Explorarea beneficiilor de afaceri ale SharePoint

S-a gândit vreodată cineva de la afacerea dvs. dacă a primit cea mai mare valoare de la SharePoint? La suprafață, aceasta pare a fi o întrebare ridicolă. De ce ar implementa o companie SharePoint dacă nu și-a determinat deja adevăratele beneficii și valoarea generală?

Dar în conversațiile mele de zi cu zi cu alți oameni tehnici și de afaceri, sunt uimit de cât de des nu reușesc să identifice și să cuantifice rentabilitatea reală a investiției pe care o văd în SharePoint. Și mai uimitor este cât de multe companii nu și-au folosit pe deplin mediul SharePoint pentru a reduce costul general al afacerii și pentru a crește productivitatea.

Specificațiile tehnice ale SharePoint sunt importante, dar în acest articol vreau să vă împărtășesc mai multe despre ceea ce lipsește de obicei din strategia de afaceri a companiilor care folosesc SharePoint.

De ce să folosiți SharePoint: o viziune...

Într-o duminică din iarna lui 2009, m-am așezat pe scaunul de la geam, privind cu nerăbdare un 747. Mă îndreptam spre San Francisco pentru a participa la prima mea conferință, VSLive.

În acel moment, lucram la o mare companie de cosmetice. Eram încântat să particip la cursurile SharePoint la care mă înregistram: era o tehnologie relativ nouă în cadrul companiei și voiam să văd singur ce putea face SharePoint cu adevărat pentru companie.

Nu am fost dezamăgit. Am plecat din San Francisco cu atâta entuziasm, un sentiment pe care îl credeam de mult dispărut din cariera mea profesională. Eram atât de nerăbdătoare să mă întorc la birou pentru a discuta despre acest instrument uimitor cu echipa mea... doar ca să fiu smucită înapoi la realitatea existenței mele ca director în echipa Global Information Systems:

[Director executiv – GIS] : „Sigur, am auzit de SharePoint. Nu văd despre ce este toată agitația... Am putea face aceleași pagini web în propria fermă web. Cred că îți pierzi timpul.”

[Manager de relații de afaceri – GIS] : „Este pur și simplu prea simplu și urât. Nu voi putea niciodată să vând asta niciunuia dintre clienții mei de afaceri.”

[Senior Developer – GIS] : „Care este mare lucru? Nu văd că adaugă vreo valoare. Pare mult prea complicat pentru a lucra. Cred că Active Server Pages este o direcție mult mai bună.”

Singura persoană care a manifestat chiar și puțin interes a fost regizorul căruia i-am raportat direct. Nu știa prea multe despre tehnologiile din SharePoint, dar știa că eram mult prea încântat de asta ca să-l ignor pur și simplu.

Mi-a cerut să organizez o scurtă întâlnire pentru a discuta puțin mai departe despre această tehnologie. Acea întâlnire ne-a condus la proiectarea unei dovezi de concept SharePoint (POC) pentru managementul nostru superior, care va deveni în cele din urmă o componentă de bază în cadrul departamentului GIS. Ar automatiza și eficientiza noile noastre procese ciclului de viață de dezvoltare a software-ului (SDLC) și ar deschide calea către compania să îmbrățișeze multe avantaje SharePoint, catapultându-mă la nivelul proeminent de „The SharePoint Guy”. În următorii opt ani, mi-aș petrece o mare parte din timpul meu la companie utilizând SharePoint ca un instrument uimitor de productivitate cu costuri reduse. Pentru cei care ar asculta, aș îmbunătăți multe procese de afaceri și le-aș reduce costurile, dar încă erau prea multe site-uri în cadrul companiei care erau simple site-uri de echipă cu biblioteci de documente. Eram o singură persoană, înotând în amonte pentru a vinde SharePoint nu numai afacerii mele, ci și celor mai înalte niveluri din cadrul organizației.

Sună cunoscut?

În ultimii nouă ani, am observat că utilizările SharePoint la majoritatea companiilor vin în unul dintre cele două scenarii de bază.

