Cum să rezervați mai multe întâlniri și evenimente cu un plugin de rezervare WordPress

Acest articol a fost susținut cu amabilitate de dragii noștri prieteni de la Amelia, un specialist în rezervări automate simplu, dar puternic, care se asigură că clienții pot rezerva întâlniri și evenimente oricând. Mulțumesc!

Când vine vorba de derularea unei afaceri online bazate pe servicii, programarea întâlnirilor cu potențialii și clienții este esențială. Dezavantajul acestui lucru, desigur, este că este nevoie de mult timp pentru a gestiona întâlnirile și rezervările de evenimente dacă o faci pe cont propriu.

Cu WordPress, totuși, există o mulțime de pluginuri de rezervare care vor face treaba. Pune unul dintre ele la locul lui și poți sărută la revedere multe dintre acele sarcini plictisitoare de gestionare a programelor.

Dar toate acestea sunt condiționate de utilizarea pluginului potrivit de rezervare WordPress.

Astăzi, vă voi prezenta pluginul WordPress de rezervare pentru întâlniri și evenimente Amelia. Dar, în loc să vă arăt cum să instalați și să utilizați pluginul (ceea ce este foarte ușor), vreau să petrec acest timp arătându-vă cum să proiectați un sistem eficient de rezervare folosindu-l.

Cum să rezervați mai multe întâlniri și evenimente cu Amelia

Există multe tipuri de clienți care ar beneficia de un sistem de rezervare:

• Saloane, spa, centre de fitness cu servicii sau cursuri la anumite ore;
• Furnizori de servicii care lucrează numai pe bază de programare (ex. mecanici, instalatori etc.);
• Agenții imobiliari care găzduiesc case deschise sau programează vizite pe proprietăți;
• Companii care organizează webinarii, cursuri virtuale și așa mai departe;
• Independenți și întreprinderi mici (cum ar fi a dvs.) care folosesc apeluri de descoperire pentru a verifica potențialii.

Acum, ar putea folosi un sistem de rezervare terță parte, dar sunt adesea costisitoare și dificil de gestionat. Ca să nu mai vorbim de faptul că unele dintre aceste sisteme reunesc listele concurenților. Acest lucru ar putea face mai convenabil pentru utilizator să cerceteze o serie de opțiuni simultan, dar acest tip de sistem de rezervare doar imploră să atragă atenția clienților potențiali de la tine.

Prin construirea unui sistem de rezervare chiar pe site-ul web al clientului dvs., puteți evita toate aceste posibile probleme. În plus, puteți automatiza sarcinile obositoare la care ar fi recurs să le facă singuri fără o opțiune adecvată a sistemului de rezervare. De exemplu:

• Captarea informațiilor de contact corecte ale potențialilor potențiali.
• Găsiți o zi și o oră care funcționează cel mai bine pentru ambele părți.
• Gestionarea reprogramărilor și anulărilor.
• Și altele.

Luați în considerare cât de recunoscători vor fi clienții dvs. dacă construiți un sistem de rezervare care să-i scutească de această povară consumatoare de timp.

„

Acestea fiind spuse, crearea unui sistem de rezervare WordPress înseamnă mai mult decât activarea unui plugin și încorporarea unui cod scurt. Pentru a vă ajuta clienții să captureze fără efort mai multe întâlniri și evenimente cu pluginul de rezervare Amelia, va trebui să faceți următoarele:

1. Adăugați elemente de căutare și filtrare pentru a reduce oboseala decizională

Acesta nu va fi cazul oricărui sistem de rezervare, dar pentru companiile care oferă o varietate de opțiuni, programări, furnizori de servicii și așa mai departe, reducerea oboselii decizionale este foarte importantă în această etapă.

Luați, de exemplu, un site web de spa sau salon:

De multe ori, astfel de afaceri au o multitudine de servicii (sau evenimente la fața locului) pe care le oferă. Îți poți permite vizitatorilor să facă clic pe „Rezervare programare” sau „Rezervare eveniment” și să trimită pe cont propriu fiecare ofertă de servicii și furnizor. Sau puteți îmbunătăți procesul adăugând o bară de căutare la widget-ul de rezervare, astfel:

Filtrele din bara laterală ajută, de asemenea, - mai ales dacă clienții nu sunt neapărat siguri de ce serviciu au nevoie sau cum se numește. Opțiunile pre-populate facilitează luarea acestor decizii la fața locului.

