El arte de crear áreas de administración de autoservicio
Publicado: 2022-03-11Una vez que haya lanzado su sitio de ingresos pasivos, debería estar celebrando, ¿verdad?
Desafortunadamente, la vida no siempre es como debería ser y, por lo general, tendrá que posponer las celebraciones para atender a sus clientes, a menos que cuente con los sistemas adecuados.
He administrado un sitio de ingresos pasivos durante más de seis años. Para mí, el énfasis siempre ha estado en "pasivo". Por lo tanto, ha sido una prioridad mía desde hace mucho tiempo optimizar mi negocio tanto como sea posible.
La optimización efectiva de un negocio en línea se reduce a tener las funciones y capacidades adecuadas en su panel administrativo.
En este artículo, detallaré problemas comunes con los paneles de administración y ofreceré soluciones para cada uno. Al final de esta publicación, se irá con un sólido manual de mejores prácticas para desarrollar un panel de administración eficiente para su negocio automatizado.
Contabilización del error del usuario
Los usuarios cometen errores, lo que significa que necesitamos un panel de administración que solucione estos errores. Aquí hay algunos ejemplos.
Optimice su panel de administración para tener en cuenta los errores de los usuarios:
Contabilización de la inexperiencia del usuario
No espere que sus usuarios conozcan bien su negocio. He aquí algunos ejemplos de lo que quiero decir con eso.
Por ejemplo, su usuario promedio es un mal fotógrafo, pero desea fotos elegantes de las propiedades de alquiler de vacaciones de ese mismo usuario que figuran en su plataforma.
Tal vez el usuario promedio sea un mal vendedor, pero desea descripciones tentadoras y optimizadas para SEO de las baratijas que esos usuarios venden a través de su plataforma.
O tal vez tiene una tienda de comercio electrónico que vende zapatos en línea, pero el visitante promedio del sitio no sabe cómo medir sus pies, lo que lleva a una preponderancia de clientes que piden el tamaño incorrecto y luego quieren devolver sus zapatos más tarde.
Áreas de administración que dan cuenta de la inexperiencia del usuario:
Contabilización de decisiones comerciales pendientes
Desafortunadamente, no todo se puede automatizar. Cuando se trata de juicios, generalmente se necesita un ser humano.
Por ejemplo, ¿qué sucede cuando necesita verificar la identidad de su última candidata a niñera en su plataforma de alta confianza?
¿O qué sucede cuando usted es el único que puede cotizar el envío del último producto digital de un autor de plataforma?
Ejemplos de ahorro de tiempo para el administrador que surgen de decisiones comerciales pendientes:
Contabilización de la necesidad del usuario de comunicarse con la administración del sitio web
Cuando diriges un negocio, se esperan preguntas. Al planificar con anticipación de manera efectiva, puede reducir drásticamente el tiempo que lleva responder a ellos y posiblemente reducir la cantidad de solicitudes de clientes que recibe en primer lugar.
Áreas de administración que dan cuenta de las necesidades de comunicación de los usuarios:
Contabilización de los usuarios que cambian de opinión
Un hombre sabio dijo una vez: “El cambio es la única constante en la vida”. Él estaba en lo correcto. Las cosas cambian.
Tal vez un usuario se casa y ya no tiene el mismo apellido.
O tal vez un cliente, que se suscribió a su servicio de caja de entrega mensual, se mudó y necesita actualizar su dirección.
Estos son solo dos ejemplos de cambios inevitables, que debe planificar con anticipación.
Ejemplos de ahorro de tiempo para el administrador que surgen del cambio de circunstancias/mente del usuario:
Contabilidad de la acción atribuible a la preocupación del usuario
A diferencia de las tiendas físicas, las empresas en línea carecen de la tranquilidad de comprarle a una persona real, en persona.
Piénsalo. ¿Cómo te sientes cuando compras algo en Best Buy? Probablemente confiado porque sabe que mañana por la mañana, Best Buy seguirá allí si regresa con quejas o para un reembolso.
