Self Servis Yönetim Alanları Oluşturma Sanatı

Pasif gelir sitenizi başlattıktan sonra kutlama yapıyor olmalısınız, değil mi?

Ne yazık ki, hayat her zaman olması gerektiği gibi değildir ve doğru sistemlere sahip değilseniz, müşterilerinize hitap etmek için genellikle kutlamaları ertelemeniz gerekir.

Altı yıldan fazla bir süredir pasif bir gelir sitesi yönetiyorum. Benim için vurgu her zaman “pasif” üzerinde olmuştur. Bu nedenle, işimi mümkün olduğunca düzene sokmak benim için uzun süredir devam eden bir önceliğim oldu.

Çevrimiçi bir işletmeyi etkili bir şekilde düzene sokmak, yönetim panelinizde doğru özelliklere ve yeteneklere sahip olmaktan geçer.

Bu makalede, yönetici panolarıyla ilgili genel sorunları ayrıntılarıyla anlatacağım ve her birine çözümler sunacağım. Bu gönderinin sonunda, otomatikleştirilmiş işletmeniz için verimli bir yönetici paneli geliştirmeye yönelik en iyi uygulamaların yer aldığı sağlam bir başucu kitabıyla buradan ayrılacaksınız.

Kullanıcı Hatasının Hesaplanması

Kullanıcılar hata yapar, yani bu hataları düzelten bir yönetici paneline ihtiyacımız var. İşte birkaç örnek.

Kullanıcı hatalarını hesaba katmak için yönetici panelinizi optimize edin:

Kullanıcı Deneyimsizliğinin Muhasebeleştirilmesi

Kullanıcılarınızın işinizde bilgili olmasını beklemeyin. İşte bununla ne demek istediğime dair birkaç örnek.

Örneğin, ortalama kullanıcınız zayıf bir fotoğrafçı, ancak aynı kullanıcının platformunuzda listelenen kiralık yazlık mülklerinin gösterişli fotoğraflarını arzuluyorsunuz.

Belki ortalama bir kullanıcı zayıf bir satış elemanıdır, ancak yine de bu kullanıcıların platformunuz aracılığıyla sattığı ıvır zıvırların cezbedici, SEO için optimize edilmiş açıklamalarını istiyorsunuz.

Ya da belki de çevrimiçi ayakkabı satan bir e-ticaret mağazası işletiyorsunuz, ancak ortalama site ziyaretçiniz ayaklarını nasıl ölçeceğini bilmiyor, bu da müşterilerin yanlış beden sipariş etmesine ve daha sonra ayakkabılarını iade etmek istemesine yol açıyor.

Kullanıcı deneyimsizliğini hesaba katan yönetici alanları:

Bekleyen İş Kararlarının Muhasebeleştirilmesi

Ne yazık ki, her şey otomatikleştirilemez. Yargılama çağrıları söz konusu olduğunda, genellikle bir insan gereklidir.

Örneğin, en son bebek bakıcısı adayının kimliğini yüksek güvenilen platformunuzda doğrulamanız gerektiğinde ne olur?

Veya bir platform yazarından en son dijital ürün gönderimini fiyatlandırabilecek tek kişi olduğunuzda ne olur?

Bekleyen iş kararlarından kaynaklanan yönetici için zaman kazandıran örnekler:

Kullanıcının Web Sitesi Yönetimiyle İletişim Kurması Gereken Muhasebe

Bir iş yürütürken, sorular beklenir. Önceden etkili bir şekilde planlama yaparak, onlara yanıt vermek için gereken süreyi önemli ölçüde azaltabilir ve muhtemelen ilk başta aldığınız müşteri taleplerinin sayısını azaltabilirsiniz.

Kullanıcı iletişim ihtiyaçlarını karşılayan yönetici alanları:

Fikrini Değiştiren Kullanıcılar İçin Muhasebe

Bilge bir adam bir keresinde, "Hayatta değişmeyen tek şey değişimdir" demişti. Haklıydı. İşler değişir.

Belki bir kullanıcı evlenir ve artık aynı soyadına sahip olmazlar.

Ya da belki aylık teslimat kutusu hizmetinize abone olan bir müşteri taşındı ve adresini güncellemesi gerekiyor.

Bunlar, önceden planlamanız gereken kaçınılmaz değişikliklerin sadece iki örneğidir.

Koşullarda/zihinde kullanıcı değişikliğinden kaynaklanan yönetici için zaman kazandıran örnekler:

Kullanıcı Endişesine Atfedilebilen Eylemin Hesaplanması

Gerçek mekanda faaliyet gösteren mağazalardan farklı olarak, çevrimiçi işletmeler gerçek bir kişiden, şahsen satın alma güvencesinden yoksundur.

