Comment réserver plus de rendez-vous et d'événements avec un plugin de réservation WordPress

Cet article a été aimablement soutenu par nos chers amis d'Amelia, un spécialiste de la réservation automatisée simple mais puissant qui garantit que les clients peuvent réserver des rendez-vous et des événements à tout moment. Merci!

Lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise de services en ligne, la planification de rendez-vous avec des prospects et des clients est essentielle. L'inconvénient, bien sûr, est que la gestion des rendez-vous et des réservations d'événements prend beaucoup de temps si vous le faites vous-même.

Avec WordPress, cependant, il existe un tas de plugins de réservation qui feront le travail. Mettez l'un d'entre eux en place et vous pourrez dire adieu à bon nombre de ces tâches fastidieuses de gestion des rendez-vous.

Mais tout cela dépend de l'utilisation du bon plugin de réservation WordPress.

Aujourd'hui, je vais vous présenter le plugin WordPress de réservation de rendez-vous et d'événements Amelia. Mais plutôt que de vous montrer comment installer et utiliser le plugin (ce qui est très simple), je veux passer ce temps à vous montrer comment concevoir un système de réservation efficace en l'utilisant.

Comment réserver plus de rendez-vous et d'événements avec Amelia

Il existe de nombreux types de clients qui bénéficieraient d'un système de réservation :

• Salons, spas, centres de fitness avec services ou cours à des heures précises ;
• Fournisseurs de services qui travaillent uniquement sur rendez-vous (par exemple, mécaniciens, plombiers, etc.);
• Agents immobiliers qui organisent des journées portes ouvertes ou planifient des visites de propriétés ;
• Les entreprises qui organisent des webinaires, des cours virtuels, etc. ;
• Les indépendants et les petites entreprises (comme la vôtre) qui utilisent les appels de découverte pour examiner les prospects.

Maintenant, ils pourraient utiliser un système de réservation tiers, mais ils sont souvent coûteux et difficiles à gérer. Sans parler du fait que certains de ces systèmes regroupent les listes de concurrents. Cela peut rendre plus pratique pour l'utilisateur de passer au crible un certain nombre d'options à la fois, mais ce type de système de réservation ne demande qu'à détourner l'attention des clients potentiels de vous.

En créant un système de réservation directement sur le site Web de votre client, vous pouvez éviter tous ces problèmes possibles. De plus, vous pouvez automatiser les tâches fastidieuses qu'ils auraient dû effectuer eux-mêmes sans une option de système de réservation appropriée. Par exemple:

• Capturer les coordonnées correctes des prospects.
• Déterminer un jour et une heure qui conviennent le mieux aux deux parties.
• Gestion des reprogrammations et des annulations.
• Et plus.

Considérez à quel point vos clients seront reconnaissants si vous construisez un système de réservation qui les soulage de ce fardeau chronophage.

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Cela dit, la création d'un système de réservation WordPress ne se limite pas à l'activation d'un plugin et à l'intégration d'un shortcode. Pour aider vos clients à capturer sans effort plus de rendez-vous et d'événements avec le plug-in de réservation Amelia, vous devrez procéder comme suit :

1. Ajouter des éléments de recherche et de filtrage pour réduire la fatigue décisionnelle

Ce ne sera pas le cas pour tous les systèmes de réservation, mais pour les entreprises qui offrent une variété d'options, de rendez-vous, de prestataires de services, etc., il est très important de réduire la fatigue décisionnelle à ce stade.

Prenez, par exemple, un site Web de spa ou de salon :

Souvent, ces types d'entreprises proposent une multitude de services (ou d'événements sur place). Vous pouvez laisser vos visiteurs cliquer sur « Prendre un rendez-vous » ou « Prendre un événement » et trier par eux-mêmes chaque offre de service et chaque fournisseur. Ou vous pouvez améliorer le processus en ajoutant une barre de recherche à votre widget de réservation comme ceci :

Les filtres de la barre latérale sont également utiles, en particulier si les clients ne savent pas nécessairement de quel service ils ont besoin ou comment il s'appelle. Les options pré-remplies facilitent la prise de ces décisions sur place.

Dans cet exemple, le spa permet aux clients de filtrer les services par :

• Date de rendez-vous,
• Intervalle de temps,
• Services (qui sont tous visibles et plusieurs options peuvent être sélectionnées),
• Employés.