1. Echipa site-uri cu biblioteci de documente

Aceste site-uri sunt în general create din șablonul Team și conțin una sau mai multe biblioteci de documente care pot avea structuri de foldere foarte complicate. Există foarte puțină utilizare a tipurilor de conținut, a etichetelor de metadate sau a fluxurilor de lucru. Site-urile sunt pe deplin susținute de unitatea de afaceri, ai cărei membri nu au o înțelegere oficială a SharePoint și nu au îmbrățișat rolul de „Utilizator Puternic”. Site-ul a fost creat de echipa de infrastructură sau de asistență care poate genera rapid un site dintr-un simplu bilet de solicitare al biroului de asistență.

2. Site-uri complet personalizate cu o bază de cod mare și complicată

De obicei, acestea sunt site-uri mult mai mari, cu un public mult mai mare: intraneturile corporative, HR corporative și site-urile IT corporative sunt candidații obișnuiți pentru acest tip de utilizare SharePoint.

Aceste proiecte încep de obicei cu o direcție și așteptări grozave. Ele sunt vândute ca o alternativă la costuri reduse la multe dintre sistemele de management al conținutului (CMS) de ultimă generație și scumpe pe care compania le-a investigat deja. Apoi, pe măsură ce proiectul avansează, cerințele se transformă și devin mai complicate. Are nevoie de mai mult cod personalizat, care în cele din urmă devine suficient de complex încât suportarea codului devine o problemă.

De aici lucrurile de obicei scapă de sub control. Echipa de dezvoltare a renunțat pe premisa de a rămâne cu funcționalitatea out-of-the-box (OOTB) cu o bază de cod limitată. În schimb, au o abordare complet personalizată, variind de la Pagini principale complet personalizate la eventual o aplicație găzduită de furnizor (PHA) sau, așa cum o numesc ei acum, un program de completare găzduit de furnizor.

Pot deja să aud suspinele și să văd ochii care se rostogolesc. „Tony, acestea sunt abordări de utilizare perfect valide.” „Le avem pe ambele, iar utilizatorii noștri iubesc site-urile și nu avem probleme în a le susține.” Nu susțin în niciun caz că oricare dintre aceste metode este greșită și nici că una este avantajoasă față de cealaltă, dar cred că ambele abordări pierd pur și simplu ocazia de a utiliza pe deplin ceea ce are de oferit platforma SharePoint.

În plus, cred că aceste două modele au ca rezultat sentimentul de afaceri ca SharePoint este mult prea scump pentru ceea ce îl folosesc sau că departamentul IT simte că ar fi putut pur și simplu să dezvolte aceeași funcționalitate prin servere web și pagini HTML sau un CMS conservat. soluție cloud. Oricare dintre păreri lasă atât afacerii, cât și IT-ului sentimentul că SharePoint nu pare a fi instrumentul potrivit pentru nevoile lor.

Beneficiile SharePoint Gone AWOL?

Pentru a înțelege mai bine unde ne aflăm, trebuie să facem un pas înapoi și să revizuim cum am ajuns aici.

Vă voi readuce la întrebarea simplă „Cum ați auzit despre SharePoint?” Din experiența mea personală și experiența multor alți lideri IT cu care am vorbit, SharePoint ca platformă tehnică a fost prezentat companiei din echipa de infrastructură cu asistența consilierilor lor Microsoft Enterprise.

De obicei, prima fermă SharePoint este un fel de banc de testare care este oferit companiei ca parte a Contractului de întreprindere cu Microsoft. În acest moment, majoritatea companiilor angajează un client de afaceri și își implementează prima colecție de site-uri cu un singur site de echipă. Clientul de afaceri iubește bibliotecile de documente și capacitatea de a colabora și partaja documente și așadar începe să folosească site-ul ca parte a proceselor lor de afaceri.

Acest lucru poate suna perfect acceptabil pentru mulți dintre voi și, cu toată sinceritatea, poate fi un caz de utilizare viabil pentru SharePoint. Dar odată ce aprofundați puțin în SharePoint, vă dați seama că este mult mai mult decât o simplă platformă pe care echipa de infrastructură a implementat-o ​​și o suportă: este un spațiu de aplicații robust care necesită colaborarea strânsă a infrastructurii, arhitecturii întreprinderii și echipelor de aplicații.

