Die Kunst, Self-Service-Verwaltungsbereiche zu erstellen

Veröffentlicht: 2022-03-11

Sobald Sie Ihre Website für passives Einkommen gestartet haben, sollten Sie feiern, oder?

Leider ist das Leben nicht immer so, wie es sein sollte, und Sie müssen normalerweise Feiern verschieben, um Ihre Kunden zu bewirten – es sei denn, Sie haben die richtigen Systeme installiert.

Ich betreibe seit mehr als sechs Jahren eine Website mit passivem Einkommen. Für mich lag die Betonung immer auf „passiv“. Daher ist es mir seit langem ein Anliegen, mein Geschäft so weit wie möglich zu rationalisieren.

Die effektive Rationalisierung eines Online-Geschäfts hängt davon ab, ob Sie die richtigen Funktionen und Fähigkeiten in Ihrem Verwaltungsbereich haben.

In diesem Artikel werde ich häufige Probleme mit Admin-Dashboards detailliert beschreiben und Lösungen für jedes Problem anbieten. Am Ende dieses Beitrags erhalten Sie ein solides Playbook mit Best Practices für die Entwicklung eines effizienten Admin-Panels für Ihr automatisiertes Unternehmen.

Accounting für Benutzerfehler

Benutzer machen Fehler, was bedeutet, dass wir ein Admin-Panel brauchen, das diese Fehler behebt. Hier sind ein paar Beispiele.

Einer Ihrer Lieferanten liefert versehentlich das falsche Produkt an einen Kunden.

Ein Kunde bestellt das falsche Produkt oder bestellt das gleiche Produkt zweimal.

Ein Musiker auf Ihrer Website mit Musiktabulaturlisten erstellt nahezu identische Taxonomien, die bereits in Ihrer Datenbank vorhanden sind. Beispielsweise verteilen die Benutzer Ihrer Website, betrachtet als Kollektiv, E-Gitarren-Tabulaturen auf drei Kategorien: „E-Gitarren“, „E-Gitarren“ und „E-Gitarren“. Diese sollten wirklich eins sein, sonst wird Ihre Front-End-Navigation und Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigt.

Optimieren Sie Ihr Admin-Panel, um Benutzerfehler zu berücksichtigen:

Ermöglichen Sie Endbenutzern, ihre Fehler zu beheben. Beispielsweise hat Amazon Formulare in den Dashboards seiner Benutzer, die es Kunden ermöglichen, Bestellungen jederzeit zu ändern, bevor die Bestellung in ihrem Lager bearbeitet wurde. Diese Funktion ermöglicht es Amazon-Kunden, ihre Fehler zu beheben, ohne sich an den Kundensupport wenden zu müssen.

Befördern Sie eine Teilmenge von Benutzern zum Moderatorstatus. Foren wie Reddit und StackOverflow haben eine spezielle Benutzerklasse, die als Moderatoren bekannt sind. Moderatoren entfernen Spam, bearbeiten Tippfehler, befreien die Website von anstößigen oder Eigenwerbung und kategorisieren Inhalte korrekt. In vielen Fällen sind Moderatoren Freiwillige, die sich einfach der Community verbunden fühlen.

Berücksichtigung der Unerfahrenheit der Benutzer

Erwarten Sie nicht, dass Ihre Benutzer sich in Ihrem Geschäft gut auskennen. Hier sind ein paar Beispiele dafür, was ich damit meine.

Zum Beispiel ist Ihr durchschnittlicher Benutzer ein schlechter Fotograf, aber Sie wünschen sich schicke Fotos von den Ferienunterkünften derselben Benutzer, die auf Ihrer Plattform gelistet sind.

Vielleicht ist der durchschnittliche Benutzer ein schlechter Verkäufer, aber Sie möchten verlockende, SEO-optimierte Beschreibungen der Schmuckstücke, die diese Benutzer über Ihre Plattform verkaufen.

Oder vielleicht betreiben Sie einen E-Commerce-Shop, der Schuhe online verkauft, aber Ihr durchschnittlicher Website-Besucher weiß nicht, wie er seine Füße messen soll, was dazu führt, dass viele Kunden die falsche Größe bestellen und ihre Schuhe später zurückgeben möchten.