În acest exemplu, spa-ul permite clienților să filtreze serviciile după:

• Data de intalnire,
• Interval de timp,
• Servicii (care sunt toate vizibile și pot fi selectate mai multe opțiuni),
• Angajatii.

Acesta este un exemplu grozav al modului în care puteți reduce oboseala decizională cu doar câteva modificări de design și puteți ajuta utilizatorii să își rezerve întâlniri cu mai multă încredere și mai rapid.

2. Scurtați procesul de înregistrare și vânzări

Gândiți-vă la cazul de utilizare pentru propria afacere (precum și la furnizorii de servicii ca dvs.).

Să presupunem că doriți să configurați un programator de întâlniri pentru apelurile de descoperire a designului web. Nu ar fi util să le permitem potențialilor să încarce fișiere atunci când își rezervă programările? Ei ar putea să partajeze documente importante, cum ar fi ghidul lor de stil, logo-ul și chiar conținutul lor înainte de a avea loc întâlnirea.

În ceea ce privește modul în care includeți acest lucru în widget-ul de rezervare, este destul de simplu cu pluginul dvs. de întâlniri WordPress.

În mod implicit, Amelia vă permite să controlați detaliile esențiale despre „Evenimente” și „Servicii” dvs.:

• Numele evenimentului,
• Opțiuni de dată și oră,
• Program recurent,
• Perioada de rezervare,
• Personal disponibil,
• Și așa mai departe.

Pentru a permite clienților potențiali să încarce fișiere, va trebui să accesați fila „Personalizați” și să creați un câmp personalizat pentru acesta:

Faceți clic pe „Adăugați câmp personalizat” și veți vedea o opțiune pentru „Atașament”:

Tot ce trebuie să faceți este să dați noului câmp Atașament o etichetă (pentru ca oamenii să știe ce să încarce) și apoi să îl adăugați la orice serviciu sau eveniment pentru care doriți să apară în widget-ul de rezervare:

În partea din față a site-ului, noul câmp Atașament va arăta astfel:

Este intuitiv în design și, atâta timp cât îl etichetați bine, utilizatorii dvs. ar trebui să găsească acest câmp suplimentar (obligatoriu sau nu) unul de care doresc să profite - mai ales dacă înseamnă mai puțină muncă mai târziu.

Pentru scopurile tale, gândește-te cât de grozav ar fi să ai un astfel de formular în programatorul tău de întâlniri.

Acest lucru v-ar permite să veniți pe deplin pregătiți la întâlnire, mai degrabă decât să trebuiască să concepeți un plan brut pe loc. De asemenea, ar scurta ciclul de viață al proiectelor dvs., deoarece nu ar trebui să așteptați ca clienții să vă livreze documentația și conținutul esențial. (Acest lucru ar fi util și pentru oameni precum practicienii din domeniul sănătății sau avocații care au nevoie de derogări speciale înainte de a putea prelua noi pacienți sau clienți.)

În plus, clienții potențiali care sunt astfel pregătiți în etapa inițială de rezervare sunt genul de clienți cu care doriți să lucrați, așa că gândiți-vă la această funcție ca la o altă modalitate de a vă verifica potențialele (și de a vă ajuta clienții să facă același lucru).

3. Faceți widgetul de rezervare la fel de eficient ca un asistent personal

Chiar dacă clienții tăi nu sunt cei care preiau și gestionează programările pentru afacerile lor, ei au un asistent care este. Deși aceasta este o resursă utilă pentru această sarcină, oamenii sunt predispuși la erori - mai ales atunci când încearcă să capteze informațiile de contact ale cuiva prin telefon. (Nu vă pot spune cât de des mă prezint la întâlniri sau rezervări cu numele meu scris greșit sau e-mail scris greșit).

Pluginul dvs. de planificare WordPress, totuși, captează aceste informații exact așa cum le introduc utilizatorii dvs. Atâta timp cât ei înșiși nu introduc erori, acest lucru va îmbunătăți considerabil acuratețea rezervărilor dvs.

Deci, ce puteți face pentru a vă transforma widgetul de rezervare într-un asistent personal digital?

Evident, includerea unui formular intuitiv cu câmpuri bine etichetate va fi de mare ajutor. Dar trebuie să te gândești dincolo de asta. Există lucruri pe care le-ar face un asistent uman, cum ar fi trimiterea încrucișată a orelor de programare solicitate cu disponibilitatea reală, precum și adăugarea de timpi tampon între întâlniri, care îmbunătățesc experiența pentru toți.