Ceci est un excellent exemple de la façon dont vous pouvez réduire la fatigue décisionnelle avec seulement quelques ajustements de conception et aider les utilisateurs à prendre des rendez-vous avec plus de confiance et plus rapidement.

2. Raccourcissez le processus d'inscription et de vente

Pensez au cas d'utilisation pour votre propre entreprise (ainsi qu'à des prestataires de services comme vous).

Supposons que vous souhaitiez configurer un planificateur de rendez-vous pour les appels de découverte de conception Web. Ne serait-il pas utile de permettre aux prospects de télécharger des fichiers lors de la prise de rendez-vous ? Ils pourraient partager des documents importants comme leur guide de style, leur logo et même leur contenu avant le rendez-vous.

Quant à la façon dont vous intégrez cela dans le widget de réservation, c'est assez simple avec votre plugin de rendez-vous WordPress.

Par défaut, Amelia vous permet de contrôler les détails essentiels de vos « Événements » et « Services » :

• Nom de l'événement,
• Options de date et d'heure,
• Horaire récurrent,
• Période de réservation,
• Personnel disponible,
• Etc.

Pour autoriser les prospects à télécharger des fichiers, vous devrez vous rendre dans l'onglet "Personnaliser" et créer un champ personnalisé pour celui-ci :

Cliquez sur "Ajouter un champ personnalisé" et vous verrez une option pour "Pièce jointe":

Tout ce que vous avez à faire est de donner une étiquette au nouveau champ Pièce jointe (afin que les gens sachent quoi télécharger), puis de l'ajouter à tout service ou événement pour lequel vous souhaitez qu'il apparaisse dans le widget de réservation :

Sur le front-end du site, le nouveau champ Attachment ressemblera à ceci :

Sa conception est intuitive et, tant que vous l'étiquetez bien, vos utilisateurs devraient trouver ce champ supplémentaire (obligatoire ou non) dont ils veulent profiter, surtout si cela signifie moins de travail plus tard.

Pour vos propres besoins, pensez à quel point ce serait formidable d'avoir un formulaire comme celui-ci dans votre planificateur de rendez-vous.

Cela vous permettrait de venir parfaitement préparé à la réunion plutôt que d'avoir à concevoir un plan approximatif sur place. Cela raccourcirait également le cycle de vie de vos projets, car vous n'auriez pas à attendre que les clients fournissent la documentation et le contenu essentiels. (Cela serait également utile pour les personnes comme les professionnels de la santé ou les avocats qui ont besoin de dérogations spéciales avant de pouvoir prendre de nouveaux patients ou clients.)

De plus, les prospects qui sont ainsi préparés lors de la phase de réservation initiale sont le type de clients avec lesquels vous souhaitez travailler, alors considérez cette fonctionnalité comme un autre moyen de contrôler vos prospects (et d'aider vos clients à faire de même).

3. Rendez le widget de réservation aussi efficace qu'un assistant personnel

Même si vos clients ne sont pas ceux qui prennent et gèrent les rendez-vous pour leur entreprise, ils ont un assistant qui le fait. Bien qu'il s'agisse d'une ressource utile pour cette tâche, les humains sont sujets aux erreurs, en particulier lorsqu'ils tentent de capturer les informations de contact de quelqu'un par téléphone. (Je ne peux pas vous dire à quelle fréquence je me présente à des rendez-vous ou à des réservations avec mon nom mal orthographié ou un e-mail mal écrit).

Cependant, votre plugin de planification WordPress capture ces informations exactement telles que vos utilisateurs les saisissent. Tant qu'ils n'introduisent pas d'erreurs eux-mêmes, cela améliorera considérablement la précision de vos réservations.

Alors, que pouvez-vous faire pour transformer votre widget de réservation en un assistant personnel numérique ?

Évidemment, inclure un formulaire intuitif avec des champs bien étiquetés sera d'une grande aide. Mais vous devez penser au-delà de cela. Il y a des choses qu'un assistant humain ferait, comme croiser les heures de rendez-vous demandées avec la disponibilité réelle et ajouter des temps tampons entre les rendez-vous, qui améliorent l'expérience pour tous.

Vous pouvez programmer le plugin de réservation Amelia pour faire de même.