Admin-Bereiche, die für die Unerfahrenheit der Benutzer verantwortlich sind:

Erstellen Sie eine Inline-Dokumentation. Beraten Sie Benutzer, wie sie das Beste aus ihrer Erfahrung mit Ihrer Website herausholen können. Du könntest zum Beispiel einen Beitrag wie „5 Tipps zum Verfassen von Werbetexten, die den Umsatz steigern“ schreiben. Indem Sie Benutzern robustes Referenzmaterial zur Verfügung stellen, reduzieren Sie ihren Bedarf an menschlicher Hilfe drastisch.

Halbautomatische Assistenz. Durch die Anbindung externer Software-APIs kann Ihre Website beispielsweise automatisch die besten Schlüsselwörter für Meta-Beschreibungen vorschlagen und Benutzer dazu anregen, bestimmte Schlüsselwörter in ihre Kopie aufzunehmen.

Mach es selbst. Senden Sie Ihre eigenen Fotos oder schreiben Sie Ihre eigenen Produktbeschreibungen. Dies erfordert natürlich, dass der Endbenutzer der richtigen Person in Ihrer Organisation irgendwie seine Bereitschaft für diesen Service signalisiert. Hier muss Ihr Verwaltungssystem diese Kommunikation und die spätere Bereitstellung der Arbeit durch den Experten optimieren.

Bilanzierung anstehender Geschäftsentscheidungen

Leider lässt sich nicht alles automatisieren. Wenn es um Urteilssprüche geht, ist normalerweise ein Mensch notwendig.

Was passiert zum Beispiel, wenn Sie die Identität Ihres letzten Babysitter-Bewerbers auf Ihrer vertrauenswürdigen Plattform verifizieren müssen?

Oder was passiert, wenn Sie der einzige sind, der die neueste digitale Produktanmeldung eines Plattformautors bewerten kann?

Beispiele für Zeiteinsparungen für den Administrator, die sich aus anstehenden Geschäftsentscheidungen ergeben:

Nutzen Sie vorhandene Benutzergruppen. Plenty Of Fish, eine Dating-Website, lagert die Moderation potenziell anstößiger Profilfotos an Bands freiwilliger Benutzer aus, die unzählige Stunden damit verbringen, diese Bilder zu überprüfen, ohne nennenswert bezahlt zu werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Forumsmoderatoren moderieren sie Inhalte nicht, nachdem sie veröffentlicht wurden. Stattdessen überprüfen sie von Benutzern eingereichte Fotos vor der Veröffentlichung und stellen so sicher, dass unangemessene Profilbilder niemals veröffentlicht werden.

Verbinden Sie sich mit Humans-as-a-Service-APIs. Zum Beispiel verbindet Facebook seine Admin-Panels mit Cloud-APIs wie Amazon Turk (oder internen Äquivalenten) und lagert die Moderation massenhaft an billigere Arbeiter aus. Bei Facebook machen professionelle Moderatoren ein Drittel der Belegschaft aus. In der Tat ist es das Vorhandensein von Moderation, das dazu beiträgt, dass Facebook-Kommentare im Vergleich zu den monströsen Bemerkungen auf vergleichsweise unmoderierten Websites relativ harmlos sind.

Abrechnung für Benutzer, die mit dem Management der Website kommunizieren müssen

Wenn Sie ein Unternehmen führen, werden Fragen erwartet. Durch eine effektive Vorausplanung können Sie die Reaktionszeit drastisch verkürzen und möglicherweise die Anzahl der Kundenanfragen, die Sie überhaupt erhalten, reduzieren.

Admin-Bereiche, die den Anforderungen der Benutzerkommunikation Rechnung tragen:

Vorausplanen. Durch die Analyse vergangener Kundendienstfragen können Sie gemeinsame Themen erkennen und diese im Voraus beantworten. Ein Paradebeispiel hierfür wäre die Gestaltung einer FAQ-Seite mit einer Liste dieser Fragen und Antworten.

