Как забронировать больше встреч и мероприятий с помощью плагина бронирования WordPress

Эта статья была любезно поддержана нашими дорогими друзьями из Amelia, простого, но мощного автоматизированного специалиста по бронированию, который гарантирует, что клиенты могут бронировать встречи и мероприятия в любое время. Спасибо!

Когда дело доходит до ведения онлайн-бизнеса, основанного на услугах, планирование встреч с потенциальными клиентами и потенциальными клиентами имеет решающее значение. Недостатком этого, конечно, является то, что для управления встречами и бронированием мероприятий требуется много времени, если вы делаете это самостоятельно.

Однако в WordPress есть множество плагинов для бронирования, которые сделают свою работу. Установите один из них на место, и вы можете попрощаться со многими из этих утомительных задач по управлению встречами.

Но все это зависит от использования правильного плагина бронирования WordPress.

Сегодня я собираюсь познакомить вас с плагином WordPress для бронирования встреч и мероприятий Amelia. Но вместо того, чтобы показать вам, как установить и использовать плагин (что очень просто), я хочу потратить это время на то, чтобы показать вам, как с его помощью разработать эффективную систему бронирования.

Как забронировать больше встреч и мероприятий с Амелией

Есть много типов клиентов, которые выиграют от системы бронирования:

• Салоны, спа, фитнес-центры с услугами или занятиями в определенное время;
• Поставщики услуг, которые работают только по предварительной записи (например, механики, сантехники и т. д.);
• Агенты по недвижимости, которые проводят дни открытых дверей или планируют осмотр недвижимости;
• Компании, которые проводят вебинары, виртуальные классы и т. д.;
• Фрилансеры и малые предприятия (такие как ваш), которые используют телефонные звонки для проверки потенциальных клиентов.

Теперь они могли бы использовать стороннюю систему бронирования, но часто это дорого и сложно в управлении. Не говоря уже о том, что некоторые из этих систем объединяют списки конкурентов. Это может сделать более удобным для пользователя просмотр нескольких вариантов одновременно, но такая система бронирования просто умоляет отвлечь внимание потенциальных клиентов от вас.

Встраивая систему бронирования прямо на веб-сайт вашего клиента, вы можете избежать всех этих возможных проблем. Более того, вы можете автоматизировать утомительные задачи, к которым они прибегли бы самостоятельно без надлежащей опции системы бронирования. Например:

• Получение правильной контактной информации потенциальных клиентов.
• Определите день и время, наиболее подходящие для обеих сторон.
• Управление переносами и отменами.
• И больше.

Подумайте, насколько благодарны будут ваши клиенты, если вы создадите систему бронирования, которая избавит их от этого трудоемкого бремени.

“

Тем не менее, создание системы бронирования WordPress — это больше, чем просто активация плагина и встраивание шорткода. Чтобы помочь вашим клиентам без труда фиксировать больше встреч и событий с помощью плагина бронирования Amelia, вам необходимо сделать следующее:

1. Добавьте элементы поиска и фильтрации, чтобы уменьшить усталость от принятия решений

Это не относится к каждой системе бронирования, но для компаний, которые предлагают различные варианты, встречи, поставщиков услуг и т. д., снижение усталости от принятия решений очень важно на этом этапе.

Возьмем, к примеру, сайт спа-салона или салона красоты:

Часто такие предприятия предлагают множество услуг (или выездных мероприятий). Вы можете позволить своим посетителям щелкнуть «Записаться на прием» или «Забронировать мероприятие» и самостоятельно отсортировать каждое предложение услуг и поставщика. Или вы можете улучшить процесс, добавив панель поиска в виджет бронирования, например:

Фильтры боковой панели также помогают, особенно если клиенты не обязательно уверены, какая услуга им нужна или как она называется. Предварительно заполненные параметры упрощают принятие решений на месте.

