Gestión de proyectos híbridos: un término medio entre Agile y Waterfall

¿Se está descongelando la Guerra Fría entre Waterfall y Agile? En esencia, la diferencia entre las dos metodologías de gestión de proyectos es la previsibilidad frente a la adaptabilidad. Waterfall se esfuerza por la previsibilidad: considere que el proyecto está terminado solo cuando todas las características predeterminadas se hayan completado e implementado por completo. Agile se esfuerza por la adaptabilidad: entregue un producto mínimo viable (MVP) y lance nuevas funciones de manera iterativa para recopilar los comentarios de los usuarios que guiarán el camino de las mejoras.

¿Qué es Agile-Waterfall Hybrid?

Desde que se presentó oficialmente hace más de 20 años, Agile ha seguido creciendo en popularidad. Ampliamente extendida a lo largo del desarrollo de software, la práctica se ha ido infiltrando en áreas donde las metodologías Waterfall han seguido siendo dominantes. Un enfoque híbrido formaliza la experimentación del uso de Agile en una estructura Waterfall más grande.

“El verdadero híbrido es una combinación de trabajo predictivo e incierto”, dice Jim Stewart, gerente de proyectos de Toptal en el área de Boston, maestro de Scrum, entrenador Agile e instructor. En un modelo híbrido, las técnicas de cascada se utilizan para las partes predictivas y bien entendidas del proyecto, mientras que las técnicas ágiles se utilizan para las iterativas y más inciertas.

De esta manera, una empresa puede crear software de manera ágil pero implementarlo en un proceso de cascada. Una empresa financiera podría desarrollar un producto que tiene varios componentes grandes que deben auditarse y, por lo tanto, no pueden lanzarse hasta que se completen y aprueben. Al mismo tiempo, el equipo de desarrollo puede iterar piezas más pequeñas de esa característica más grande, así como otros aspectos de la interfaz de usuario, a través de una serie de sprints.

Cuando se trata de configurar el sistema híbrido adecuado para su proyecto, la flexibilidad es clave. “No creo en algo único para todos”, dice Miroslav Anicin, gerente de proyectos con sede en Belgrado, Serbia, que forma parte del equipo de selección de Gestión de proyectos de Toptal y colaborador de este blog. “No se puede ir a ningún lado y aplicar metodologías al pie de la letra. Debe saber exactamente cómo adaptar esos enfoques en función de diferentes factores, como la madurez del equipo, la cultura de la empresa, las culturas temáticas, el tipo de proyecto, el tamaño del equipo y el tamaño del producto”.

¿Por qué usar un sistema híbrido?

Podría estar pensando: ¿Por qué no volverse completamente Agile, ya que ha demostrado ser más adaptativo, innovador y eficiente? Por el contrario, ¿por qué no seguir trabajando en Waterfall si una organización está acostumbrada a eso?

A veces, existen barreras para volverse ágil puro, especialmente en industrias altamente reguladas donde los productos están sujetos a aprobaciones de organizaciones externas que requieren documentación y calendarios rigurosos. Para Juan Vilmaux, gerente de proyectos con sede en Córdoba, Argentina, que también forma parte del equipo de selección de Gestión de proyectos de Toptal, Waterfall es útil en proyectos donde el riesgo es un factor principal, como en campos donde las empresas enfrentan auditorías. (Dado que el análisis de riesgos debe realizarse antes de la planificación del proyecto en estas industrias, cambiar algo en ese análisis requeriría un nuevo plan). “Estaba trabajando para una empresa que realizaba ensayos clínicos, y las auditorías son una locura allí”, dice. “Entonces, debe pasar por varios procesos definidos por autoridades externas como la FDA. Si trabaja en Agile, está constantemente ajustando su alcance o trabajo atrasado, volviendo a priorizarlo, y eso puede interferir con estas auditorías”.