Seien Sie schnell, um Kunden zu erstatten. Das Anbieten einer schnellen Rückerstattung als Reaktion auf eine Kundenbeschwerde ist ein sehr effektiver Weg, um enttäuschte Kunden zufrieden zu stellen. Keine Sorge – dies führt nicht zu weniger Gewinnen; tatsächlich kann es sogar zu mehr führen.

Erstellen Sie Foren für verwirrte Besucher. Google ist berüchtigt für seinen praktisch nicht vorhandenen Kundenservice. Anstelle von Menschen hat Google Produktforen eingerichtet, in denen verwirrte Benutzer Hilfe von anderen Benutzern erhalten können. In den seltenen Fällen, in denen ein Google-Mitarbeiter eine Frage in einem dieser Foren beantwortet, wird seine Antwort gespeichert, von Google sofort indexiert und zukünftigen Benutzern mit demselben Problem zur Verfügung gestellt. Während dies für Endbenutzer grausam erscheinen mag, ist es ziemlich gerechtfertigt, wenn man bedenkt, dass die Mehrheit der nicht unterstützten Angebote von Google kostenlos ist.

Verwenden Sie vorgefertigte Antworten und virtuelle Assistenten (VAs). Überprüfen Sie Ihre Kundendiensttickets aus dem vergangenen Jahr und extrahieren Sie häufig gestellte Fragen. Indem Sie Antwortvorlagen für jede Antwort erstellen, sparen Sie sich enorm viel Zeit. Schreiben Sie Ihre Antworten in ein leicht zugängliches Google-Dokument oder noch besser, verwenden Sie ein E-Mail-Plugin wie Canned Responses. Beauftragen Sie dann einen VA, um diese Vorlagen bei auftretenden Fragen an Kunden weiterzuleiten.

Abrechnung für Benutzer, die ihre Meinung ändern

Ein weiser Mann sagte einmal: „Veränderung ist die einzige Konstante im Leben.“ Er hatte recht. Dinge ändern sich.

Vielleicht heiratet ein Benutzer und hat nicht mehr den gleichen Nachnamen.

Oder vielleicht ist ein Kunde, der Ihren monatlichen Lieferbox-Service abonniert hat, umgezogen und muss seine Adresse aktualisieren.

Dies sind nur zwei Beispiele für unvermeidliche Veränderungen, die Sie im Voraus planen müssen.

Beispiele für Zeiteinsparungen für den Administrator, die sich aus einer Änderung der Umstände/Gedanken des Benutzers ergeben:

Ihre Benutzer benötigen Bearbeitungsfunktionen. Wenn Sie in Ihren Benutzer-Dashboards keine Bearbeitungsfunktionen bereitstellen, muss Ihr Kundensupport-Team – und Ihre Datenbankprogrammierer – früher oder später manuell Änderungen vornehmen, wie die oben genannten.

Frieren Sie die Bearbeitungsfunktionen nicht ein. Im Falle eines Forums oder einer Website mit Kommentaren müssen Sie Ihre Richtlinie zum Einfrieren von Beiträgen zum Löschen berücksichtigen oder stattdessen eine Schaltfläche platzieren, die eine Ausnahme von der normalen Richtlinie anfordert. Diese Lösung spart Zeit, indem sie die Anzahl der hin- und hergehenden Nachrichten zwischen Ihrem Support-Team und dem Endbenutzer verringert.

Berücksichtigung von Maßnahmen, die auf Benutzerbedenken zurückzuführen sind

Im Gegensatz zu stationären Geschäften fehlt Online-Unternehmen die Gewissheit, bei einer echten Person persönlich einzukaufen.

Denk darüber nach. Wie fühlen Sie sich, wenn Sie etwas bei Best Buy kaufen? Wahrscheinlich zuversichtlich, weil Sie wissen, dass Best Buy morgen früh immer noch da sein wird, falls und wenn Sie mit Beschwerden oder einer Rückerstattung zurückkehren.

Dieses Gefühl der Gewissheit fällt online aus naheliegenden Gründen weg. Die Leute können die Online-Kommunikation leicht ignorieren, was Interessenten fragen lässt, ob sich jemals jemand bei ihnen melden wird. Dieses Misstrauen wächst nur, wenn es sich bei der Website um ein unbekanntes Startup ohne Markenwert handelt.