Puteți programa pluginul de rezervare Amelia să facă același lucru.

Pentru început, creați programe personalizate și parametri de rezervare pentru fiecare ofertă de servicii sau eveniment.

Acest lucru este util din mai multe motive.

În primul rând, se asigură că clienții rezervă doar zilele și orele în care este disponibilă o programare. În plus, permite clientului dvs. să controleze câți clienți apar la evenimente, cursuri, servicii și așa mai departe. În acest fel, chiar dacă intervalul 12 la 1 este cel mai popular moment (pentru că atunci toată lumea este la prânz), clientul tău nu va fi copleșit de întâlniri și nu va putea servi pe toți cei care au rezervat la acel moment.

Dacă întâlnirile sunt rezervate cu anumiți angajați sau furnizori, acesta este un alt nivel de complexitate care ar trebui să fie luat în considerare în designul widget-ului de rezervare.

Când creați o nouă opțiune pentru angajați în Amelia, nu vă concentrați doar asupra lucrurilor superficiale, cum ar fi cine sunt ei și ce servicii oferă.

Setați anumite ore de lucru, zile libere și sărbători când sunt disponibile. În acest fel, utilizatorii nu vor fi tentați să își rezerve furnizorul preferat atunci când nu sunt prin preajmă. Ei vor vedea doar opțiunile de dată și oră care sunt deschise.

Un alt lucru pe care îl puteți face pentru a îmbunătăți acuratețea rezervărilor este construirea unor timpi tampon în jurul lor.

Bufferele oferă clienților tăi și echipelor lor timp pentru:

• Configurați corespunzător pentru întâlnirile viitoare (de exemplu, perfecționarea unui prospect sau amenajarea unei săli de conferințe virtuale).
• „Fă curățare” după o întâlnire (de exemplu, curățarea fizică a spațiului din jur sau captarea notelor dintr-un apel).

De asemenea, este o idee bună să aveți timpi-tampon în cazul în care există potențiali sau clienți prea zeloși care doresc doar să vorbească și să vorbească sau să împingă în alt mod programarea peste timpul alocat. Prin existența unui tampon, poate ajuta la împiedicarea întâlnirilor altor clienți să înceapă târziu și, astfel, să înceapă experiența pe picior greșit.

Sub fiecare serviciu pe care l-ați creat în Amelia, aveți opțiunea de a adăuga un timp tampon înainte și după intervalele de timp:

Folosește cu siguranță acest lucru, astfel încât să nu ajungi să creezi mai multă muncă sau dureri de cap pentru clientul tău în cele din urmă.

A, și dacă este doar un furnizor individual pentru care construiți acest sistem de întâlniri, nu trebuie să configurați toate aceste programe individuale sau timpi tampon. Puteți crea reguli universale de programare din fila Setări.

4. Încasați plățile în momentul rezervării

Indiferent cât de mult ați face pentru a vă asigura că întâlnirile pot fi rezervate cu ușurință de către clienți și gestionate de clienții dvs., asta nu îi împiedică pe clienți să se îndepărteze de întâlniri.

Probabil că știți ce fel de efect are acest lucru în afacerea dvs. Când cineva nu se prezintă, rămâi să aștepți ca acesta să intre pe Zoom sau Skype. Îi acordați 10 sau 15 minute înainte de a trimite un e-mail pentru a reprograma și apoi vă întoarceți la lucru. O altă consecință este că acum ați rămas cu o deschidere care ar fi putut fi ocupată de un alt prospect interesat (și o nouă sursă de venit).

Indiferent dacă clienții dvs. rezervă evenimente online sau întâlniri sau cursuri în persoană, ei se confruntă cu un tip similar de pierdere de timp și pierdere de profit. Deci, pentru a încuraja mai mulți clienți să participe efectiv la rezervările lor, puteți configura programatorul pentru a colecta plăți în avans.

Primul lucru de făcut în Amelia este să adaugi un preț la toate serviciile și evenimentele tale. Chiar dacă nu intenționați să încărcați în avans, aceasta este oricum o idee bună, deoarece le reamintește clienților ce vor datora în cele din urmă.

Pentru a trece la pasul următor, activați colectarea plăților și configurați un procesor de plăți (fie Stripe, fie PayPal). Veți găsi acest lucru în „Setări” și „Plăți” ale Ameliei:

Când această setare este activată, clienții vor fi direcționați automat la procesorul dvs. de plăți după ce fac clic pe butonul „Confirmare” de la programare:

Așadar, un lucru pe care l-aș sfătui este să includeți o notă în formular - undeva în jurul prețului - pentru a-i anunța că plata va fi încasată acum și nu atunci când serviciul este prestat.

