كيفية حجز المزيد من المواعيد والأحداث باستخدام البرنامج المساعد للحجز في WordPress

تم دعم هذه المقالة بلطف من قبل أصدقائنا الأعزاء في Amelia ، وهو متخصص في الحجز الآلي بسيط ولكنه قوي يتأكد من أنه يمكن للعملاء حجز المواعيد والأحداث في أي وقت. شكرا لك!

عندما يتعلق الأمر بإدارة الأعمال التجارية القائمة على الخدمة عبر الإنترنت ، فإن جدولة المواعيد مع العملاء المحتملين والعملاء أمر بالغ الأهمية. الجانب السلبي لذلك ، بالطبع ، هو أن الأمر يستغرق الكثير من الوقت لإدارة المواعيد وحجوزات الأحداث إذا قمت بذلك بنفسك.

ومع ذلك ، مع WordPress ، هناك مجموعة من مكونات الحجز الإضافية التي ستنجز المهمة. ضع واحدًا منهم في مكانه ويمكنك تقبيل العديد من مهام إدارة المواعيد الشاقة هذه وداعًا.

لكن كل هذا يتوقف على استخدام المكون الإضافي الصحيح للحجز في WordPress.

اليوم ، سأقدم لكم البرنامج الإضافي للحجز لمواعيد وأحداث أميليا في WordPress. ولكن بدلاً من أن أوضح لك كيفية تثبيت البرنامج المساعد واستخدامه (وهو أمر سهل للغاية) ، أود قضاء هذا الوقت في توضيح كيفية تصميم نظام حجز فعال باستخدامه.

كيف تحجز المزيد من المواعيد والأحداث مع أميليا

هناك العديد من أنواع العملاء التي قد تستفيد من نظام الحجز:

• الصالونات والمنتجعات الصحية ومراكز اللياقة البدنية مع الخدمات أو الفصول في أوقات محددة ؛
• مقدمو الخدمات الذين يعملون عن طريق التعيين فقط (مثل الميكانيكيين والسباكين وما إلى ذلك) ؛
• وكلاء العقارات الذين يستضيفون منازل مفتوحة أو يقومون بجدولة جولات على الممتلكات ؛
• الشركات التي تقدم ندوات عبر الإنترنت وفصولاً افتراضية وما إلى ذلك ؛
• المستقلون والشركات الصغيرة (مثل عملك) الذين يستخدمون مكالمات الاستكشاف لفحص العملاء المحتملين.

الآن ، يمكنهم استخدام نظام حجز تابع لجهة خارجية ، لكنه غالبًا ما يكون مكلفًا ويصعب إدارته. ناهيك عن حقيقة أن بعض هذه الأنظمة تجمع قوائم المنافسين. قد يجعل هذا الأمر أكثر ملاءمة للمستخدم للبحث في عدد من الخيارات في وقت واحد ، ولكن هذا النوع من نظام الحجز هو مجرد تسول لجذب انتباه العملاء المحتملين بعيدًا عنك.

من خلال إنشاء نظام حجز في موقع الويب الخاص بالعميل مباشرةً ، يمكنك تجنب كل هذه المشكلات المحتملة. علاوة على ذلك ، يمكنك أتمتة المهام الشاقة التي كانوا سيلجأون إلى القيام بها بمفردهم دون خيار نظام الحجز المناسب. على سبيل المثال:

• الحصول على معلومات الاتصال الصحيحة للعملاء المحتملين.
• تحديد يوم ووقت يناسب كلا الطرفين.
• إدارة عمليات إعادة الجدولة والإلغاء.
• و اكثر.

ضع في اعتبارك مدى امتنان عملائك إذا قمت ببناء نظام حجز يخففهم من هذا العبء الذي يستغرق وقتًا طويلاً.

"

ومع ذلك ، هناك ما هو أكثر من إنشاء نظام حجز WordPress من مجرد تنشيط مكون إضافي ودمج رمز قصير. لمساعدة عملائك في الحصول على المزيد من المواعيد والأحداث دون عناء باستخدام المكون الإضافي للحجز Amelia ، ستحتاج إلى القيام بما يلي:

1. أضف عناصر البحث والتصفية لتقليل إجهاد اتخاذ القرار

لن يكون هذا هو الحال بالنسبة لكل نظام حجز ، ولكن بالنسبة للشركات التي تقدم مجموعة متنوعة من الخيارات والمواعيد ومقدمي الخدمات وما إلى ذلك ، فإن تقليل إجهاد اتخاذ القرار أمر مهم للغاية في هذه المرحلة.