Beispiel für Zeiteinsparungen für den Administrator, die auf Bedenken der Benutzer zurückzuführen sind:

Sprechen Sie Bedenken präventiv an. Senden Sie eine oder zwei E-Mails, sobald jemand bei Ihnen kauft, um das Vertrauen zu stärken. Zum Beispiel versendet Amazon und fast jedes E-Commerce-Unternehmen eine E-Mail, sobald eine Bestellung versandt wird. Andere bieten auch eine Reihe von E-Mails an, die den Benutzer auf den neuesten Stand bringen, bis das Produkt geliefert wird.

Beheben Sie potenzielle Unklarheiten

Es ist ein Jahr nach dem Start und dank guter Einnahmen delegieren Sie die Verwaltung Ihrer Website jetzt an ein engagiertes Teammitglied.

Eines Tages wird dieser Administrator jedoch unerwartet krank und Sie müssen nun seine Verwaltungsarbeit wieder aufnehmen, ohne darüber informiert zu werden, was dieser Administrator letzte Woche getan hat.

Basierend auf den Informationen im Verwaltungsbereich müssen Sie wissen, wo Ihr Administrator aufgehört hat – welche Aufgaben er bearbeitet und welche er unerledigt gelassen hat.

Dies ist aufgrund schlecht gestalteter Zustandsmaschinen, die nicht zuverlässig zwischen ungesehen (oder unverarbeitet ) und berücksichtigt (oder verarbeitet ) unterscheiden, nicht immer möglich. Stellen Sie sich beispielsweise eine Admin-Zustandsmaschine wie folgt vor:

Was geschieht	Zustandsänderungen
Ein Künstler bewirbt sich um den Verkauf seiner Kunst auf Ihrer Kunstverkaufsplattform	Der Künstlereintrag erscheint im Adminbereich mit dem Startstatus „beworben“
Jemand aus Ihrem Admin-Team akzeptiert diesen Künstler und erlaubt ihm, seine Kunst zu verkaufen	Admin ändert Status auf „akzeptiert“
Ihr Team lehnt diesen Künstler ab, weil es sicher weiß, dass es diesen Künstler niemals haben möchte	Admin ändert Status auf „abgelehnt“
Ihr Team ist bezüglich dieses Künstlers unschlüssig und möchte die Entscheidung verschieben	Nichts tun

Das Problem mit diesem Admin-Flow besteht aus der Sicht eines Systemadministrators darin, dass das Admin-Panel „akzeptiert“ sowohl für ungesehene neue Künstler als auch für Künstler sagt, die bereits gesehen/berücksichtigt wurden, aber verschoben wurden, ohne direkt abgelehnt zu werden.

Die Tatsache, diesen Künstler berücksichtigt (oder verarbeitet ) zu haben, existiert nur im Kopf des abwesenden Administrators, und ohne die Möglichkeit, einen Lead als „verschoben“ zu markieren, gehen diese Informationen verloren, sodass die Person, die den Job übernimmt, die Arbeit wiederholen muss schon erledigt.

Ein guter Aktivitäts-Feed behebt diese Art von Mehrdeutigkeit.

Maximieren Sie die Transparenz

Viele Aktionen des Verwaltungsgremiums führen eine Reihe von Schritten hinter den Kulissen durch.

Nachdem Sie beispielsweise auf die Schaltfläche „Bewerber akzeptieren“ geklickt haben, erhält der betreffende Bewerber eine Annahme-E-Mail, seinem Konto wird ein Anmeldebonus von 100 US-Dollar gutgeschrieben, und sein Status in Ihrer Datenbank wird von „beworben“ auf „akzeptiert“ geändert. Aus Software-Engineering-Sicht sind dies Nebeneffekte .

Da Sie – der Programmierer – diese Funktionen entwickelt haben, sind Sie sich wahrscheinlich der Konsequenzen bewusst, wenn Sie auf „Bewerber akzeptieren“ klicken.

Zumindest können Sie einen Quellcode-Editor oder Ihre bevorzugte IDE öffnen und auf den Code für die Antwort verweisen.