Bunu düşün. Best Buy'dan bir şey satın aldığınızda nasıl hissediyorsunuz? Muhtemelen kendinden emin çünkü yarın sabah şikayetlerle veya para iadesi için döndüğünüzde Best Buy'ın hala orada olacağını biliyorsunuz.

Bu kesinlik hissi, bariz nedenlerle çevrimiçi ortamda kayboluyor. İnsanlar çevrimiçi iletişimi kolayca görmezden gelebilirler, bu da potansiyel müşterilerin kendilerine geri dönüp dönmeyeceğini merak etmelerine neden olur. Bu şüphe duygusu, yalnızca web sitesi, marka değeri olmayan bilinmeyen bir başlangıç ​​olduğunda büyür.

Kullanıcı endişesine atfedilebilen yönetici için zaman kazandıran örnekler:

Olası Belirsizlikleri Çözün

Lansmandan bir yıl sonra ve iyi gelir sayesinde artık web sitenizin yönetimini özel bir ekip üyesine devrediyorsunuz.

Ancak bir gün, bu yönetici beklenmedik bir şekilde hastalanır ve şimdi, o yöneticinin geçen hafta ne yaptığı hakkında herhangi bir brifing vermeden, idari işlerine devam etmeniz gerekir.

Yönetim panelindeki bilgilere dayanarak, yöneticinizin nerede bıraktığını, hangi görevleri işlediğini ve hangilerini yapmadan bıraktığını bilmeniz gerekir.

Bu, görünmeyen (veya işlenmemiş ) ile kabul edilen (veya işlenmiş ) arasında güvenilir bir şekilde ayrım yapmayan kötü tasarlanmış durum makineleri nedeniyle her zaman mümkün değildir. Örneğin, aşağıdaki gibi bir yönetici durum makinesi hayal edin:

Bir sistem yöneticisinin bakış açısından bu yönetici akışındaki sorun, yönetici panelinin hem görünmeyen yeni sanatçılar için hem de daha önce görülen/değerlendirilen ancak doğrudan reddedilmeden ertelenen sanatçılar için “kabul edildi” demesidir.

Sanatçının yalnızca orada olmayan yöneticinin zihninde var olduğu düşünüldüğünde (veya işlendiğinde ) ve herhangi bir ipucunu “ertelendi” olarak işaretlemenin hiçbir yolu olmadan bu bilgi kaybolur, bu nedenle işi devralan kişi işi tekrar etmelidir. zaten tamamlandı.

İyi bir etkinlik beslemesi bu tür belirsizliği giderir.

Şeffaflığı En Üst Düzeye Çıkarın

Birçok yönetim paneli eylemi, perde arkasında bir dizi adım gerçekleştirir.

Örneğin, “başvuranı kabul et” düğmesine bastıktan sonra, söz konusu başvuru sahibi bir kabul e-postası alır, hesabına 100$ kayıt bonusu yatırılır ve veritabanınızdaki durumları “başvuruldu”dan “kabul edildi”ye değiştirilir. Yazılım mühendisliği açısından bunlar yan etkilerdir .

Bu özellikleri sizin - programcının - geliştirdiğini düşünürsek, "başvuru sahibini kabul et" seçeneğine tıklamanın sonuçlarının muhtemelen farkındasınızdır.

En azından bir kaynak kod düzenleyicisi veya favori IDE'nizi açabilir ve yanıt için koda başvurabilirsiniz.

Ancak müşteri hizmetleri temsilcileriniz bu lükse sahip değil. Bu nedenle, düğmeye bastıklarında ne olacağından emin olamayacaklardır. Ayrıca, muhtemelen başvuru sahibine kabul edildikleri konusunda uyarı verilip verilmeyeceğini veya düğmeye bastıktan sonra başvuru sahibini uyaran manuel bir e-posta göndermeleri gerekip gerekmediğini merak edeceklerdir.

Bu belirsizlik tüm süreci yavaşlatıyor çünkü artık yöneticinin yönetime ve/veya mühendislik sorularını sorması ve yanıtlarını beklemesi gerekiyor. Bunun kolayca tekrarlanan çalışmalara yol açabileceğinden ve aksi takdirde sorunsuz çalışan bir işletmede hatalara neden olabileceğinden bahsetmiyorum bile.

İdeal olarak, bu örnekte, "başvuru sahibini kabul et" düğmesinin bulunduğu yönetici sayfasında, düğmeye bastıklarında tam olarak ne olduğunu açıklayan satır içi, açıklayıcı bir paragraf bulunur.

Alternatif veya ek olarak, düğmeye basıldıktan sonra, daha sonra ne olacağını açıklayan bir mesaj görünebilir.