Este sentimiento de certeza desaparece en línea por razones obvias. Las personas pueden ignorar fácilmente la comunicación en línea, lo que hace que los prospectos se pregunten si alguien alguna vez se pondrá en contacto con ellos. Este sentimiento de sospecha solo crece cuando el sitio web es una startup desconocida sin valor de marca.
Ejemplo de ahorro de tiempo para el administrador atribuible a la preocupación del usuario:
Resolver posibles ambigüedades
Ha pasado un año desde el lanzamiento y, gracias a los buenos ingresos, ahora delega la administración de su sitio web a un miembro del equipo dedicado.
Sin embargo, un día, este administrador se enferma inesperadamente y ahora necesita reanudar su trabajo administrativo, sin ningún informe sobre lo que había estado haciendo ese administrador la semana pasada.
Según la información dentro del panel administrativo, necesita saber dónde lo dejó su administrador: qué tareas procesó y cuáles dejó sin hacer.
Esto no siempre es posible, debido a máquinas de estado mal diseñadas que no distinguen de manera confiable entre no visto (o no procesado ) y considerado (o procesado ). Por ejemplo, imagine una máquina de estado de administración de la siguiente manera:
| Lo que sucede | Cambios de estado |
|---|---|
| Un artista solicita vender su arte en su plataforma de venta de arte | La entrada del artista aparece en el panel de administración con el estado inicial "aplicado" |
| Alguien de tu equipo de administración acepta a este artista, lo que le permite vender su arte. | El administrador cambia el estado a "aceptado" |
| Tu equipo rechaza a este artista porque sabe, con certeza, que nunca querrá a ese artista. | El administrador cambia el estado a "rechazado" |
| Su equipo está indeciso sobre este artista y desea aplazar la decisión. | Hacer nada |
El problema con este flujo de administración, desde la perspectiva de un administrador de sistemas, es que el panel de administración dice "aceptado" tanto para artistas nuevos no vistos como para artistas que ya habían sido vistos/considerados pero que fueron pospuestos sin ser rechazados por completo.
El hecho de haber considerado (o procesado ) que el artista existe solo dentro de la mente del administrador ausente, y sin que haya forma de marcar un lead como “aplazado”, esta información se pierde, por lo que quien asume el trabajo debe repetir el trabajo. Ya completado.
Una buena fuente de actividad corrige este tipo de ambigüedad.
Maximizar la transparencia
Muchas acciones del panel administrativo llevan a cabo una serie de pasos entre bastidores.
Después de presionar el botón "aceptar solicitante", por ejemplo, el solicitante en cuestión recibe un correo electrónico de aceptación, su cuenta se acredita con un bono de registro de $ 100 y su estado en su base de datos cambia de "aplicado" a "aceptado". En términos de ingeniería de software, estos son efectos secundarios .

Dado que usted, el programador, desarrolló estas funciones, es probable que esté al tanto de las consecuencias de presionar "aceptar solicitante".
Como mínimo, puede abrir un editor de código fuente, o su IDE favorito, y consultar el código para obtener la respuesta.
Sin embargo, sus representantes de servicio al cliente no tienen este lujo. Por lo tanto, es probable que no estén seguros de lo que sucede cuando presionan el botón. Además, es probable que se pregunten si se alertará al solicitante de que fue aceptado, o si deben enviar un correo electrónico manual, alertando al solicitante, después de presionar el botón.
Esta incertidumbre ralentiza todo el proceso porque ahora, el administrador necesita hacer preguntas a la gerencia y/o ingeniería y esperar sus respuestas. Sin mencionar que esto puede conducir fácilmente a la duplicación del trabajo e introducir errores en un negocio que de otro modo funcionaría sin problemas.
Idealmente, en este ejemplo, la página de administración con el botón "aceptar solicitante" tendría un párrafo descriptivo en línea, explicando exactamente lo que sucede cuando presionan el botón.
Alternativamente o adicionalmente, podría aparecer un mensaje después de presionar el botón, explicando lo que sucede a continuación.