Ihre Kundendienstmitarbeiter haben diesen Luxus jedoch nicht. Sie sind sich also wahrscheinlich nicht sicher, was passiert, wenn sie den Knopf drücken. Außerdem werden sie sich wahrscheinlich fragen, ob der Bewerber benachrichtigt wird, dass er akzeptiert wurde, oder ob er eine manuelle E-Mail senden sollte, um den Bewerber zu benachrichtigen, nachdem er auf die Schaltfläche geklickt hat.

Diese Ungewissheit verlangsamt den gesamten Prozess, da der Administrator nun Management- und/oder technische Fragen stellen und auf deren Antworten warten muss. Ganz zu schweigen davon, dass dies leicht zu Doppelarbeit führen und Fehler in einen ansonsten reibungslos laufenden Betrieb einbringen kann.

Idealerweise hätte in diesem Beispiel die Admin-Seite mit der Schaltfläche „Bewerber akzeptieren“ einen Inline-Beschreibungsabschnitt, der genau erklärt, was passiert, wenn sie die Schaltfläche drücken.

Alternativ oder zusätzlich könnte nach dem Drücken der Schaltfläche eine Meldung erscheinen, die erklärt, was als nächstes passiert.

Bisher haben wir den glücklichen Fall betrachtet, dh Hintergrundaktionen, die auftreten, wenn alles so läuft, wie es sollte. Die schwierigere Situation ist der Umgang mit Undurchsichtigkeit, nachdem etwas schief gelaufen ist. Welche Seiteneffekte wurden abgeschlossen und welche wurden nicht ausgeführt? In einem perfekt gestalteten System würde die Schaltfläche „Bewerber akzeptieren“ bei einem Fehlschlag den Administrator (und das technische Team, das die Bereinigung durchführt) darüber informieren, dass die Annahme-E-Mail zugestellt wurde, der Anmeldebonus von 100 USD jedoch nicht an das Paypal-Konto dieses Benutzers gesendet wurde. Diese Informationen ermöglichen es dem Unternehmen, das Teilgeschäft zu beheben. Was die Implementierungsdetails anbelangt, so könnte dieses Feedback entweder mit detaillierten Zustandsmaschinen erfolgen, die jeden winzigen Schritt verfolgen, oder alternativ durch das Einschließen von Verwaltungsaktionen in Dienstobjekte, deren Rückgabewerte sowohl die erfolgreich ausgeführten als auch die fehlgeschlagenen Befehle auflisten.

Meiner Erfahrung nach kann die Lücke zwischen der Darstellung von Informationen für den Administrator und der Darstellung für Endbenutzer frustrierend undurchsichtig sein.

Manchmal erfordert die Beantwortung einer Kunden-E-Mail oder eines Fehlerberichts, dass Ihr Verwaltungsteam weiß, wie das Login-Dashboard des Kunden aussieht, was eine bestimmte automatisierte E-Mail sagt oder welche Lizenzgebühren das benutzerorientierte Dashboard einem Benutzer schuldet.

Der Zugriff auf diese Informationen hilft Ihrem Team, Probleme zu verstehen, wenn Ihre Benutzer sie erleben.

Eine Möglichkeit, diese Funktionalität zu implementieren, besteht darin, eine Verwaltungsfunktion „Als Benutzer anzeigen“ zu erstellen.

Dies wäre anstelle der Erstellung separater Admin-Bildschirme, die bereits vorhandene Funktionen für normale Benutzer neu implementieren, wodurch Sie den zusätzlichen Bonus erhalten, eine Menge vorhandenen Codes wiederzuverwenden.

Was automatisierte E-Mails betrifft, sollten Sie erwägen, einen schlanken E-Mail-Renderer für den Administrationsbereich zu erstellen, damit Ihre Mitarbeiter die Nachrichten lesen können, die an Benutzer gesendet werden oder wurden.

Ereignisse außerhalb Ihres Systems sind eine Haftung

Die überschaubare Verwaltung ist in sich abgeschlossen.

Es ist in einem einzigen geschlossenen System verpackt und nicht in verstreuten Fetzen.

Wenn beispielsweise Informationen darüber, welche Rückerstattungen Sie geleistet haben, über eine Excel-Tabelle, einige gelbe Post-its auf Ihrem Tisch und in E-Mails an Ihren Buchhalter verstreut sind, dann haben Sie ein Durcheinander.