В этом примере спа-центр позволяет клиентам фильтровать услуги по:

• Назначенная дата,
• Временной диапазон,
• Услуги (все они видны, и можно выбрать несколько вариантов),
• Сотрудники.

Это отличный пример того, как можно уменьшить усталость от принятия решений с помощью всего лишь нескольких изменений дизайна и помочь пользователям назначать встречи более уверенно и быстро.

2. Сократите процесс регистрации и продажи

Подумайте о сценарии использования для вашего собственного бизнеса (а также для таких поставщиков услуг, как вы).

Допустим, вы хотите настроить планировщик встреч для вызовов, связанных с веб-дизайном. Разве не было бы полезно разрешить потенциальным клиентам загружать файлы при бронировании встреч? Они смогут поделиться важными документами, такими как руководство по стилю, логотип и даже контент, до того, как состоится встреча.

Что касается того, как вы встраиваете это в виджет бронирования, это довольно просто с вашим плагином для встреч WordPress.

По умолчанию Amelia позволяет вам управлять важной информацией о ваших «Событиях» и «Услугах»:

• Название события,
• Параметры даты и времени,
• Повторяющийся график,
• Срок бронирования,
• Наличие персонала,
• И так далее.

Чтобы потенциальные клиенты могли загружать файлы, вам нужно перейти на вкладку «Настроить» и создать для нее настраиваемое поле:

Нажмите «Добавить настраиваемое поле», и вы увидите опцию «Вложение»:

Все, что вам нужно сделать, это присвоить новому полю вложения метку (чтобы люди знали, что загружать), а затем добавить его к любой услуге или событию, для которого вы хотите, чтобы оно отображалось в виджете бронирования:

В интерфейсе сайта новое поле «Вложение» будет выглядеть так:

Он интуитивно понятен по дизайну, и, если вы правильно его пометите, ваши пользователи должны найти это дополнительное поле (обязательное или нет), которым они хотят воспользоваться, особенно если это означает меньше работы в дальнейшем.

Для ваших собственных целей подумайте о том, как здорово было бы иметь подобную форму в вашем планировщике встреч.

Это позволит вам прийти на встречу полностью подготовленной, а не разрабатывать примерный план на месте. Это также сократит жизненный цикл ваших проектов, поскольку вам не придется сидеть и ждать, пока клиенты предоставят необходимую документацию и контент. (Это также было бы полезно для таких людей, как практикующие врачи или юристы, которым нужны особые разрешения, прежде чем они смогут брать новых пациентов или клиентов.)

Кроме того, потенциальные клиенты, подготовленные на начальном этапе бронирования, — это те клиенты, с которыми вы хотите работать, поэтому подумайте об этой функции как о еще одном способе проверить ваших потенциальных клиентов (и помочь своим клиентам сделать то же самое).

3. Сделайте виджет бронирования таким же эффективным, как личный помощник

Даже если ваши клиенты на самом деле не назначают и не организуют встречи для своего бизнеса, у них есть помощник, который этим занимается. Хотя это полезный ресурс для этой задачи, люди склонны к ошибкам, особенно при попытке получить чью-то контактную информацию по телефону. (Я не могу сказать вам, как часто я появляюсь на встречах или резервациях с ошибкой в ​​написании моего имени или неправильно написанным адресом электронной почты).

Однако ваш плагин расписания WordPress фиксирует эту информацию точно так же, как ваши пользователи вводят ее. Если они сами не вносят никаких ошибок, это значительно повысит точность ваших бронирований.

Итак, что вы можете сделать, чтобы превратить виджет бронирования в цифрового личного помощника?

Очевидно, что включение интуитивно понятной формы с хорошо помеченными полями будет огромным подспорьем. Но вы должны думать не только об этом. Есть вещи, которые должен делать помощник-человек, например, сопоставлять запрошенное время встречи с фактической доступностью, а также добавлять буферное время между встречами, которые улучшают работу для всех.

Вы можете запрограммировать плагин бронирования Amelia, чтобы он делал то же самое.