Pour commencer, créez des horaires personnalisés et des paramètres de réservation pour chaque offre de service ou événement.

Ceci est utile pour un certain nombre de raisons.

D'une part, il garantit que les clients ne réservent que les jours et heures où un rendez-vous est disponible. De plus, cela permet à votre client de contrôler le nombre de clients qui se présentent aux événements, cours, services, etc. De cette façon, même si le créneau 12 pour 1 est l'heure la plus populaire (car c'est à ce moment-là que tout le monde est en train de déjeuner), votre client ne sera pas submergé par les rendez-vous et ne pourra pas servir tous ceux qui ont réservé à ce moment-là.

Si des rendez-vous sont pris avec certains employés ou fournisseurs, c'est une autre couche de complexité qui doit être prise en compte dans la conception de votre widget de réservation.

Lors de la mise en place d'une nouvelle option d'employé à Amelia, ne vous concentrez pas uniquement sur les choses superficielles comme qui ils sont et quels services ils fournissent.

Définissez des heures de travail, des jours de congé et des jours fériés spécifiques lorsqu'ils sont disponibles. De cette façon, les utilisateurs ne seront pas tentés de réserver leur fournisseur préféré lorsqu'ils ne sont pas là. Ils ne verront que les options de date et d'heure ouvertes.

Une autre chose que vous pouvez faire pour améliorer la précision des réservations est de créer des temps tampons autour d'eux.

Les tampons donnent à vos clients et à leurs équipes le temps de :

• Correctement configuré pour les rendez-vous à venir (par exemple, faire le point sur un prospect ou mettre en place une salle de conférence virtuelle).
• « Nettoyer » après un rendez-vous (par exemple, nettoyer physiquement l'espace environnant ou prendre des notes à partir d'un appel).

C'est aussi une bonne idée d'avoir des temps tampons au cas où il y aurait des prospects ou des clients trop zélés qui voudraient juste parler et parler et parler ou repousser le rendez-vous au-delà du temps imparti. En ayant un tampon en place, cela peut aider à empêcher les rendez-vous des autres clients de commencer en retard et, par conséquent, de commencer l'expérience du mauvais pied.

Sous chaque Service que vous avez créé dans Amelia, vous avez la possibilité d'ajouter un temps tampon avant et après les plages horaires :

Utilisez-le définitivement pour ne pas créer plus de travail ou de maux de tête pour votre client à la fin.

Oh, et s'il ne s'agit que d'un fournisseur solo pour lequel vous construisez ce système de rendez-vous, vous n'avez pas à configurer tous ces horaires individuels ou ces temps tampons. Vous pouvez créer des règles de planification universelles à partir de l'onglet Paramètres.

4. Collectez les paiements au moment de la réservation

Peu importe ce que vous faites pour vous assurer que les rendez-vous peuvent être facilement réservés par les clients et gérés par vos clients, cela n'empêche pas les clients de s'effondrer sur les rendez-vous.

Vous savez probablement quel genre d'effet cela a sur votre entreprise. Quand quelqu'un ne se présente pas, vous restez assis à attendre qu'il saute sur Zoom ou Skype. Vous lui donnez 10 ou 15 minutes avant d'envoyer un e-mail pour reprogrammer, puis vous vous remettez au travail. Une autre conséquence est qu'il vous reste maintenant une ouverture qui aurait pu être comblée par un autre prospect intéressé (et une nouvelle source de revenus).

Que vos clients réservent des événements en ligne ou des rendez-vous ou des cours en personne, ils subissent le même type de perte de temps et de perte de profit. Ainsi, pour encourager davantage de clients à assister à leurs réservations, vous pouvez configurer le planificateur pour collecter les paiements à l'avance.

La première chose à faire à Amelia est d'ajouter un prix à tous vos services et événements. Même si vous ne prévoyez pas de facturer à l'avance, c'est quand même une bonne idée car cela rappelle aux clients ce qu'ils devront à la fin.

Pour passer à l'étape suivante, activez la collecte des paiements et configurez un processeur de paiement (soit Stripe, soit PayPal). Vous le trouverez sous les "Paramètres" et "Paiements" d'Amelia :

Lorsque ce paramètre est activé, les clients seront automatiquement redirigés vers votre processeur de paiement après avoir cliqué sur le bouton "Confirmer" lors de leur rendez-vous :

Donc, une chose que je conseillerais est d'inclure une note dans le formulaire - quelque part autour du prix - pour leur faire savoir que le paiement sera perçu maintenant plutôt que lorsque le service sera rendu.