خذ ، على سبيل المثال ، موقع ويب للسبا أو الصالون:

في كثير من الأحيان ، تحتوي هذه الأنواع من الشركات على العديد من الخدمات (أو الأحداث في الموقع) التي تقدمها. يمكنك السماح للزائرين بالنقر فوق "حجز موعد" أو "حجز حدث" وفرز كل عرض وموفر خدمة بمفردهم. أو يمكنك تحسين العملية عن طريق إضافة شريط بحث إلى أداة الحجز الخاصة بك مثل هذا:

تساعد مرشحات الشريط الجانبي أيضًا - خاصةً إذا لم يكن العملاء متأكدين بالضرورة من الخدمة التي يحتاجون إليها أو ما يطلق عليه. تجعل الخيارات المعبأة مسبقًا من السهل اتخاذ تلك القرارات الفورية.

في هذا المثال ، يسمح المنتجع الصحي للعملاء بتصفية الخدمات من خلال:

• تاريخ الموعد،
• النطاق الزمني،
• الخدمات (التي تكون جميعها مرئية ويمكن تحديد خيارات متعددة) ،
• الموظفين.

هذا مثال رائع على كيفية تقليل إجهاد اتخاذ القرار من خلال عدد قليل من تعديلات التصميم ومساعدة المستخدمين في حجز المواعيد بثقة أكبر وسرعة أكبر.

2. تقصير عملية الاشتراك والمبيعات

فكر في حالة الاستخدام لشركتك الخاصة (بالإضافة إلى مقدمي الخدمات مثلك).

لنفترض أنك تريد إعداد جدولة مواعيد لمكالمات اكتشاف تصميم الويب. ألن يكون من المفيد السماح للعملاء المحتملين بتحميل الملفات عند حجز مواعيدهم؟ سيكونون قادرين على مشاركة المستندات المهمة مثل دليل أسلوبهم وشعارهم وحتى محتواهم قبل الموعد المحدد.

بالنسبة لكيفية دمج هذا في أداة الحجز ، فهو مباشر إلى حد ما مع المكون الإضافي لمواعيد WordPress.

بشكل افتراضي ، تسمح لك Amelia بالتحكم في التفاصيل الأساسية حول "الأحداث" و "الخدمات":

• اسم الحدث ،
• خيارات التاريخ والوقت ،
• جدول متكرر ،
• فترة الحجز ،
• طاقم العمل متاح ،
• وما إلى ذلك وهلم جرا.

للسماح للعملاء المحتملين بتحميل الملفات ، ستحتاج إلى الانتقال إلى علامة التبويب "تخصيص" وإنشاء حقل مخصص لها:

انقر فوق "إضافة حقل مخصص" وسترى خيار "مرفق":

كل ما عليك فعله هو إعطاء حقل "المرفق" الجديد تسمية (حتى يعرف الأشخاص ما يجب تحميله) ثم إضافته إلى أي خدمة أو حدث تريده أن يظهر في أداة الحجز من أجل:

في الواجهة الأمامية للموقع ، سيبدو حقل المرفقات الجديد على النحو التالي:

إنه سهل الاستخدام في التصميم ، وطالما قمت بتسميته جيدًا ، يجب أن يجد المستخدمون هذا الحقل الإضافي (مطلوبًا أم لا) الذي يريدون الاستفادة منه - خاصةً إذا كان ذلك يعني عملًا أقل لاحقًا.

لأغراضك الخاصة ، فكر في مدى روعة وجود نموذج مثل هذا في جدول مواعيدك.

سيتيح لك ذلك أن تكون مستعدًا تمامًا للاجتماع بدلاً من الاضطرار إلى وضع خطة تقريبية على الفور. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تقصير دورة حياة مشاريعك حيث لن تضطر إلى الجلوس في انتظار العملاء لتقديم الوثائق والمحتوى الأساسي. (سيكون هذا مفيدًا أيضًا للأشخاص مثل ممارسي الرعاية الصحية أو المحامين الذين يحتاجون إلى إعفاءات خاصة قبل أن يتمكنوا من قبول مرضى أو عملاء جدد.)