Nu sunt o persoană „anti-infrastructură” sau cineva care se opune politic echipei de infrastructură, dar fără colaborarea partenerilor corecti de la bun început, riști să nu înțelegi întregul domeniu de aplicare al platformei SharePoint și, prin urmare, nu sunt pregătiți pentru strategiile de afaceri și pentru planul de utilizare adecvat. Această situație nu este unică pentru platforma SharePoint și indică o problemă mult mai mare de colaborare și strategie adecvată, una cu care se confruntă multe departamente IT.

Clientul dvs. de afaceri este cheia

De prea multe ori, multe organizații tehnice nu au absolut nicio strategie de afaceri când vine vorba de SharePoint. Pur și simplu au adăugat un mic proces la cele existente despre cum să solicite și să creeze un site SharePoint. Este posibil ca acestea să nu includă nici un fel de guvernare în jurul procesului de creare a site-ului, ceea ce poate duce la un volum foarte mare de colecții de site-uri și, eventual, la o problemă de asistență.

Poate exista o conversație de bază și educație despre utilizarea unor concepte mai mari, cum ar fi colecțiile de site-uri și Căutarea în SharePoint . Dar discuțiile de strategie pot deveni foarte complicate. Din această cauză, multe organizații tehnice decid pur și simplu să își încheie strategia la procesul de creare a site-ului. În schimb, să începem încet și cu caracteristicile de bază ale SharePoint.

Cine sunt clienții dvs. de afaceri? Sunt echipa tehnică corporativă, echipa dumneavoastră regională de marketing sau poate echipa de cercetare și dezvoltare? După cum am spus mai devreme, implementarea SharePoint este de obicei începută de echipa de infrastructură și apoi se scurge încet în populația clienților de afaceri.

În unele cazuri, clienții dvs. de afaceri vor fi auzit deja despre SharePoint într-un context mai simplu atunci când iau în considerare o aplicație cheie de linie de afaceri la scară largă, de unde începe de obicei a doua utilizare a SharePoint. Fără o strategie clară de adoptare a afacerii, echipa tehnică va fi o călătorie foarte lentă și dificilă pentru a se asigura că ferma SharePoint are cantitatea potrivită de adoptare și utilizare.

În cazul meu, majoritatea site-urilor SharePoint care au fost deja create când am fost introdus în SharePoint erau pur și simplu site-uri de colaborare cu biblioteci mari de documente cu structuri de foldere foarte complicate și complicate.

Unele dintre numele dosarelor erau de fapt propoziții mici, astfel încât echipa să poată înțelege exact ce tipuri de documente erau în dosar. Nu existau etichete de metadate, nici tipuri de conținut, pur și simplu documente aflate în dosare.

Întregul proces de colaborare a fost partajarea documentelor efective. Exista un singur depozit în care toată lumea putea să partajeze documente și acesta a fost măsura colaborării pentru echipă. Aceasta este ceea ce clientul de afaceri a considerat cea mai mare valoare a SharePoint.

Nu este de mirare că, atunci când am început să vorbesc cu oamenii din companie, impresia lor despre SharePoint a fost în cel mai bun caz lipsită de entuziasm. Chiar și unii dintre omologii mei tehnici au început să susțină că am putea economisi o mulțime de costuri dacă pur și simplu am cumpăra partajări de fișiere pentru a gestiona fișierele și structurile de foldere.

Multe dintre caracteristicile de bază ale SharePoint pur și simplu nu au fost comunicate corect afacerii mele și, într-o oarecare măsură, chiar echipei tehnice. Au fost vândute pe SharePoint ca un instrument CMS uimitor, cu posibilități mari de a consolida colaborarea și inovația, dar cel mai bun lucru pe care l-am putut găsi a fost partajarea fișierelor.

În timpul unuia dintre primele mele interviuri în cadrul afacerii mele, am aflat că motivul pentru unele dintre structurile lungi de foldere a fost acela de a oferi un anumit nivel de structură pentru ca oamenii să găsească anumite fișiere. Compania nici măcar nu cunoștea capabilitățile de căutare de bază ale SharePoint , cu atât mai puțin cu privire la cele mai bune practici SharePoint. Trebuia să găsesc o modalitate de a-mi implica clienții de afaceri, astfel încât aceștia să poată nu numai să utilizeze SharePoint într-o manieră mai eficientă, ci și să îi educ cu privire la unele dintre punctele forte reale ale platformei.