Die richtige Lösung besteht darin, eine umfassende Liste der Rückerstattungen in einer Datenbanktabelle in Ihrem Admin-Dashboard zu haben. Wenn Sie ein einziges Orakel der Wahrheit haben, können Sie sicher sein, dass alle von Ihnen erstellten Berichte endgültig und vertrauenswürdig sind.

Obwohl dies offensichtlich erscheint, wird es bei der Verwaltung eines Unternehmens oft vernachlässigt.

Ich würde es wissen, weil es mir passiert ist.

Als ich das Admin-Panel meines E-Commerce-Bestellsystems ursprünglich entworfen habe, habe ich es nur für die Erfassung von Verkäufen und nur für Verkäufe vorbereitet.

Ein paar Monate nach dem Start bemerkte ich all die zusätzlichen Transaktionen, die ich nicht berücksichtigt hatte, wie z. B. Rückerstattungen, Rückbuchungen, Werbegeschenke, Rabatte und Zahlungsanpassungen.

Da ich diese Transaktionen in meinem ursprünglichen Design nicht vorgesehen hatte, gab es in meinem Admin-Panel keinen Code, um sie auszuführen oder zu melden.

Wann immer ich eine Rückerstattung vornehmen musste, war ich in der Regel so unter Zeitdruck, dass ich es so tat, wie es zu diesem Zeitpunkt am einfachsten war – normalerweise über die Webschnittstelle von Paypal (wobei die Bestelldatenbank meiner Website übersprungen wurde) – aber manchmal über ein iPhone eines Drittanbieters App, die mit der API von Paypal kommuniziert hat.

Aufgrund meiner verstreuten Aktionen und damit Daten wurde meine gesamte Buchhaltung willkürlich in verschiedenen externen Quellen gemeldet. Schlimmer noch, meine Datensätze in der Produktionsdatenbank stimmten nicht ganz mit meiner vollständigen Bestellhistorie überein.

Unweigerlich tauchten Probleme auf. Verwaltungsberichte über Einnahmen und Provisionen spiegelten nicht die wirtschaftliche Realität wider. Einigen meiner Autoren wurden Finanzberichte mit falschen Finanzberichten zugesandt. Und das Schlimmste war, dass ich meine Steuerberichte überschätzte, was dazu führte, dass ich überhöhte Steuern zahlte.

All dies, weil ich nicht alle meine Rückerstattungen rabattiert hatte.

Indem ich Bestell- und Abrechnungsinformationen teilweise innerhalb und teilweise außerhalb meines Hauptsoftwaresystems gespeichert habe, habe ich mich selbst vieler Vorteile von Software beraubt – ihrer Genauigkeit und Präzision. Ich konnte ihm nicht mehr vertrauen, was bedeutete, dass ich ihn nicht mehr automatisieren konnte.

Als Reaktion auf diese Probleme entwickelte ich eine Abneigung dagegen, Unternehmensdaten außerhalb meines zentralen Softwaresystems zu speichern.

Auch wenn es anfangs teuer ist, alle notwendigen Informationen in den Kern zu integrieren, übersteigt der Nutzen auf lange Sicht die Kosten halber Hacks bei weitem.

Das heißt, trotz meiner besten Absichten, zu automatisieren, kann es manchmal einfach nicht passieren.

Viele Softwareunternehmen haben automatisierte Verkaufs-E-Mails, die Benutzer Zoll für Zoll zu dem Punkt bringen, an dem sie ihr Konto aktivieren oder einen Kauf tätigen – alles idealerweise ohne menschliche Hilfe.

Komplikationen treten auf, wenn ein Lead mitten in einer dieser Drip-Kampagnen spezielle Anfragen an Ihre Mitarbeiter sendet.

Angenommen, der Lead antwortet und sagt, dass er zwei Wochen im Urlaub sein wird, aber bitte setzen Sie sich danach mit ihm in Verbindung, um den Deal zu besiegeln.