بالإضافة إلى ذلك ، فإن التوقعات التي تم إعدادها في مرحلة الحجز الأولية هي نوع العملاء الذين تريد العمل معهم ، لذا فكر في هذه الميزة كطريقة أخرى لفحص آفاقك (ومساعدة عملائك على فعل الشيء نفسه).

3. اجعل أداة الحجز فعالة كمساعد شخصي

حتى لو لم يكن عملاؤك هم من يأخذون ويديرون المواعيد فعليًا لأعمالهم ، فلديهم مساعد. في حين أن هذا مورد مفيد لهذه المهمة ، فإن البشر عرضة للأخطاء - خاصة عند محاولة التقاط معلومات الاتصال الخاصة بشخص ما عبر الهاتف. (لا يمكنني إخبارك بعدد المرات التي أحضر فيها إلى المواعيد أو الحجوزات مع كتابة اسمي بشكل خاطئ أو كتابة البريد الإلكتروني بشكل غير صحيح).

ومع ذلك ، فإن المكون الإضافي لجدول WordPress الخاص بك يلتقط هذه المعلومات تمامًا كما يقوم المستخدمون بإدخالها. طالما أنهم لا يقدمون أي أخطاء بأنفسهم ، فسيؤدي ذلك إلى تحسين دقة حجوزاتك بشكل كبير.

إذن ، ما الذي يمكنك فعله لتحويل أداة الحجز الخاصة بك إلى مساعد شخصي رقمي؟

من الواضح أن تضمين نموذج بديهي بحقول جيدة التسمية سيكون بمثابة مساعدة كبيرة. لكن عليك التفكير فيما وراء ذلك. هناك أشياء يمكن أن يقوم بها المساعد البشري ، مثل الإحالة المرجعية لأوقات المواعيد المطلوبة مع التوافر الفعلي بالإضافة إلى إضافة أوقات احتياطية بين المواعيد ، والتي تعمل على تحسين التجربة للجميع.

يمكنك برمجة البرنامج المساعد Amelia للحجز للقيام بالشيء نفسه.

بالنسبة للمبتدئين ، أنشئ جداول مخصصة ومعلمات الحجز لكل عرض خدمة أو حدث.

هذا مفيد لعدد من الأسباب.

أولاً ، يضمن أن العملاء يحجزون فقط في الأيام والأوقات التي يكون فيها الموعد متاحًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يسمح لعميلك بالتحكم في عدد العملاء الذين يظهرون في الأحداث والفصول والخدمات وما إلى ذلك. بهذه الطريقة ، حتى إذا كانت الفترة الزمنية 12 إلى 1 هي أكثر الأوقات شيوعًا (لأن ذلك عندما يكون الجميع في مأدبة غداء) ، فلن يغرق عميلك في المواعيد ولن يكون قادرًا على خدمة كل من حجز في ذلك الوقت.

إذا تم حجز المواعيد مع بعض الموظفين أو مقدمي الخدمات ، فهذه طبقة أخرى من التعقيد يجب أخذها في الاعتبار في تصميم أداة الحجز الخاصة بك.

عند إعداد خيار موظف جديد في أميليا ، لا تركز فقط على الأشياء السطحية مثل من هم والخدمات التي يقدمونها.

حدد ساعات عمل وأيام عطلة وعطلات محددة عندما تكون متاحة. بهذه الطريقة ، لن يميل المستخدمون إلى حجز موفر الخدمة المفضل لديهم عندما لا يكونون في الجوار. سيرون فقط خيارات التاريخ والوقت المفتوحة.

شيء آخر يمكنك القيام به لتحسين دقة الحجوزات هو بناء أوقات مؤقتة حولها.

تتيح المخازن المؤقتة لعملائك وفرقهم الوقت من أجل:

• الإعداد المناسب للمواعيد القادمة (على سبيل المثال ، البحث عن عميل محتمل أو إعداد غرفة اجتماعات افتراضية).
• "تنظيف" بعد موعد (على سبيل المثال ، تنظيف المساحة المحيطة جسديًا أو تسجيل الملاحظات من مكالمة).