Puteți utiliza acest lucru și pentru o afacere ca a dvs., percepând o mică taxă sau o reținere pentru apelul de descoperire inițial.

Un alt lucru pe care îl puteți face pentru a vă asigura că clienții nu pierd venituri potențiale din întâlniri ratate este să integrați sistemul de rezervare cu un CRM extern sau un software de marketing prin e-mail. În acest fel, veți captura informațiile de contact ale utilizatorilor în afara WordPress și puteți configura mesaje automate de urmărire dacă sau când pierd o întâlnire.

S-ar putea să nu-i ajute pe clienții să recupereze toate acele afaceri ratate, dar va ajuta la restabilirea unora dintre ele.

Există două moduri de a configura acest lucru. Primul este utilizarea setărilor Web Hooks din Amelia:

Dacă un client își anulează, reprogramează sau schimbă în alt mod întâlnirea, puteți declanșa pluginul pentru a trimite acele informații către software-ul său terță parte. Și cu alte evenimente automate configurate (cum ar fi să invitați un client care a anulat să reprogrameze câteva săptămâni mai târziu), clientul dvs. nu va trebui să facă mare lucru pentru a încerca să reia legătura cu clientul. Gândiți-vă la aceasta ca la o funcție de abandonare a coșului, numai pentru programări.

De asemenea, puteți utiliza integrările Zapier și webhook-urile pentru a face același lucru.

5. Automatizați e-mailurile și SMS-urile

Deși este important să încercați să recuperați afaceri potențial pierdute cu urmări, aceștia nu sunt singurii clienți cu care sistemul dvs. de rezervare ar trebui să fie în contact. Toți clienții contează.

Ca atare, ar trebui să utilizați e-mailuri automate și SMS-uri pentru:

• Trimiteți un e-mail de confirmare cu toate detaliile unei rezervări unui client (în plus față de un fișier .ics care îi permite să îl adauge rapid la calendarul personal).
• Configurați același mesaj de confirmare pentru angajați pentru a-i anunța când au fost programați.
• Amintiți clienților o întâlnire viitoare cu opțiuni de reprogramare (sau anulare) dacă nu pot ajunge.
• Trimiteți un „mulțumesc” după finalizarea programării. În unele cazuri, îi puteți invita înapoi pentru altul. În alte cazuri (cum ar fi al dvs.), puteți utiliza acest lucru pentru a trimite informații despre pașii următori.
• Trimiteți-le un e-mail pentru a le ura la mulți ani, pentru a-i felicita pentru o aniversare sau pentru a sărbători o altă zi specială (poate cu o bunătate înăuntru).

Concluzia: deși cu siguranță puteți uimi clienții în timpul unei rezervări, puteți susține această uimire mult mai mult timp, arătând că nu este vorba doar despre schimbul de timp și bani la momentul întâlnirii. Și că apreciezi cu adevărat afacerile și loialitatea lor.

Cu Amelia, o mare parte din această muncă este deja făcută pentru tine:

Notificările comune prin e-mail și SMS au fost deja create și scrise pentru dvs. Și mai bine, au inclus substituenți personalizați, astfel încât mesajele să nu fie nevoite să fie transmise clienților să sune reci și detașate.

Dacă există mesaje care nu sunt incluse pe care doriți să le automatizați, puteți utiliza software-ul de integrare Zapier și de marketing terță parte pentru a gestiona piesa respectivă. Cu toate acestea, ceea ce este inclus aici este destul de robust și acoperă toate bazele atunci când vine vorba de gestionarea programărilor.

Încheierea

Știți cât de obositor și de consumator de timp este să vă gestionați manual propriile întâlniri și evenimente. Mai rău, abordarea manuală mărește riscul de eroare, fie pierzându-se cu totul evidența întâlnirii, fie nu captând detaliile corect și nu reușind niciodată să se conecteze cu prospectul așa cum s-a dorit.

Dar, cu ajutorul pluginului de rezervare WordPress pentru întâlniri și evenimente Amelia, puteți automatiza o mulțime de această muncă. Nu numai asta, vă puteți îmbunătăți sistemul de rezervare, astfel încât mai mulți clienți potențiali să fie încurajați să se înscrie.