Wenn unser System darauf programmiert war, nach nur fünf Tagen eine automatische Erinnerungs-E-Mail zu versenden, dann haben wir die Wünsche des Leads ignoriert und vielleicht die Beziehung verdorben, indem wir aufdringlich, unaufmerksam und roboterhaft rübergekommen sind.

Was also tut man in dieser Situation?

Eine Antwort ist halbautomatisch.

Die Admin-Oberfläche könnte Sie fragen, welche E-Mails gesendet werden sollen, und Sie können ein Kästchen ankreuzen, um sie nach Bedarf zu entplanen.

Zugegeben, das könnte technischer Overkill sein, daher ist manchmal die einzig realistische Option, zu akzeptieren, dass automatisierte E-Mails manchmal etwas falsch machen.

Zeigen Sie die relevantesten Administratorinformationen und -aktionen an

Wenn ein Kunde Ihr Unternehmen kontaktiert, bezieht sich dies oft auf eine Bestellung, ein Konto oder ein Angebot.

Aufgrund gespeicherter Daten, Login-Cookies und Daten aus Ihren Tracking-Layern weiß Ihre Anwendung wahrscheinlich viel über ihre Kunden und deren Interaktionshistorie.

Sie können bei der Beantwortung von Kundendienstanfragen viel Zeit sparen, indem Sie diese Informationsquellen algorithmisch abrufen und relevante Datenbits extrahieren, um die Antworten Ihrer Administratoren zu erleichtern.

Beispielsweise könnten Kontaktformularnachrichten, bevor sie in E-Mails umgewandelt werden, die an Ihren Posteingang gesendet werden, automatisch mit einem Informationsfeld versehen werden, das den Zahlungsstatus der Bestellung, den Versandstatus, Werbebuchungen und mehr enthält.

Darüber hinaus können diese verstärkten E-Mails auch praktische Links zu den am häufigsten verwendeten (und relevantesten) Teilen des Verwaltungsbereichs enthalten, wie z. B. dem Rückerstattungs-Dashboard oder dem Versandtracker.

Antizipieren, Mindern und Wiederherstellen von Administratorfehlern

Wie alle anderen sind auch Administratoren Menschen und machen gelegentlich Fehler.

Angesichts der Kontrolle, die sie über Ihre Daten haben, können ihre Fehler möglicherweise irreparable Schäden verursachen.

Hier sind einige Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um eine Katastrophe zu verhindern:

Konsistente Backups automatisch einplanen: Das ist die gröbste, trivialste und dennoch wichtigste aller denkbaren Due-Diligence-Maßnahmen. Aber selbst wenn Sie gute Backups haben, sind Sie bereits in einer Welt voller Verletzungen, wenn Sie an SQL-Dumps herumbasteln müssen. Daher sollten geplante Sicherungen nicht Ihre einzige Wiederherstellungsquelle sein.

Schaltflächen, die Benutzer erschrecken sollen: Für Aktionen mit möglicherweise irreparablen Folgen färben Sie sie hellrot, kleben Sie das Radioaktivitätssymbol darauf und beschriften Sie sie mit Titeln wie „WARNING: HARD-DELETE IS THE NUCLEAR OPTION: DO NOT USE IF UNCERTAIN OF ITS KONSEQUENZEN." (Natürlich sollten Sie diese Konsequenzen direkt neben dieser Schaltfläche anzeigen.)

Verwenden Sie JavaScript-Bestätigungs-Popups: Manchmal rutschen Administratoren die Finger ab und drücken statt auf die Schaltfläche „Zurück“ versehentlich die Schaltfläche „Alles dauerhaft löschen“, die zwei Pixel darunter platziert ist. Der unglückliche Administrator kann an diesem Missgeschick völlig schuldlos sein, wobei die ultimative Schuld dem ungeschickten UI-Design oder fiesen Browser-Macken beim Rendern von CSS zukommt. Wenn Sie denken, dass dies ein absurdes und übermäßig dramatisches Beispiel ist, liegen Sie falsch. Die Finanzdienstleistungsbranche hat Millionen durch sogenannte Fat-Finger-Fehler verloren. Aus diesem Grund entwerfen sie Software, um diese Art von Fehlern zu vermeiden. Eine kinderleichte Lösung ist „Sind Sie sicher, dass Sie den gesamten Bestellverlauf löschen möchten?“. Javascript-Popup. Beachten Sie, wie ich unternehmensspezifische Daten – „alle Bestellhistorie“ – in die Javascript-Bestätigung eingefügt habe? Das ist besser als nur zu fragen: "Sind Sie sicher?" Wenn der Administrator beabsichtigte, einen einzelnen Eintrag in der Bestellhistorie zu löschen, aber versehentlich auf die Schaltfläche zum Löschen der gesamten Bestellhistorie geklickt hat, hilft die klare Angabe im Javascript-Bestätigungs-Popup, einen „OMG“-Moment zu vermeiden, in dem der Administrator erkennt, was er ist irrtümlicherweise getan hat.