إنها لفكرة جيدة أيضًا أن يكون لديك أوقات مؤقتة في حالة وجود عملاء محتملين مفرطين أو عملاء يرغبون فقط في التحدث والتحدث والتحدث أو دفع الموعد خلال الوقت المخصص. من خلال وجود مخزن مؤقت ، يمكن أن يساعد في منع مواعيد العملاء الآخرين من البدء في وقت متأخر ، وبالتالي ، بدء التجربة من القدم الخطأ.

تحت كل خدمة قمت بإنشائها في أميليا ، لديك خيار إضافة وقت احتياطي قبل وبعد الفترات الزمنية:

بالتأكيد استفد من هذا حتى لا ينتهي بك الأمر في خلق المزيد من العمل أو الصداع لعميلك في النهاية.

أوه ، وإذا كان مجرد مزود منفرد تقوم ببناء نظام المواعيد هذا ، فلن تضطر إلى إعداد كل هذه الجداول الفردية أو أوقات التخزين المؤقت. يمكنك إنشاء قواعد جدولة عامة من علامة التبويب "الإعدادات".

4. تحصيل المدفوعات في وقت الحجز

بغض النظر عن مقدار ما تفعله لضمان إمكانية حجز المواعيد بسهولة من قبل العملاء وإدارتها من قبل عملائك ، فإن ذلك لا يمنع العملاء من التساهل في المواعيد.

ربما تكون على دراية بنوع التأثير الذي يحدثه هذا في عملك. عندما لا يحضر شخص ما ، فأنت جالس في انتظاره للقفز إلى Zoom أو Skype. يمكنك منحه 10 أو 15 دقيقة قبل إرسال بريد إلكتروني لإعادة الجدولة ثم العودة إلى العمل. والنتيجة الأخرى هي أنك تركت الآن مع فرصة كان من الممكن أن يملأها احتمال آخر مهتم (ومصدر جديد للإيرادات).

سواء كان عملاؤك يحجزون الأحداث عبر الإنترنت أو المواعيد الشخصية أو الفصول الدراسية ، فإنهم يواجهون نوعًا مشابهًا من إضاعة الوقت وخسارة الأرباح. لذلك ، لتشجيع المزيد من العملاء على حضور حجوزاتهم بالفعل ، يمكنك إعداد المجدول لتحصيل المدفوعات مقدمًا.

أول شيء تفعله في Amelia هو إضافة سعر لجميع خدماتك وأحداثك. حتى إذا كنت لا تخطط لفرض رسوم مقدمًا ، فهذه فكرة جيدة على أي حال لأنها تذكر العملاء بما سيدينون به في النهاية.

للانتقال إلى الخطوة التالية ، قم بتمكين تحصيل المدفوعات وإعداد معالج الدفع (إما Stripe أو PayPal). ستجد هذا ضمن "الإعدادات" و "المدفوعات" لأميليا:

عند تمكين هذا الإعداد ، سيتم نقل العملاء تلقائيًا إلى معالج الدفع الخاص بك بعد النقر فوق الزر "تأكيد" في موعدهم:

لذلك ، هناك شيء واحد أنصح به هو تضمين ملاحظة في النموذج - في مكان ما حول السعر - لإعلامهم بأنه سيتم تحصيل الدفعة الآن بدلاً من تقديم الخدمة.

يمكنك أيضًا استخدام هذا في نشاط تجاري مثل عملك عن طريق فرض رسوم رمزية أو التوكيل لاستدعاء الاكتشاف الأولي.

شيء آخر يمكنك القيام به للتأكد من أن العملاء لا يفقدون الإيرادات المحتملة من المواعيد الفائتة هو دمج نظام الحجز مع CRM خارجي أو برنامج تسويق عبر البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، ستحصل على معلومات الاتصال الخاصة بالمستخدمين خارج WordPress ويمكنك إعداد رسائل متابعة آلية إذا أو عندما يفوتهم موعد.

قد لا يساعد عملائك على استعادة كل تلك الأعمال الضائعة ، لكنها ستساعد في استعادة بعض منها.