Для начала создайте собственные расписания и параметры бронирования для каждого предложения услуг или события.

Это полезно по ряду причин.

Во-первых, это гарантирует, что клиенты бронируют только те дни и часы, когда возможны встречи. Кроме того, это позволяет вашему клиенту контролировать, сколько клиентов посещают мероприятия, занятия, услуги и так далее. Таким образом, даже если интервал 12-to-1 является самым популярным временем (потому что в это время все обедают), ваш клиент не будет перегружен встречами и не сможет обслужить всех, кто забронировал в это время.

Если встречи забронированы с определенными сотрудниками или поставщиками, это еще один уровень сложности, который следует учитывать при разработке вашего виджета бронирования.

При настройке нового параметра «Сотрудник» в Amelia не сосредотачивайтесь только на поверхностных вещах, таких как кто они и какие услуги они предоставляют.

Установите конкретные рабочие часы, выходные и праздничные дни, когда они доступны. Таким образом, у пользователей не будет соблазна забронировать услуги своего любимого поставщика услуг, когда их нет рядом. Они будут видеть только те параметры даты и времени, которые открыты.

Еще одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы повысить точность бронирований, — это создать буферное время вокруг них.

Буферы дают вашим клиентам и их командам время, чтобы:

• Правильно подготовьтесь к предстоящим встречам (например, освежите в памяти потенциального клиента или создайте виртуальный конференц-зал).
• «Уборка» после встречи (например, физическая уборка окружающего пространства или запись заметок во время разговора).

Также хорошей идеей будет иметь резервное время на случай, если есть чрезмерно усердные потенциальные клиенты или клиенты, которые просто хотят говорить, говорить и говорить или иным образом затягивать встречу сверх отведенного времени. Имея буфер, можно предотвратить начало встреч других клиентов с опозданием и, таким образом, начало опыта не с той ноги.

Под каждой службой, которую вы создали в Amelia, у вас есть возможность добавить буферное время до и после временных интервалов:

Обязательно используйте это, чтобы в конечном итоге вы не создавали дополнительную работу или головную боль для своего клиента.

О, и если вы создаете эту систему встреч только для одного поставщика услуг, вам не нужно настраивать все эти отдельные расписания или буферное время. Вы можете создать универсальные правила планирования на вкладке «Настройки».

4. Собирайте платежи во время бронирования

Независимо от того, как много вы делаете для того, чтобы клиенты могли легко бронировать встречи и управлять ими, это не мешает клиентам отказываться от встреч.

Вы, наверное, знаете, какое влияние это оказывает на ваш бизнес. Когда кто-то не приходит, вы остаетесь сидеть и ждать, пока он не запрыгнет в Zoom или Skype. Вы даете ему 10 или 15 минут, прежде чем отправить электронное письмо, чтобы перенести его, а затем возвращаетесь к работе. Другим последствием является то, что теперь у вас остается вакансия, которую можно было бы заполнить другим заинтересованным потенциальным клиентом (и новым источником дохода).

Независимо от того, заказывают ли ваши клиенты онлайн-мероприятия или личные встречи или занятия, они сталкиваются с одинаковой тратой времени и потерей прибыли. Таким образом, чтобы побудить больше клиентов действительно посещать свои заказы, вы можете настроить планировщик для сбора платежей авансом.

Первое, что нужно сделать в Амелии, это добавить цену ко всем вашим услугам и мероприятиям. Даже если вы не планируете взимать предоплату, это все равно хорошая идея, поскольку она напоминает клиентам, что они должны будут в конечном итоге.

Чтобы перейти к следующему шагу, включите сбор платежей и настройте обработчик платежей (либо Stripe, либо PayPal). Вы найдете это в разделе «Настройки» и «Платежи» Амелии:

Когда этот параметр включен, клиенты будут автоматически направляться к вашему платежному процессору после нажатия кнопки «Подтвердить» во время встречи:

Итак, одна вещь, которую я бы посоветовал, это включить примечание в форму — где-то рядом с ценой — чтобы они знали, что платеж будет получен сейчас, а не когда услуга будет оказана.