Profitieren Sie von Datenversionierung und Revisionskontrolle: In standardmäßigen SQL-Datenbanktechnologien überschreiben Änderungen an Daten die alten Werte. Dies ist problematisch, wenn Änderungen falsch vorgenommen wurden, insbesondere dann, wenn die ursprünglichen Daten schwer zu finden oder neu zu erstellen sind – z. B. lange Beschreibungsfelder, deren Schreiben Stunden dauert, oder Kundeninformationen, deren erneute Abfrage peinlich wäre. Revisionskontrollbibliotheken, wie in Wikipedia, sind die beste Lösung für diese Situationen. Sie ermöglichen es Ihnen, alte Versionen von Daten bei Bedarf einfach zu speichern und wiederherzustellen. Diese Bibliotheken funktionieren normalerweise, indem sie die Änderungen in Ihrer Datenbank verfolgen und Versionen früherer Werte mit Zeitstempel speichern. Leider können Revisionskontrollbibliotheken normalerweise keine großen Binärdateien wie Fotos und PDFs verarbeiten. Für diese Datentypen können Sie also alte Versionen beibehalten, indem Sie so etwas wie die S3-Versionierung von Amazon verwenden.

Erwägen Sie die Implementierung einer No-Delete-Richtlinie: Hier geht es darum, zu verhindern, dass Datensätze in einigen Tabellen jemals gelöscht werden. Hier ist der Grund dafür: Angesichts der Preise für moderne Datenspeicherung ist durch das Entfernen alter Aufzeichnungen wenig zu gewinnen, und viel zu verlieren in Bezug auf die beeinträchtigte Datenintegrität, unvollständige Berichterstattung oder nicht übereinstimmende Aufzeichnungen. Eine No-Delete-Richtlinie wird implementiert, indem eine "deleted_at"-Datumsspalte in jeder Haupttabelle platziert wird. Wo immer Sie zuvor Code zum Löschen eines Datensatzes hatten, ersetzen Sie ihn durch Code, der die Spalte „deleted_at“ für diesen Datensatz auf die aktuelle Zeit setzt. An anderer Stelle im Code können Sie den „gelöschten“ Datensatz je nach Geschäftsanforderungen selektiv anzeigen oder ausblenden. Zum Beispiel werden „gelöschte“ digitale Downloads weiterhin im Admin-Bereich für frühere Kunden angezeigt, die diese bestimmte Sache vor dem „deleted_at“-Datum gekauft haben, und in den „Allzeit“-Verkaufsberichten. Allerdings soll der Frontend-Shop dieses digitale Produkt Interessenten nicht mehr als verfügbar anzeigen.

Erwarte das Unerwartete

Während ich oben eine Vielzahl von Lösungen für eine Reihe von Problemen angeboten habe, sind dies keineswegs feste Regeln, sondern eher ein robustes Spielbuch, aus dem man lernen und auf das man sich beziehen kann.

Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel darin besteht, Ihr Admin-Panel zu optimieren, um Ihr Unternehmen zu rationalisieren. Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihre Verwaltungsbereiche zu optimieren, sollte dies langfristig die Rentabilität steigern und es zu einer lohnenden Investition machen.

Wie bei allem im Leben wird es immer Ausnahmen von den Regeln geben, also stellen Sie sicher, dass Sie bei der Optimierung Ihrer Admin-Panels gutes Urteilsvermögen walten lassen. Und dann kann endlich gefeiert werden.