هناك طريقتان لإعداد هذا. الأول هو استخدام إعدادات Web Hooks في Amelia:

إذا ألغى العميل موعده أو أعاد جدولته أو غيره بطريقة أخرى ، فيمكنك تشغيل المكون الإضافي لإرسال هذه المعلومات إلى برنامج الطرف الثالث الخاص به. ومع إعداد أحداث آلية أخرى (مثل دعوة عميل ألغى لإعادة الجدولة بعد أسبوعين) ، لن يضطر عميلك إلى فعل الكثير لمحاولة إعادة الاتصال بالعميل. فكر في هذا على أنه ميزة التخلي عن عربة التسوق ، فقط للمواعيد.

يمكنك أيضًا استخدام تكاملات Zapier و webhooks لفعل الشيء نفسه.

5. أتمتة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة

في حين أنه من المهم محاولة استعادة الأعمال التي من المحتمل أن تكون مفقودة من خلال عمليات المتابعة ، فهم ليسوا العملاء الوحيدين الذين يجب أن يكون نظام الحجز الخاص بك على اتصال بهم. كل العملاء مهمون.

على هذا النحو ، يجب عليك استخدام رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية الآلية من أجل:

• أرسل بريدًا إلكترونيًا للتأكيد يتضمن جميع تفاصيل الحجز إلى العميل (بالإضافة إلى ملف .ics الذي يمكّنهم من إضافته بسرعة إلى تقويمهم الشخصي).
• قم بإعداد نفس رسائل التأكيد للموظفين لإعلامهم عندما يتم جدولتهم.
• ذكر العملاء بموعد قادم بخيارات إعادة الجدولة (أو الإلغاء) إذا لم يتمكنوا من الحضور.
• أرسل "شكرًا" بعد انتهاء الموعد. في بعض الحالات ، يمكنك دعوتهم للعودة مرة أخرى. في حالات أخرى (مثل حالتك) ، يمكنك استخدام هذا لإرسال معلومات حول الخطوات التالية.
• أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا لأتمنى لهم عيد ميلاد سعيدًا ، أو تهنئتهم في ذكرى سنوية أو الاحتفال بيوم خاص آخر (ربما مع هدية جيدة في الداخل).

خلاصة القول: بينما يمكنك بالتأكيد إبهار العملاء أثناء الحجز ، يمكنك الحفاظ على هذا النجاح لفترة أطول من خلال إظهار أن الأمر لا يتعلق فقط بتبادل الوقت والمال في وقت الموعد. وأنك تقدر حقًا أعمالهم وولائهم.

مع Amelia ، تم إنجاز الكثير من هذا العمل من أجلك بالفعل:

لقد تم بالفعل إنشاء وكتابة إشعارات البريد الإلكتروني والرسائل النصية الشائعة لك. والأفضل من ذلك ، أنها تضمنت عناصر نائبة مخصصة حتى لا تضطر الرسائل إلى الخروج إلى العملاء بصوت عالٍ ومنفصل.

إذا كانت هناك أي رسائل غير مدرجة وتريد أتمتة ، يمكنك استخدام تكامل Zapier وبرنامج التسويق التابع لجهة خارجية للتعامل مع هذه القطعة. ومع ذلك ، فإن ما تم تضمينه هنا قوي جدًا ويغطي جميع القواعد عندما يتعلق الأمر بإدارة المواعيد.

تغليف

أنت تعرف كم هو مضجر ويستغرق وقتًا طويلاً في إدارة المواعيد والأحداث الخاصة بك يدويًا. والأسوأ من ذلك ، أن النهج اليدوي يزيد من مخاطر الخطأ ، إما بفقدان مسار الموعد تمامًا أو عدم التقاط التفاصيل بشكل صحيح وعدم القدرة على الاتصال مع العميل المحتمل على النحو المنشود.

ولكن بمساعدة المكوّن الإضافي للحجز لمواعيد وأحداث Amelia ، يمكنك أتمتة الكثير من هذا العمل. ليس ذلك فحسب ، بل يمكنك رفع مستوى نظام الحجز الخاص بك بحيث يتم تشجيع المزيد من العملاء المحتملين على التسجيل.