Prezentarea unui caz de afaceri mai bun

Pe baza feedback-ului din interviurile de mai sus cu clienți de afaceri, mi-am dat seama că ar trebui să o iau de la capăt cu educația. Dar pe baza fermei deja mari pe care o aveam în prezent, cum aveam să pot „o ia de la capăt” când lucrurile mergeau deja înainte?

Majoritatea site-urilor au fost site-uri de colaborare în echipă cu biblioteci de documente. Așa că am decis să încep cu bibliotecile de documente. Unul dintre clienții mei de afaceri a fost de acord să lucreze cu mine și echipa mea la restructurarea bibliotecilor lor într-o manieră care să le permită să minimizeze structurile de foldere, crescând în același timp vizibilitatea găsirii fișierului potrivit pe care îl căuta utilizatorul.

Pe măsură ce am săpat mai adânc în structura unora dintre site-uri, mi-a devenit evident că structurile de foldere erau de fapt elemente de date și grupări ale diferitelor tipuri de fișiere la care echipa colabora. Așa că am decis să încep cu o funcție de bază, dar puternică, a SharePoint: etichetele metadate.

Am simțit întotdeauna că una dintre cele mai puternice moduri de a educa orice client cu privire la o tehnologie a fost pur și simplu să dezvolt un fel de POC. Problema cu POC-urile este că au un impact asupra costurilor. Trebuie să ai grijă să nu dezvolți pe deplin o aplicație pentru ca doar afacerea să decidă că nu este ceea ce își dorește.

În cazul meu, costul a fost minim, dar valoarea a fost potențial uriașă. Am decis să iau mai multe biblioteci de documente, fiecare având 20 sau mai multe foldere separate și să le recreez ca o singură bibliotecă de documente cu metadate și tipuri de conținut. În loc să încerce să explice tipurile de conținut, a fost mai ușor să arăți cum utilizarea unui tip de conținut nu numai că ar putea adăuga la structura datelor, ci și le-a permis să guverneze în mod corespunzător metadatele suplimentare asociate unui fișier.

Efectul bulgăre de zăpadă

Multe dintre fișiere conțineau informații importante, extrem de utile. Compania a decis să grupeze fișierele folosind o structură de foldere foarte complicată. De exemplu, aveau câte un folder pentru fiecare dintre cele 15 mărci ale lor și, în cadrul acelor dosare, aveau subdosare pentru marketing, finanțe și alte categorii cheie; în acele subfoldere aveau încă mai multe subfoldere.

Acest lucru le-a permis să găsească mai ușor un anumit fișier sau fișiere, mai degrabă decât să fie nevoiți să deschidă și să vizualizeze fișiere individuale. Dar, din cauza acestei structuri complicate de foldere, acum aveau nevoie de un proces de afaceri pentru a se asigura că fiecare fișier a fost plasat în folderul potrivit. După cum au aflat, noul proces de afaceri a fost pur și simplu prea dificil de gestionat și multe fișiere au ajuns în locul greșit.

Acest lucru mi-a permis să încorporez și să explic utilizarea metadatelor pentru afacere. Am împărțit structura fișierului în câteva tipuri de conținut cheie, pe care apoi le-am folosit pentru a include elemente de date cheie, împreună cu validarea datelor importante. Această abordare simplă a tipurilor de conținut, metadatelor și validării datelor a fost primul succes major în călătoria mea de a prezenta afacerii mele un caz de afaceri mai bun pentru SharePoint.

Acum că am avut atenția afacerii, am decis să fac o simplă prezentare a bibliotecii de documente cu părțile interesate cheie. Le-am arătat adevărata valoare a metadatelor și a tipurilor de conținut prin filtrarea și sortarea datelor lor.

Spre uimirea mea, au fost pur și simplu uimiți de unele dintre caracteristicile de bază ale SharePoint despre care nici măcar nu știau că există. Apoi am decis să includ o pagină de filtrare personalizată pentru a le arăta cu adevărat ce s-ar putea face cu o simplă creare de pagini, părți web și filtrare.