Hasta ahora, hemos visto el caso feliz, es decir, acciones en segundo plano que ocurren cuando todo funciona como debería. La situación más complicada es lidiar con la opacidad después de que algo sale mal . ¿Qué efectos secundarios se completaron y cuáles quedaron sin hacer? En un sistema perfectamente diseñado, en caso de fallar, el botón "aceptar solicitante" informaría al administrador (y al equipo técnico que realiza la limpieza) que se entregó el correo electrónico de aceptación, pero que el bono de registro de $100 no se envió a la cuenta de Paypal de ese usuario. Esta información permite a la empresa remediar la transacción parcial. En cuanto a los detalles de implementación, esta retroalimentación podría hacerse con máquinas de estado detalladas que rastrean cada pequeño paso o, alternativamente, envolviendo acciones administrativas dentro de objetos de servicio cuyos valores devueltos enumeren tanto los comandos que se ejecutaron con éxito como los que no se ejecutaron.
En mi experiencia, la brecha entre cómo aparece la información para el administrador y cómo aparece para los usuarios finales puede ser frustrantemente opaca.
A veces, responder un correo electrónico de un cliente o un informe de errores requiere que su equipo administrativo sepa cómo se ve el panel de inicio de sesión del cliente, qué dice un correo electrónico automatizado específico o qué regalías dice el panel orientado al usuario que le debe a un usuario.
Tener acceso a esta información ayuda a su equipo a comprender los problemas a medida que los usuarios los experimentan.
Una forma de implementar esta funcionalidad es crear una función de administración "Ver como usuario".
Esto sería en lugar de crear pantallas de administración separadas que vuelvan a implementar las funciones ya presentes para los usuarios habituales, lo que le otorgaría la ventaja adicional de reutilizar una gran cantidad de código existente.
En cuanto a los correos electrónicos automatizados, considere crear un procesador de correo electrónico de área de administración liviano para que su personal pueda leer los mensajes que se enviarán o se han enviado a los usuarios.
Los eventos fuera de su sistema son una responsabilidad
La administración manejable es autónoma.
Está encajonado dentro de un único sistema cerrado en lugar de en fragmentos dispersos.
Por ejemplo, si la información sobre los reembolsos que dio está dispersa en una hoja de cálculo de Excel, algunos post-its amarillos en su mesa y en correos electrónicos a su contador, entonces tiene un lío en sus manos.
La solución adecuada es tener una lista completa de reembolsos en una tabla de base de datos dentro de su panel de administración. Cuando tiene un solo oráculo de verdad, puede estar seguro de que cualquier informe producido por usted es definitivo y confiable.
Si bien esto parece obvio, a menudo se descuida en la lucha por administrar un negocio.
Lo sabría porque me pasó a mí.
Cuando inicialmente diseñé el panel de administración de mi sistema de pedidos de comercio electrónico, solo lo preparé para registrar ventas y solo ventas.
Unos meses después del lanzamiento, me di cuenta de todas las transacciones adicionales que no tomé en cuenta, como reembolsos, contracargos, regalos, descuentos y ajustes de pago.
Debido a que no preví estas transacciones en mi diseño inicial, no había ningún código en mi panel de administración para completarlas o informarlas.
Cada vez que tenía que hacer un reembolso, por lo general estaba tan corto de tiempo que lo hacía de la manera más fácil en ese momento, generalmente a través de la interfaz web de Paypal (omitiendo la base de datos de pedidos de mi sitio web), pero a veces a través de un iPhone de un tercero. app que se comunicaba con la API de Paypal.
Debido a mis acciones dispersas y, por lo tanto, a los datos, toda mi contabilidad se informó al azar en varias fuentes externas. Peor aún, los registros de mi base de datos de producción no coincidían con mi historial completo de pedidos.