David Machiels, gerente de proyectos de Toptal con sede en Bruselas, Bélgica, dice que debe tener cuidado con el momento de los lanzamientos en trabajos que exigen protección de la privacidad. Dirigió un equipo híbrido en el desarrollo de una plataforma de gestión de identidades en Microsoft Azure Active Directory para un grupo bancario europeo. Usó Agile en algunos pasos de desarrollo, pero dado que los bancos deben proteger los datos de privacidad y se resisten a poner esa información en la nube, su equipo aprovisionó el sistema en un servidor local. “Primero, necesita que se realice la implementación en las instalaciones”, dice. “También necesita que se haga la implementación de la nube. Entonces puedes empezar a hacer la conexión entre los dos. Hay muchos pasos que tienes que hacer en un cierto orden”.

La mayoría de los gerentes de proyecto con los que hablamos para este artículo han trabajado en proyectos híbridos para clientes en la industria financiera debido a la combinación inherente de esa industria de regulaciones estrictas y la necesidad de proteger los datos. Grant Schuleman, gerente de proyectos de Toptal con sede en Johannesburgo, Sudáfrica, ha trabajado en servicios financieros, banca y bolsas de valores. Él dice que entregó un motor de negociación de acciones y un motor de negociación de derivados "donde había mucha integración relacionada con datos maestros y muchos requisitos regulatorios".

La necesidad de adherirse a una serie de pasos establecidos se presta a un enfoque en cascada, pero puede mejorar ese proceso incorporando Agile. Las épicas grandes se pueden dividir en historias de usuario para un desarrollo más flexible, pero luego las épicas completas se pueden lanzar en un período de tiempo más largo. “A veces tienes lo que yo llamo un parto Big Bang”, dice Schuleman. El equipo implementa de forma incremental en un entorno de prueba de aceptación del usuario (UAT) y, una vez que todas las funciones están aprobadas en UAT, se lanza a producción como una gran implementación. “Y eso podría tomar un año, dependiendo de qué tan grande sea el proyecto”, dice.

En su programa más grande, Schuleman tenía 120 personas trabajando en 10 proyectos, algunos trabajando en Waterfall, algunos Scrum y algunos híbridos. También realizó un "Scrum de Scrums" cada dos semanas para asegurarse de que todos los equipos más pequeños estuvieran alineados para la próxima serie de sprints y trabajando a ritmos complementarios.

La parte más difícil de volverse híbrido

La implementación de un sistema híbrido Agile-Waterfall puede ser un esfuerzo muy dependiente de la situación. Como guía para este proceso, el director del proyecto debe encontrar la combinación correcta de metodologías que sea apropiada para el producto, el equipo y las personas que las van a utilizar. "Si está tratando de aplicar algunas de esas metodologías tal como están, sin ninguna adaptación", dice Anicin, "va a ser un fracaso del 100%".

Schuleman intentó integrar procesos Agile en una actualización de una aplicación heredada, pero tuvo que volver a Waterfall puro en medio del proyecto. El experimento fracasó porque los desarrolladores no lo aceptaron, todos los cuales estaban acostumbrados a trabajar en Waterfall y no entendían por qué el trabajo se dividió en épicas que luego se dividieron en historias de usuarios. Verían una historia de usuario en un sprint, dice Schuleman, pero no podían entender por qué "hay otras 10 historias de usuario también relacionadas con esta aplicación que aún no están en el alcance". Querían trabajar en todo a la vez.

Entonces, ¿cuál es el factor más importante en el éxito de un sistema híbrido? La gente. Algunas personas están abiertas al cambio y entusiasmadas por probar cosas nuevas; algunos no lo son. Cuando no lo son, a menudo su resistencia se reduce a una falta de comprensión. Los miembros del equipo y la gerencia “no necesariamente entienden la gestión de proyectos más allá de un nivel superficial”, dice Stewart. “Han estado usando Waterfall y saben que hay una palabra de moda ágil”. Dado que no están bien versados ​​en el nuevo proceso, es posible que deseen hacer lo que han hecho en el pasado.

Y el híbrido no es para todos. Algunos gerentes de proyecto encuentran que unir metodologías opuestas causa más problemas de los que resuelve. "Por lo general, no es un buen enfoque para ir híbrido", dice Vilmaux. “Estás aumentando tus posibilidades de fallar porque estás obteniendo las peores partes de ambos mundos. Restringe Agile, pero la naturaleza de Agile es aceptar cambios y ser flexible. Empieza a perder todo eso si trabaja en un entorno Waterfall que funciona mejor de manera lineal (fijo y determinista) y donde los cambios no son imposibles pero pueden ser muy costosos. Al agregar Agile, comienzas a impulsar cosas no lineales dentro de ese mundo de Waterfall”.