Vous pouvez également l'utiliser pour une entreprise comme la vôtre en facturant une somme modique ou une provision pour l'appel de découverte initial.

Une autre chose que vous pouvez faire pour vous assurer que les clients ne perdent pas de revenus potentiels en cas de rendez-vous manqués est d'intégrer le système de réservation à un CRM externe ou à un logiciel de marketing par e-mail. De cette façon, vous capturerez les informations de contact des utilisateurs en dehors de WordPress et pourrez configurer des messages de suivi automatisés si ou quand ils manquent un rendez-vous.

Cela n'aidera peut-être pas vos clients à récupérer toutes ces affaires manquées, mais cela aidera à en restaurer une partie.

Il y a deux façons de configurer cela. La première utilise les paramètres Web Hooks dans Amelia :

Si un client annule, reporte ou modifie autrement son rendez-vous, vous pouvez déclencher le plug-in pour envoyer ces informations à son logiciel tiers. Et avec d'autres événements automatisés mis en place (comme inviter un client qui a annulé à reprogrammer quelques semaines plus tard), votre client n'aura pas à faire grand-chose pour essayer de renouer avec le client. Considérez cela comme une fonctionnalité d'abandon de panier, uniquement pour les rendez-vous.

Vous pouvez également utiliser les intégrations Zapier et les webhooks pour faire la même chose.

5. Automatisez les e-mails et les SMS

Bien qu'il soit important d'essayer de récupérer les affaires potentiellement perdues avec des suivis, ce ne sont pas les seuls clients avec lesquels votre système de réservation doit être en contact. Tous les clients comptent.

En tant que tel, vous devez utiliser des e-mails et des SMS automatisés pour :

• Envoyez un e-mail de confirmation avec tous les détails d'une réservation à un client (en plus d'un fichier .ics qui lui permet de l'ajouter rapidement à son calendrier personnel).
• Configurez le même message de confirmation pour les employés afin de les avertir lorsqu'ils ont été programmés.
• Rappelez aux clients un rendez-vous à venir avec des options pour reporter (ou annuler) s'ils ne peuvent pas le faire.
• Envoyez un « merci » une fois le rendez-vous terminé. Dans certains cas, vous pouvez les inviter à revenir pour un autre. Dans d'autres cas (comme le vôtre), vous pouvez l'utiliser pour envoyer des informations sur les prochaines étapes.
• Envoyez-leur un e-mail pour leur souhaiter un joyeux anniversaire, les féliciter pour un anniversaire ou célébrer un autre jour spécial (peut-être avec un cadeau à l'intérieur).

En résumé : Bien que vous puissiez certainement épater les clients lors d'une réservation, vous pouvez maintenir cet émerveillement beaucoup plus longtemps en montrant qu'il ne s'agit pas seulement d'échanger du temps et de l'argent au moment du rendez-vous. Et que vous appréciez vraiment leur entreprise et leur fidélité.

Avec Amelia, une grande partie de ce travail est déjà fait pour vous :

Des notifications courantes par e-mail et SMS ont déjà été créées et écrites pour vous. Mieux encore, ils incluaient des espaces réservés personnalisés afin que les messages n'aient pas à être envoyés aux clients avec un son froid et détaché.

S'il y a des messages non inclus que vous souhaitez automatiser, vous pouvez utiliser votre intégration Zapier et votre logiciel de marketing tiers pour gérer cet élément. Cependant, ce qui est inclus ici est assez robuste et couvre toutes les bases en matière de gestion des rendez-vous.

Emballer

Vous savez à quel point il est fastidieux et chronophage de gérer manuellement vos propres rendez-vous et événements. Pire encore, l'approche manuelle augmente le risque d'erreur, soit en perdant complètement la trace du rendez-vous, soit en ne capturant pas correctement les détails et en ne pouvant jamais se connecter avec le prospect comme prévu.

Mais avec l'aide du plugin de réservation WordPress de rendez-vous et d'événements Amelia, vous pouvez automatiser une tonne de ce travail. De plus, vous pouvez améliorer votre système de réservation afin d'encourager davantage de prospects à s'inscrire.