Inevitablemente, surgieron problemas. Los informes administrativos de ingresos y comisiones no reflejaban la realidad económica. Algunos de mis autores recibieron informes financieros con informes financieros incorrectos. Y lo peor de todo, sobrestimé mis declaraciones de impuestos, lo que me llevó a pagar impuestos en exceso.
Todo esto porque no había descontado todas mis devoluciones.
Al almacenar información de pedidos y contabilidad parcialmente dentro y parcialmente fuera de mi sistema de software principal, me despojé de muchas de las ventajas del software en primer lugar: su exactitud y precisión. Ya no podía confiar en él, lo que significaba que ya no podía automatizarlo.
En respuesta a estos problemas, desarrollé una aversión a mantener los datos de la empresa fuera de mi sistema de software central.
Incluso si inicialmente es costoso integrar toda la información necesaria en el núcleo, a la larga, los beneficios superan con creces los costos de los hacks a medias.
Dicho esto, a pesar de mis mejores intenciones de automatizar, a veces simplemente no puede suceder.
Muchas empresas de software tienen correos electrónicos de ventas automatizados que transportan a los usuarios paso a paso hacia el punto en que activarán su cuenta o realizarán una compra, idealmente sin ninguna ayuda humana.
Las complicaciones surgen cuando un cliente potencial envía solicitudes especiales a su personal a la mitad de una de estas campañas de goteo.
Supongamos que el cliente potencial responde y dice que estará de vacaciones durante dos semanas, pero comuníquese con él después para cerrar el trato.
Si nuestro sistema estaba programado para enviar un correo electrónico de recordatorio automático después de solo cinco días, entonces ignoramos los deseos del cliente potencial y tal vez agriamos la relación al parecer agresivos, desatentos y robóticos.
Entonces, ¿qué hace uno en esta situación?
Una respuesta es semiautomática.
La interfaz de administración podría preguntarle qué correos electrónicos deben enviarse y puede marcar una casilla para anular la programación según sea necesario.
Es cierto que esto podría ser un exceso de ingeniería, por lo que a veces la única opción realista es aceptar que los correos electrónicos automáticos a veces se equivocan.
Mostrar la información y las acciones de administración más relevantes
Cuando un cliente se pone en contacto con su empresa, suele ser en relación con un pedido, una cuenta o una oferta.
En virtud de los datos almacenados, las cookies de inicio de sesión y los datos provenientes de sus capas de seguimiento, su aplicación probablemente sepa mucho sobre sus clientes y sus historiales de interacción.
Puede ahorrar mucho tiempo al responder a las solicitudes de servicio al cliente extrayendo algorítmicamente estas fuentes de información y extrayendo fragmentos de datos relevantes para facilitar las respuestas de sus administradores.
Por ejemplo, los mensajes de formulario de contacto, antes de convertirse en correos electrónicos enviados a su bandeja de entrada, podrían tener automáticamente un cuadro de información adjunto que incluye el estado de pago del pedido, el estado de envío, las líneas de pedido y más.
Además, estos correos electrónicos reforzados también podrían contener enlaces convenientes a las partes más utilizadas (y relevantes) del área de administración, como el panel de control de reembolsos o el rastreador de envíos.
Anticipar, mitigar y recuperarse del error del administrador
Como todos los demás, los administradores son humanos y ocasionalmente cometen errores.
Dado el control que tienen sobre sus datos, sus errores pueden causar daños irreparables.
Aquí hay algunas medidas a implementar para prevenir un desastre:
Esperar lo inesperado
Si bien he ofrecido una multitud de soluciones a una variedad de problemas anteriores, estas no son reglas estrictas y rápidas, sino más bien un libro de jugadas sólido para aprender y consultar.
Recuerde, el objetivo final es optimizar su panel de administración para agilizar su negocio. Reservar algo de tiempo para modificar sus áreas de administración debería aumentar la rentabilidad a largo plazo, por lo que es una inversión que vale la pena.
Como con todo en la vida, siempre habrá excepciones a las reglas, así que asegúrese de utilizar su buen juicio al optimizar sus paneles de administración. Y entonces finalmente puedes celebrar.