Dicho esto, a pesar de su complejidad, el híbrido bien hecho ciertamente puede dar sus frutos. Anicin lideró recientemente un exitoso proyecto híbrido para IFC (un miembro del Grupo del Banco Mundial) en la República Srpska, Bosnia y Herzegovina. “Como proyecto de IFC”, dice, “estaba completamente impulsado por un plan, pero acordamos que íbamos a aplicar un enfoque mixto. Los requisitos y especificaciones, todo, fueron muy detallados, pero nuestros equipos trabajaron en Agile”.

El beneficiario de este proceso fue el gobierno de la República Srpska, que obtuvo un mejor producto a un menor costo en un plazo más breve. Hubo “muchas organizaciones involucradas: organizaciones gubernamentales, organizaciones completamente diferentes”, dice Anicin. “Fue difícil, pero funcionó”.

Uso de Hybrid como una actualización ágil

Con cada industria experimentando una transformación digital en estos días, más empresas sienten curiosidad por Agile. “Recursos humanos se está volviendo un poco ágil”, dice Stewart. “Además, conozco una organización policial en los Países Bajos que utiliza paneles de tareas para limpiar la acumulación de delitos”.

Incluso si la empresa con la que está trabajando no está lista para saltar con los dos pies, una introducción gradual a Agile puede pagar dividendos con el tiempo. Una de las principales razones de esto es que Agile es muy bueno para lidiar con la incertidumbre. “Agile, en mi opinión, es mucho mejor cuando hay incógnitas”, dice Schuleman, “y el 99 % de las veces hay incógnitas”.

Otra ventaja es la transparencia inherente de Agile. “Prefiero Agile porque puedo ver los cambios”, dice. “Con Waterfall, puede haber mucho humo y espejos: 'Estamos completos en un 20 %', 'Estamos completos en un 30 %', pero luego te quedas atascado en un 80 % durante otros ocho meses. Es mucho más fácil ocultar los problemas. Con Agile, tiene reuniones diarias, y si una historia de usuario permanece allí por más tiempo del que debería, es fácil decir: 'Esto no se mueve; ¿Cuál es el problema?'"

La incorporación de Agile en cualquier sistema puede ahorrar dinero y tiempo, al mismo tiempo que brinda un valor que está más en línea con lo que el cliente realmente necesita. Cuando falla un proyecto, Stewart pregunta si eso se debe a que debería haber sido más ágil. “Apuesto a que entre el 35 % y el 40 % de los proyectos de TI fallan todos los años”, dice, “una buena parte de los que son Waterfall deberían ser ágiles, y eso simplemente no está sucediendo”.

La incorporación lenta de Agile a través de un sistema híbrido puede brindar ciertas ventajas, especialmente cuando hay aspectos de una forma de pensar en cascada que pueden brindar beneficios a su equipo. Para Anicin, el enfoque de un buen sistema híbrido “está en la parte del descubrimiento. Cuando hablamos del enfoque combinado, proporcionamos una cartera de productos mucho más detallada”, mucho más extensa de lo que crearía para un proyecto Agile puro. En un proyecto híbrido, utiliza este backlog más detallado para darle a su equipo una perspectiva más detallada al estilo de Waterfall sobre las expectativas a largo plazo para el producto terminado. Anicin luego incorpora a su equipo "al producto, no solo al proyecto", dice. “Espero que todo el equipo comprenda los detalles del producto porque necesitan tener la propiedad de este producto, que es muy importante”.

Es posible que su empresa y su equipo no estén listos para volverse Agile puro, pero al menos, puede obtener beneficios considerables al agregar prácticas Agile como reuniones diarias y plazos de entrega más cortos y frecuentes. Si es riguroso, inteligente y cuidadoso en la forma en que lo implementa, un sistema híbrido podría ser justo lo que necesita para actualizar su proyecto.