Am fost foarte atent să nu personalizez complet niciuna dintre aceste pagini. Am vrut să folosesc doar părți web OOTB. În acest fel, ar avea o mai bună înțelegere a caracteristicilor de bază ale SharePoint înainte de a trece la scenarii mai complicate. Pagina personalizată a fost un succes imens și nici măcar nu discutasem despre capabilitățile extinse pe care motorul de căutare le-ar oferi. Am vrut să rețin motorul de căutare până când am adoptat mai bine elementele de bază ale SharePoint.

Fluxuri de lucru SharePoint: cheia

În opinia mea umilă, fluxurile de lucru SharePoint au fost cel mai important factor în capacitatea mea de a-mi educa clienții de afaceri și de a asigura adoptarea și utilizarea SharePoint în cadrul organizației mele. Fluxurile de lucru au fost prima caracteristică care mi-a atras atenția la primul VSLive pe care l-am menționat și au contribuit major la primul meu POC SharePoint complet care a încorporat procesele noastre SDLC.

Când vine vorba de SharePoint, conversațiile inițiale pe care le am cu clienții mei de afaceri sunt de obicei în jurul proceselor lor de afaceri. Procesele de afaceri sunt cheia utilizării SharePoint pentru a crește productivitatea și a reduce costurile, lucru pe care orice client de afaceri este dornic să discute.

După cum le-am spus multor directori IT seniori, pot garanta practic utilizarea și adoptarea SharePoint pur și simplu prin procesele de afaceri. Fiecare unitate de afaceri are procese, iar cele mai multe dintre aceste procese au puncte de control sau puncte de aprobare, iar aici sunt utile fluxurile de lucru, fie că este prin trimiterea unui e-mail de aprobare sau prin crearea unei sarcini de aprobare.

Odată ce am convins un client de afaceri de modul în care fluxurile de lucru își pot îmbunătăți procesele și le pot reduce costurile, îi educ apoi despre cum pot utiliza aceleași sarcini de aprobare pentru a crea apoi acorduri la nivel de serviciu (SLA) sau indicatori cheie de performanță (KPI).

Cât de grozav ar fi pentru o unitate de afaceri să înțeleagă cât de mult durează pentru ca un document să fie revizuit și aprobat? Ei ar putea apoi să ia acele informații și să adopte o strategie pentru a îmbunătăți procesul general. Acest lucru le-ar permite apoi să creeze KPI-uri pentru a monitoriza și a guverna procesul.

Pentru a arăta angajamentul managementului superior față de îmbunătățirea proceselor lor, aceștia ar putea chiar include îmbunătățirile ca parte a programelor lor de obiective bonus. Acesta este, de obicei, acțiunea principală care convinge un client de afaceri de adevărata valoare pe care o poate obține prin adoptarea și utilizarea SharePoint.

Viitorul

Când am auzit prima dată de Office 365 și SharePoint Online, am înțeles valoarea unui mediu SharePoint găzduit, dar din nou m-am luptat cu cum să-mi conving clienții de afaceri că această nouă direcție este cea mai bună pentru viitorul lor. Am fost încântat să aud despre PHA, dar am fost, de asemenea, precaut cu privire la costurile potențiale pe care le-ar putea avea acest lucru din perspectiva suportului pentru aplicații.

Compania mea a început în direcția furnizorilor de dezvoltare terți cu un model de outsourcing, care poate duce cu ușurință la crearea de aplicații de afaceri complicate cu un cost rezidual mare pentru întreținere și îmbunătățiri.

Ca în cazul oricărui model găzduit, trebuie să ne pregătim pentru schimbare. Ca oameni, chiar nu ne place schimbarea și, ca echipe de asistență tehnică, ne este adesea teamă de schimbare și de modul în care aceasta va afecta capacitatea echipei noastre de a merge mai departe.

Când am auzit prima dată de decizia Microsoft de a renunța la InfoPath și apoi de introducerea Flow ca motor de flux de lucru, reacția mea a fost: „Iată-ne din nou!” Microsoft urma să ia o altă decizie de afaceri care mi-ar fi mai dificil să „vând” cea mai nouă direcție SharePoint. Când am început să revizuiesc ceea ce Flow avea de oferit, am fost dezamăgit de ceea ce am văzut.