Şimdiye kadar mutlu duruma baktık, yani her şey olması gerektiği gibi çalıştığında meydana gelen arka plan eylemleri. Daha zor olan durum, bir şeyler ters gittikten sonra opaklıkla uğraşmaktır. Hangi yan etkiler tamamlandı ve hangileri yapılmadı? Mükemmel tasarlanmış bir sistemde, başarısızlık durumunda "başvuruyu kabul et" düğmesi yöneticiye (ve temizlik yapan teknik ekibe) kabul e-postasının teslim edildiğini ancak 100$'lık kayıt bonusunun o kullanıcının Paypal hesabına gönderilmediğini bildirir. Bu bilgi, şirketin kısmi işlemi düzeltmesini sağlar. Uygulama ayrıntılarına gelince, bu geri bildirim ya her küçük adımı izleyen ayrıntılı durum makineleriyle ya da alternatif olarak, dönüş değerleri hem başarıyla çalışan hem de çalışmayan komutları listeleyen hizmet nesneleri içindeki yönetimsel eylemleri sarmalayarak yapılabilir.

Tecrübelerime göre, bilginin yöneticiye nasıl göründüğü ile son kullanıcılara nasıl göründüğü arasındaki boşluk sinir bozucu derecede opak olabilir.

Bazen bir müşteri e-postasını veya hata raporunu yanıtlamak, yönetim ekibinizin müşterinin oturum açma panosunun nasıl göründüğünü, belirli bir otomatik e-postanın ne yazdığını veya kullanıcıya dönük panonun bir kullanıcıya ne kadar telif hakkı ödediğini bilmesini gerektirir.

Bu bilgilere erişim, ekibinizin, kullanıcılarınız karşılaştığında sorunları anlamasına yardımcı olur.

Bu işlevi uygulamanın bir yolu, bir "Kullanıcı Olarak Görüntüle" yönetici özelliği oluşturmaktır.

Bu, normal kullanıcılar için zaten mevcut olan özellikleri yeniden uygulayan ayrı yönetici ekranları oluşturmak yerine, size mevcut birçok kodu yeniden kullanmanın ekstra bonusunu verir.

Otomatik e-postalara gelince, personelinizin kullanıcılara gönderilecek veya gönderilmiş mesajları okuyabilmesi için basit bir yönetici alanı e-posta oluşturucusu oluşturmayı düşünün.

Sisteminizin Dışındaki Olaylar Bir Sorumluluktur

Yönetilebilir yönetim bağımsızdır.

Dağınık artıklar yerine tek bir kapalı sistem içinde kutulanmıştır.

Örneğin, verdiğiniz para iadeleriyle ilgili bilgiler bir Excel elektronik tablosunda, masanızda bazı sarı post-it'lerde ve muhasebecinize gönderilen e-postalarda dağılmışsa, o zaman elinizde bir karışıklık var demektir.

Doğru çözüm, yönetici panonuzdaki bir veritabanı tablosunda kapsamlı bir geri ödeme listesi bulundurmaktır. Tek bir gerçek kahininiz olduğunda, hazırladığınız raporların kesin ve güvenilir olduğundan emin olabilirsiniz.

Bu açık görünse de, bir işletmeyi yönetme karmaşasında genellikle ihmal edilir.

Benim başıma geldiği için bilirdim.

E-Ticaret sipariş sistemi yönetici panelimi ilk tasarladığımda sadece satışları ve sadece satışları kaydetmek için hazırladım.

Lansmandan birkaç ay sonra, geri ödeme, ters ibraz, ücretsiz, indirim ve ödeme ayarlamaları gibi hesaba katmadığım tüm ek işlemleri fark ettim.

Bu işlemleri ilk tasarımımda öngörmediğim için admin panelimde bunları yerine getirmek veya raporlamak için herhangi bir kod yoktu.

Ne zaman para iadesi yapmak zorunda kalsam, genellikle o kadar zaman sıkıntısı çekiyordum ki, o zamanlar en kolay olan şekilde - genellikle Paypal'ın web arayüzü aracılığıyla (web sitemin sipariş veritabanını atlayarak) - bazen de üçüncü taraf bir iPhone aracılığıyla gerçekleştirdim. Paypal'ın API'si ile iletişim kuran uygulama.

Dağınık hareketlerim ve dolayısıyla verilerim nedeniyle, tüm muhasebelerim çeşitli dış kaynaklarda gelişigüzel rapor edildi. Daha da kötüsü, üretim veritabanı kayıtlarım tam sipariş geçmişime tam olarak uymadı.

İster istemez sorunlar çıktı. Yöneticilerin gelir ve komisyon raporları ekonomik gerçeği yansıtmadı. Yazarlarımdan bazılarına yanlış mali raporlar içeren mali raporlar gönderildi. Ve hepsinden kötüsü, vergi raporlarımı fazla tahmin ettim, bu da fazla vergi ödememe neden oldu.

Bunların hepsi, tüm geri ödemelerimde indirim yapmadığım için.

