos e especificações – tudo – eram altamente detalhados, mas nossas equipes trabalhavam em Agile.”

O beneficiário desse processo foi o governo da Republika Srpska, que obteve um produto melhor por um custo menor em um prazo mais rápido. Havia “muitas organizações envolvidas – organizações governamentais, organizações completamente diferentes”, diz Anicin. “Foi difícil, mas funcionou”.

Usando o híbrido como uma atualização ágil

Com todos os setores passando por uma transformação digital nos dias de hoje, mais empresas estão ficando curiosas sobre o Agile. “O RH ​​está se tornando um pouco ágil”, diz Stewart. “Além disso, conheço uma organização policial na Holanda que usa painéis de tarefas para limpar o acúmulo de crimes.”

Mesmo que a empresa com a qual você está trabalhando não esteja pronta para entrar com os dois pés, uma introdução gradual ao Agile pode render dividendos ao longo do tempo. Uma das principais razões para isso é que o Agile é muito bom em lidar com a incerteza. “Agile, na minha opinião, é muito melhor quando há incógnitas”, diz Schuleman, “e 99% das vezes há incógnitas”.

Outra vantagem é a transparência inerente do Agile. “Prefiro o Agile porque posso ver as mudanças”, diz ele. “Com o Waterfall, pode haver muita fumaça e espelhos: 'Estamos 20% concluídos', 'Estamos 30% concluídos', mas depois você fica preso em 80% por mais oito meses. É muito mais fácil esconder problemas. Com o Agile, você está tendo reuniões diárias e, se uma história de usuário estiver parada por mais tempo do que deveria, é fácil dizer: 'Essa coisa não está se movendo; qual é o problema?'"

Incorporar o Agile em qualquer sistema pode economizar dinheiro e tempo, ao mesmo tempo em que agrega valor mais alinhado com o que o cliente realmente precisa. Quando um projeto falha, Stewart pergunta se é porque deveria ter sido mais ágil. “Aposto em 35% a 40% dos projetos de TI que falham todos os anos”, diz ele, “uma boa parte deles que são Waterfall deveria ser Agile – e isso simplesmente não está acontecendo”.

Incorporar o Agile lentamente por meio de um sistema híbrido pode trazer certas vantagens, principalmente quando há aspectos de uma forma de pensar Waterfall que podem trazer benefícios para sua equipe. Para Anicin, o foco de um bom sistema híbrido “está na parte da descoberta. Quando estamos falando sobre a abordagem combinada, estamos fornecendo um backlog de produto muito mais detalhado” – muito mais extenso do que ele criaria para um projeto Agile puro. Em um projeto híbrido, ele usa essa lista de pendências mais detalhada para dar à sua equipe uma perspectiva mais detalhada no estilo Waterfall sobre as expectativas de longo prazo para o produto acabado. Anicin então integra sua equipe “ao produto, não apenas ao projeto”, diz ele. “Espero que toda a equipe entenda os detalhes do produto porque eles precisam ter a propriedade desse produto, o que é muito importante.”

Sua empresa e sua equipe podem não estar prontas para o puro Agile, mas, no mínimo, você pode obter benefícios consideráveis ​​ao adicionar práticas Agile, como reuniões diárias e prazos de entrega mais curtos e frequentes. Se você for rigoroso, inteligente e cuidadoso em como implementá-lo, um sistema híbrido pode ser exatamente o que você precisa para atualizar seu projeto.