Dar Microsoft a avut viziunea lor de viitor și pur și simplu nu am înțeles-o – până când am început să văd unele dintre capabilitățile Flow în ceea ce privește punctele de integrare. Flow se integrează cu multe dintre aplicațiile existente în prezent, dar permite și unei companii să-și creeze propriile puncte de integrare. Acest lucru l-a transformat într-un jucător important în discuțiile mele de afaceri despre procesele de afaceri îmbunătățite prin integrarea cu diverse aplicații de linie de afaceri.

Mobilitate

Acesta a devenit un subiect standard de conversație pe care eu, ca director tehnic, îl am cu mulți dintre clienții mei de afaceri. Este în regulă să discutați despre designul web receptiv și despre cum să-l maximizați pentru a îmbunătăți prezența lor pe web mobil. De asemenea, putem discuta despre cum SharePoint utilizează pagini web receptive pentru a crea o experiență SharePoint mai bună pe dispozitivele mobile. Microsoft a dezvoltat chiar și o aplicație mobilă SharePoint. Dar, de obicei, discuția se îndreaptă în direcția de a avea o aplicație mobilă de sine stătătoare.

De îndată ce aud cuvintele „aplicație mobilă autonomă”, aud zgomotul unei case de marcat: multe aplicații mobile au o amprentă de cost ridicat, împreună cu un model de asistență specializat. Răspunsul meu din lumea SharePoint este PowerApps.

Așa cum am făcut și în trecut, am început imediat să dezvolt o aplicație mobilă PowerApps POC. Utilizează listele și bibliotecile SharePoint existente ca sursă de date back-end pentru aplicația mea. PowerApps este ceea ce eu numesc o platformă de dezvoltare bazată pe configurație : permite dezvoltarea foarte rapidă a aplicațiilor mobile.

Un utilizator poate selecta pur și simplu opțiunea PowerApps în SharePoint pentru a-și crea propria aplicație mobilă PowerApps. Chiar și creează automat multe dintre ecrane pentru a adăuga și edita elemente noi într-o listă sau bibliotecă. De asemenea, a fost testat cu toți liderii actuali în spațiul dispozitivelor mobile. Are propriul său IDE, împreună cu un limbaj foarte simplu bazat pe configurație, la care poate fi adaptat cu ușurință de către un dezvoltator tehnic sau chiar un utilizator experimentat în tehnologie.

Încă o dată am un instrument/funcție excelentă a SharePoint pe care o pot folosi pentru a îmbunătăți adoptarea și utilizarea platformei SharePoint. Încorporați acest nou instrument cu SharePoint și Flow, împreună cu notificările push și capacitatea de a utiliza funcții mobile inerente, cum ar fi serviciile de localizare și apelurile telefonice, iar PowerApps a devenit noul meu punct favorit de conversație pentru a discuta cu clienții mei de afaceri despre adoptarea și utilizarea SharePoint.

De fapt, POC-ul meu nu numai că a fost primit de afacerea mea cu nerăbdare, ci din cauza utilizării de către mine a funcțiilor mobile, cum ar fi serviciile de localizare și navigarea prin GPS, mi s-a cerut să prezint aplicația mea POC inginerilor PowerApps ca exemplu a ceea ce se putea face cu instrument.

De la VSLive la soluții SharePoint

În timp ce stăteam acolo pe scaunul de la fereastră îndreptându-mă spre San Fransisco, nu mi-aș fi putut imagina niciodată cum acea călătorie simplă va avea un impact atât de mare asupra carierei mele tehnice. SharePoint este un instrument cu adevărat inovator și colaborativ, iar Microsoft continuă să își dea viziunea și direcția cu SharePoint.

La fel ca oricare dintre miile de soluții SaaS sau PaaS disponibile astăzi, trebuie să ne asigurăm că înțelegem cu adevărat cum să utilizăm cel mai bine aceste soluții. Continuând să ne îmbunătățim procesele generale de afaceri și să ne satisfacem clienții de afaceri, SharePoint a devenit un instrument cheie în arsenalul meu. Aștept cu nerăbdare viitorul și ceea ce SharePoint va avea de oferit pentru mine și afacerea mea.