Вы также можете использовать это для бизнеса, подобного вашему собственному, взимая небольшую плату или гонорар за первоначальный звонок для обнаружения.

Еще одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы клиенты не потеряли потенциальный доход от пропущенных встреч, — это интегрировать систему бронирования с внешней CRM или программным обеспечением для электронного маркетинга. Таким образом, вы будете собирать контактную информацию пользователей за пределами WordPress и сможете настроить автоматические последующие сообщения, если или когда они пропустят встречу.

Возможно, это не поможет вашим клиентам вернуть весь упущенный бизнес, но поможет восстановить некоторые из них.

Есть два способа настроить это. Первый — это использование настроек веб-хуков в Amelia:

Если клиент отменяет, переносит или иным образом изменяет свою встречу, вы можете активировать подключаемый модуль для отправки этой информации в стороннее программное обеспечение. А с другими настроенными автоматическими событиями (например, пригласить клиента, который отменил встречу, чтобы перенести встречу через пару недель), вашему клиенту не придется много делать, чтобы попытаться восстановить связь с клиентом. Думайте об этом как о функции отказа от корзины, только для встреч.

Вы также можете использовать интеграцию Zapier и веб-хуки, чтобы сделать то же самое.

5. Автоматизируйте электронные письма и SMS

Хотя важно попытаться вернуть потенциально потерянный бизнес с помощью последующих действий, они не единственные клиенты, с которыми должна контактировать ваша система бронирования. Все клиенты важны.

Таким образом, вы должны использовать автоматические электронные письма и SMS, чтобы:

• Отправьте электронное письмо с подтверждением со всеми деталями бронирования клиенту (в дополнение к файлу .ics, который позволяет им быстро добавить его в свой личный календарь).
• Настройте одинаковые сообщения с подтверждением для сотрудников, чтобы уведомлять их о том, что они запланированы.
• Напомните клиентам о предстоящей встрече с возможностью перенести (или отменить), если они не могут прийти.
• Отправьте «спасибо» после завершения встречи. В некоторых случаях вы можете пригласить их еще раз. В других случаях (например, в вашем собственном) вы можете использовать это для отправки информации о следующих шагах.
• Напишите им, чтобы поздравить их с днем ​​​​рождения, поздравить с годовщиной или отпраздновать какой-то другой особенный день (возможно, с конфеткой внутри).

Итог: хотя вы, безусловно, можете удивить клиентов во время бронирования, вы можете поддерживать это впечатление гораздо дольше, показывая, что речь идет не только об обмене временем и деньгами во время встречи. И что вы действительно цените их бизнес и лояльность.

С Амелией большая часть этой работы уже сделана за вас:

Общие уведомления по электронной почте и SMS уже созданы и написаны для вас. Более того, они включали персонализированные заполнители, чтобы сообщения не звучали для клиентов холодно и отстраненно.

Если есть какие-либо не включенные сообщения, которые вы хотите автоматизировать, вы можете использовать интеграцию с Zapier и стороннее маркетинговое программное обеспечение для обработки этой части. Тем не менее, то, что здесь включено, довольно надежно и охватывает все основы, когда дело доходит до управления встречами.

Подведение итогов

Вы знаете, как утомительно и долго приходится вручную управлять своими собственными встречами и событиями. Хуже того, ручной подход увеличивает риск ошибки, когда либо вообще теряется отслеживание встречи, либо неправильно фиксируются детали, и никогда не удается связаться с потенциальным клиентом, как предполагалось.

Но с помощью плагина бронирования WordPress для встреч и мероприятий Amelia вы можете автоматизировать массу этой работы. Мало того, вы можете улучшить свою систему бронирования, чтобы привлечь больше потенциальных клиентов.