Sipariş ve muhasebe bilgilerini kısmen ana yazılım sistemimin içinde ve kısmen dışında saklayarak, ilk etapta yazılımın birçok avantajından, doğruluğundan ve kesinliğinden kendimi mahrum ettim. Artık ona güvenemezdim, bu da artık otomatikleştiremeyeceğim anlamına geliyordu.

Bu sorunlara yanıt olarak, herhangi bir şirket verisini temel yazılım sistemimin dışında tutmaya karşı bir isteksizlik geliştirdim.

Gerekli tüm bilgileri çekirdeğe entegre etmek başlangıçta pahalı olsa bile, uzun vadede faydalar yarım yamalak hack'lerin maliyetlerini çok aşıyor.

Bununla birlikte, otomatikleştirme konusundaki en iyi niyetime rağmen, bazen bu gerçekleşemez.

Birçok yazılım şirketi, kullanıcıları hesaplarını etkinleştirecekleri veya bir satın alma yapacakları noktaya doğru adım adım yönlendiren otomatik satış e-postalarına sahiptir - hepsi ideal olarak herhangi bir insan yardımı olmadan.

Bir lider, bu damla kampanyalarından birinin ortasında personelinize özel istekler gönderdiğinde komplikasyonlar ortaya çıkar.

Liderin iki hafta tatilde olacaklarını söyleyerek yanıt verdiğini varsayalım, ancak anlaşmayı imzalamak için lütfen daha sonra onlarla iletişime geçin.

Sistemimiz yalnızca beş gün sonra otomatik bir hatırlatma e-postası gönderecek şekilde programlandıysa, liderin isteklerini görmezden geldik ve belki de saldırgan, dikkatsiz ve robotik olarak görünerek ilişkiyi bozduk.

Peki bu durumda insan ne yapar?

Bir cevap yarı otomatiktir.

Yönetici arayüzü size hangi e-postaların gönderilmesi gerektiğini sorabilir ve gerektiğinde bunların planını kaldırmak için bir kutuyu işaretleyebilirsiniz.

Kuşkusuz, bu aşırı mühendislik olabilir, bu nedenle bazen tek gerçekçi seçenek, otomatik e-postaların bazen bir şeyleri yanlış yapacağını kabul etmektir.

En Alakalı Yönetici Bilgilerini ve Eylemlerini Ortaya Çıkarın

Bir müşteri işletmenizle iletişime geçtiğinde, bu genellikle bir sipariş, bir hesap veya bir teklifle ilgilidir.

Saklanan veriler, oturum açma tanımlama bilgileri ve izleme katmanlarınızdan gelen veriler sayesinde, uygulamanız muhtemelen müşterileri ve etkileşim geçmişleri hakkında çok şey biliyor.

Bu bilgi kaynaklarını algoritmik olarak çekerek ve yöneticilerinizin yanıtlarını kolaylaştırmak için ilgili veri parçalarını ayıklayarak müşteri hizmetleri taleplerini yanıtlarken önemli ölçüde zaman kazanabilirsiniz.

Örneğin, iletişim formu mesajları, gelen kutunuza gönderilen e-postalara dönüştürülmeden önce, siparişin ödeme durumunu, nakliye durumunu, satır öğelerini ve daha fazlasını içeren bir bilgi kutusu otomatik olarak eklenebilir.

Ek olarak, bu güçlendirilmiş e-postalar, geri ödeme panosu veya gönderi takibi gibi yönetici alanının en sık kullanılan (ve ilgili) bölümlerine uygun bağlantılar da içerebilir.

Yönetici Hatasını Öngörme, Azaltma ve Kurtarma

Herkes gibi yöneticiler de insandır ve zaman zaman hata yaparlar.

Verileriniz üzerinde sahip oldukları kontrol göz önüne alındığında, hataları potansiyel olarak onarılamaz hasarlara neden olabilir.

Bir felaketi önlemek için alınması gereken birkaç önlem:

Beklenmeyeni bekle

Yukarıda bir dizi soruna çok sayıda çözüm önermiş olsam da, bunlar hiçbir şekilde kesin kurallar değil, daha çok öğrenilecek ve başvurulacak sağlam bir oyun kitabıdır.

Unutmayın, nihai hedef, işinizi kolaylaştırmak için yönetici panelinizi optimize etmektir. Yönetici alanlarınızda ince ayar yapmak için biraz zaman ayırmak, uzun vadede karlılığı artırmalı ve bu da onu değerli bir yatırım haline getirmelidir.

Hayattaki her şeyde olduğu gibi, her zaman kurallarda istisnalar olacaktır, bu yüzden yönetici panellerinizi optimize ederken sağduyulu davrandığınızdan emin olun. Ve sonunda kutlayabilirsiniz.